高效會議管理制度

1、洛陽慈善職業(yè)技術(shù)學(xué)校第1頁共 4 頁高效會議管理制度1 目的為改進作風(fēng)，減少會議、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量。2 適用范圍學(xué)校全體教職工。3 會議原則3.1 布置工作講標(biāo)準（工作事項、責(zé)任人、完成時間、進度檢查、檢查結(jié)果反饋）。3.2 檢查工作問過程（完成過程匯報、總結(jié)與檢討）。3.3 匯報工作講結(jié)果（總結(jié)與結(jié)論、評價與調(diào)整）。4 參會原則4.1 專題會議內(nèi)容所涉及的科室，至少有一名負責(zé)人到會。4.2 對學(xué)校的政策性宣導(dǎo)會議需全體教師參與。4.3 會議采取簽到制。5 職責(zé)5.1 主持人：會前資料準備與會議召集，會中對會議效果的推進與會議進程控制，會后資料發(fā)放范圍確定與共享、并對落實事務(wù)予以跟蹤

2、，直至關(guān)閉，對會務(wù)負領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任； 對會議整體負責(zé)。5.2 會務(wù)秘書（組織與會務(wù)）：受主持人領(lǐng)導(dǎo)，負責(zé)會議前、中、后期的協(xié)助工作； 具體負責(zé)會議準備（會議現(xiàn)場、人員）、簽到整理并對參會情況予以通報、會議紀要整理 與發(fā)放等；檢查各項會議執(zhí)行情況、對會議決議與精神的貫徹予以稽核、對會中布置任 務(wù)的完成與問題的關(guān)閉進行檢查與稽核，并對稽核結(jié)果及時予以通報5.3 參會人員：會前準備、會中積極參與、會后就會議精神向下作宣導(dǎo)，并對落實事 項向下作布署。6 分類會議按層級與范圍分為例會、專題會、緊急會議，各科室不設(shè)專題會。6.1 例會：例會為有固定會議名稱、召開頻率與時間、會議內(nèi)容 （主題、議程）、主持 人、與

3、會人員、會務(wù)秘書等的會議。洛陽慈善職業(yè)技術(shù)學(xué)校第2頁共 4 頁6.1.1 學(xué)校例會主要為：教務(wù)處例會、學(xué)生處例會、全體教職工例會、月度總結(jié)會議、 年度工作總結(jié)會。教務(wù)處周例會，由教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)組織召開，每周一次，周一下午第三節(jié)課舉辦。學(xué)生處周例會，由學(xué)生處領(lǐng)導(dǎo)組織召開，每周一次，周三下午第三節(jié)課舉辦。學(xué)生處周例會，由校領(lǐng)導(dǎo)組織召開，每周一次，周日下午第三節(jié)課舉辦。月度總結(jié)會，由校領(lǐng)導(dǎo)組織每月召開一次，全體教職工參加，會議為上月工作總結(jié) 和本月工作計劃。年度工作總結(jié)會，由校領(lǐng)導(dǎo)組織每年召開一次，時間一般為開學(xué)前后，全體教職工 參加，會議為全年年度工作總結(jié)匯總和工作分析，對本年工作進行布署和指標(biāo)下達。

4、6. 2 專題會：凡因解決學(xué)校管理、教務(wù)、學(xué)生工作等領(lǐng)域的重要問題或事務(wù)，需涉 及兩個以上部門間（不含的兩個）溝通與協(xié)調(diào)的會議；原則上只需兩個部門進行溝通的 事項，不再單獨組織會議。7 會議要求7.1 前期準備：除緊急會議外，其它會議至少提前 4 小時（工作時間）由會務(wù)秘書將 相關(guān)資料及開會通知發(fā)至各與會人員，以便會前做好思考與信息收集；未提前通知的非 緊急會議，與會人員有權(quán)拒絕出席。7.2 通知內(nèi)容：應(yīng)將會議名稱、具體時間、地點、會議形式、與會人員、會議主題詳 細告知與會人員；需要與會人員特別發(fā)言的，應(yīng)在會議通知中注明或特別通知；7.3 會務(wù)應(yīng)于開會前五分鐘準備好會場及開會時的演示設(shè)備及相關(guān)

5、資料；各參會人 員進入會議室前應(yīng)準備并攜帶好相關(guān)資料。7.4 座次排列，原則上需對參會人員排定座次，根據(jù)會議及日常工作流程排定座次； 例會為固定座次，代理人按會議出席人入座。7.5 紀律要求及處罰7.5.1 會議原則上不允許請假，如有特殊情況（緊急任務(wù)或銷假中）須提前報請會議 主持人批準，并授權(quán)其職務(wù)代理人參加會議，否則視同缺席。7.5.2 與會人員按時參加會議，不得遲到、早退或缺席，與會人員中途有急事離開須 征得主持人同意。7.5.3 會議中，與會人員手機應(yīng)調(diào)至震動、靜音或關(guān)機。7.5.4 會議中，未到自己發(fā)言順序時，除主持人以外，任何人不得插話；當(dāng)有人發(fā)言洛陽慈善職業(yè)技術(shù)學(xué)校第3頁共 4

6、頁時，其余與會人員應(yīng)認真記錄，在發(fā)言過程中表述自己觀點，并回復(fù)前面發(fā)言人提出的第4頁共 4 頁洛陽慈善職業(yè)技術(shù)學(xué)校問題；嚴禁大聲喧嘩，統(tǒng)一聽從會議主持人安排，發(fā)言不得偏離議題或帶有人身攻擊。7.5.5 每人發(fā)言時間長短依會議要求而定，力求言簡意賅，一般性會議原則上每次發(fā) 言不得超過 3 分鐘，總結(jié)性會議發(fā)言人不得超過 5 分鐘。7.5.6 每次會議結(jié)束前由主持人預(yù)留 3-5 分鐘討論時間對有爭議的事項進行討論；并 在會議結(jié)束前總結(jié)和確認會議所安排之工作事項（需有執(zhí)行事項、具體責(zé)任人、完成標(biāo) 準、完成時間）。7.5.7 會議結(jié)束后，由會務(wù)組織部門/人處理會議場所的整理，并且關(guān)閉設(shè)施.7.5.8

7、會議相關(guān)人員（主持人、組織者、與會人員、記錄員、會議中落實的工作事務(wù) 負責(zé)人）應(yīng)按本規(guī)定履行職責(zé)。代理人怠職責(zé)任由授權(quán)人承擔(dān)；未傳答造成的怠職責(zé)任 由傳答人承擔(dān)。7.6 會議組織要求7.6.1 會議主題、議程、持續(xù)時間由會議主持人統(tǒng)一控制，與會人員應(yīng)圍繞主題按發(fā) 言和參與討論，嚴防偏離主題。7.6.2 會議原則上按既定的時間召開， 如遇特殊情況，經(jīng)會議主持人決定，由會務(wù)提 前 10 分鐘將推遲信息及調(diào)整后具體的召開時間（或取消信息）通知與會人員；7.6.3 避免懸而不決：屬與會人員權(quán)責(zé)內(nèi)事務(wù)，應(yīng)當(dāng)場解決，以會議結(jié)果（會議紀要或會議決議）的共享來關(guān)閉問題點；權(quán)責(zé)內(nèi)無法決策的（如資源問題、權(quán)限問題

8、），主持人也應(yīng)在會議中明確解決思路，并依此落實推進責(zé)任人，并擬制完成時間、安排任務(wù) 的追蹤與稽核人，以確保會中的布置事項在會后得到落實。7.6.4 避免決而不行：與會人員于會后一個工作日內(nèi)應(yīng)將會議精神傳達或上報至部門 相關(guān)人員（主持人對此有特別要求的，依主持人要求），會議主持人應(yīng)指導(dǎo)會務(wù)秘書（記 錄員）于會議結(jié)束后 4 小時內(nèi)將會議決議或會議紀要發(fā)至與會人員和相關(guān)部門。如涉及 工作布置的會議，會后相關(guān)人員應(yīng)按會議中確定的進度如期完成，不事先提出困難并獲 得會議主持人同意、又不如期完成的，視為怠于完成工作。7.6.5 承前啟后、循序漸進：例會中有涉及工作任務(wù)分配的，議程中必須設(shè)置“上次 會議布置事項進度通報”環(huán)節(jié)；例會中涉及工作計劃的，