公司行政管理體系

1、行政管理體系手冊批 準(zhǔn)： 審 核： 編 制： 目錄2. 企業(yè)行政管理體系的職能 53. 企業(yè)行政管理體系的任務(wù) 64. 企業(yè)行政管理體系的構(gòu)建 74.1企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖 7行政管理體系組織 8職責(zé)、權(quán)限和義務(wù) 8管理評審 8行政管理手冊 9程序文件管理制度 9記錄文件表、卡 910文件控制 10記錄控制 1011 12行政公文管理12辦公物品管理 13134.6.3 會議管理4.8后勤事務(wù)控制 164.9公共關(guān)系控制 170管理改良 181其他過程改良 19、企業(yè)行政管理體系的功能一個好的企業(yè)，首先要有一個堅實、高效的團(tuán)隊。企業(yè)行政管理體系，可以說是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它以總經(jīng)理為最

2、高領(lǐng) 導(dǎo)，由行政人事經(jīng)理分工負(fù)責(zé)，由行政各個部門具體組織實施、操作的一個完 整的體系。企業(yè)管理的具體工作的廣度涉及到企業(yè)的全部運作過程，其深度設(shè) 計到企業(yè)的各個部門和分支機(jī)構(gòu)的方方面面以及局外人難以想象的細(xì)微末節(jié)。企業(yè)行政管理體系擔(dān)負(fù)著企業(yè)的管理工作； 企業(yè)中除行政管理之外的工作， 都是某個方面的“業(yè)務(wù)”。行政管理體系推動和保證著企業(yè)的技術(shù)設(shè)計、工 程服務(wù)、資金財務(wù)、發(fā)展?fàn)I銷幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互 之間的協(xié)調(diào)。企業(yè)行政管理體系工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天 都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是，這些事務(wù)只不過是行政管理 這顆大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行

3、政管理的企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能：其中 管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。究而言之，行政管理的實質(zhì)是服務(wù)。、企業(yè)行政管理體系的職能行政部門應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細(xì)致地做好種種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導(dǎo)和職工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來，可以集中精力、輕裝上陣，研究市場形勢，考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略，探討公司的組織架構(gòu)，任用公司的各級 干部，實施公司的經(jīng)營方針，解決公司所面臨的重大問題，以及專心做好每一 筆重要業(yè)務(wù)等等。為了做好紛繁復(fù)雜的行政工作，就必須 建立健全和認(rèn)真執(zhí)行行政部門的各 項管理制度、崗位責(zé)任制度、工作程序以及一系列標(biāo)準(zhǔn)化表格、圖表等，從而 建立起行政部門的“法治”秩序

4、。 更重要的是，要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高效率 的行政人員隊伍：同時要搞好科學(xué)分工、管理層次和合理授權(quán)。一旦行政系統(tǒng)的一系列硬件如辦公設(shè)施、生活設(shè)施、軟件如規(guī)章制度、工作程序、人 員隊伍、分工協(xié)作和管理層次等等建立健全起來，整個行政管理體系在很大程 度上就會成為一部自動機(jī)器一樣運轉(zhuǎn)， 只在較少的場合才需要部門領(lǐng)導(dǎo)和上級 領(lǐng)導(dǎo)輔以“人治”。行政管理體系工作基本包括：會議管理、辦公物品管理、檔案管理、公關(guān) 管理、各種實物資產(chǎn)管理、車輛管理、內(nèi)部監(jiān)察事務(wù)，以及人力資源管理等等， 參與企業(yè)的監(jiān)督、控制、決策工作； 以全面提高組織效能，提供必要管的保障 為目的，而對企業(yè)內(nèi)部辦公事務(wù)、后勤事務(wù)活動的構(gòu)成要素及

5、其理流通過程所 作的規(guī)劃、組織、監(jiān)控、控制、協(xié)調(diào)。三、企業(yè)行政管理體系的任務(wù)企業(yè)內(nèi)部的各種事務(wù)是由多種要素構(gòu)成的，人、財、物、信息、制度方法 等等都要參與其中，共同發(fā)揮作用，這就需要保持構(gòu)成要素的齊全、有效，使 要素之間有最正確的配合關(guān)系。企業(yè)行政管理的任務(wù)就是通過對事務(wù)活動的構(gòu)成要素及其流通過程實施科 學(xué)有效的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)，為企業(yè)職能活動的高效開展創(chuàng)造條 件、奠定基礎(chǔ)、提供保障。要使企業(yè)做到：人盡其才， 即為事務(wù)活動的有效運行提供人力資源保證，要通過科學(xué)分工、 優(yōu)化組合、完善行為標(biāo)準(zhǔn)、教育培訓(xùn)與激勵、合理配置各類從事事務(wù)處理工作 的人員，明確其職位，提高其素質(zhì)，充分調(diào)動他們的

6、積極性，充分發(fā)揮他們的 作用。物盡其才， 即為企業(yè)職能活動提供必需的物質(zhì)條件，要合理分配，正確使 用各種設(shè)備、工具、材料和能源，充分發(fā)揮其作用，厲行節(jié)約，努力降低消耗， 力爭供求平衡。& p!財盡其用， 即為企業(yè)職能活動提供基本的財力保證，要量入為出，量力而 行，講究成本效益，講究核算，使有限的資金得到合理利用。 時盡其能，即為企業(yè)職能活動的有效性提供必要的時間資源，要維護(hù)事務(wù)的時 效，以有力措施充分開掘時間的利用價值，合理配置時間，充分利用時間。文暢其流， 即為企業(yè)職能活動提供包括文件在內(nèi)的各種信息資源，要創(chuàng)造、 充分利用、有效維護(hù)信息資源，使信息流通過程有序、順暢、有效。四、企業(yè)行

7、政管理體系的構(gòu)建1企業(yè)行政管理體系組織架構(gòu)圖2、管理職責(zé)根據(jù)本企業(yè)實際情況，建立能夠充分協(xié)調(diào)、高效發(fā)揮職責(zé)的行政管理體系 組織。2.2 職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)公司總經(jīng)理對行政管理負(fù)責(zé)，任命行政人事經(jīng)理和各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人 員。行政人事經(jīng)理應(yīng)具有企業(yè)行政管理的相關(guān)知識和經(jīng)驗，具有行政管理體系 建立、實施、保持和改良的管理職責(zé)和權(quán)限。行政人事中心經(jīng)理對公司行政管理工作分工負(fù)責(zé)，任命行政控制系統(tǒng)如 企業(yè)文化、辦公事務(wù)、人力資源、其他主要過程控制系統(tǒng)等責(zé)任人員，規(guī)定 各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員以及需要獨立行使與保證行政管理效能的相關(guān)人員的 職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)，明確各行政控制系統(tǒng)之間、行政人事經(jīng)理與各行政控制系

8、統(tǒng)責(zé)任人員之間、各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員之間的工作接口和協(xié)調(diào)措施。每年至少應(yīng)當(dāng)對企業(yè)行政管理體系進(jìn)行一次管理評審，確保行政管理體系的適應(yīng)性、充分性和有效性，滿足企業(yè)發(fā)展需要的要求，并保存管理評審記錄。3、行政管理體系文件行政管理體系文件包括行政管理手冊、程序文件管理制度和記錄文件 表、卡等。行政管理手冊應(yīng)當(dāng)描述行政管理體系文件的結(jié)構(gòu)層次和相互關(guān)系，并至少 包括以下內(nèi)容：1術(shù)語和縮寫；2體系的適應(yīng)范圍；3管理方針和目標(biāo)； 4行政管理體系組織及管理職責(zé)；5行政管理體系基本要素、行政控制系統(tǒng)、控制環(huán)節(jié)、控制點的要求。3.2 程序文件管理制度 程序文件管理制度應(yīng)當(dāng)與管理方針一致，滿足行政管理手冊基本要素

9、 的要求，并且具有可操作性。3.3 記錄文件表、卡 管理記錄應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性，滿足程序控制實施過程的需求。文件格式及 其包括的項目、內(nèi)容應(yīng)當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)。4、文件和記錄控制文件控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：1受控文件的類別確定，包括行政管理體系文件、外來文件、其他需要 控制的文件等；2文件的編制、會簽、審批、標(biāo)識、發(fā)放、修改、回收，其中外來文件 控制還應(yīng)當(dāng)有收集、購買、接收等規(guī)定；3行政管理體系實施的相關(guān)部門、人員及場所使用的受控文件為有效版 本的規(guī)定；4文件的保管方式、保管設(shè)施、保存期限及其銷毀的規(guī)定。記錄控制范圍、程序、內(nèi)容如下：1行政管理過程所形成的記錄的填寫、確認(rèn)、收集、歸檔、貯存等；2記錄

10、的保管和保存期限等；3行政保證體系實施部門、人員及場所使用相關(guān)受控記錄表格為有效版 本的規(guī)定5、企業(yè)文化控制企業(yè)文化控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：1企業(yè)文化責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能，企業(yè)文化責(zé)任人的職權(quán)、職 責(zé)和義務(wù)。2企業(yè)文化控制的目的目標(biāo)和任務(wù)。3企業(yè)文化應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性，具有客觀性、發(fā)展性、指導(dǎo)性、約束性、 整體性、群體性、傳播性和傳承性等特性。4企業(yè)文化戰(zhàn)略實施的計劃、過程和記錄。5企業(yè)文化理念識別系統(tǒng)情況，包括：價值觀念核心理念 、各類經(jīng) 營管理理念、宣傳口號以及職工認(rèn)知和認(rèn)同程度。6企業(yè)文化行為識別系統(tǒng)情況，包括：組織對內(nèi)、外行為，團(tuán)體對內(nèi)、 外行為，個體對內(nèi)、外行為以及職工認(rèn)知和

11、認(rèn)同程度。7企業(yè)文化視覺識別系統(tǒng)情況，包括：工作生產(chǎn)、經(jīng)營 、生活各類 標(biāo)志、色彩，以及表達(dá)企業(yè)特性的其他視覺識別；職工對視覺識別系統(tǒng)的認(rèn)知 和認(rèn)同程度。8理念、行為、視覺識別系統(tǒng)的相互符合情況。9企業(yè)文化貫穿于企業(yè)管理各個層面，并起到導(dǎo)向作用。6、辦公事務(wù)控制辦公事務(wù)責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能，辦公事務(wù)責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)；辦公事務(wù)各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的認(rèn)定、職責(zé)、職權(quán)和義務(wù)。行政公文管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：1行政公文的起草、撰寫、審核、批準(zhǔn)、傳閱抄送 、存檔、銷毀規(guī) 定。2不同公文行文標(biāo)準(zhǔn)和格式的要求。3發(fā)文內(nèi)容、落款和印章的符合性。4行政公文的可追溯性。5外來文件的管理 上級部門、下級單

12、位、 平級單位、其他外來文件等， 包括接收、傳達(dá)、確認(rèn)、落實、反饋等。6行政公文管理過程與企業(yè)文化相符合。辦公物品管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：1辦公物品管理的目的目標(biāo)和任務(wù)。2辦公物品的范圍和分類。3辦公用品的采購程序及供方選擇。4辦公用品的入庫、保管、領(lǐng)用、更換、報廢等過程控制。5非一次性耗用辦公用品的標(biāo)準(zhǔn)化使用和耗材能源節(jié)約規(guī)定6辦公用品使用說明書、操作手冊等附帶資料的管理。7辦公物品管理過程與企業(yè)文化相符合。檔案管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：1檔案管理的目的目標(biāo)和任務(wù)。2檔案的范圍和分類。3檔案的入檔、保管、借閱、銷毀等過程控制4貯存環(huán)境和期限符合不同檔案的要求。5檔案管理過程與企業(yè)文化相

13、符合。會議管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：（1）會議管理的目的目標(biāo)和任務(wù)。（2）外部會議的信息收知、分類、傳達(dá)，批準(zhǔn)參會，會議反饋、批準(zhǔn)落實， 信息收集和過程保存，全程的控制。（3）內(nèi)部固定會議例會的召開類型、形式，參會人員、時間、地點變 化的記錄，會議記錄，落實及效果分析。（4）臨時會議的召開原因、類型、形式，告知方式、會議記錄，落實及效 果分析。5會議管理過程與企業(yè)文化相符合。7、規(guī)章制度控制規(guī)章制度控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：（1）規(guī)章制度控制的目的目標(biāo)和任務(wù)。（2）明確規(guī)章制度監(jiān)督、檢查的責(zé)任部門和第一責(zé)任人。3規(guī)章制度的頒布， 應(yīng)當(dāng)說明發(fā)文部門、批準(zhǔn)人、頒布時間、實施時間、 應(yīng)用范圍和解

14、釋部門等要素，并不得與國家法律、法規(guī)相違背。4規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和現(xiàn)狀的要求，分類明確，內(nèi)容健全。5規(guī)章制度至少應(yīng)當(dāng)包括以下三類：生產(chǎn)經(jīng)營類、行政類、崗位管 理類。其中崗位管理類，應(yīng)當(dāng)明確各崗位人員的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。6規(guī)章制度規(guī)定了獎懲原則和措施。7規(guī)章制度的落實記錄，如獎懲通報、記錄表格等應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、全面、可追 溯。8規(guī)章制度的修改條件、批準(zhǔn)和解釋。9規(guī)章制度控制過程與企業(yè)文化相符合。8、后勤事務(wù)控制后勤事務(wù)控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：1后勤事務(wù)控制的目的目標(biāo)和任務(wù)。 2后勤事務(wù)控制實施、監(jiān)督、檢查等各責(zé)任部門和責(zé)任人。3公共環(huán)境的基礎(chǔ)建設(shè)管理、 配置和管理應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和實際需要，

15、安全、適應(yīng)、美觀。4生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境配置應(yīng)當(dāng)符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，執(zhí)行國家法律、 法規(guī)，符合方便企業(yè)和服務(wù)客戶的原則。5支持性設(shè)施，如：通訊、運輸車輛 、餐飲、娛樂、安保等各環(huán)節(jié) 的規(guī)定、落實規(guī)定和責(zé)任人員等情況。6后勤事務(wù)控制過程與企業(yè)文化相符合。9、公共關(guān)系控制公共關(guān)系控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：1公共關(guān)系控制的目的目標(biāo)和任務(wù)。2公共關(guān)系控制的實施的責(zé)任部門和各環(huán)節(jié)責(zé)任人。3信息控制 , 包括內(nèi)、外部信息，國家有關(guān)本行業(yè)所涉及到的信息，信 息的收集、匯總、分析、反饋、處理等。4對外公關(guān)活動的過程控制，包括與政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、客戶顧客 等公關(guān)活動的開展情況和記錄。5對內(nèi)公關(guān)活動的過程控制，包括部門與部門之間、企業(yè)與職工之間等 公關(guān)協(xié)調(diào)工作的開展情況和記錄。6企業(yè)宣傳公關(guān)策劃活動的實施過程控制，包括各類媒體廣告、產(chǎn)品展 銷會促銷會、對外贊助等過程的記錄和符合企業(yè)文化特性等情況。7公共關(guān)系控制過程與企業(yè)文化相符合。10、管理改良企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況和需要， 不斷對行政管