小型企業(yè)審計的十大誤區(qū)

1、 內(nèi)部審計人員與很多商界人士一樣面對相同的問題：工作量大，但缺乏足夠的人力資源。這種情形在小型內(nèi)部審計部門體現(xiàn)地尤其明顯，因此，小型審計部門必須對他們所面臨的問題有所了解，并更有效地利用資源來把事情做好。MIS 培訓(xùn)中心Joel Kramer，以前任內(nèi)審總監(jiān)的身份，就該議題分享了他的經(jīng)驗，“這些錯誤我統(tǒng)統(tǒng)都犯過。”他說。誤區(qū)一：效仿大型一：效仿大型內(nèi)審內(nèi)審部門部門“很多小型部門都試圖效仿大型部門的作法?！盞ramer說，“他們所使用的作業(yè)手冊和表格過多、會議太過頻繁、審核程序過于苛刻、要撰寫的報告也過多。他們沒有意識到他們根本不需要這些繁瑣的東西。如果你的部門只是一個小部門，你真的需要像一個5

2、0人或100人規(guī)模的部門一樣，使用復(fù)雜的出勤統(tǒng)計系統(tǒng)嗎？顯然沒有這個必要。”當(dāng)然，基本原則是有效利用資源，想方設(shè)法為公司增加價值。Kramer 表示，想要把小型部門打造成大型部門的職能，只會助長官僚作風(fēng)，卻不能為此增加價值。他舉例，曾有一個小型審計部門，在出具審計報告前須對工作底稿進(jìn)行三次審閱?！霸跁嫀熓聞?wù)所任職的人員會把他們的會計思維也帶進(jìn)內(nèi)審部門。”他說，“因此可見一斑?！彼J(rèn)為可以采取三大方法來以少作多（do more with less）：提高流程的產(chǎn)能；更多使用以風(fēng)險為基礎(chǔ)的方法，從而減少審計程序和針對非關(guān)鍵風(fēng)險的審計工作；以及盡量使用技術(shù)輔助手段。誤區(qū)二：人員二：人員聘用不當(dāng)聘

3、用不當(dāng)Kramer 指出，很多內(nèi)部審計部門都對來自四大會計師事務(wù)所的人員趨之若鶩，但所聘請的人卻往往顯得不夠積極主動、過于以合規(guī)為導(dǎo)向，或經(jīng)常擺出專家的姿態(tài)?！靶〔块T絕不能請錯人。”Kramer說，“如果部門用的八位成員中有一位是非理想人選，那么你的部門便有12%的職能無法運作?！彼岢鰞身棇Σ咭越档筒划?dāng)招聘的機(jī)率。第一是由潛在的被審計部門人員復(fù)核最后入選的應(yīng)征者。這些人可以為招聘流程帶來寶貴的觀點和意見。第二是由部門負(fù)責(zé)人與應(yīng)征者會面，評估雙方是否適合一起搭檔工作?！叭绻屫?fù)責(zé)人參與招聘流程，他們便會感到這事與自己有切身關(guān)系，并且能提供不同的視角?！盞ramer 說，“如果你是董事或經(jīng)理，你

4、很自然會傾向著眼于應(yīng)征者的發(fā)展?jié)撃?。但?fù)責(zé)人會關(guān)心，這人是否能與我一同作陣打拼呢？兩方面同時兼顧是十分重要的?！闭`區(qū)三：審計時間過長審計時間過長會消耗掉本應(yīng)運用于其它方面的資源。Kramer 認(rèn)為，審計時間過長一般是由于未將重點放在關(guān)鍵風(fēng)險上，導(dǎo)致至少有部分風(fēng)險會被忽略?！拔覀兺ǔ?，審計工作應(yīng)持續(xù)多長時間為適當(dāng)？但我已學(xué)會這樣問：管理層對你的審計發(fā)現(xiàn)的反應(yīng)效果如何？審計的時間應(yīng)該與管理層的反應(yīng)效果相當(dāng)?！盞ramer說，“也許你不必在一次審計中審查整個收入周期。而可以分三次或四次較短時間來完成。審計時間越短，報告內(nèi)容也越短，管理層便易閱讀、理解和吸收報告的內(nèi)容?！闭`區(qū)四：在人才吸納方面缺乏

5、創(chuàng)造力小型審計部門在員工招聘方面一般很難與大公司競爭。其中一個折衷的方法是不聘請專職人員，而是采取外包的方式，并將外包服務(wù)商執(zhí)行審計后所追回的部分資金作為其服務(wù)費用。這樣一來，公司無需增加人手，卻能追回某些財務(wù)收入。審計部門亦可以借用公司內(nèi)的人員。另一絕佳的人才來源是最近因資產(chǎn)收購或退休而離職的人員?！坝行┤耸峭硕恍荩盞ramer說，“他們希望繼續(xù)發(fā)揮作用?？倳幸恍┻@樣的人能幫得上忙。”有些時候，使用某些專業(yè)公司提供的審計服務(wù)，所需的成本比使用公司內(nèi)部的審計部門更低?！芭e例說，有些公司擁有建筑或衍生工具審計方面的專業(yè)人員，能夠發(fā)揮所長，取得工作成效?！盞ramer 說。誤區(qū)五：未能有效地

6、五：未能有效地進(jìn)行內(nèi)審宣傳進(jìn)行內(nèi)審宣傳Kramer 認(rèn)為很多小型審計部門的缺失之一，是未能有效宣傳部門如何為公司增加價值。他建議審計部門出具一份兩至三頁的年度報告，列出部門在過去一年為公司帶來的效益。他亦建議使用內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、小冊子和公司通訊等來為部門進(jìn)行介紹宣傳。宣傳可以以多種形式進(jìn)行，例如為員工提供有用的建議?！袄纾憧梢蕴峁┮恍y帶筆記本電腦出差時應(yīng)注意的事項。”Kramer說，“你也可以在審查若干支出項目時，讓他們知道你的原因和依據(jù)?！笔袌鰻I銷資源可以有助提升報告質(zhì)量，如有專業(yè)的平面設(shè)計部門協(xié)助當(dāng)然更佳。出席必要的會議亦十分重要?！皯?zhàn)略性地參與會議，這能幫助你的部門有更佳的定位?！盞ram

7、er說，“要讓別人知道我們擁有人才；我們?nèi)绾紊朴盟麄?；使用什么工具；具備什么知識和經(jīng)驗。要令公司內(nèi)部踴躍使用審計部門的人員技能，這就是參與會議的目的?！闭`區(qū)六：未能建立有效的人際網(wǎng)絡(luò)據(jù)Kramer 稱，令他常常感到驚訝的是，小型內(nèi)審部的成員與公司其它同事以及公司以外其它人士之間的交流和聯(lián)系都非常匱乏。事實上，無論是在公司內(nèi)部還是在一些行業(yè)團(tuán)體當(dāng)中，都總會存在對內(nèi)部審計師有所裨益的人。Kramer 表示，在他擔(dān)任內(nèi)審總監(jiān)期間，他專門成立了一個公司內(nèi)部小組。該小組成員包括了公司的助理財務(wù)總監(jiān)以及國際市場部和國內(nèi)制造部的同事。他們定期召開小組會議，就彼此當(dāng)前的工作及相關(guān)情況進(jìn)行交流和討論。“我要確保

8、有效地利用了資源?！盞ramer說，“小組座談的方式非常奏效”。他還建議內(nèi)審人員積極參與國際內(nèi)部審計師協(xié)會（IIA ）在當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)的活動，參加MIS 培訓(xùn)中心和IIA 舉辦的各類研討會和座談會，以及同行專業(yè)人士出席的其它活動。參加專業(yè)培訓(xùn)也是建立人脈的絕佳機(jī)會?！疤暨x那些可以助你建立人脈的培訓(xùn)。”Kramer說。誤區(qū)七：重復(fù)別人已完成的工作許多小型內(nèi)審部門并沒有充分利用已有的資源，例如鑒證公司和人脈網(wǎng)絡(luò)。他們也常常錯誤地認(rèn)為有些風(fēng)險不會對小型內(nèi)審部門構(gòu)成影響，而事實恰恰相反?！叭藗儤酚诜窒斫?jīng)驗。”Kramer說，“跟那些曾與你一起參加培訓(xùn)的朋友聯(lián)系，看看有誰可以幫助你做事一定要靈活。去年的問

9、題并不一定就是今年的問題?！闭`區(qū)八：技術(shù)使用不當(dāng)Kramer 表示，許多小型內(nèi)審部門創(chuàng)制過多的表格和模板，流程圖過于復(fù)雜，限制使用互聯(lián)網(wǎng)，而且未使用戰(zhàn)略性的方式管理檢索軟件?！凹夹g(shù)也有好有壞?！彼f，“我聽說過許多技術(shù)運用反使效率下降的例子。我曾經(jīng)問過ACL （審計指令語言）的管理人員，能夠充分利用這些軟件的客戶占多大比例，他們給我的回答是不到兩成。許多時候，人們使用IDEA （一種數(shù)據(jù)分析軟件）、ACL 或其它軟件包的方法并不正確。人們習(xí)慣了使用現(xiàn)成的模板，這會扼殺他們的創(chuàng)造力”。誤區(qū)九：不恰當(dāng)?shù)母吖苋藛T上報機(jī)制另外一個常見的誤區(qū)是未能向高級管理層和審計委員會成員提供他們所需的信息。有時是報

10、告的出具時間不對，有時則是報告內(nèi)容過于繁冗，或者提供了錯誤的信息?！皩徲嬑瘑T會需要內(nèi)審部門提供指引?！盞ramer說，“如果你想要追加資源，便應(yīng)趕在審計委員會預(yù)算制訂前將你們部門的報告準(zhǔn)備好，這樣他們才能了解內(nèi)部審計可以提供的價值所在?！毙畔⒘窟^大也是一個問題?！霸S多報告都提供大量的信息，但缺乏實質(zhì)性內(nèi)容?！盞ramer說，“鑒于當(dāng)前金融服務(wù)業(yè)的環(huán)境，人們將開始認(rèn)真對待這一問題?！币驗槿藗兌甲⒁獾?，盡管金融機(jī)構(gòu)已經(jīng)遵守了薩班斯法案報告要求及其它法律法規(guī)，但此次金融危機(jī)然引發(fā)了眾多大型金融機(jī)構(gòu)的倒閉浪潮，有的則需要政府出手相救，提供擔(dān)?；蜻M(jìn)行收購。誤區(qū)十：認(rèn)為一流的內(nèi)審部必須達(dá)到一定的規(guī)模Kra

11、mer 強(qiáng)調(diào)說，是否能達(dá)到世界一流的水平與規(guī)模大小并沒有任何關(guān)系。只要能夠確定什么可以為公司增加價值，并相應(yīng)采取適當(dāng)?shù)拇胧涂梢猿蔀樽畛錾膬?nèi)審部門。“最重要的是具備優(yōu)秀的人才、重點針對關(guān)鍵的風(fēng)險，并制定切實可行的增值目標(biāo)?！盞ramer如此說，“過去五年以來，我們經(jīng)歷過薩班斯法案、企業(yè)風(fēng)險管理、重大的技術(shù)改革，以及法國興業(yè)銀行（Société Générale）因欺詐交易而虧損數(shù)十億歐元的丑聞。如果內(nèi)審部門能夠不斷精益求精，審時度勢地作出應(yīng)對，他們便能為公司增加價值。關(guān)鍵不在于將某項工作的成效提升100%，而是將100項工作的成效提升1%。” 何謂小

12、型部門？Kramer 認(rèn)為少于十名員工的內(nèi)審部門便屬小型部門。他還是強(qiáng)調(diào)，即使最大型的公司也可以擁有小型的內(nèi)審部門。“幾年前，我為一個小型的內(nèi)審部門舉辦研討會，出席者中有來自財富50強(qiáng)公司的員工?！彼f，“有時一個大型部門當(dāng)中會有一些彼此獨立的小組?！边@種做法的目的，通常是為了把資源集中在公司的某一領(lǐng)域，比如某一業(yè)務(wù)領(lǐng)域或經(jīng)營地區(qū)。據(jù)他了解，有一間大型美國公司曾經(jīng)將其較大部門中的一支內(nèi)審小組，調(diào)配至該公司位于歐洲的一間小規(guī)模業(yè)務(wù)單位。Kramer 承認(rèn)小部門相對于大型部門的潛在優(yōu)勢之一，是可以在資源短缺的情況下繼續(xù)運作。然而，小型內(nèi)審部門與大型內(nèi)審部門一樣須承擔(dān)同等的責(zé)任?！八麄儽仨毰c同行的其它公司一樣，嚴(yán)格遵守一樣的法律，應(yīng)對相同的風(fēng)險，以及面對審計委員會的質(zhì)詢。小部門所面臨的挑戰(zhàn)是以他們現(xiàn)有的資源來完成上述的工作。”甫瀚在全球共設(shè)有60多間分支機(jī)構(gòu)，是Robert Half International Inc.（紐約證券交易所代碼：RHI