如何進(jìn)行跨部門溝通

1、如何進(jìn)行跨部門溝通不知開了多少次的會，溝通不下數(shù)十次，怎麼出來的結(jié)果差這麼多？我看不出來有什麼困難的，為什麼他們就是做不到？你百思不得其解，為什麼跨部門溝通有這麼多的問題？到底該怎麼做，才能順利的把工作完成，又不會傷了彼此的和氣？大家都知道，要在職場上有出色的表現(xiàn)，除了專業(yè)能力之外，個人的人際溝通能力更是不可少，要學(xué)習(xí)如何與他人合作完成工作。其實(shí)，團(tuán)隊(duì)也同樣需要類似的溝通能力，才能夠因應(yīng)愈來愈頻繁的跨部門聯(lián)繫。團(tuán)隊(duì)的成功，除了團(tuán)隊(duì)本身的努力之外，如何與組織內(nèi)其他部門協(xié)調(diào)合作更是關(guān)鍵，新罕布夏大學(xué)（University of New Hampshire）商業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院教授凡尼沙厄奇杜魯斯凱特（Va

2、nessa Urch Druskat）說道。許多事情，不是只有團(tuán)隊(duì)自己做好就可以，還需要其他部門的配合與支援，才有可能完成。主管重要工作之一就是對外管理因此，除了對內(nèi)管理的能力之外，對外管理也是主管必須擔(dān)負(fù)的重要責(zé)任之一。管理大師亨利明茲柏格（Henry Mintzberg）認(rèn)為，在對外管理方面，主管的角色包含了以下兩種性質(zhì)。1.對外交涉：一方面，主管扮演了發(fā)言人的角色。你不僅要管理好自己的團(tuán)隊(duì)，更要帶領(lǐng)著自己的團(tuán)隊(duì)，透過有效的溝通與協(xié)商，爭取自己團(tuán)隊(duì)的權(quán)益與其他部門的支持、建立良好的合作機(jī)制，達(dá)成預(yù)定的工作目標(biāo)。另一方面，你就像是團(tuán)隊(duì)的公關(guān)代表，協(xié)助團(tuán)隊(duì)與組織內(nèi)其他部門或是相關(guān)人士，建立與維

3、持良好的關(guān)係。2.訊息傳遞：主管總是比自己的團(tuán)隊(duì)成員更了解組織整體以及其他部門的運(yùn)作模式。不過，你是否讓團(tuán)隊(duì)成員了解這些相關(guān)的訊息？你的團(tuán)隊(duì)成員是否熟悉組織內(nèi)其他部門的作業(yè)模式？是否清楚自己的團(tuán)隊(duì)與其他部門之間的權(quán)利義務(wù)關(guān)係？跨部門溝通到底為什麼會出問題？事實(shí)上，主管應(yīng)該讓自己的成員多了解團(tuán)隊(duì)之外的重要資訊，幫助他們擴(kuò)大視野，學(xué)習(xí)以組織整體的觀點(diǎn)去思考問題，不要將眼光侷限於自己的團(tuán)隊(duì)之內(nèi)。如此一來，在與其他部門溝通時(shí)，比較不會過於本位主義，能有效減少部門之間的衝突。對於主管來說，跨部門溝通確實(shí)是一件重要的工作，但也是一件令人頭痛的麻煩事。儘管小心再小心，不斷的聯(lián)繫、再確認(rèn)，各種大大小小的問題卻

4、是一波未平、一波又起，讓人疲於奔命。溝通不良的原因到底出在哪裡？1. 對於結(jié)果的預(yù)期不同。不同部門，對於事情的認(rèn)知難免會有落差，最常發(fā)生的情況是對於結(jié)果或是目的的預(yù)期，彼此有不同的看法。舉例來說，你希望行銷部門針對新產(chǎn)品量身定做特別的行銷方案，想要藉此吸引年輕的消費(fèi)族群，行銷部門也同意這樣的想法。但是，吸引年輕族群的定義是什麼？到底要達(dá)到什麼樣的結(jié)果才算是成功達(dá)成目標(biāo)？產(chǎn)品部門可能認(rèn)為，在所有購買新產(chǎn)品的消費(fèi)者當(dāng)中，年輕族群必須達(dá)到一定的比例，才稱得上成功。然而，行銷部卻不這麼想，他們認(rèn)為只要有大量的媒體曝光和報(bào)導(dǎo)、引爆話題，就算成功。顯然兩者之間有著相當(dāng)?shù)穆洳?，如果沒有事先溝通清楚，只會引來

5、不必要的誤會與摩擦。因此，一定要具體而明確的說明你要的是什麼、你希望的結(jié)果是什麼、你的目的是什麼？才不至於到了最後，發(fā)現(xiàn)結(jié)果不如預(yù)期，要修正已不可能。2.被動等待訊息。事情怎麼會這樣，為什麼不早說？很多人都有過這樣的經(jīng)驗(yàn)，對方事前都沒有主動聯(lián)繫，任由問題擴(kuò)大，等到無法解決了，才緊急跑來求救。你的氣憤情有可原，但是如果別人不告訴你，為何不主動去問對方？跨部門溝通的一個重要原則就是：永遠(yuǎn)不要嫌麻煩。不要以為開完會就沒事了，事後應(yīng)該隨時(shí)保持聯(lián)繫，主動了解其他部門的工作進(jìn)度，掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發(fā)生了，而是要主動而持續(xù)的溝通，預(yù)防問題的發(fā)生。而且，主管所表現(xiàn)出的積極態(tài)度，更可以讓其

6、他部門感受到你對這件事情的重視，間接的帶給他們壓力，讓他們清楚知道必定要盡力完成工作、達(dá)到目標(biāo)。不過，也不要忘了關(guān)照自己部門員工的狀況，或許他們在與其他部門溝通時(shí)遇到了某些困難，你可以主動詢問員工，是否需要你出面聯(lián)繫，解決問題。3.相互排擠的工作要求。其他部門都有原本既定的工作，每一位員工手中都同時(shí)有好幾項(xiàng)專案要完成，因此不可能將百分之百的心力投注在你部門的專案上。但是，這項(xiàng)專案是你部門重要的年度計(jì)劃，你覺得這名員工應(yīng)該要花更多的心思與時(shí)間執(zhí)行你的專案。你是否應(yīng)該要直接向這名員工提出要求？提出要求當(dāng)然是正確的做法，但是你的對象錯了。工作協(xié)調(diào)的問題是主管的責(zé)任，而非員工，主管領(lǐng)導(dǎo)顧問公司（Exe

7、cutive Leadership Group）總裁威廉凱斯（William W. Casey）說道。你應(yīng)該與其他部門的主管相互協(xié)調(diào)，彼此達(dá)成共識，確定應(yīng)該如何適當(dāng)?shù)姆峙淙肆εc資源，才能真正解決問題。4.上情無法下達(dá)，下情無法上達(dá)。有時(shí)候原因不在於跨部門溝通不良，而是自己團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通出了問題。有時(shí)是部門主管之間約定的事情，屬下卻完全不知情?；蛟S你與其他部門的主管早已對於原本爭執(zhí)不休的問題，妥協(xié)出解決的方法。但是屬下完全不知道有這麼一回事，彼此還在為該如何解決問題而僵持不下、反覆來回的溝通，徒然浪費(fèi)許多時(shí)間。有時(shí)則是屬下之間彼此協(xié)調(diào)好的事情，卻沒有事先告知主管就去做了。主管事後知道卻大感不妥，

8、推翻之前的決定，一切又得重新來過。所以，除了要建立部門之間的溝通機(jī)制之外，更要協(xié)調(diào)自己團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通機(jī)制，確認(rèn)你與屬下之間的訊息是完全流通的。如何有效的進(jìn)行跨部門溝通？釐清了溝通不良的真正原因之後，接下來的問題是：要能有效的進(jìn)行跨部門溝通，應(yīng)該掌握哪些關(guān)鍵？1.選擇適當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞?。我們總以為口說無憑，白紙黑字才算數(shù)。但是，這也不是絕對正確的做法。我們都認(rèn)為電子郵件是最有效的方式，不僅說明清楚，更可以保有文字的紀(jì)錄，避免日後的爭執(zhí)。但是，並非是所有的情況都適合透過文字溝通。多數(shù)時(shí)候，最好是口說與文字並用，像是關(guān)於工作的目標(biāo)、執(zhí)行進(jìn)度、完成期限等事項(xiàng)的溝通，應(yīng)該當(dāng)面討論清楚、共同決議之後，再以文字

9、的方式作為最後的確認(rèn)。在某些特定情況下，口說比起文字溝通更為有效，例如化解彼此之間的衝突或是誤會。專案經(jīng)理的人力管理技巧的作者維傑威爾瑪（Vijay K. Verma）特別針對不同的情境，分別列出了口說與文字溝通的有效性高低。2.運(yùn)用對方的思考邏輯。要爭取其他部門的支持，就得學(xué)會運(yùn)用他們的思考邏輯來溝通。每個部門都有自己的業(yè)績壓力，在思考任何問題時(shí)，難免會從自己部門的角度出發(fā)。要求別人改變很難，但是你可以改變自己。不妨轉(zhuǎn)換自己的立場，從對方的角度來思考：這項(xiàng)專案對於其他部門的意義是什麼？這對於他們的業(yè)績又有什麼幫助？如果換作我是對方，我會怎麼想？不要一直強(qiáng)調(diào)自己部門的目標(biāo)，試著站在對方的立場、

10、運(yùn)用對方的語言，強(qiáng)化這項(xiàng)專案與其他部門之間的關(guān)聯(lián)性。3.尊重他人的主導(dǎo)權(quán)。主管時(shí)常以面對自己屬下的態(tài)度，與其他部門的員工溝通，因此很習(xí)慣的就直接告訴對方要怎麼做。你是好心想要提供意見，但是對方似乎不怎麼領(lǐng)情，有著成堆的理由，認(rèn)為這也不可行、那也不可行。為什麼他們就是無法接受別人的建議？你或許會有這樣的反應(yīng)。然而，問題的原因根本不在於此。把事情做好（Getting It Done）的作者羅傑費(fèi)雪（Roger Fisher）指出，除非是自己的直屬主管，通常人們不願意被人指示該做哪些事情。當(dāng)你面對其他部門的員工時(shí)，要記得這不是主管對屬下的層級關(guān)係，而是部門對部門的平行關(guān)係，你要尊重其他部門的主導(dǎo)權(quán)。

11、就好比說，你必須和業(yè)務(wù)人員商討某項(xiàng)產(chǎn)品的年終促銷計(jì)劃。這項(xiàng)工作本就是業(yè)務(wù)部門的執(zhí)掌範(fàn)圍，理應(yīng)由業(yè)務(wù)人員主導(dǎo)。而你是代表產(chǎn)品部門，藉由你對產(chǎn)品的了解，提供業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)一些意見。所以，應(yīng)該以業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的想法為主，然後提供你的想法，經(jīng)過相互的討論溝通之後，做出適度的調(diào)整。而不是急著提出你的看法，要求業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行。4.爭取高層的支持。許多主管忽略了向上溝通的重要性。根據(jù)牛津大學(xué)坦伯頓學(xué)院（Templeton College）研究員羅絲瑪莉史都華（Rosemary Stewart）的研究顯示，主管在一天當(dāng)中，有47的時(shí)間與屬下溝通，41的時(shí)間與團(tuán)隊(duì)以外的人溝通，至於與自己的主管溝通時(shí)間僅占了12。事實(shí)上，在進(jìn)

12、行跨部門合作時(shí)，爭取更高層的支持是非常重要的，目的並非是藉由更高層的力量來壓迫其他部門。所謂爭取支持，真正的意思是，讓你的老闆隨時(shí)了解你在做什麼，你真正的想法是什麼。當(dāng)你與其他部門發(fā)生衝突時(shí)，老闆就不會依據(jù)表象或是其他人單方面的訊息，而做出不公平的決定。不過，要注意一點(diǎn)，如果部門之間發(fā)生無法解決的衝突，需要由更高層的主管出面協(xié)調(diào)解決時(shí)，最好採取公開的方式，共同開會討論。不要自己私底下向老闆抱怨，這樣就真的讓人覺得你是想藉由上層的壓力強(qiáng)迫對方，反而破壞了部門之間的信任基礎(chǔ)。平時(shí)如何建立關(guān)係，幫助溝通不要只有在需要的時(shí)候，才想到其他部門的重要性。平時(shí)就應(yīng)該多與自己團(tuán)隊(duì)之外的人接觸，建立廣泛的人際關(guān)

13、係。許多時(shí)候，事情的完成靠的不是正式的組織關(guān)係，而是主管在組織內(nèi)的個人關(guān)係，也就是所謂的非正式人際網(wǎng)絡(luò)（informal network）。這種非正式網(wǎng)絡(luò)通常比起正式的組織流程更能有效快速的完成工作，甚至滿足特殊的要求，卡內(nèi)基美隆大學(xué)組織與公共政策副教授大衛(wèi)克雷克哈德（David Krackhardt）說道。正如同前面所提到的，建立關(guān)係是主管的重要工作內(nèi)容之一，不要只是成天坐在辦公桌前，應(yīng)該盡量多走動、多接觸不同的人。管理大師約翰科特（John P. Kotter）曾花費(fèi)5年的時(shí)間，針對9家大型企業(yè)、15位成功的領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行研究，他發(fā)現(xiàn)這些人平均每天有75的時(shí)間與他人接觸。而且，多數(shù)時(shí)候，都僅是

14、隨意的聊天，並沒有特定的目的或是話題。這些看似浪費(fèi)時(shí)間、毫無效率的活動，事實(shí)上是建立關(guān)係的重要關(guān)鍵，科特說道。當(dāng)你在組織內(nèi)的職務(wù)愈高，在組織內(nèi)建立人際關(guān)係就更顯得重要。維吉尼亞大學(xué)（University of Virginia）商學(xué)院教授羅伯克魯斯（Rob Cross）認(rèn)為，要能有效的拓展在組織內(nèi)的人際關(guān)係網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)把握以下2大原則。1.愈陌生的人愈要認(rèn)識。往往我們將最多的時(shí)間留給我們最要好或是最熟悉的人。但是這樣的做法只會讓自己侷限在愈來愈小的圈子，不認(rèn)識的人永遠(yuǎn)都不會認(rèn)識。人們常說：重要的不是你知道些什麼，而是你認(rèn)識哪些人。和不認(rèn)識的人打交道總是礙手礙腳，光是在溝通上就要加倍的費(fèi)力，而且彈性的空間小，尤其是在特殊的狀況下，需要別人額外的協(xié)助時(shí)，有沒有關(guān)係的差別就很明顯了。2.愈不相關(guān)的人愈要接觸。你的人際關(guān)係也不應(yīng)受限於與你在工作上有直接往來的人。愈是在工作上與你不