外貿(mào)業(yè)務(wù)員助理的崗位職責

1、外貿(mào)業(yè)務(wù)員助理的崗位職責職責一 生產(chǎn)訂單的核對、傳遞、歸檔1. 協(xié)助業(yè)務(wù)員對客戶訂單進行核對，確認產(chǎn)品種類、數(shù)量、包裝方 式、出貨時間、出貨方式及其他要求等訂單詳細信息無誤。2. 及時把確認無誤的生產(chǎn)單傳遞給生產(chǎn)部，安排生產(chǎn)。生產(chǎn)單一式三份交給XX經(jīng)理，電子檔發(fā)送至XXX郵箱。3. 及時把訂單的相關(guān)物件文檔、有修改的訂單等相關(guān)資料整理、歸檔。職責二 跟單，安排出貨，做好客戶與工廠、工廠內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)1. 協(xié)助并督促生產(chǎn)部按客戶要求保質(zhì)保量按時安排訂單生產(chǎn)，及時 跟進生產(chǎn)進度，生產(chǎn)過程中如有異常情況，及時反映給業(yè)務(wù)員， 以便業(yè)務(wù)員及時與客戶溝通協(xié)調(diào)。生產(chǎn)單的追蹤要積極主動，及 時了解生產(chǎn)進度，如

2、發(fā)現(xiàn)進度緩慢，及時與生產(chǎn)部負責人聯(lián)系。 如果無法解決，請于交貨期前 3 周告知業(yè)務(wù)經(jīng)理，以便及時溝通 解決。2. 及時與業(yè)務(wù)員溝通，如果客戶訂單有變動，及時告知生產(chǎn)部及相 關(guān)部門。做好雙方的協(xié)調(diào)溝通。3. 及時安排貨物所需標簽，嘜頭，紙箱等，以保證按時出貨。4. 及時安排訂艙出運事宜。合理安排船期及裝柜時間，不要造成人 為的成本增加。例如，預(yù)提貨柜、貨柜到廠時間與貨好時間不一 致等等。報關(guān)資料一定要保證準確無誤，否則公司會被海關(guān)列入 黑名單。5. 貨物出運后，按照客人要求確認好提單，及時安排產(chǎn)地證等客人 所需相關(guān)資料。并及時把相關(guān)資料的 COPY 件交給業(yè)務(wù)員，要求 業(yè)務(wù)員及時請款。6. 及時

3、向財務(wù)申請支付內(nèi)陸運費，以便及時獲取提單。申請付款的 流程：填寫“付款申請單”，和發(fā)票 COPY 件或原件一起交給業(yè)務(wù) 經(jīng)理審核，審核無誤后，業(yè)務(wù)經(jīng)理簽字，申請人憑簽字后的申請 單向財務(wù)申請付款，財務(wù)收到付款申請 2 天內(nèi)將水單發(fā)給提交申 請的申請人。申請人在收到水單的 10 日之內(nèi)，負責將正本發(fā)票交 給財務(wù)，以便財務(wù)做賬。未能及時提交正本發(fā)票的需主動向財務(wù) 提供不能及時提供正本發(fā)票的申請。財務(wù)根據(jù)付款情況，每月月 末對發(fā)票提交情況做出匯總，對未能及時提供正本發(fā)票的申請人 提出書面批評。7. 貨物發(fā)出后做好跟蹤，協(xié)助客戶順利取得貨物。 TT 操作的所有的 提單，一定要收到財務(wù)的到帳信息，確定貨

4、款完全到賬，才允許 放單給客人！請務(wù)必不要憑水單電放或郵寄提單！ ！8. 如有特殊情況，請?zhí)峤簧暾?，?jīng)公司批準后才可放單，請注意！ ！9. 貨物運出 3天內(nèi)，請打印開票資料 / 預(yù)錄入單 /實際出貨備案表 / 裝 箱單/ 發(fā)票/ 合同，并領(lǐng)取倉庫出貨清單，給財務(wù)。另外將電子檔 的與報關(guān)資料一致的裝箱單 / 發(fā)票/ 合同/ 提單的電子檔發(fā)送到財 務(wù)郵箱（發(fā)送郵件時，請寫清楚郵件名，格式如下：發(fā)票號碼 + 生 產(chǎn)單號 +客戶名。）取得報關(guān)行退單后，將完整的資料（裝箱單 / 發(fā)票/合同/ 提單以及退下來的場站收據(jù) /報關(guān)單）交給財務(wù)，已經(jīng)提交的無需重復(fù)提交10. 每月 1 號提供上個月的出貨結(jié)匯匯總

5、表給業(yè)務(wù)經(jīng)理。表格內(nèi)容務(wù) 必保證真實準確！職責三 樣品訂單的安排、跟蹤1. 協(xié)助業(yè)務(wù)員安排樣品訂單，并協(xié)助業(yè)務(wù)員與開發(fā)部核實確認樣品 信息2. 跟蹤并督促開發(fā)部按客戶要求按時保質(zhì)保量的做出客戶需要的樣 品，樣品單的追蹤要積極主動，及時了解樣品進度，如發(fā)現(xiàn)進度 緩慢，及時與開發(fā)部負責人聯(lián)系。如果無法解決，請及時告知業(yè) 務(wù)員及業(yè)務(wù)經(jīng)理，以便及時溝通解決。3. 做好樣品的基本資料記錄工作，如樣品尺寸，重量，材質(zhì)等重要 信息的記錄。樣品完成后，拍清晰的照片留底（至少有清晰的、 完整的產(chǎn)品正面、 背面、側(cè)面及樣色效果圖各一張） 。下生產(chǎn)單時， 把清晰的，無壓縮的樣品照片發(fā)給 QC 經(jīng)理以供生產(chǎn)及驗貨使用

6、。4. 安排樣品出運，并及時跟蹤樣品運輸信息，確保客戶及時收到。 樣品如需運送到其他公司拼柜，請將拼柜公司詳細情況告知業(yè)務(wù) 員及業(yè)務(wù)經(jīng)理，獲得同意后方可運出。 樣品出運以后，請?zhí)峁┩暾臉悠烦鲞\資料給財務(wù)部。 （實際出貨 備案表上請標明是否正式報關(guān)，是否收匯等信息）正式報關(guān)的： 請打印開票資料 /預(yù)錄入單/實際出貨備案表 /裝箱單/發(fā)票/合同， 并領(lǐng)取倉庫出貨清單，給財務(wù)。另外將電子檔的與報關(guān)資料一致 的裝箱單 /發(fā)票/合同/ 提單的電子檔發(fā)送到財務(wù)郵箱（發(fā)送郵件 時，請寫清楚郵件名，格式如下：發(fā)票號碼 +生產(chǎn)單號 +客戶名。） 取得報關(guān)行退單后，將完整的資料（裝箱單 / 發(fā)票/合同/ 提單以及 退下來的場站收據(jù) / 報關(guān)單）交給財務(wù)，已經(jīng)提交的無需重復(fù)提 交。非正式報關(guān)的：請打印實際出貨備案表，并領(lǐng)取倉庫出貨清單， 給財務(wù)。職責四 客戶資料的整理維護更新1. 協(xié)助業(yè)務(wù)員做好現(xiàn)有客戶信息資料的維護、更新2. 協(xié)助業(yè)務(wù)員做好新增客戶的信息，并及時更新3. 各個客戶產(chǎn)品及公司產(chǎn)品的信息維護及更新職責五 客戶接待工作，電話的接聽1. 協(xié)助業(yè)務(wù)員做好客戶接待工作。