合同簽訂流程及規(guī)定

1、鍵入文字合同簽訂流程及規(guī)定為規(guī)范公司合同管理，維護(hù)公司利益，特制定如下規(guī)定:一、銷售合同相關(guān)規(guī)定：1銷售合同簽訂流程：2. 簽訂的訂單一式四份：客戶、業(yè)務(wù)員、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)調(diào)度（彩板車間：邊 艷飛；鋼構(gòu)車間：趙杰）各留存一份原件。3. 業(yè)務(wù)員在簽訂合同和訂單時(shí)必須填寫的基本資料包括：合同編號(hào)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦 人、訂貨單位、單位地址（家庭住址）、訂貨人（聯(lián)系人）、聯(lián)系電話、訂貨日期、合同金額、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品數(shù)量、產(chǎn)品單價(jià)、產(chǎn)品規(guī)格。4. 銷售部、財(cái)務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人需填寫“包頭恒久公司銷售訂單、合同登記表” 存檔，登記內(nèi)容：業(yè)務(wù)部：序號(hào)、合同編號(hào)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、訂貨單位、簽訂日期。財(cái)務(wù)部：序號(hào)、合同編號(hào)、業(yè)務(wù)

2、經(jīng)辦人、訂貨單位、單位地址（家庭住址） 簽訂日期、訂貨人、聯(lián)系電話、產(chǎn)品名稱、合同金額。5. 對(duì)金額較大、貨幣不能及時(shí)兩訖的及有風(fēng)險(xiǎn)的合同進(jìn)行合同評(píng)審，對(duì)欠款 發(fā)貨的客戶進(jìn)行信用等級(jí)評(píng)審之后才能決定是否發(fā)貨。6對(duì)欠款人或單位應(yīng)辦理的手續(xù)：執(zhí)行“簽訂工程承包合同及銷售合同應(yīng)具備的資料”規(guī)定，同時(shí)辦理欠款或抵押手續(xù)。7.客戶以支票或匯款等方式付帳的，在貨款入帳后才能發(fā)貨請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（工程請(qǐng)示工程部經(jīng)理；銷售請(qǐng)示銷售部經(jīng)理）可適度執(zhí)行。8財(cái)務(wù)部每周五向總經(jīng)理報(bào)送“包頭恒久公司銷售訂單、合同登記表”。二、工程合同相關(guān)規(guī)定：1. 工程合同簽訂流程:按合同范本的廠合同評(píng)審（成本及付款方式）)不按合同范本的

3、（、進(jìn)行評(píng)審簽訂合同財(cái)務(wù)部 p._上_-T-T簽訂合同2. 簽訂的合同一式三份：客戶、財(cái)務(wù)、工程部管理組各留存一份原件。3. 工程部業(yè)務(wù)在簽訂合同時(shí)，按合同范本規(guī)定內(nèi)容嚴(yán)格填寫。必須填寫的基 本資料包括合同編號(hào)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、合同金額、簽訂單位、單位地址（家 庭住址）、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、工期、付款方式、工程結(jié)算方式、質(zhì)保金留 存金額及年限、甲方單位開戶行、帳號(hào)、稅號(hào)。4. 工程部、財(cái)務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人需填寫“包頭恒久公司工程合同登記表”存檔, 登記內(nèi)容：工程部：序號(hào)、合同編號(hào)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、簽訂單位、簽訂日期、施工地點(diǎn)。財(cái)務(wù)部：序號(hào)、合同編號(hào)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、簽訂單位、單位地址（家庭住址）、 簽訂日期、聯(lián)

4、系人、聯(lián)系電話、合同金額、施工地點(diǎn)。5. 不按合同付款約定付款的，對(duì)客戶進(jìn)行信用等級(jí)評(píng)審。6. 對(duì)不按合同付款的，經(jīng)評(píng)定可以繼續(xù)施工的，應(yīng)辦理延期付款手續(xù)，需加 蓋甲方公章并由法人或授權(quán)人簽字，如甲方是個(gè)人需由簽訂合同的人簽字。7. 客戶以支票或匯款等方式付帳的，在貨款入帳后才能發(fā)貨。8. 財(cái)務(wù)室每周五向總經(jīng)理報(bào)送“包頭恒久公司工程合同登記表”。注：客戶信用等級(jí)評(píng)審人員由總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人組成。下發(fā)于：總 經(jīng) 理：常務(wù)副總經(jīng)理：畐U總經(jīng)理：工 程 部：銷售 部：財(cái)務(wù)部經(jīng)理：綜合辦公室：注：各部門負(fù)責(zé)人必須將文件傳達(dá)到本部門相關(guān)員工。包頭恒久鋼構(gòu)有限

5、公司/二零壹零 年九月二十三日備注:銷售業(yè)務(wù)流程的解釋一、訂貨單，銷售合同的簽訂1、訂貨單的簽訂：訂貨單作為一種簡(jiǎn)易的銷售文本合同或銷售合同的補(bǔ)充附件，由銷售 人員在充分考慮公司生產(chǎn)能力，原材料供應(yīng)，交貨時(shí)間等條件滿足的前提 下，通過(guò)與客戶洽談、協(xié)商一致后簽訂。訂貨單內(nèi)容應(yīng)包含：訂貨單位名稱、聯(lián)系人電話和地址、訂貨時(shí)間、 提貨時(shí)間、貨物名稱、規(guī)格、尺寸、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、付款方式, 交貨地點(diǎn)、提貨方式等。訂貨單一式四聯(lián)。第一聯(lián)，作為銷售部門業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)，銷售員保存；第 二聯(lián)，作為下達(dá)生產(chǎn)通知單和開具出庫(kù)單的依據(jù)，生產(chǎn)調(diào)度保存；第三聯(lián), 作為收款結(jié)算及發(fā)貨出庫(kù)的依據(jù)，財(cái)務(wù)保存；第四聯(lián)，作為提貨

6、的依據(jù)， 由客戶保存。2、銷售合同的簽訂：銷售合同是在合同額較大或執(zhí)行周期較長(zhǎng)而簽訂的一種規(guī)范雙方責(zé)任 和義務(wù)的文件。由銷售人員在充分考慮公司生產(chǎn)能力，原材料供應(yīng)，交貨 時(shí)間等條件滿足的前提下，通過(guò)與客戶對(duì)合同的各項(xiàng)條款洽談，經(jīng)公司相 關(guān)部門組織評(píng)審認(rèn)定后簽定。銷售合同一式四份，主本兩份，畐U本兩份，分別由甲乙方保存。合同 簽定后，原件（主本）交財(cái)務(wù)部門存檔，復(fù)印件（副本）由銷售公司保存， 復(fù)印后按使用人分發(fā)。銷售合同執(zhí)行時(shí)應(yīng)有對(duì)方簽字確認(rèn)的定貨單作為組織生產(chǎn)和發(fā)貨的依據(jù)。3、銷售合同和定貨單應(yīng)統(tǒng)一按公司的要求進(jìn)行編號(hào)。二、收款的操作流程銷售合同或訂貨單簽訂后，由業(yè)務(wù)人員陪同客戶持合同或訂貨單

7、到財(cái)務(wù)收款處交款。收款員根據(jù)合同或定貨單規(guī)定的應(yīng)交金額開具收入憑證（現(xiàn)金、支票收入），并收取款項(xiàng)。未收全款的訂貨單，每次收款時(shí)收款人要在訂貨單上注明實(shí)收款項(xiàng)、收款人、日期。業(yè)務(wù)人員應(yīng)留存一聯(lián)收入憑證，同時(shí)對(duì)訂貨單和銷售合同的 正確性承擔(dān)責(zé)任，收款人員應(yīng)留存合同或定貨單，同時(shí)對(duì)定貨單和銷售合 同的準(zhǔn)確性承擔(dān)復(fù)核責(zé)任，并做好開票記錄。三、生產(chǎn)的操作流程生產(chǎn)調(diào)度根據(jù)業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)來(lái)的訂貨單登記業(yè)務(wù)記錄，并下達(dá)生產(chǎn)通知單。業(yè)務(wù)記錄包含所有的與本單位相關(guān)的往來(lái)；用各種符號(hào)表示諸如：所 交款項(xiàng)多少，生產(chǎn)通知單是否下達(dá)，用何種材料、廠家、厚度，提貨時(shí)間,那種已發(fā)運(yùn)等。生產(chǎn)通知單包含訂貨單位（統(tǒng)一使用合同編號(hào)），

8、提貨時(shí)間，產(chǎn)品名稱, 合同約定規(guī)格型號(hào)、尺寸、顏色、數(shù)量、圖形、總數(shù)量，原料選用（用約定的 標(biāo)識(shí)），任務(wù)下達(dá)人、任務(wù)接受人等。生產(chǎn)通知單開具后，經(jīng)生產(chǎn)調(diào)度交定單簽訂人復(fù)審無(wú)誤后雙方簽字確認(rèn)， 按產(chǎn)品的類別送到相關(guān)車間生產(chǎn)。生產(chǎn)通知單一式三聯(lián)。第一聯(lián)存根聯(lián)，由生產(chǎn)調(diào)度留存；第二聯(lián)，車間聯(lián)， 由車間主任（生產(chǎn)部部長(zhǎng)）作為安排生產(chǎn)和統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)量依據(jù)；第三聯(lián)保管聯(lián)由 庫(kù)管作為發(fā)放原材料及產(chǎn)成品入庫(kù)依據(jù)。當(dāng)產(chǎn)品定貨單發(fā)生變化時(shí)定單簽定人（即銷售人員）應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)調(diào)度進(jìn) 行相應(yīng)的調(diào)整。車間主任（生產(chǎn)部部長(zhǎng)）在接到生產(chǎn)通知單后，應(yīng)根據(jù)提貨時(shí)間和生產(chǎn)情 況對(duì)生產(chǎn)進(jìn)行安排，發(fā)生沖突時(shí)和生產(chǎn)調(diào)度協(xié)商調(diào)整。同時(shí)到庫(kù)

9、管處辦理材料 領(lǐng)用手續(xù)。產(chǎn)品生產(chǎn)完成后車間主任通知成品庫(kù)管辦理成品入庫(kù)手續(xù)。生產(chǎn)調(diào)度對(duì)生產(chǎn)單的正確性承擔(dān)責(zé)任，定單簽定人，庫(kù)管、車間主任（生產(chǎn)部部長(zhǎng)）承擔(dān)復(fù)核責(zé)任。四、出庫(kù)的操作流程1銷售出庫(kù)單聯(lián)次及用途銷售出庫(kù)單一式六聯(lián)：第一聯(lián)存根聯(lián)，由部門留存作為業(yè)務(wù)部門的統(tǒng) 計(jì)依據(jù)：第二聯(lián)會(huì)計(jì)聯(lián)，作為收款及結(jié)算的計(jì)帳依據(jù)；第三聯(lián)保管聯(lián)，作 為庫(kù)管人員發(fā)貨的依據(jù)；第四聯(lián)送貨回執(zhí)聯(lián)，作為證明客戶收到貨物的依 據(jù)，由往來(lái)會(huì)計(jì)人員單獨(dú)存檔；第五聯(lián)客戶聯(lián)，作為給客戶留存的聯(lián)次； 第六聯(lián)出門證聯(lián)，作為貨物出門時(shí)由門衛(wèi)人員驗(yàn)貨放行的依據(jù)。2、銷售出庫(kù)單的領(lǐng)用、繳銷手續(xù)銷售出庫(kù)單由財(cái)務(wù)部門設(shè)專人管理，建立臺(tái)帳；業(yè)務(wù)人員

10、領(lǐng)用時(shí)必須 做登記記錄，第二次領(lǐng)用時(shí)必須將已用出庫(kù)單進(jìn)行繳銷并記錄。3、銷售出庫(kù)單的開具、簽章、流轉(zhuǎn)手續(xù)銷售出庫(kù)單開具由業(yè)務(wù)人員根據(jù)定貨單按實(shí)際出庫(kù)量填開，數(shù)量、單 價(jià)、金額要清楚，準(zhǔn)確；客戶單位名稱及工地名稱必須清楚，統(tǒng)一；運(yùn)輸人必 須簽字。特殊客戶不便填寫重量與價(jià)格時(shí)，應(yīng)在辦理完客戶的手續(xù)后，及時(shí)將 存根聯(lián)、會(huì)計(jì)聯(lián)、保管聯(lián)的實(shí)際重量與價(jià)格補(bǔ)齊。第二聯(lián)至第六聯(lián)由業(yè)務(wù)人員按所交納款項(xiàng)的性質(zhì)（支票，現(xiàn)金，轉(zhuǎn)帳）到相關(guān)財(cái)務(wù)人員處進(jìn)行收款確認(rèn)后由往來(lái)會(huì)計(jì)蓋章，作為出庫(kù)依據(jù)。第三聯(lián)至第六聯(lián)由庫(kù)管人員蓋章作為可裝車、出門的依據(jù)。當(dāng)發(fā)生欠款提貨時(shí)由業(yè)務(wù)員申請(qǐng)，經(jīng)公司常務(wù)副總確認(rèn)，董事長(zhǎng)審批后，由客戶打欠條

11、后執(zhí)行相關(guān)手續(xù)。財(cái)務(wù)部門在收到出庫(kù)單時(shí)應(yīng)復(fù)核并進(jìn)行結(jié)算，收款，明確已辦好相關(guān) 手續(xù)后方可蓋章。出庫(kù)單填開人員，對(duì)出庫(kù)單的正確性承擔(dān)責(zé)任，財(cái)務(wù)人員，倉(cāng)庫(kù)人員 承擔(dān)復(fù)核責(zé)任。4、出庫(kù)和異地發(fā)貨產(chǎn)成品的出庫(kù)由成品庫(kù)管員負(fù)責(zé)，庫(kù)管員依據(jù)業(yè)務(wù)部門開具由財(cái)務(wù)部蓋章 的銷售出庫(kù)單同客戶和運(yùn)輸人核對(duì)成品規(guī)格型號(hào)、數(shù)量后，通知各車間負(fù)責(zé)人 安排裝車后發(fā)運(yùn)。成品庫(kù)管員對(duì)貨物出庫(kù)的正確性、準(zhǔn)確性承擔(dān)責(zé)任。如有異地發(fā)貨或直接送貨到工地時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將發(fā)貨的情況，客戶 收貨的情況反映到財(cái)務(wù)部門；并補(bǔ)齊相應(yīng)的內(nèi)部手續(xù)，便于及時(shí)核算。5、送貨回執(zhí)聯(lián)的管理與保存業(yè)務(wù)人員在填寫出庫(kù)單時(shí)提貨人在現(xiàn)場(chǎng)的，應(yīng)要求提貨人在出庫(kù)單上簽字; 若送貨時(shí)，應(yīng)要求運(yùn)輸人員在出庫(kù)單上簽字并通過(guò)各種方式（如傳真簽收，快 件寄回）要求客戶及時(shí)將送貨回執(zhí)聯(lián)簽字返回。同時(shí)與送貨相應(yīng)的其它依據(jù)與 送貨回執(zhí)聯(lián)一并保存，如：運(yùn)輸合同，鐵路運(yùn)輸合同等?？蛻糇蕴嶝洉r(shí)，會(huì)計(jì) 人員應(yīng)在蓋章時(shí)將送貨