(完整版)中南大學(xué)印章管理系統(tǒng)使用說(shuō)明書

1、中南大學(xué)印章管理系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)中南大學(xué)學(xué)校辦公室2015年 12月 12日系統(tǒng)簡(jiǎn)介中南大學(xué)印管理系統(tǒng)是以中南大學(xué)印章管理規(guī)定文件“關(guān)于印發(fā)中南大學(xué)印章使用和管理規(guī)定的通知（中大辦文字【 2014】4號(hào)）”和“關(guān)于印發(fā) <中南大學(xué)印章使用和管理規(guī)定 >實(shí)施細(xì)則的通知（中大辦文字【 2015】2 號(hào)）”為標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的管理系統(tǒng)。通過(guò)中南大學(xué)印章管理系統(tǒng)， 實(shí)現(xiàn)學(xué)校印章和合同專用章在網(wǎng)上申請(qǐng)、網(wǎng)上審批， 審批通過(guò)后，經(jīng)辦人到公章管理部門刷校園卡進(jìn)行確認(rèn)和登記，加蓋印章，蓋章原件拍照并存檔， 保證蓋章文件可查詢、可跟蹤。學(xué)校印章：包括學(xué)校黨委印章、學(xué)校行政印章、學(xué)校鋼印、校黨委書記簽字章、校

2、長(zhǎng)（法定代表人）簽字章、代表學(xué)校行使職權(quán)。合同專用章： 包括合同專用章 (1) （基建處）、合同專用章 (2) （后勤保障部）、合同專用章 (3-1,3-2,3-3) （資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理處）和合同專用章 (4) （科學(xué)研究部），用于代表學(xué)校對(duì)外簽訂合同（協(xié)議）。第1頁(yè)目 錄第一章、操作說(shuō)明31.1、進(jìn)入系統(tǒng)32.2、用印申請(qǐng)42.3、領(lǐng)導(dǎo)審批52.4、提交信息員6第二章印章申請(qǐng)流程及審批表72.1、學(xué)校印章72.2、合同專用章（1）92.3、合同專用章（2）112.4、合同專用章（3）132.5、合同專用章（4）15第三章、學(xué)校印章信息員及管理員183.1、學(xué)校印章各職能部門信息員183.2、

3、學(xué)校印章管理員193.3、合同印章信息員203.4、合同印章管理員203.5、印章信息員職責(zé)203.6、印章管理員職責(zé)20第2頁(yè)第一章、操作說(shuō)明1.1 、進(jìn)入系統(tǒng)1. 進(jìn)入公文協(xié)同工作平臺(tái)（方法 1：進(jìn)入中南大學(xué)信息門戶，單擊“公文協(xié)同平臺(tái)” ；方法 2：在瀏覽器中輸入 ），用學(xué)工號(hào)和門戶密碼登錄。2.先擇左側(cè)導(dǎo)航欄中的“業(yè)務(wù)審批”，具體包括學(xué)校印章、合同印章（1）、合同印章（2）、合同印章（3）、合同印章（ 4）。第3頁(yè)2.2 、用印申請(qǐng)1. 選擇“業(yè)務(wù)審批 -學(xué)校印章”，點(diǎn)擊“新建” 。（以學(xué)校印章申請(qǐng)為例）2. 按要求勾選“印章名稱” 、填寫印章數(shù)量、項(xiàng)目?jī)?nèi)容，經(jīng)辦人、聯(lián)系電話等，單擊“

4、正文”可以附具體項(xiàng)目?jī)?nèi)容。第4頁(yè)3. 點(diǎn)擊“提交”按鈕，選擇環(huán)節(jié)名稱，選擇環(huán)節(jié)審批用戶，單擊“確定”。2.3 、領(lǐng)導(dǎo)審批1. 領(lǐng)導(dǎo)登錄公文協(xié)同平臺(tái)系統(tǒng)后， 在“待辦事宜” 欄目點(diǎn)擊需要審核的用印申請(qǐng)項(xiàng)目。2. 點(diǎn)擊“正文”可以查閱文件內(nèi)容；單擊“處理”彈出處理意見表，填寫審批意見，單擊“確定”完成審批工作。第5頁(yè)3. 領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后， 自動(dòng)返回起草負(fù)責(zé)人； 起草負(fù)責(zé)人根據(jù)印章審批的申請(qǐng)流程依次送下一審批環(huán)節(jié)，下個(gè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批；直到移交職能部門信息員。2.4 、提交信息員1. 打開印章申請(qǐng)表，單擊“提交” ，選擇“職能部門信息員” ，選擇具體信息員，單擊“確定”。2. 通過(guò)“流程記錄”跟蹤印章審

5、批進(jìn)展，審批完畢后直接到印章管理員處蓋章。第6頁(yè)第二章印章申請(qǐng)流程及審批表2.1 、學(xué)校印章2.1.1、申請(qǐng)流程學(xué)校印章申請(qǐng)流程：具體由各部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人起草，部門負(fù)責(zé)人審核， 移交職能部門信息員，由信息員送部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批，相關(guān)部門會(huì)簽，根據(jù)情況送書記/ 校長(zhǎng)審批，最后移交學(xué)校辦公室公章管理員、蓋章、歸檔。1負(fù)責(zé)人起草單位負(fù)責(zé)人審核2部門領(lǐng)導(dǎo)審核34相關(guān)部門會(huì)簽職能部門信息員56主管校領(lǐng)導(dǎo)審批7書記 /校長(zhǎng)審批學(xué)校公章管理員8文件歸檔第7頁(yè)2.1.2、申請(qǐng)表格中南大學(xué)學(xué)校印章用印審批表學(xué)校黨委印章學(xué)校行政印章印章名稱學(xué)校鋼印書記簽字章校長(zhǎng)簽字章項(xiàng)目?jī)?nèi)容申請(qǐng)單位單位負(fù)責(zé)人審核意見經(jīng) 辦

6、 人聯(lián)系電話職能部門審核意見相關(guān)單位會(huì)簽意見主管校領(lǐng)導(dǎo)審核意見書記 / 校長(zhǎng)審核意見備注信息第8頁(yè)2.2 、合同專用章（1）2.2.1、申請(qǐng)流程合同專用章（1）申請(qǐng)流程：具體由各部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人起草，用印單位負(fù)責(zé)人審核，主管處長(zhǎng)審核、相關(guān)處領(lǐng)導(dǎo)審核、總工程師審核，移交合同信息員， 由合同信息員送職能部門負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)部門會(huì)簽、律師審查、主管領(lǐng)導(dǎo)審批，根據(jù)情況送校長(zhǎng)審批，最后移交合同印章管理員蓋章、歸檔。用印單位負(fù)責(zé)人審核1法律審查意見23負(fù)責(zé)人起草基建分管處領(lǐng)導(dǎo)審核45 基建相關(guān)處領(lǐng)導(dǎo)審核基建總工程師審核6基建處負(fù)責(zé)人審核78相關(guān)部門會(huì)簽合同信息員9主管校領(lǐng)導(dǎo)審批1011校長(zhǎng)審批12印章管理員

7、文件歸檔第9頁(yè)2.2.2、申請(qǐng)表格中南大學(xué)合同專用章（1）用印審批表編號(hào)：合同名稱合同價(jià)款（單位：元）擬 件 人合同類型用印單位主要負(fù)責(zé)人意見法律審查意見基建處分管處領(lǐng)導(dǎo)意見相關(guān)處領(lǐng)導(dǎo)意見基建處總工程師意見基建處主要負(fù)責(zé)人意見相關(guān)部門會(huì)簽意見主管校領(lǐng)導(dǎo)審批意見校長(zhǎng)審批意見備注信息用印單位：合 同份數(shù)經(jīng)費(fèi)來(lái)源聯(lián)系電話1.施工單項(xiàng)合同價(jià)款在 100 萬(wàn)人民幣以上（含本數(shù)）價(jià)款在 100 萬(wàn)人民幣以下2.重要設(shè)備、 材料等貨物采購(gòu)合同單項(xiàng)合同價(jià)款在50萬(wàn)人民幣以上（含本數(shù)）單項(xiàng)合同價(jià)款在50萬(wàn)人民幣以下3.可行性研究報(bào)告的編制、勘察、單項(xiàng)合同價(jià)款在30萬(wàn)人民幣以上（含本數(shù)）設(shè)計(jì)、監(jiān)理、檢測(cè)、造價(jià)咨詢

8、、結(jié)單項(xiàng)合同價(jià)款在算審計(jì)等工程類服務(wù)采購(gòu)合同30萬(wàn)人民幣以下說(shuō)明：擬件人所填基本信息須與合同原件一致，并按程序?qū)徍灥?10頁(yè)2.3 、合同專用章（2）2.3.1、申請(qǐng)流程合同專用章（2）申請(qǐng)流程：具體由各部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人起草，用印單位主要負(fù)責(zé)人審核，法律事務(wù)室審查，移交合同信息員，由合同信息員送后勤保障部審核、相關(guān)部門會(huì)簽、分管/聯(lián)系校領(lǐng)導(dǎo)審批、主管校領(lǐng)導(dǎo)審批、根據(jù)文件規(guī)定的主管校領(lǐng)導(dǎo)的審批程度上報(bào)校長(zhǎng)審批，最后移交合同印章管理員蓋章、歸檔。用印單位主要負(fù)責(zé)人1負(fù)責(zé)人起草2律師審查職能部門負(fù)責(zé)人意見3相關(guān)部門會(huì)簽456 分管 /聯(lián)系校領(lǐng)導(dǎo)合同信息員7主管校領(lǐng)導(dǎo)審核8校長(zhǎng)審核9印章管理員10文件歸

9、檔第 11頁(yè)2.3.2、申請(qǐng)表格中南大學(xué)合同專用章（2 ）用印審批表編號(hào)：用印單位：合同基事項(xiàng)本合同姓名：姓名：經(jīng)辦人信負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：息合同價(jià)款經(jīng)費(fèi)來(lái)源（單位：元）用印單位法律事務(wù)室主要負(fù)責(zé)人簽字：（公章）審查意見簽字：意見年月日年月日職能部門簽字：（公章）負(fù)責(zé)人意見年月日相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人簽字：（公章）會(huì)簽意見年月日分管 / 聯(lián)系校領(lǐng)主管校領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審核意見簽字：審核意見簽字：年月日年月日法定代表人（校簽字：年月日長(zhǎng)）審核意見備注說(shuō)明 : 1.準(zhǔn)備合同資料時(shí)，須多準(zhǔn)備一份留用印管理部門送校檔案館存檔；2. 經(jīng)辦人須認(rèn)真填寫基本信息，并按程序?qū)徍?。本表交由后勤保障部留存?. 用印地點(diǎn)

10、：本部甘棠一樓 301 （后勤保障部） 。第 12頁(yè)2.4 、合同專用章（3）2.4.1、申請(qǐng)流程合同專用章（3）申請(qǐng)流程：具體由各部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人起草，送法律事務(wù)室審查、移交合同信息員，由合同信息員送資產(chǎn)處設(shè)備購(gòu)置科審核， 分管副處長(zhǎng)審核、處長(zhǎng)審批、主管校領(lǐng)導(dǎo)審批、根據(jù)情況送校長(zhǎng)審批，最后移交合同印章管理員蓋章、歸檔。1用印單位審核2負(fù)責(zé)人起草法律事務(wù)室審查設(shè)備購(gòu)置科審核34分管副處長(zhǎng)審核56合同信息員處長(zhǎng)審核78主管校長(zhǎng)審核9校長(zhǎng)審批10印章管理員文件歸檔第 13頁(yè)2.4.2、申請(qǐng)表格中南大學(xué)合同專用章(3) 用印審批表申請(qǐng)用印單位：年月日合同名稱價(jià)格（內(nèi)容簡(jiǎn)介）采購(gòu)方式招標(biāo) 網(wǎng)上競(jìng)價(jià) 非公

11、開招標(biāo) 自購(gòu) 供貨商進(jìn)口委托代理商申請(qǐng)用印聯(lián)系電話單位經(jīng)辦人用印單位主要負(fù)責(zé)人意見律師意見設(shè)備購(gòu)置科科長(zhǎng)審核分管副處長(zhǎng)審批意見處長(zhǎng)審批意見主管副校長(zhǎng)審批意見校長(zhǎng)審批意見備注說(shuō)明：申請(qǐng)用印單位經(jīng)辦人須認(rèn)真填寫審批表并按程序?qū)徍?，用印之后將審批表交資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理處存檔。第 14頁(yè)2.5 、合同專用章（4）2.5.1、申請(qǐng)流程合同專用章（ 4）申請(qǐng)流程： 具體由各部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人起草，單位領(lǐng)導(dǎo)審核、法律事務(wù)室審查、相關(guān)部門會(huì)簽，移交合同信息員，由合同信息員送經(jīng)辦人審查，業(yè)務(wù)科室審核、部門領(lǐng)導(dǎo)審批、主管校領(lǐng)導(dǎo)審批，最后移交合同印章管理員蓋章、歸檔。單位領(lǐng)導(dǎo)審核1負(fù)責(zé)人起草2律師審查3相關(guān)部門會(huì)簽4經(jīng)辦

12、人審查56業(yè)務(wù)科室審核合同信息員78部門領(lǐng)導(dǎo)審批9主管校領(lǐng)導(dǎo)審批10印章管理員文件歸檔第 15頁(yè)2.52、申請(qǐng)表格中南大學(xué)合同專用章（4）用印審批表經(jīng)費(fèi)來(lái)源用途（）人事處（）本科生院（）校內(nèi)（）研究生院（）其他部門（）國(guó)家級(jí)及國(guó)家部委計(jì)劃（）省部級(jí)及地方計(jì)劃項(xiàng)目（）（）國(guó)自、省自基金項(xiàng)目縱向（）平臺(tái)項(xiàng)目、2011 計(jì)劃項(xiàng)目（）校外項(xiàng)目（）人才團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目（）人文社科項(xiàng)目（）其他項(xiàng)目（）橫向項(xiàng)目（ ）專利或?qū)Ｓ屑夹g(shù)（非專利技術(shù)）轉(zhuǎn)讓合同（ ）各類橫向合同的簽訂和結(jié)題（ ）除固定資產(chǎn)購(gòu)買外各類科研活動(dòng)有關(guān)的經(jīng)費(fèi)外撥合同（ ）各類科研項(xiàng)目中支出的材料費(fèi)、測(cè)試加工費(fèi)、出版費(fèi)等合同（ ）各類科研平臺(tái)開放運(yùn)行

13、經(jīng)費(fèi)外協(xié)合同（ ）各類科研平臺(tái)基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)外協(xié)合同（ ）各類科研平臺(tái)開放課題、自主課題經(jīng)費(fèi)外協(xié)合同合同 / 協(xié)議名稱項(xiàng)目負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話合作單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在二級(jí)單位合同有效期合同經(jīng)費(fèi)萬(wàn)元合同存檔情況第 16頁(yè)項(xiàng)目承擔(dān)單位意見：法律審查意見：科學(xué)研究部意見相關(guān)部門意見經(jīng)辦人業(yè)務(wù)辦公室負(fù)責(zé)人部領(lǐng)導(dǎo)主管校領(lǐng)導(dǎo)備注：各辦公室對(duì)用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，并將本表存檔備查。第 17頁(yè)第三章、學(xué)校印章信息員及管理員3.1 、學(xué)校印章各職能部門信息員信息員序號(hào)部門名稱備注工號(hào)姓名121632劉紅暉1 學(xué)校辦公室211134李飛2紀(jì)委辦公室211083陳殷識(shí)3組織部（黨校）212057李英杰4宣傳部（新聞中心）8

14、03229劉慧5統(tǒng)戰(zhàn)部127273孔勤根6學(xué)生工作部（處）206099劉譚明7研究生工作部（處）801698朱棟林8機(jī)關(guān)及直附屬單位黨委204172丁小春9工會(huì)104005向藝群10團(tuán)委211079李育11人事處146011徐旭紅700701劉奕12 計(jì)劃財(cái)務(wù)處120073朱方明13本科生院170060劉誠(chéng)14科學(xué)研究部（科協(xié)）210001趙豐15研究生院117092周旋16國(guó)際合作與交流處801133胡倩第 18頁(yè)128194朱紅梅17發(fā)展與聯(lián)絡(luò)辦公室 （教育基金會(huì)、校友總會(huì)）206112張雪梅18醫(yī)院管理處407083方艷19資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理處115018劉波717007王萍20房產(chǎn)管理處

15、212126鮑寅祥123578李歆21 審計(jì)處負(fù)責(zé)規(guī)劃、對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作印制使用事項(xiàng)主要負(fù)責(zé)教育基金會(huì)工作印制使用事項(xiàng)801634黃道遠(yuǎn)22保衛(wèi)處31150157唐靜23后勤保障部（黨委）121465吳素娥24基建處111044何聯(lián)700614梅志華25 離退休工作處（黨委）204080丁藝26高等研究中心203090周山彥27湘雅醫(yī)學(xué)院802895楊玲28鐵道校區(qū)管理委員會(huì)700103方明珠3.2 、學(xué)校印章管理員管理員序號(hào)部門名稱備注工號(hào)姓名121632劉紅暉1學(xué)校辦公室211134李飛第 19頁(yè)3.3 、合同印章信息員信息員序號(hào)部門名稱備注工號(hào)姓名1基建處111044何聯(lián)合同專用章（ 1）2后勤保障部207129伍曉贊合同專用章（ 2）3資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理處801319齊儉軍合同專用章（ 3）4科學(xué)研究部210001趙豐合同專用章（ 4）3.4 、合同印章管理員序號(hào)部門名稱管理員備注工號(hào)姓名1基建處159015鄒平合同專用章（ 1）2后勤保障部122141彭孟儀合同專用章（ 2