采購部?jī)?nèi)部審計(jì)報(bào)告范本

1、采購部?jī)?nèi)部審計(jì)報(bào)告（建議：重要性排列、條理清晰）F面為我在我公司歷時(shí)三月的審計(jì)報(bào)告，有什么意見，請(qǐng)指點(diǎn)指點(diǎn)加強(qiáng)采購與付款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制關(guān)于采購及采購管理審計(jì)調(diào)查的報(bào)告為了進(jìn)一步完善公司采購供應(yīng)流程，促進(jìn)建立和健全內(nèi)部控制制度，提高工作效率和有效 控制成本，根據(jù)2009年第四季度的工作安排，審計(jì)部于 2009年10月20日一12月3日對(duì)采購部 及相關(guān)部門的采購情況和采購管理進(jìn)行了審計(jì)調(diào)查。此次審計(jì)調(diào)查重點(diǎn)內(nèi)容：是否價(jià)格（詢制定采購及采購管 理的相關(guān)流程、制度并有效執(zhí)行，采購數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間、 價(jià)、議價(jià)、定價(jià)）過程的有效控制，有關(guān)效率指標(biāo)的分析（充分履行崗位職責(zé)、自購與年實(shí)際采購量的百分比、年采 購

2、金額占年銷售額的實(shí)際百分比、計(jì)劃采購?fù)瓿陕?、新供?yīng) 商開發(fā)個(gè)數(shù)、錯(cuò)誤采購次數(shù)）等。在審計(jì)調(diào)查 前，我們與采購部進(jìn)行了會(huì)議溝通、了解基 本情況、制作并送發(fā)有關(guān)問卷和收集相關(guān)制度。在審計(jì)調(diào)查過程中，我們查閱合同及制度 規(guī)范、抽查會(huì)計(jì)憑證、對(duì)有關(guān)部門提供的數(shù)據(jù)整理，采用了調(diào)查表、詢問、實(shí)地觀察、檢 查、 分析性復(fù)核等方法。現(xiàn)將審計(jì)調(diào)查情況匯報(bào)如下。、基本情況采購部 現(xiàn)有員工6名，其中總監(jiān)、副經(jīng)理、文員和信息員各一名，采購員兩名。主要負(fù)責(zé)全公司原材料、物料、設(shè)備等合同簽訂和采購及供應(yīng)商管理工作。采購部提供合格供應(yīng)商名錄49位（含項(xiàng) 目10位），按發(fā)貨頻率上進(jìn)行 ABCD分類，其中A類17位，B類 15

3、位,C類17位。采 購部共制定內(nèi)部管理文件17項(xiàng)，供應(yīng)商管理文件6項(xiàng)，制定了采購部 詢價(jià)與定價(jià)管理規(guī)范、詢價(jià)小組工作流程。制定了相應(yīng)的供應(yīng)商管理程序和采購控制程序。每月填制供應(yīng)商OEC考評(píng)表進(jìn)行考評(píng)。根據(jù)采購方式和結(jié)算方式的不同，把采購控制 流程分為供應(yīng)商送貨流程和米購員自購流程。在米 購時(shí)間分配上，制訂了供應(yīng)商供貨時(shí) 間表。根據(jù)賬務(wù)管理部提供的數(shù)據(jù)，2009年2月至10月份共完成采購量25372159.56元 自購部分757771.56元，占采購總量的2.99%o 共查閱合同65份，34個(gè)供應(yīng)商，其中14個(gè)A類供貨商；7個(gè)B類供貨商；4個(gè)C類供貨 商。為保 證公司發(fā)展的需要，2009年引進(jìn)新

4、的供貨商（合作商）14個(gè)（工程類6個(gè)，廣告商3個(gè)，原材料3個(gè)，其他2個(gè)）。根據(jù)2008年、2009年的月定價(jià)表物品均價(jià)匯總表，104種物品略有下降，168種物品略有上浮，39種物品保持原價(jià)，平均上浮3.23%。2009年新增67個(gè)品種，減少86個(gè)品種。在原定價(jià)上承擔(dān)了稅金（增加了供貨門店）、由原批發(fā)價(jià)上7%降到了 5% （增加了供貨門店）。在開店投入過程中保證質(zhì)量，通過“貨比三家、公開議價(jià)”，合同簽訂價(jià)比最低報(bào)價(jià)節(jié)約564654元 0根據(jù)合同，物料單價(jià)均略有上漲。根據(jù)2008年和2009年7月、8月、9月ERP系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，選擇了 23種自購量較大的物品單價(jià)進(jìn)行同期比較，平均上浮1.02%,

5、其中泰輪王米，2008年7月份為3.1元/kg,2008年8月 份及以后月份為3.24元/kg。大豆油的有關(guān)數(shù)據(jù)還在核對(duì)中。采購部未能提供對(duì)詢價(jià)結(jié)果真實(shí)性、準(zhǔn)確性的抽查報(bào)告、質(zhì)量抽查報(bào)告、新供應(yīng)商資質(zhì)考 評(píng)表、過期或沽清事件的處理報(bào)告和定價(jià)執(zhí)行情況抽查表。、存在的問題（一）、不能提供年度采購計(jì) 戈閑部門工作目標(biāo)。采購計(jì)劃是采購管 理中“科學(xué)采購”的前提條件，無采購計(jì)劃，公司所需各種物質(zhì)保質(zhì)、保量、經(jīng)濟(jì)、及時(shí)的連續(xù)供應(yīng)得不到有效保障。無工作目標(biāo)，部門及各崗位年度績(jī)效考評(píng) 標(biāo)準(zhǔn)不完整。（二）、采購流程有待完善。通過對(duì)采購部的采購控制程序制度的查閱，并制作了相應(yīng)的流程測(cè)試，發(fā)現(xiàn)存在以下問題:（1）未

6、制訂供應(yīng)商送貨流程管理、自購產(chǎn)品的管理辦法。制訂了供應(yīng)商送貨時(shí)間表、供應(yīng)商管理制度，但未體現(xiàn)相應(yīng)的餐廳訂購管理制度。使用部 門多以電話形式的報(bào)單，容易造成物品驗(yàn)收環(huán)節(jié)出現(xiàn)誤解。自購的產(chǎn)品由采購人員定點(diǎn)采固定購，但未進(jìn)行合同管理，也未列明相應(yīng)名稱、地點(diǎn)和產(chǎn)品規(guī)格。餐廳物資采購（除資產(chǎn)、新品外）金額不論多寡，不需總經(jīng)理的批復(fù)，不符合采購控制程序管理的要求。（2）無采購訂單。未制作采購訂單，造成采購部 對(duì)未完成的采購訂單進(jìn)行合理分析和監(jiān)督管理。(3) 申購單不統(tǒng)一餐廳報(bào)料單不統(tǒng)一，如中餐報(bào)單使用統(tǒng)一報(bào)料單、水果類及西餐類使用白紙報(bào)料，不利于 單據(jù)的收齊、整理、統(tǒng)計(jì)和管理。(4) 采購控制程序制度的執(zhí)

7、行無相關(guān)責(zé)任人檢視、監(jiān)督。(三) 、采購數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間、價(jià)格過程的有效控制(1) 采購時(shí)間不到位我們抽查了相關(guān)憑證，申購時(shí)間和送貨時(shí)間與制訂的規(guī) 定有所差異。如：8月93#申購合 頁3月1日，供應(yīng)商送貨單3月25日，入庫單5月9日；8月60#申購掛鎖7月2日，供 應(yīng)商送貨單7月25日，入庫單7月31日。(2) 采購的質(zhì)量、數(shù)量驗(yàn)收由倉庫管理人員完成，使用部門監(jiān)督，無采購部抽查記錄，采購部未能對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行有效控制。原材料的驗(yàn)收對(duì)應(yīng)圖示，采購部對(duì)其他物資未詳細(xì)說明。如候家塘調(diào)料品鮮 花椒，物品包裝袋標(biāo)明規(guī)格 500g而實(shí)際凈含量400g。物資的驗(yàn)收，未 對(duì)應(yīng)相應(yīng)申購單明 細(xì)。申購單所列品名與采

8、購部制定的品 名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量不一致。申購與到貨可能不是同一品種，且采購部 之前無此類物品的定價(jià)，導(dǎo)致付款審核依據(jù)不足。如：8月28#申購單：紅外線消毒柜，規(guī)格1800*1500*500送貨單：康庭638B消毒柜；入庫單：康庭638B 消毒柜(康庭638B消毒柜規(guī) 格：1130*510*1625。8月125#申購憑證封面300套、憑證 包角150張，實(shí)際送貨憑證封面320個(gè)，憑證包角18個(gè)。庫存數(shù)量，是財(cái)務(wù) 部每月監(jiān)盤的數(shù)據(jù)。采購部對(duì)庫存、使用數(shù)量不能做到有效統(tǒng)計(jì)，對(duì)物資的采購計(jì)劃、審批和供應(yīng)商 的選擇不能做到有效管理。(3) 采購的價(jià)格采購的價(jià)格有詢價(jià)、定價(jià)、比價(jià)。1、詢價(jià)詢價(jià)小組的不完全

9、執(zhí)行，和工作單上無相關(guān)預(yù)算 日常原材料由詢價(jià)小組完成。在抽查的 6、7、8月、周原材料詢價(jià)單，有賬務(wù)管理部、采購部、財(cái)務(wù)管理部、使 用部門和供應(yīng)商的簽名，但新品的詢價(jià)僅財(cái)務(wù)管理部、采購部 相 關(guān)人員的簽名，新品價(jià)格存在由一個(gè)供應(yīng)商提供的情況。工作單未提供預(yù)算金額，使用部 門對(duì)采購的物資未能做到合理監(jiān)督。在查閱的2009年1-10月月定價(jià)表中，我們發(fā) 現(xiàn): 、2月基本上建議定價(jià)=上期價(jià)，本期無詢價(jià);、7月、8月基本上建議定價(jià)=詢價(jià)、報(bào)價(jià)、上期 價(jià);、9月基本上建議定價(jià)高于本期詢價(jià)、低于或等于上 期價(jià)及報(bào)價(jià)(本期共計(jì)200個(gè)品種, 其中詢價(jià)低于報(bào)價(jià)及上期價(jià)的有152個(gè)品種。(2)、定價(jià)價(jià)格執(zhí)行不到

10、位、入賬價(jià)格不一致，無基準(zhǔn)價(jià)格 定價(jià)由采購委員會(huì)完成。在抽查的 6、7、8月、周原材料定價(jià)單，僅財(cái)務(wù)管理部、采購部負(fù)責(zé)人簽名。根據(jù)周、月定價(jià)表，核對(duì)入庫單入賬價(jià)格。在 8月份的憑證抽查 中：SEVEN 店雞汁脆筍定價(jià)單為11.5元/斤，入庫單17.2元/斤；火培魚分為大、小火培魚，大劇院統(tǒng) 一入庫名稱為火培魚，入庫價(jià)格21元/斤，而采購部大火培魚為21元/斤，小火培魚為16.5 元/斤。入庫單與定價(jià)單的價(jià)格不一 致，執(zhí)行不到位，使財(cái)務(wù)付款存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。由于ERP系統(tǒng)未能限定價(jià)格、規(guī)格，有可能的導(dǎo)致錯(cuò)誤資金流出。無基準(zhǔn)價(jià)格，使價(jià)格的波動(dòng)無相關(guān)可比性，對(duì)采購價(jià)格信息無確定性。根據(jù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)

11、計(jì)，對(duì)2009年1-10月各 門店平均價(jià)格的分析比較，各店價(jià)格不一: 、百潔布的平均價(jià)1.36元，店平均價(jià)46.70元;、玻璃刮的平均價(jià)21.00元，店平均價(jià)36.00元;采購部對(duì)物品入庫名稱、規(guī)格未進(jìn)行監(jiān)督管理。供應(yīng)商送貨單品名與采購部制定的品名不 符，入庫單品名、規(guī)格不統(tǒng)一。女口： 8月28#申購單：粘板（無規(guī)格）；送貨單：粘板45*15;入庫單：粘板（無規(guī)格）。采 購部制定的不同規(guī)格的粘板不同定價(jià)，由于申購單未能列明規(guī)格，使物資的驗(yàn)收入庫帶來難度；入庫單不規(guī)范使物資價(jià)格同店不同期不可比、同期不 同店不可比。（3）比價(jià)比價(jià)不規(guī)范比價(jià)由采購部ERP系統(tǒng)操作員負(fù)責(zé)，但數(shù)據(jù)的提供無其他詢價(jià)小組成

12、員認(rèn)同。由于價(jià)格信息不對(duì)稱，2008年大豆油儲(chǔ)存的往來核 對(duì)差異為9.2萬（2008年2月入庫價(jià)分 別是214元、232元、272元、296元、315元）。5%,（五）、采購政策有待調(diào)整。定價(jià)：在采購部制訂的詢價(jià)與定價(jià)管理規(guī)范中，西冷、調(diào)料不高于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)的 而實(shí)際定 價(jià)依據(jù)與規(guī)定不一致?，F(xiàn)金預(yù)支：在制訂的采購控制程序中，采購員預(yù)支現(xiàn)金上限不能超過10000元；餐 廳申購單管理及財(cái)務(wù)報(bào)賬規(guī)范中：采購部預(yù)先向財(cái)務(wù)部預(yù)十天的備用金，上限不能超過60000 元。（三）采購合同管理不規(guī)范物料合同的簽訂，無相關(guān)規(guī)格、產(chǎn)地、生產(chǎn)廠商，致使價(jià)格無法比較，致使對(duì)采購價(jià)格無 法合理評(píng)價(jià)。大部分供貨 渠道和定價(jià)標(biāo)

13、準(zhǔn)近年以來沒有調(diào)整。供應(yīng)商合同管理存在瑕疵。通過 65份合同抽查，34位供貨商（合作商）中27位是長期供貨商，其中合同未到期（含續(xù)簽）的只有 5位（A類：；B類：；C類：）。供應(yīng)商管理有待完善。未提供除原材料外其他物品的驗(yàn) 收標(biāo)準(zhǔn)、新供應(yīng)商的引進(jìn)未制作新 供應(yīng)商引進(jìn)表；根據(jù)供應(yīng)商OEC考核標(biāo)準(zhǔn)，制定并進(jìn)行了供應(yīng)商考核，但未能全部參照 執(zhí)行。如制度規(guī)定：供應(yīng)商一月累計(jì) 3次以上未按時(shí)送貨，可解除合同，并支付1000元違約金；在供應(yīng)商9月份評(píng)分表中，遲到5次，扣除125元，在供應(yīng)商4月份評(píng)分表中，遲 到4次，沽清1次，共罰款200元。三、審計(jì)建議根據(jù)以上問題，提出如下審計(jì)意見和建議根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃制定 當(dāng)年采購政策及工作重點(diǎn)。（二）完善采購流程并有效執(zhí)行，加強(qiáng)物資采購的計(jì)劃管理。根據(jù)各部門上報(bào)的年度所需 物資計(jì)劃及倉存情況，每年第四季度統(tǒng)籌做好第二年的物資供應(yīng)計(jì)劃，力爭(zhēng)按時(shí)準(zhǔn)確上報(bào) 公司年度材料計(jì)劃。（三）使用采購訂單，按照采購緊 急、時(shí)間順序，跟進(jìn)采購訂單，提高效率。（四）做到物料統(tǒng)一管理，提高性價(jià)比。對(duì)公司所需物料統(tǒng)一名稱、