商務(wù)崗位工作內(nèi)容及合同審批流程

1、第一章：崗位任職說明及崗位職責(zé)第一節(jié)：崗位任職說明 商務(wù)助理、統(tǒng)計(jì)： 學(xué)歷：?？埔陨衔锪鹘y(tǒng)計(jì)類 健康狀況：良好年齡：22以上。 工作經(jīng)驗(yàn)：1年以上工作經(jīng)驗(yàn)基本技能及素質(zhì)：a文字功底好，能獨(dú)立起草各種商務(wù)文檔。b具有一定的組織、計(jì)劃、控制、協(xié)調(diào)能力。c具有一定的人際交往能力。d具有一定的統(tǒng)計(jì)、物流能力。e具有較強(qiáng)的計(jì)算能力和邏輯思維能力。f具有較強(qiáng)的應(yīng)變能力和學(xué)習(xí)能力g熟悉企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度。 商務(wù)助理崗位職責(zé)：1、在部門經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，按照崗位職責(zé)及分工，全面開展商務(wù)工作。2、配合商務(wù)部建立建全崗位職責(zé)、工作流程、作業(yè)表格、管理手冊(cè)、績效考核內(nèi)容。3、負(fù)責(zé)本崗位績效考核體系的實(shí)施，并根據(jù)實(shí)際工作情況

2、對(duì)考核內(nèi)容進(jìn)一步完善。為本部門建全績效考核體系提供資料。4、負(fù)責(zé)實(shí)施公司合同的評(píng)審流程，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。保證相關(guān)職部門項(xiàng)目合同信息流暢，及時(shí)。5、負(fù)責(zé)依據(jù)每日針對(duì)工廠商務(wù)統(tǒng)計(jì)員上報(bào)的日產(chǎn)出量數(shù)據(jù)更新每月產(chǎn)、出量報(bào)表，并核算出當(dāng)月產(chǎn)值、合同供貨額并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。 6、負(fù)責(zé)已簽訂合同的整理、分類、歸檔。保證商務(wù)中心能夠及時(shí)查閱項(xiàng)目合同。7、負(fù)責(zé)建立建全項(xiàng)目合同電子信息合同匯總信息，將合同條款及款項(xiàng)執(zhí)行情況錄入電腦并做好保密處理。8、負(fù)責(zé)有效合同的下發(fā)，保證公司和工廠、財(cái)務(wù)部、配送中心、本部門合同信息管理、本部門經(jīng)理有完整項(xiàng)目合同信息。9、負(fù)責(zé)按有效項(xiàng)目合同下發(fā)產(chǎn)品生產(chǎn)任務(wù)單訂單至公司，保證訂單下發(fā)

3、及時(shí)、內(nèi)容準(zhǔn)確。10、負(fù)責(zé)公司當(dāng)月銷售業(yè)績及回款的報(bào)表編制、校正、上報(bào)。保證上報(bào)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。11、負(fù)責(zé)依據(jù)有效合同信息、合同產(chǎn)值、執(zhí)行貨款等綜合信息，按子公司相關(guān)銷售負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理的要求開票明細(xì)表，提交開票信息申請(qǐng)表于部門經(jīng)理簽批。12、負(fù)責(zé)將已簽批開票信息申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部，并將財(cái)務(wù)結(jié)算中心開據(jù)的稅務(wù)發(fā)票交至相關(guān)銷售負(fù)責(zé)人或是客戶處，保證客戶的簽收。13、負(fù)責(zé)依據(jù)回款情況、合同產(chǎn)值、執(zhí)行貨款等信息，及時(shí)與公司相關(guān)銷售負(fù)責(zé)人聯(lián)系，做好清欠款工作。14、負(fù)責(zé)配合公司營銷人員針對(duì)項(xiàng)目合同簽訂過程中所需的企業(yè)資格資料的整理、匯總、發(fā)放。保證銷售人員及時(shí)簽訂合同。15、負(fù)責(zé)更新年度公司銷售人員營銷

4、業(yè)績及個(gè)人銷售欠款信息。保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或營銷人員隨時(shí)對(duì)銷售動(dòng)態(tài)的查閱。16、完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作。工廠統(tǒng)計(jì)專員崗位職責(zé)1、 負(fù)責(zé)工廠周報(bào)的收集、審核、錄入工作，保證現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的備案； 2、負(fù)責(zé)合同總量耗損率的產(chǎn)量控制，負(fù)責(zé)報(bào)廢品的統(tǒng)計(jì)、上報(bào)。3、負(fù)責(zé)在日常工作中進(jìn)行及時(shí)有效的溝通、協(xié)調(diào)，監(jiān)督，上報(bào)公司及部門各項(xiàng)工作安排部署及重要會(huì)議精神；4、負(fù)責(zé)已簽訂合同的整理、分類、歸檔。保證工廠處能夠及時(shí)查閱合同。 5、定期錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，核實(shí)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。6、負(fù)責(zé)當(dāng)月月盤點(diǎn)表的收集及單據(jù)郵寄的跟蹤等相關(guān)事宜，及時(shí)審核盤點(diǎn)表的標(biāo)準(zhǔn)性并 反饋給公司商務(wù)以便及時(shí)更改；7

5、、積極配合同事工作，完成上級(jí)交辦的其他任務(wù)。；第一節(jié) 合同評(píng)審管理流程文件1 總則1.1 合同評(píng)審的意義：在項(xiàng)目合同簽訂前和簽訂過程中對(duì)合同涉及的有關(guān)要素進(jìn)行評(píng)判、審核，在確保公司利益的前提下，保證合同各項(xiàng)條款信息互通。1.2 合同評(píng)審要素：合同、產(chǎn)品類型、型號(hào)、工程量、價(jià)格條款、顧客信譽(yù)度、資金保證、技術(shù)條件、供貨周期、機(jī)器工裝配置等。2 評(píng)審流程：2.1 合同提前評(píng)審前期：市場(chǎng)營銷根據(jù)公司利潤目標(biāo)，在年初制定各類產(chǎn)品的銷售價(jià)格，發(fā)放給相關(guān)人員，銷售人員簽訂合同時(shí)在價(jià)格底線以上有自主權(quán)，同時(shí)向上級(jí)主管備案；低于價(jià)格底線的向上級(jí)主管申請(qǐng)，市場(chǎng)營銷經(jīng)理在合同評(píng)審中在銷售價(jià)格和付款方式付款方式按比

6、例由區(qū)域經(jīng)理定上具有決定權(quán)，必須簽署意見如人不在應(yīng) 確認(rèn)后補(bǔ)簽，超出權(quán)限上報(bào)總經(jīng)理或執(zhí)行董事；項(xiàng)目合同供貨型號(hào)、配送、工廠有建議權(quán)；商務(wù)部門有合同評(píng)審流程執(zhí)行權(quán)。執(zhí)行人：商務(wù)助理要求：依據(jù)項(xiàng)目合同逐一填寫合同評(píng)審表，內(nèi)容與合同一致。2.2 合同評(píng)審流程執(zhí)行：2.2.1商務(wù)部評(píng)審內(nèi)容：合同在簽訂前由市場(chǎng)營銷相應(yīng)合同負(fù)責(zé)人將已進(jìn)入后期談判的合同交于商務(wù)部合同信息部，由合同信息部助理按合同條款編制合同評(píng)審表提交總經(jīng)理。商務(wù)助理針對(duì)合同條款內(nèi)的產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、供貨時(shí)間進(jìn)行評(píng)審。部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，總經(jīng)理簽字。確認(rèn)后執(zhí)行下一步操作步驟。2.2.2 配送中心評(píng)審內(nèi)容： 配送中心針對(duì)合同條款中的產(chǎn)品類型、數(shù)量

7、、供貨周期來制定設(shè)備、工裝、原材料、工廠開工生產(chǎn)所屬的各類零星材料及工具的配送到位，保證工廠部的工期要求。部門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理簽字確認(rèn)后交商務(wù)合同助理執(zhí)行下一步操作步驟。2.2.3 工廠評(píng)審內(nèi)容： 針對(duì)合同條款中的供貨周期、生產(chǎn)地點(diǎn)、產(chǎn)品類型、技術(shù)要求等進(jìn)行評(píng)審。并對(duì)不符合公司相關(guān)條件的合同條款提出更改意見。部門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理簽字確認(rèn)。確認(rèn)后交商務(wù)合同助理執(zhí)行下一步操作步驟。2.2.4 財(cái)務(wù)部評(píng)審內(nèi)容： 財(cái)務(wù)部針對(duì)合同條款中的價(jià)格、付款方式、客戶信譽(yù)度等進(jìn)行評(píng)審。并對(duì)不符合公司相關(guān)條件的合同條款提出更改意見。部門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理簽字確認(rèn)后交商務(wù)部合同助理執(zhí)行下一步操作步驟。2.2.5 營銷總

8、監(jiān)評(píng)審內(nèi)容： 營銷總監(jiān)針對(duì)各部門提出的合同更改意見，與合同簽訂負(fù)責(zé)人再次確認(rèn)合同條款，如必須更改的合同條款將要求銷售負(fù)責(zé)人再次與客戶進(jìn)行商務(wù)條款的談判。如無需更改的合同條款可簽字通過，交于總經(jīng)理最終評(píng)審。部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。確認(rèn)后交商務(wù)部合同助理執(zhí)行下一步操作步驟。2.2.6 總經(jīng)理評(píng)審內(nèi)容：總經(jīng)理依據(jù)各職能部門所評(píng)審意見，綜合各項(xiàng)合同條款進(jìn)行最終評(píng)審簽字確認(rèn)。3 合同評(píng)審流程結(jié)束： 商務(wù)部合同信息部助理將各相關(guān)部門合同更改意見反饋至銷售訂單負(fù)責(zé)人，由銷售訂單負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行條款更改。本部門重新進(jìn)行合同評(píng)審流程。 商務(wù)部合同信息部助理將已通過的合同評(píng)審表與合同一同交于總經(jīng)理，并加蓋合同專用

9、章通過評(píng)審。將通過評(píng)審的合同進(jìn)入合同執(zhí)行管理制度。注：如合同評(píng)審?fù)ㄟ^，由商務(wù)助理發(fā)放合同編號(hào)并備案。第二節(jié) 項(xiàng)目訂單管理流程文件1 項(xiàng)目訂單管理前期： 須公司商務(wù)助理下發(fā)的 生產(chǎn)任務(wù)單、需附有新建工廠的圖紙、工程量表 有效合同、并依照工作流程匯總工程總量、工期、原材料、物流相關(guān)訂單信息。執(zhí)行人：商務(wù)助理要求：有效合同按產(chǎn)品分類，由商務(wù)助理依據(jù)產(chǎn)品類型將生產(chǎn)訂單下發(fā)至工廠統(tǒng)計(jì)員處，工廠統(tǒng)計(jì)員對(duì)廠長制定的生產(chǎn)計(jì)劃具體實(shí)施進(jìn)度采集的數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)。2 訂單下發(fā)流程：2.1 商務(wù)助理收到客戶回寄的合同時(shí)按產(chǎn)品分類編制 生產(chǎn)任務(wù)單，需附有新建工廠的圖紙、由部門總經(jīng)理簽字后交至工廠處，記錄訂單回執(zhí)情況并催促工程

10、管理處明確生產(chǎn)工廠部。3 訂單執(zhí)行流程：執(zhí)行人：商務(wù)助理、工廠統(tǒng)計(jì)員要求：工廠統(tǒng)計(jì)員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上報(bào)公司各類數(shù)據(jù)信息、機(jī)關(guān)隨時(shí)能夠掌握回款情況。3.1 商務(wù)助理需與工廠統(tǒng)計(jì)員確認(rèn) 生產(chǎn)任務(wù)單簽收情況。3.2 工廠統(tǒng)計(jì)員在接收商務(wù)助理下發(fā)的訂單后交至工廠廠長處。協(xié)調(diào)工廠廠長或工廠主管制定生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃，并監(jiān)督落實(shí)。3.3 工廠統(tǒng)計(jì)員每日跟蹤工人生產(chǎn)落實(shí)情況，并在當(dāng)日將各工人的產(chǎn)量分別記錄書面臺(tái)賬。并在當(dāng)日錄入機(jī)算機(jī)的原始數(shù)據(jù)庫內(nèi)。3.4 工廠統(tǒng)計(jì)員在次日早9點(diǎn)前將生產(chǎn)數(shù)據(jù)、工廠生產(chǎn)狀態(tài)、急需解決問題一并上報(bào)至商務(wù)助理處。3.5 商務(wù)助理收到上報(bào)數(shù)據(jù)后在4小時(shí)內(nèi)將各原始數(shù)據(jù)庫更新。并在當(dāng)日發(fā)至總經(jīng)理

11、，部門主管審核無誤3.6 工廠統(tǒng)計(jì)員每月20日依據(jù)原始數(shù)據(jù)庫更新當(dāng)月產(chǎn)值、出貨額，并在22日前將生產(chǎn)發(fā)貨庫存明細(xì)表發(fā)至部門總經(jīng)理處。3.7工廠統(tǒng)計(jì)員在工廠定期配合工廠經(jīng)理辦計(jì)價(jià)，并在48小時(shí)內(nèi)提供驗(yàn)工計(jì)價(jià)所需的各類數(shù)據(jù)，并保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.8 商務(wù)助理隨時(shí)更新各類數(shù)據(jù)庫，便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)關(guān)于工廠情況的質(zhì)詢。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在提出質(zhì)詢時(shí)，商務(wù)助理將在8小時(shí)內(nèi)上報(bào)相關(guān)數(shù)據(jù)。3.9工廠部產(chǎn)品全部生產(chǎn)結(jié)束后，工廠統(tǒng)計(jì)員將全部產(chǎn)量按月與產(chǎn)成品助理進(jìn)行核對(duì)盤點(diǎn)并核算總產(chǎn)值。第三節(jié) 合同管理流程文件1 總則1.1 合同執(zhí)行的意義：及時(shí)、有效的將項(xiàng)目合同下發(fā)并順利執(zhí)行。1.2 合同執(zhí)行要素：有效合同原件、有效合同

12、復(fù)印件、 生產(chǎn)任務(wù)單并附有現(xiàn)有的圖紙和工程量表簡(jiǎn)稱訂單、產(chǎn)品類型分類、產(chǎn)值、清欠款。2 合同下發(fā)流程：2.1合同下發(fā)前期： 商務(wù)部助理需按合同原件分別復(fù)印后下發(fā)至相關(guān)部門，合同下發(fā)簽收記錄簿。 執(zhí)行人：合同信息部助理要求：合同附件需有新建工廠的圖紙、工程量表 2.2 工廠合同下發(fā)流程：2.2.1工廠商務(wù)助理將有效合同原件及復(fù)印件各1份。 原件交財(cái)務(wù)部并簽收，復(fù)印件1份商務(wù)助理簽收。2.2.2 商務(wù)助理根據(jù)合同執(zhí)行情況將新建工廠部的相關(guān)信息如工程量、工期、場(chǎng)地要求報(bào)工廠部負(fù)責(zé)人簽收。3 有效合同錄入流程：執(zhí)行人：商務(wù)部助理要求：有效合同下發(fā)后將合同條款逐一錄入合同信息匯總文件。3.1 有效合同錄

13、入內(nèi)容：按合同編號(hào)、簽訂日期、執(zhí)行工廠部、工廠名稱、合同單位、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、價(jià)格、付款方式、甲供原材料、開票日期、開票金額、收款日期、收款金額、負(fù)責(zé)人、歸屬區(qū)域、合同類型按以上要求將有效合同逐一錄入歸檔。第四節(jié) 營銷文件管理流程文件：1 總則1.1 銷售信息管理的意義：匯總各類銷售信息，提供分析資料，為公司制定下一步營銷方案提供依據(jù)。1.2 銷售信息管理要素：銷售業(yè)績、產(chǎn)品銷售金額、開票信息、回款信息。2 銷售業(yè)績信息管理： 執(zhí)行人：商務(wù)部助理要求：及時(shí)將有效合同錄入合同匯總信息表，按有效合同統(tǒng)計(jì)當(dāng)月銷售額、當(dāng)月回款、及時(shí)更新銷售業(yè)績及欠款明細(xì)表。2.1.1 商務(wù)助理收到有效合同后，2日內(nèi)更

14、新當(dāng)月銷售業(yè)績表、年度個(gè)人銷售業(yè)績匯總表。2.2.2 商務(wù)部助理在收到財(cái)務(wù)部提供的回款信息后，30分鐘內(nèi)更新合同匯總信息表，2日內(nèi)更新當(dāng)月回款統(tǒng)計(jì)表、年度個(gè)人欠款匯總表。2.2.3 商務(wù)助理在收到銷售人員上報(bào)回款信息時(shí)，須與財(cái)務(wù)部核實(shí)貨款入賬后方可更新合同匯總信息表、當(dāng)月回款統(tǒng)計(jì)表、年度個(gè)人欠款匯總表。2.2.4 商務(wù)助理依照銷售人員、工廠經(jīng)理要求參照有效合同，對(duì)已開票金額及供貨情況核對(duì)后開具開票聯(lián)系單并與開票申請(qǐng)人確認(rèn)，部門經(jīng)理，總經(jīng)理簽字后并交財(cái)務(wù)部開票。2.2.5 財(cái)務(wù)部發(fā)票開出后交商務(wù)助理，由商務(wù)部助理寄往客戶處，并在3日后與客戶確認(rèn)發(fā)票去向。2.2.6 商務(wù)助理按季、年統(tǒng)計(jì)各類產(chǎn)品銷

15、售量、分析各類產(chǎn)品占總銷售額的百分率。2.2.7 各相關(guān)職能部門調(diào)閱有關(guān)營銷文件，如銷售合同、工廠數(shù)據(jù)、回款情況除本人的信息需部門總經(jīng)理同意后由商務(wù)助理文件下發(fā)，查閱部門及個(gè)人簽字確認(rèn)。工廠出貨管理流程：1 總則1.1 工廠出貨的意義：按合同條款出具送貨單并要求客戶簽字確認(rèn)，便于今后賬目核對(duì)及清欠款。1.2 工廠出貨要素： 出貨額、客戶出貨明細(xì)表、回款、出貨限制。2 工廠出貨前期： 工廠合同出貨應(yīng)依據(jù)回款情況隨時(shí)控制出貨進(jìn)度，工廠統(tǒng)計(jì)員必須了解合同條款及掌握回款情況。執(zhí)行人：商務(wù)部助理、工廠統(tǒng)計(jì)員、部門經(jīng)理要求：工廠統(tǒng)計(jì)員掌握每份合同回款情況，掌握并提醒工廠經(jīng)理制定合理出貨計(jì)劃。第五節(jié) 產(chǎn)品出

16、入庫管理規(guī)定總 則1.1為標(biāo)準(zhǔn)工廠產(chǎn)成品出、入庫流程，強(qiáng)化工廠商務(wù)管理和控制工作，消除出、入庫中單據(jù)缺失、入庫主體不明確、賬物不符等現(xiàn)象，特制定本規(guī)定。1.2本規(guī)定對(duì)產(chǎn)成品入庫前、后的保管主體責(zé)任進(jìn)行了界定；對(duì)產(chǎn)成品出、入庫手續(xù)辦理規(guī)定了明確的流程；1.3本規(guī)定適用于公司所屬工廠產(chǎn)成品出、入庫的管理與控制，各控股公司、子公司工廠參照本方法執(zhí)行。2 工廠管理職能責(zé)任界定2.1工廠統(tǒng)計(jì)員：與工人一起對(duì)產(chǎn)成品進(jìn)行清點(diǎn)，同工廠負(fù)責(zé)人辦理入庫交接手續(xù)；對(duì)入庫產(chǎn)成品進(jìn)行賬務(wù)處理工作；辦理提貨出庫手續(xù)，保管工廠已開具的產(chǎn)成品出、入庫單據(jù)。2.2工廠小組：負(fù)責(zé)對(duì)鋼材加工，新產(chǎn)品研發(fā)。2.3工廠財(cái)務(wù)：負(fù)責(zé)工廠部

17、賬務(wù)的核對(duì)與款項(xiàng)的支付。2.4工廠廠長小組主管：對(duì)工廠產(chǎn)成品出、入庫全過程負(fù)有監(jiān)督和管理責(zé)任；協(xié)調(diào)工廠小組及時(shí)解決出、入庫交接中出現(xiàn)的分歧。3 產(chǎn)成品入庫流程3.1工廠統(tǒng)計(jì)員會(huì)同工廠負(fù)責(zé)人對(duì)合格產(chǎn)成品數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)，填寫產(chǎn)成品入庫單，同負(fù)責(zé)人四方簽字確認(rèn)；3.2工廠商務(wù)統(tǒng)計(jì)員開具產(chǎn)成品入庫單建立臺(tái)帳，存根由工廠統(tǒng)計(jì)保管；3.3 工廠統(tǒng)計(jì)員會(huì)同工廠工人負(fù)責(zé)人對(duì)不合格產(chǎn)品進(jìn)行確認(rèn)，填寫廢品統(tǒng)計(jì)表，會(huì)同主管三方簽字確認(rèn)。4、相關(guān)規(guī)定4.1產(chǎn)成品入庫前的管理4.1.1設(shè)置專用產(chǎn)成品管理區(qū)域，用于產(chǎn)成品的保管和存放;4.1.2產(chǎn)成品的入庫交接工作由工廠商務(wù)負(fù)責(zé)牽頭辦理;4.1.3工廠負(fù)責(zé)在產(chǎn)品入庫交接前對(duì)產(chǎn)成品進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)把關(guān);4.2產(chǎn)成品的入庫管理4.2.1入庫時(shí)間為當(dāng)天工廠部生產(chǎn)結(jié)束后進(jìn)行;4.2.2產(chǎn)成品入庫時(shí)，工廠統(tǒng)計(jì)，工人負(fù)責(zé)人對(duì)產(chǎn)成品入庫單開具數(shù)據(jù)核對(duì)無誤后，由主管、統(tǒng)計(jì)員及工廠負(fù)責(zé)人在產(chǎn)成品入庫單上簽字；4.2.3入庫產(chǎn)品均由負(fù)責(zé)人鑒定的合格產(chǎn)品；對(duì)不合格產(chǎn)品，與工人負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，工廠統(tǒng)計(jì)員記錄報(bào)廢量。如部分破損產(chǎn)品由質(zhì)檢員認(rèn)定可修補(bǔ)后使用，亦