強化辦公室協(xié)調職能

1、強化辦公室協(xié)調職能  高效服務電力企業(yè)管理協(xié)調是管理的重要職能，也是辦公室工作的一項重要內容。 辦公室是電力企業(yè)的綜合辦事機構， 承擔著多方位、 多職能傳遞 信息、計劃安排、組織會議以及內外賓接待等綜合管理任務。在 市場經濟不斷發(fā)展的今天，如何進一步強化辦公室的協(xié)調職能， 及時準確地統(tǒng)籌、 協(xié)調和解決企業(yè)的各種矛盾和問題， 高效地服 務于電力企業(yè)管理， 是值得電力企業(yè)各級管理者探討的一個重要 課題。一、協(xié)調職能的重要性作為管理重要職能的協(xié)調工作， 其核心是使企業(yè)部門和人員 圍繞企業(yè)共同目標，和諧、統(tǒng)一地進行工作。辦公室處于企業(yè)中心樞紐， 其工作內容涉及企業(yè)運轉的各個 方面，有著調動

2、企業(yè)各個部門積極因素的潛力和廣闊的發(fā)展空 間。它具有預測和發(fā)現(xiàn)不和諧因素和失調現(xiàn)象、 尋求和選擇最佳 協(xié)調方法加以解決的能力。辦公室處在與領導聯(lián)系最密切的位 置，它既是將領導意圖準確傳達的辦事機構，又是收集、整理并 將信息及時反饋的窗口，更是聯(lián)系企業(yè)各級和各部門的紐帶。辦公室作為企業(yè)綜合性的辦事機構， 與各業(yè)務部門和上下級 機關之間均有著十分密切的工作聯(lián)系。 在企業(yè)中承擔著大量的由 領導授權的具體工作， 大量的具體工作中一些涉及多部門、 多行 業(yè)甚至多地區(qū)的復雜的工作任務均需要采取協(xié)調的方式進行； 對 企業(yè)中某些特殊的需征得多部門支持與配合的事項處理往往離 不開協(xié)調。 協(xié)調是辦公室完成各項工作

3、任務的必要手段， 協(xié)調作 為辦公室的特殊職能和基本任務，在企業(yè)發(fā)揮著其獨特的作用。二、協(xié)調工作的特征和基本內容1. 特征辦公室的協(xié)調不同于領導協(xié)調， 其工作是對具體辦事部門進 行協(xié)調，所以有其自身的特征。（1）從屬性。辦公室的協(xié)調實際是按照領導的意圖所進行 的協(xié)調，是領導協(xié)調的組成部分，具有較明顯的從屬性。具體表 現(xiàn)在三個方面： 協(xié)調必須在領導者授權范圍內； 協(xié)調的內容及結 果應遵循領導的指示精神， 符合領導者的戰(zhàn)略意圖； 在具體協(xié)調 工作中， 對出現(xiàn)的重要問題和重大分歧應及時報請領導， 以便領 導掌握和定奪協(xié)調事件， 不可出現(xiàn)擅自作主和隨意發(fā)號施令的現(xiàn) 象。（2）磋商性。任何一種協(xié)調本質上都

4、是商談和說服，相比 之下，領導協(xié)調則更具有指揮性和權威性， 而交流、 討論、磋商、 溝通等手段則是辦公室進行協(xié)調的主要行為方式。（3）服務性。由于辦公室自身就是一個服務部門，它所有 工作的開展都體現(xiàn)著服務精神。 辦公室協(xié)調工作的目的是為了理 順企業(yè)各職能部門、基層單位之間的相互關系，為領導機關、企 業(yè)各部門工作服務。（4）全局性。辦公室協(xié)調工作的顯著特征是必須從企業(yè)全局和總體目標出發(fā)， 盡可能從宏觀的角度和長遠的利益處理、 協(xié) 調。2. 基本內容（1）政策協(xié)調。辦公室以輔助領導決策為中心任務。在企 業(yè)領導決策過程中， 辦公室應協(xié)助企業(yè)的高層領導收集各類競爭 情報信息、 對情報進行分析和加工、

5、研究政策和提供戰(zhàn)略決策方 案。企業(yè)辦公室從全局、長遠利益出發(fā)，以國家法律法規(guī)和相關 方針、政策為依據(jù)，協(xié)助領導制訂企業(yè)的各項規(guī)章制度，而且應 根據(jù)企業(yè)具體情況，做好企業(yè)政策的協(xié)調工作。（2）關系協(xié)調。辦公室的協(xié)調工作按協(xié)調涉及的關系可分 為領導與領導之間的協(xié)調、 領導與員工上下關系的協(xié)調、 員工之 間關系的協(xié)調和一般人際關系的協(xié)調。 在參與協(xié)調領導之間的關 系時，辦公室人員應側重于對某些領導工作中偏離了黨和政府的 路線、方針、政策以及脫離實際的認識問題進行協(xié)調，同時，由 于不同的領導各自分管不同的業(yè)務工作，彼此信息傳遞不通暢、 溝通不及時， 對某些事物存在認識上的局限性和差異， 甚至影響 到團

6、結。 辦公室人員可憑借直觀判斷和協(xié)調經驗， 利用自己的特 殊身份，巧妙、靈活地進行協(xié)調。協(xié)調時，既要堅持原則，又要 實事求是， 在溝通信息的同時清除隔閡， 努力設法促使企業(yè)領導 相互了解，彼此信任，以達到和諧融洽、團結一致和企業(yè)發(fā)展同 舟共濟的目的。（3）工作部署協(xié)調。工作部署協(xié)調主要是對同層次子系統(tǒng) 和同一子系統(tǒng)的各個工作環(huán)節(jié)之間進行的協(xié)調。 通常， 同層次子 系統(tǒng)的行動必須同步、相互配合，各部門、各環(huán)節(jié)之間必須溝通 及時、銜接合理，前一環(huán)節(jié)為后一環(huán)節(jié)創(chuàng)造良好的條件，做好各 項準備， 后一環(huán)節(jié)對前一環(huán)節(jié)的工作實行有效監(jiān)督和承接。 雖然 在方案擬訂階段、 工作計劃制訂階段， 行動步驟已經進行了

7、明確， 但由于客觀實際的變化會導致各種不協(xié)調和不同步的現(xiàn)象的出 現(xiàn)，因此辦公室人員應具備應對突發(fā)事件的能力， 及時做好各項 工作部署的協(xié)調，包括文件處理、加班值班工作、車輛使用、辦 公經費等。（4）社會協(xié)調。社會協(xié)調主要是針對本單位同其他單位以 及外部公眾之間的關系。 在市場經濟和網絡型社會中， 任何一個 單位或企業(yè)都位于網絡的某一個點上， 其上下左右、 四面八方都 分布著各類公眾關系，彼此之間千絲萬縷、相互聯(lián)系。如，對一 個企業(yè)而言，它必須遵守國家法律法規(guī)，與銀行存在金融關系、 與稅務機關存在稅利關系、 與原材料供應商、 產品的消費者或客 戶發(fā)生供求關系、與同行的協(xié)作與競爭關系等。鑒于此，辦

8、公室 應協(xié)助企業(yè)領導，積極推進企業(yè)與外部的溝通交流與團結協(xié)作， 及時地將企業(yè)的發(fā)展目標、企業(yè)所獲得的成績等信息傳遞給公 眾，并促使企業(yè)員工了解社會對本企業(yè)的期望和要求， 充分認識 自己的社會責任和企業(yè)的使命，提高工作的積極性和自覺性。此外，協(xié)調工作的基本內容還包括計劃協(xié)調、人事協(xié)調、財 務協(xié)調、經濟協(xié)調等。三、如何強化辦公室協(xié)調職能1. 強化辦公室的綜合協(xié)調 辦公室既是聯(lián)系領導與企業(yè)各職能部門和基層單位的橋梁， 又是領導的參謀和幫手。 領導的戰(zhàn)略決策通過辦公室在企業(yè)內部 貫徹落實，各單位和部門的信息也是通過辦公室向各級領導反饋 和傳遞。 領導對企業(yè)的發(fā)展目標和規(guī)劃是宏觀的和決策性的， 而 辦公

9、室承擔的是具體的協(xié)調工作。 它處于上傳下達、 全盤溝通的 交叉點上， 這一特殊的位置決定了辦公室的其他部門所不能代替 的、綜合的協(xié)調職能。它是領導管理行為的延伸和補充。2. 轉變觀念，樹立辦公室協(xié)調工作的權威性長期以來， 受傳統(tǒng)觀念和習慣思維方式的影響， 很多人片面 地簡單地認為辦公室的服務職能僅僅是領導的“指揮棒”和 “傳聲筒”， 大量辦公室的協(xié)調工作都滲透和淹沒在各項具體工 作之中而不易被人覺察。 而主觀上辦公室缺乏參與意識， 主動協(xié) 調思想比較淡薄。 為適應市場經濟的客觀要求， 促進企業(yè)內部的 管理，必須強化辦公室協(xié)調職能。首先要加強認識，轉變觀念， 充分理解協(xié)調工作是辦公室的基本職能。

10、 隨著經濟形勢的發(fā)展和 社會變革的深入，以及各種新矛盾、新問題的不斷涌現(xiàn)，企業(yè)內 部各職能部門之間的原有分工發(fā)生了變化， 邊緣性、 交叉性事務 越來越多，往往領導層所布置的工作，需要幾個部門共同承擔、 協(xié)作完成， 于是各種各樣的協(xié)調工作就應運而生， 而辦公室站在 決策者參謀和助手的角度， 應切實為領導減政， 擔負起協(xié)調工作 的重任。其次是樹立權威。 協(xié)調是綜合性的管理藝術， 政策性強、 涉及面廣，而且難度較大。必須樹立其應有的權威，才能真正發(fā) 揮辦公室的協(xié)調職能作用。 一方面應強調辦公室在企業(yè)管理中的 地位、 責任和協(xié)調處理各部門、 各基層單位之間的各種事務的權 力；另一方面領導應在一定的場合授予辦公室某些權力， 使辦公 室能夠理直氣壯地代表領導去說話、 辦事和按照領導的意圖全權 處理事務。 這樣既可使領導擺脫于繁雜的事務， 又能提高辦公室 協(xié)調的權威性和增強協(xié)調力度， 使其更加大膽工作， 確保企業(yè)步 調統(tǒng)一地和諧發(fā)展。3. 加強修養(yǎng)，提高辦公室人員的協(xié)調能力 協(xié)調是一門集公共關系和領導藝術于一體的綜合性管理科 學，要求辦公室成員具有知識面寬、道德素養(yǎng)好、政策水平高、 工作能力強的素養(yǎng)和能力與之相適應。 辦公室人員不僅具有一定 的專業(yè)知識，還應具有一定的行政管理、公共關系、社會心理學 等方面的知識，還應具備良好的職業(yè)道德，博學多才，才能善于 協(xié)調。辦公室人員還應加強學