企業(yè)人事檔案管理制度

1、企業(yè)人事檔案管理制度1. 目的將企業(yè)人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。便于相關(guān)人事檔案材料的借閱和使用。2. 適用范圍適合公司總部及全國各辦事處及分支機構(gòu)3. 人事檔案分類員工人事檔案分為以下四大類：3.1 入職檔案3.1.1 個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。3.1.2 勞動合同、保密合同、補充協(xié)議、應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實習協(xié)議等。3.2 培訓檔案新員工入職培訓試卷、培訓心得。參加培訓登記表、外派培訓總結(jié)表、培訓申請表、培訓效果評估表。培訓服務(wù)協(xié)議。3.3 職

2、位檔案職位說明書、職務(wù)說明書、職務(wù)任命書。職務(wù)變動申請、職位職務(wù)變更記錄。3.4 薪酬考核檔案 試用期考核表、員工試用期總結(jié)表。季度 /年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。工作記錄、調(diào)薪申請單、調(diào)薪/降薪記錄。3.5 其他檔案個人黨、團相關(guān)資料。各類獎勵、處罰記錄。離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協(xié)議等、其他補充協(xié)議。4. 人事檔案的歸檔歸檔的程序如下：首先對各類人事檔案進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。將新材料放入檔案。5. 人事檔案的核查核對檢查和核對時保證人事檔案完整、安全的重要手

3、段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等， 也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看檔案室環(huán)境是否良好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后。對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。6. 人事檔案的轉(zhuǎn)遞檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案。在檔案底賬上注銷。填寫轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單。按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過內(nèi)部人員轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收

4、檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。7. 人事檔案利用的方式人事檔案的利用有多種方式：7.1 查閱設(shè)立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關(guān)權(quán)限人員可以到人事檔案管理部門進行查看，無關(guān)人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。7.2 借出使用相關(guān)人員為完成某項人事工作任務(wù)，必須將人事檔案借出使用時采用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續(xù)，基礎(chǔ)時間不能超過一周，需要在“借閱登記表”上進行登記，逾期未歸還者，續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并到期歸還。7.3 出具證明材料 一般由于使用人因入黨、入團、提升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明

5、人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經(jīng)認真校對、審查，經(jīng)主管部門審批，加蓋公章后方能生效。8. 人事檔案利用的手續(xù)在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證8.1 查閱手續(xù)查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱部門負責人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準。8.2 外借手續(xù)首先，借檔人員寫出借檔申請，內(nèi)容與查檔報告相似；其次，借檔人員（部門）蓋章，負責人簽字；再次，人事檔案部門對其進行審核、批準然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚并由借檔人員簽字；最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。8.3 出具證明材料的手續(xù)單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)人員（ 部門 ）提出申請，說明要求出具證明材料的理由；其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后， 證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。9. 人事檔案保密規(guī)定及保存期限9.1 公司設(shè)專人負責各類人事檔案的保管工作，保管人員