項目部費用及報銷管理制度

1、word可編輯XXXXX運營工程部費用及報銷管理制度 編 寫：2022年09月01日公布實施.word可編輯一、 編制目的為標準運營工程部的資金管理、費用管理、報銷管理，確保資金平安，控制費用合理支出，理順費用報銷流程；根據(jù)XXXXX有關規(guī)定結合工程部實際情況，特制定本制度。二、 適用范圍本制度適用于XXXXX運營工程部的資金管理、費用管理、報銷管理。三、資金管理制度3.1工程部使用資金采用備用金制度。3.2運營工程部備用金按月度申請，月度備用金額度原那么上不超過5萬元，具體各工程月度備用金額度由公司方案經(jīng)營部根據(jù)工程實際確定，遇特殊情況可單獨申請。3.3.運營工程部備用金由工程部填報 備用金

2、申請單 ，報公司方案經(jīng)營部審核，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核總經(jīng)理批準后由財務付款； 備用金申請單 作為財務留存工程借款依據(jù)。3.4運營工程備用金欠款由工程部月度報銷費用沖抵，工程部對已發(fā)生的費用應及時匯總報銷；對月度報銷不能沖抵的局部作為工程欠款累計，累計欠款達15萬元時公司將停止向工程提供備用金。3.5運營工程部的資金管理由工程副經(jīng)理負責，工程副經(jīng)理開設專用工程資金賬戶。工程的備用金由公司財務打入工程部專用資金賬戶。3.6工程部方案員兼任工程出納，必須建立 現(xiàn)金日記帳 ，每筆收支款必須及時登記，必須核對現(xiàn)金帳面余額及庫存余額，保證帳款相符。四、借款管理制度4.1工程部應嚴格控制借支現(xiàn)金，因公事務需借

3、款的應先填寫 借款單 ，經(jīng)工程經(jīng)理批準前方可支付。4.2工程借支現(xiàn)金，單筆上限額度不得超過1萬元。個人累計未還欠款總額不得超過3萬元。4.3工程部現(xiàn)金借款的歸還，可采用現(xiàn)金還賬方式，亦可采用報銷沖抵方式，對報銷不能沖抵的應采用現(xiàn)金方式補齊。4.4單筆借款單的沖抵或還款日期最長不得超過3個月，超過3個月仍不能歸還的在薪資中扣還。4.5原那么上不允許私人借支現(xiàn)金，特殊情況，必須制定還款方案，嚴格按還款方案還款，經(jīng)工程經(jīng)理批準前方可借款，逾期還款的每月從薪金中扣款。4.6工程應做好借款的記賬工作，每月由方案員統(tǒng)計匯總工程部借款及欠賬情況，及時清欠。五、付款管理制度5.1運營工程部的付款分現(xiàn)場付款和申

4、請公司付款兩種方式。5.2申請公司付款：申請公司付款的需填報 付款申請單 ，每月25日前集中郵寄至公司，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準后由財務直接付款至指定賬戶。5.2.2申請公司付款的費用工程如下：l 原材料付款l 房租付款l 通過簽訂合同采購的或能單獨開具增值稅發(fā)票的備品備件的付款l 鋼球、潤滑油、油漆等通過簽訂合同采購的或能夠單獨開具增值稅發(fā)票的消耗性材料的付款l 外委工程的付款l 固定采購地點且能夠集中統(tǒng)一開具增值稅發(fā)票的其他物品的付款。5.2.3原材料申請公司付款按月度申請，同時隨單提供發(fā)票、月度進料清單按天統(tǒng)計，月度進料清單需工程經(jīng)理簽字。5.2.4其他申請公司付款的應隨單提供發(fā)票

5、、合同或復印件、入庫單等。帶合同的付款應注明付款比例。預付款、未開發(fā)票的在發(fā)票欄應注明“待開。5.3工程部現(xiàn)場付款：5.3.1工程部現(xiàn)場采購的不具備申請公司付款的貨款由工程部采購員負責付款。5.3.2工程部招待費的付款一般由經(jīng)辦人先行墊付，然后報銷；較大數(shù)額的招待費也可先行辦理借款然后結付報銷。工程部臨時用工的工人工資由工程部現(xiàn)場支付。5.3.4其他工程部零星付款由經(jīng)辦人先行墊付，然后報銷。5.4工程部車輛的油費由公司總部統(tǒng)一充卡付款。六、報銷管理制度6.1根本要求：6.1.1工程部的費用報銷采取月度報銷制，每月25日前工程部將當月應報費用的發(fā)票粘貼清楚郵寄至公司報銷。工程部費用報銷應填寫公司

6、 費用報銷單 ，費用報銷單應按照 報銷費用分類標準 分類填寫并分類貼報發(fā)票。開在同一張發(fā)票的幾類費用可按較高額度費用類別貼報，但統(tǒng)計必須按分類標準分開統(tǒng)計。6.1.3工程部費用的發(fā)票粘貼由工程方案員負責，費用報銷單需工程經(jīng)理審核簽字前方可郵寄回公司報銷。6.1.4費用報銷時間：以發(fā)票開具日期為依據(jù)，報銷時不得超過發(fā)票開具日期60日。6.1.5工程部個人報銷不需粘貼發(fā)票。個人費用的報銷需經(jīng)工程經(jīng)理審核并在發(fā)票上簽字后至工程方案員處報銷。6.1.6工程方案員對工程部個人的報銷費用應做好記賬并保管好發(fā)票。6.1.7費用的報銷應盡量取得正規(guī)發(fā)票，對于確實不能取得發(fā)票的應開具正規(guī)收據(jù)；對于確實無發(fā)取得票

7、據(jù)的應出具費用的詳細說明，并經(jīng)工程經(jīng)理簽字確認報公司審核。6.2差旅費報銷出差是指員工因工作需要，受公司派遣前往異地辦理業(yè)務、開發(fā)市場，協(xié)調(diào)關系或處理公司事務，開會、學習等活動。6.2.2差旅費包括出差發(fā)生的城際交通費、住宿費、出差地市內(nèi)交通費等費用；員工定期的回家路費；不包括外出接待客戶、洽談業(yè)務、聯(lián)絡關系所需的招待費及購置禮品的費用。6.2.3出差期間的洗衣費、健身保健費及住宿房間內(nèi)的有價商品等，不予報銷。6.2.4工程部工程經(jīng)理以下人員出差由工程經(jīng)理批準。工程經(jīng)理出差由公司總部批準。交通費標準：項 目級職別交 通火 車輪船飛 機客車副總經(jīng)理以上軟臥/硬臥/高鐵二等二等經(jīng)濟艙普通部門負責人

8、 /高工/工程經(jīng)理硬臥/高鐵二等三等無(特殊情況需申請)普通員工硬臥/高鐵二等三等無(特殊情況需申請)普通備注：員工級別車程超過4個小時的，火車方可乘坐“硬臥席別。6.2.6住宿費標準：住宿費包括房費、地方政府收取的保險等費用。以如家、漢庭為標準應酬除外 。 項 目級職別住勤補助標準元縣級及以下一般城市省會級城市直轄市特區(qū)城市副總經(jīng)理以上300300400500部門負責人 /高工/工程經(jīng)理160200260360員工120150200260無特殊情況，員工出差旅程嚴禁繞道中轉，出差期間因工作需要或生病等原因需延長出差時間或改變差旅路線，應立即請示出差主管領導批準。未經(jīng)許可擅自延長出差時間或改變

9、差旅路線的，不予報銷差旅費。6.2.8市內(nèi)交通費指出差期間的市內(nèi)交通費，包括公共汽車、地鐵、中巴、出租車等，以及因此產(chǎn)生的相應的過橋、停車等費用。市內(nèi)交通以公共交通為主。如需打出租車的在報銷出租車票反面上注明打車起點、終點及打車時間。 員工家距工程部所在地方圓200公里范圍外的員工，享受回家路費的報銷：專工以上人員含專工每隔2個月報銷一次，專工以下人員的每隔3個月報銷一次。0員工回家路費僅報銷正常的交通費，期間發(fā)生的出租車費用、食宿費用不予報銷。1員工回家過程中不得繞道、繞程、惡意中轉；不得已繞道、繞程的在報銷時應予以主動說明，并按正常行程應產(chǎn)生的費用報銷，超出局部自理。6.2.12員工回家乘

10、用交通工具應按 交通費標準 乘坐，回家路費中如有超過標準的交通費，員工應主動說明并按乘坐標準應發(fā)生的費用予以報銷，超出局部自理。6.3業(yè)務招待費報銷業(yè)務招待費是指在工程運營生產(chǎn)過程中需要對外進行的招待類費用，具體工程見 報銷費用分類標準 。6.3.2業(yè)務招待經(jīng)辦人員須填寫 業(yè)務招待費申請單 提出申請，經(jīng)工程經(jīng)理批準后執(zhí)行；如因時間原因招待前未能申請的，在招待后3日內(nèi)補辦申請單。6.3.3無申請單的招待費用工程方案員不予報銷。6.4報銷單填制及發(fā)票要求。6.4.1報銷單的填制要求發(fā)票類單據(jù)按 報銷費用分類標準 分類、分次、分頁粘貼填制；所有報銷單據(jù)的張數(shù)和合計金額必須準確無誤填寫，粘貼要求整齊、

11、美觀。費用報銷單后按票據(jù)順序詳細附上各單據(jù)明細詳見 費用報銷明細表 ，隨附在費用報銷單后一同郵寄至公司。收據(jù)類單據(jù)盡量用發(fā)票抵用報銷，確實沒有，按順序依次粘貼并在費用明細清單里詳細說明即費用報銷明細表。6.4.1.4單次出差任務的差旅費集中一次報銷，所有票據(jù)粘貼在一張 費用報銷單 中；員工回家路費的報銷按月度集中粘貼報銷。6.4.1.5員工出差期間發(fā)生的訂票費、行李托運費等費用可憑發(fā)票報銷，訂票費收據(jù)不能做為報銷依據(jù)的，訂票時一定要取得正式發(fā)票。6.4.1.6所有報銷內(nèi)容填寫完畢后，需要核算總數(shù)，并將合計金額大小寫填寫完整，金額應頂格寫，前面不能留有空隙，在涉及金額的地方不得涂改。6.4.2發(fā)

12、票取得的考前須知費用報銷時原那么上要取得正規(guī)真實發(fā)票，票據(jù)完整、內(nèi)容清晰，定額發(fā)票票面加蓋發(fā)票專用章或財務專用章，機打發(fā)票必須寫清發(fā)票抬頭XXXXX且不能簡寫，對于虛假不完整發(fā)票公司有權退回個人或不予報銷。經(jīng)辦人在索取發(fā)票時如能索取增值稅專用發(fā)票盡量索要增值稅專用發(fā)票。 在不能取得發(fā)票時盡量取得收據(jù)加蓋單位章，所有購銷、花費必須有票有據(jù)。在發(fā)票和收據(jù)都沒有的情況下必須注明事情原由由經(jīng)各級負責人審核簽字確認前方可報銷。6.4.2.3對于員工提供的發(fā)票、車票不符合報銷要求的，超出報銷標準且無合理解釋的，方案員有權拒絕接收票據(jù)。6.4.2.4需憑票報銷的工程，假設報銷單據(jù)喪失，除火車票，飛機票外，一

13、律不報銷；飛機票，火車票報銷按實際金額的50%給予報銷。6.4.2.5員工進行費用報銷時應以誠信為原那么，如從中弄虛作假，一經(jīng)查出就按虛報金額的25倍處分；對于出具偽證的員工及審核人包庇作假的行為,按違紀人處分金額的50%處以罰款。七、解釋權限該規(guī)定的解釋權屬于公司方案經(jīng)營部。八、批準執(zhí)行該制度自公布之日起生效、執(zhí)行。九、費用報銷流程工程方案員公司財務部專業(yè)提報人工程經(jīng)理分管副總開始提供發(fā)票；招待費同時提供 業(yè)務招待費申請單 ；物資采購同時提供 工程物資采購申請單 審核、在發(fā)票上簽字確認。發(fā)票統(tǒng)計、分類、貼票、填制 費用報銷單 或 差旅費報銷單 。審核填制好的費用報銷單據(jù)并簽字確認。審核、批準

14、審核、入賬、沖抵工程備用金借款。附表： 備用金申請單 XXXXX運營工程備用金申請單工程： 申請時間： 年 月 日申請金額：大 寫收款賬號申請說明申 請 人工程經(jīng)理分管副總方案經(jīng)營部總 經(jīng) 理財 務 借款單 借 款 單 年 月 日工程名稱借 款 人借 款 金 額大寫：小寫：借 款 用 途備 注總經(jīng)理： 財務： 工程部/方案經(jīng)營部： 部門負責人： 付款申請單 XXXXX付款申請單日期：申請人收款單位開戶行賬 號合同編號付款金額人 民 幣：人民幣大寫:付款比例用 途發(fā)票編號采購申請編號備 注工程負責人工程部方案經(jīng)營部財 務總經(jīng)理 業(yè)務招待費申請單 XXXXX運營工程部業(yè)務招待費申請經(jīng)辦人姓名部 門時 間 年 月