辦公室管理作業(yè)

1、辦 公 室 管 理 作 業(yè) 1 （ 第一、第二章 ）一、單項(xiàng)選擇題1 .級(jí)別高的辦公室一般稱(chēng)為（B.辦公廳）。2中央機(jī)關(guān)分別采用分理制和綜理制設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)，其辦公廳（室）屬于分理制的是（D.國(guó)務(wù)院）。3 .辦公室的核心功能是（A、塑造出組織文化及價(jià)值觀(guān)）。4 .辦公室的本質(zhì)屬性是（C .服務(wù)性）。5 .辦公室工作的第一要義是（A、服務(wù)）。6.常用辦公用品中屬于辦公文具的是 （A、中性筆）。7 .發(fā)放辦公用品的人員要求是（D .發(fā)放人員要提醒使用部門(mén)和人員節(jié)約辦公用品）。8 .辦公用品庫(kù)存管理中的再訂貨量是指（C、判定需要訂購(gòu)新的辦公用品的庫(kù)存余額）。9. 正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商不必考慮

2、的因素是（B .名牌和高檔）。10 .有權(quán)對(duì)政府采購(gòu)合同進(jìn)行監(jiān)督和管理的是（A、國(guó)家級(jí)或省部級(jí)財(cái)政部門(mén)）。二、判斷題1 .任何辦公室，都是指的單位里的綜合辦事機(jī)構(gòu)。（V）2 .省政府的辦公廳比其他廳的行政級(jí)別要高。（X ）3. 信息調(diào)研是辦公室的一項(xiàng)具體職能。（V）4. 辦公室的工作具有綜合性特點(diǎn)。（V）5. 辦公室管理要嚴(yán)格按既定條條框框辦事，不能引用彈性原理。（X ）6. 發(fā)放辦公用品的時(shí)候，不需要對(duì)用品庫(kù)存進(jìn)行記錄。(X)7 .辦公電話(huà)應(yīng)定期檢查并核對(duì)電話(huà)賬單以控制幵銷(xiāo)。(V)8. 辦公用品的最大庫(kù)存量是指?jìng)}庫(kù)最多能容納的數(shù)量。( X)9. 辦公用品的庫(kù)存管理和監(jiān)督中，出貨卡即是申請(qǐng)領(lǐng)用

3、單。( V)10. 辦公設(shè)備使用權(quán)的獲取只能是通過(guò)購(gòu)買(mǎi)。(V)三、簡(jiǎn)答題1. 簡(jiǎn)答辦公室的主要特點(diǎn)。答：(1)輔助性；(2)綜合性；(3)服務(wù)性。2. 談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。答：能夠正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，替領(lǐng)導(dǎo)過(guò)濾重要的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上， “謀” 到關(guān)鍵處，注重諫言技巧；學(xué)會(huì)把握職場(chǎng)環(huán)境的運(yùn)作方法，一是個(gè)性與共性協(xié)調(diào) 統(tǒng)一，二是朦朧與含蓄的工作技巧相結(jié)合。3. 簡(jiǎn)述辦公設(shè)備使用規(guī)范。(1) 必須明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說(shuō)明書(shū)的要求進(jìn)行操作。(2) 必須明確專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)的專(zhuān)管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非是配置給個(gè)人專(zhuān)用或指定公用的辦

4、公設(shè)備。(3) 注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。(4) 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。 辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為 5C至35C，相對(duì)濕度為20%至85%，濕度過(guò)低時(shí)需用加濕器，濕度過(guò)高時(shí)需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備 5 米左右的有效影響 距離內(nèi)。(6) 如果辦公設(shè)備不處于工作狀態(tài)，應(yīng)及時(shí)切斷電源。(7) 使用電腦時(shí)要做到： 不要讓陽(yáng)光直射電腦， 以免機(jī)殼老化； 不要隨意放置茶水， 以免碰翻杯子弄濕電腦，造成短路；不要在開(kāi)機(jī)狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞 接口；不要在軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器工作指示燈亮著的時(shí)候抽取其中的軟盤(pán)；不要在運(yùn)行程 序還沒(méi)有回到DOS指示的

5、情況下匆匆關(guān)機(jī)；不要使用來(lái)歷不明的軟件，防止病毒 侵入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對(duì)電腦進(jìn)行保護(hù)性殺毒；不要 在病毒入侵時(shí)使用電腦，除非有特殊的自我防護(hù)措施；不要自己隨意處理電腦硬 件故障；不要將電腦交給非專(zhuān)業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。4簡(jiǎn)述在儲(chǔ)藏間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的注意事項(xiàng)。 儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，確保安全。 儲(chǔ)藏間需要的面積取決于單位面積的大小。 在儲(chǔ)藏間或物品柜放置物品時(shí)，必須清楚地加標(biāo)簽，以便迅速找到物品和標(biāo)明 新物品應(yīng)放置的地方；新物品置于舊物品的下面或后面；先來(lái)的物品先發(fā)出去， 體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險(xiǎn)，小的物品、常用的物品應(yīng)放 在前面，易于找尋和

6、領(lǐng)?。晦k公耗材和打印機(jī)用品，必須保存在安全的地方，以 便在需要時(shí)能輕松找到。 儲(chǔ)藏辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。 辦公用品應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。 訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。作業(yè) 2 ( 第三、第四章 )一、設(shè)計(jì)題 (本題 50 分)調(diào)研工作大體上可分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和完成階段，請(qǐng)對(duì)調(diào)研 工作的三個(gè)階段進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)。1調(diào)研工作的準(zhǔn)備階段(1) 準(zhǔn)備調(diào)研內(nèi)容： 確定調(diào)研課題：領(lǐng)導(dǎo)提出、有關(guān)部門(mén)確定、調(diào)查者自選。 選題要求：既要注重現(xiàn)實(shí)意義，又要具有前瞻性；既要注重領(lǐng)導(dǎo)和群眾關(guān)注

7、的 當(dāng)前工作和社會(huì)生活中的重點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，又要注重易被公眾忽略而又十 分重要的冷門(mén)問(wèn)題。 選題原則：價(jià)值原則、可行原則、適量原則、新穎原則。(2) 調(diào)研課題的審定： 一般調(diào)研課題由機(jī)關(guān)單位或者授權(quán)調(diào)研部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)；重點(diǎn)調(diào)研課題可以 采取申報(bào)、委托或招標(biāo)等形式，經(jīng)專(zhuān)家評(píng)審、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)來(lái)確定。(3) 成立調(diào)研小組，確定調(diào)研人員：成立調(diào)研小組時(shí)要考慮的因素包括，成員應(yīng)具備良好的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)；有調(diào) 研需要的專(zhuān)業(yè)能力或?qū)＜页蓡T；有豐富的調(diào)研經(jīng)驗(yàn)；注意新老搭配，以便成員相 互取長(zhǎng)補(bǔ)短；少而精，避免人浮于事。(4) 調(diào)研任務(wù)前的準(zhǔn)備工作：學(xué)習(xí)和掌握與課題相關(guān)的黨和國(guó)家的方針、政策、規(guī)定等；查閱與課

8、題相關(guān) 的研究成果和文獻(xiàn)資料；學(xué)習(xí)與課題相關(guān)的自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)；了解與課 題相關(guān)的背景資料。(5) 明確調(diào)研各階段的任務(wù)和要求： 調(diào)研的初期，要求明確調(diào)研對(duì)象的性質(zhì)和發(fā)展方向。 調(diào)研的成長(zhǎng)期，應(yīng)當(dāng)明確如何使調(diào)研對(duì)象進(jìn)一步發(fā)展，主要是理清思路、擺明 措施。 調(diào)研的成熟期，應(yīng)當(dāng)講清楚如何使事物進(jìn)一步完善提高。 調(diào)研的末期，擬定調(diào)研提綱。調(diào)研提綱的內(nèi)容，主要包括調(diào)研的目的要求，調(diào) 研的對(duì)象、范圍和方式方法，調(diào)研的時(shí)間、步驟和過(guò)程，調(diào)研的人員組織與注意 事項(xiàng)，調(diào)研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算等。調(diào)研提綱分為全面調(diào)研提綱和內(nèi)容調(diào)研提綱。2調(diào)研工作的實(shí)施階段 實(shí)施階段是調(diào)研工作的中心階段。其實(shí)施步驟為：確定調(diào)查方法，

9、搜集、整 理調(diào)研材料，綜合分析調(diào)研材料。(1) 調(diào)查方法主要包括全面調(diào)查法、重點(diǎn)調(diào)查法、典型調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、問(wèn)卷 調(diào)查法、觀(guān)察法、試點(diǎn)調(diào)查法、 開(kāi)會(huì)調(diào)查法、 訪(fǎng)談法、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法、 BS(Bran-storming 頭腦風(fēng)暴 ) 法、專(zhuān)家調(diào)查法、哥頓法等。(2) 搜集、整理調(diào)研材料，要求全面、系統(tǒng)、豐富、充分、多多益善。(3) 認(rèn)真分析調(diào)研材料，綜合提煉調(diào)研成果。 3調(diào)研工作的完成階段本階段的主要工作是撰寫(xiě)調(diào)研報(bào)告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫(xiě)提 綱、按綱寫(xiě)作、修改定稿五個(gè)步驟。(1) 確定主題：主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。(2) 選用材料：材料要具有典型性、生動(dòng)性、新穎性

10、、多樣性和準(zhǔn)確性等特點(diǎn)。(3) 擬寫(xiě)提綱：注意觀(guān)點(diǎn)和材料、大綱和細(xì)目的統(tǒng)一。(4) 按綱寫(xiě)作：如表所示調(diào)研報(bào)告版面結(jié)構(gòu)模式標(biāo)題分單標(biāo)題和雙標(biāo)題（即正副題）剛目也叫導(dǎo)語(yǔ)，介紹調(diào)研目的，原因、時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象范圍、調(diào)查方法等正文正文開(kāi)頭有開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、結(jié)論先行、提出問(wèn)題等方式，論述結(jié)構(gòu)有縱式、橫式、縱橫 式等結(jié)尾概括全文，形成結(jié)論，提出看法和建議附件包括數(shù)據(jù)匯總表、原始資料、背景材料、必要的工作技術(shù)報(bào)告等調(diào)研時(shí)間（略）（5）修改定稿：檢查所用資料是否有誤、觀(guān)點(diǎn)是否明確、語(yǔ)言是否流暢、有無(wú)錯(cuò)別 字、標(biāo)點(diǎn)使用準(zhǔn)確與否等。二、案例分析題辦公室的李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得千干凈 凈、有

11、條不紊，同時(shí)她也主動(dòng)清潔整理自己常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、飲水機(jī)、檔 案柜、公用書(shū)架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺(tái)，廢紙桶滿(mǎn) 了沒(méi)人倒，都及時(shí)做些清潔整理工作，以維護(hù)辦公環(huán)境的整潔。秘書(shū)小王每天都認(rèn)真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書(shū) 器、文件夾以及專(zhuān)用電話(huà)等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊, 從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護(hù)公用區(qū)域，也 常將公用資源如電話(huà)號(hào)碼本、打孔機(jī)、檔案夾等鎖進(jìn)自己的辦公桌，使別人找不 到。辦公室的小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺(tái)布滿(mǎn)灰塵，辦公桌上堆得滿(mǎn)滿(mǎn)當(dāng) 當(dāng)，電腦鍵盤(pán)污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，

12、每日常用的“訪(fǎng)客接待本” 也總是找不到。自己的辦公桌都沒(méi)有管理清楚，更無(wú)暇顧及他處。你怎樣評(píng)價(jià)這三位工作人員的行為 ？答：通過(guò)上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對(duì)組織的形象和績(jī)效產(chǎn)生一定的影響。一個(gè)良好的工作環(huán)境，有利于組織的對(duì)外形象塑造，有 利于提高秘書(shū)的工作效率。作業(yè)3 （第五、第六章）一、單項(xiàng)選擇題1. 下面屬于文書(shū)的是（A、書(shū)信）。2 在公文行文中，下級(jí)向上級(jí)行文時(shí)，錯(cuò)誤的是（C、抄送下級(jí)機(jī)關(guān)）。3. 公文寫(xiě)作的規(guī)范要求（C .具有規(guī)范體式，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn) ）。4. 向上級(jí)做請(qǐng)示時(shí)，下面哪個(gè)做法不妥 （C、地級(jí)市政府越過(guò)省政府直接向國(guó)務(wù)院 行文請(qǐng)示）。5. 意向書(shū)的特

13、點(diǎn)不包括（C、約束性）。6. 在辦理發(fā)文時(shí)，經(jīng)復(fù)核，對(duì)于不符合要求的公文應(yīng)該（B .退交起草部門(mén)補(bǔ)充或 修正）。7. 在收文過(guò)程中，可以由辦公室人員啟封的信件是（D、公幵出版的雜志的贈(zèng)閱信 件）。8. “四分四注意”立卷方法不包括（D、分紙型）。9. 電子公文的屬性是（C .具有規(guī)范格式）。10. 電子公文的處理（C.可以印制成紙質(zhì)文件分發(fā)處理 ）。二、判斷題1. 狹義的文件即指公文。（V）2 .公文行文時(shí)越級(jí)行文是普遍現(xiàn)象。（X）3 辦文能力就是指寫(xiě)文能力。（X ）4.意向書(shū)簡(jiǎn)單而言就是傳遞意向的文書(shū)。（V）6.上行發(fā)文的主送機(jī)關(guān)必須為上級(jí)機(jī)關(guān)，而不是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。(V)7收文時(shí)應(yīng)逐件清點(diǎn)，

14、并以簽字或蓋章的方式簽收。(V)8. 檔案保管期限就是對(duì)檔案劃定的存留年限， 它與檔案本身的價(jià)值大小無(wú)關(guān)。(X )9. 檔案庫(kù)房要堅(jiān)固、安全、專(zhuān)用，適宜保管檔案，和閱覽室、辦公室實(shí)行三分開(kāi)。(V)10. 電子文檔不存在銷(xiāo)毀問(wèn)題。 ( X )三、簡(jiǎn)答題1. 簡(jiǎn)要回答公文寫(xiě)作的五部曲。第一步，公文說(shuō)什么，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖；第二步，領(lǐng)悟核心思想，站在領(lǐng)導(dǎo)角度 考慮問(wèn)題；第三步，內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的，關(guān)鍵把握常用思維方法；第四 步，內(nèi)容是怎么表達(dá)的，關(guān)鍵是牢記擬寫(xiě)公文的要素及要求；第五步，符合國(guó)家 公文格式標(biāo)準(zhǔn)。2. 簡(jiǎn)要回答起草請(qǐng)示的“五步棋” 。(1) 因?yàn)槭裁凑?qǐng)示對(duì)于原因、目的的說(shuō)明。 (2)

15、請(qǐng)示什么問(wèn)題提出請(qǐng)示 的主題內(nèi)容。 (3) 怎樣解決問(wèn)題提出解決問(wèn)題的建議或方案。 (4) 請(qǐng)求上級(jí)回 復(fù)結(jié)尾用語(yǔ)的使用。 (5) 有無(wú)附件需要說(shuō)明根據(jù)需要確定附件的使用與 否。3. 簡(jiǎn)述公文校對(duì)工作要求。公文校對(duì)工作要求：校正、補(bǔ)充一切與定稿不符的文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、圖表、格 式等；解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問(wèn)題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁(yè)碼 編排問(wèn)題；進(jìn)一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或撰稿人處理；需要使用標(biāo)準(zhǔn)校對(duì)符號(hào)；對(duì)于重要的或者大量印制的公文，應(yīng)實(shí)施三校、四 校，以確保公文的正本不出差錯(cuò)。4. 簡(jiǎn)答電子公文處理過(guò)程的五個(gè)環(huán)節(jié)。（1）創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。（

16、2）辦理：通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。（3）交換：按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞。（4）歸檔：依據(jù)國(guó)家或本部門(mén)檔案管理規(guī)定對(duì)辦理完畢后的電子公文予以存儲(chǔ)。（5）銷(xiāo)毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲(chǔ)介質(zhì)上物理刪除。作業(yè)4 （第七、第八章）一、填空題常用禮貌用語(yǔ)七字訣與人相見(jiàn)說(shuō)（您好）問(wèn)人姓氏說(shuō)“貴姓”問(wèn)人住址說(shuō)（府上）仰慕已久說(shuō)“久仰”長(zhǎng)期未見(jiàn)說(shuō)（久違）求人幫忙說(shuō)（勞駕）向人詢(xún)問(wèn)說(shuō)（請(qǐng)問(wèn)）請(qǐng)人協(xié)助說(shuō)“費(fèi)心”請(qǐng)人解答說(shuō)“請(qǐng)教”求人辦事說(shuō)“拜托”麻煩別人說(shuō)“打擾”求人方便說(shuō)“借光”請(qǐng)改文章說(shuō)（斧正）接受好意說(shuō)“領(lǐng)情”求人指點(diǎn)說(shuō)“賜教”得人幫助說(shuō)（謝謝）祝人健康說(shuō)“保重”向人祝賀

17、說(shuō)（恭喜）老人年齡說(shuō)“高壽”身體不適說(shuō)（欠安）看望別人說(shuō)“拜訪(fǎng)”請(qǐng)人接受說(shuō)（笑納）送人照片說(shuō)“惠存”歡迎購(gòu)買(mǎi)說(shuō)“惠顧”希望照顧說(shuō)“關(guān)照”贊人見(jiàn)解說(shuō)（高見(jiàn)）歸還物品說(shuō)“奉還”請(qǐng)人赴約說(shuō)（賞光）對(duì)方來(lái)信說(shuō)“惠書(shū)”自己住家說(shuō)（寒舍）需要考慮說(shuō)（斟酌）無(wú)法滿(mǎn)足說(shuō)“抱歉”請(qǐng)人諒解說(shuō)（包涵）言行不妥“對(duì)不起”慰問(wèn)他人說(shuō)“辛苦”迎接客人說(shuō)“歡迎”賓客來(lái)到說(shuō)“光臨”等候別人說(shuō)(恭候)沒(méi)能迎接說(shuō)(失迎)客人人座說(shuō)(請(qǐng)坐)陪伴朋友說(shuō)“奉陪”臨分別時(shí)說(shuō)“再見(jiàn)”中途先走說(shuō)(失陪)請(qǐng)人勿送說(shuō)(留步)送人遠(yuǎn)行說(shuō)“、平 安”二、簡(jiǎn)答題1. 簡(jiǎn)述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素包括：社會(huì)組織主體；公眾客

18、體；傳播手段。公共關(guān)系的原則：公益利益至上，實(shí)事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，幵拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。2. 提高會(huì)議質(zhì)量的主要方法和措施。(1) 嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批制度，不合乎條件的會(huì)議一律不幵。(2) 建立健全并嚴(yán)格實(shí)施包括會(huì)議規(guī)則在內(nèi)的一整套會(huì)議制度。(3) 科學(xué)、有效、充分地做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。(4) 嚴(yán)格控制會(huì)議人數(shù)，不允許無(wú)關(guān)人員與會(huì)。(5) 保證會(huì)場(chǎng)秩序，禁止無(wú)關(guān)人員隨意入場(chǎng)、與會(huì)人員中途退場(chǎng)。(6) 議題應(yīng)集中，日程要緊湊，盡量縮短時(shí)間，保證與會(huì)者精力集中。(7) 充分運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。電話(huà)、錄音、錄像、電腦等設(shè)備有助于提高信息傳遞的效率和質(zhì)量，能節(jié)約時(shí)間、縮短會(huì)期、提高會(huì)議效率。(8) 提高會(huì)議主持人和與會(huì)者的幵會(huì)水平。(9) 制定切實(shí)可行的制度和措施監(jiān)督會(huì)議決議的執(zhí)行過(guò)程，避免只幵會(huì)而不管效果的傾向，以保證會(huì)議的有效性。3衡量會(huì)議質(zhì)量的會(huì)前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些會(huì)議是否確有召開(kāi)