公司內(nèi)審文件控制程序

1、1 目的 對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。 2 范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。 3 職責(zé)3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊和程序文件。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊和程序文件。3.3 文管負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的發(fā)放、更改、回收管理。3.4 各部門主管負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。3.5 品管部負(fù)責(zé)組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審。3.6 各部門主管負(fù)責(zé)將與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件的收集、整理并交由文管管理。 4 定義4.1公司第一級文件：質(zhì)量手冊（QM）;4.2公司第二級文件：程序文件（MP）;4.3公司第三級文件：如作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗標(biāo)準(zhǔn)書

2、、作業(yè)流程圖、規(guī)章辦法等（WI）；4.4記錄文件：如記錄、報表、報告等。4.5外部文件：國家標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、設(shè)備說明書、客戶提供的規(guī)格表、圖樣等。4.6受控文件：于修訂時通知文件持有者更換并自使用場所收回舊版的文件。4.7非受控文件：僅作為參考的文件，于修訂時不須通知文件持有者更換并自使用場所收回舊版的文件。 5 管理程序5.1 文件分類及保管5.1.1 公司第一級文件：質(zhì)量手冊，原稿由文管備案保存，分發(fā)副本文件由各部門自行保存。5.1.2 公司第二級文件：程序文件，原稿由文管備案保存，分發(fā)副本文件由各部門自行保存。5.1.3 公司第三級質(zhì)量管理體系文件：a. 各部門運(yùn)行質(zhì)量管理體系的常

3、用實施細(xì)則：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等）；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé)任制和任職要求等）；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范等）； b. 其他質(zhì)量文件：可以是針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制的質(zhì)量計劃、設(shè)計輸出文件或其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。 c. 文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動方式，原稿由文管備案保存，分發(fā)副本文件由各部門保存、使用。5.1.4 部門記錄文件等：當(dāng)年的記錄由各部門自行保存，上一年度的記錄交人事行政部保存。詳見記錄控制程序。5.1.5 公司管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件，包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策，法規(guī)文件等，由文管保存。5.2 文件的編號和版本5.

4、2.1 質(zhì)量管理體系文件的編號a）質(zhì)量手冊：順序號：用三位數(shù)表示。質(zhì)量手冊公司標(biāo)準(zhǔn)代號b）程序文件：順序號：用三位數(shù)表示。程序文件公司標(biāo)準(zhǔn)代號c）三級文件：SNS-WI -000順序號：用三位數(shù)表示。三級文件公司標(biāo)準(zhǔn)代號b）記錄： R-XX-000-00記錄的順序號：用兩位數(shù)表示。程序文件或三級文件的編號記錄代號例如：R-MP-001-03，表示在第一個程序文件中的第3個記錄文件。R-WI-002-01，表示在第二個三級文件中的第1個記錄文件。記錄編號統(tǒng)一位于記錄表單的左下角。5.2.2 外來文件的編號a）有編號的外來文件，采用原編號。 b）無編號的外來文件，用外來-順序號-年號 例如：外來-

5、03-2010，表示于2010年收到的第3號外來文件。5.2.3 文件的版本第一次制訂時用1.0表示，小部分修訂時用1.1、1.2等表示，大部分修訂或換版時用2.0、3.0等表示。5.3 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放 文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的： a）質(zhì)量手冊由品管部負(fù)責(zé)編寫，由管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由文管負(fù)責(zé)登記、發(fā)放； b）其它質(zhì)量文件由各部門主管編寫、匯總，由管理者代表審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，文管負(fù)責(zé)登記、發(fā)放； c）應(yīng)確保使用文件的各場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫文件發(fā)放、回收記錄。5.4 文件的受控狀況5.4.1文件分為“受控”和“非受

6、控”兩大類，凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，由各部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面加蓋紅色“受控文件”印章，并注明分發(fā)號。5.4.2發(fā)放給顧客的質(zhì)量手冊等非受控文件，不加蓋“受控文件”印章。5.5 文件的更改 a）質(zhì)量手冊由品管部組織更改，填寫文件更改審批單，經(jīng)管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由文管發(fā)放。品管部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄。 b）其他文件的更改由各相應(yīng)部門主管填寫文件更改審批單，經(jīng)原審批部門審批，再由文管人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料； c）所有被更改的原文件必須由文管收回，以確保有效文件的唯一性。5

7、.6 文件的領(lǐng)用 a）文件使用者應(yīng)填寫文件發(fā)放、回收記錄，經(jīng)過管理者代表審批方可領(lǐng)用； b）因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。5.7 文件的保存、作廢與銷毀5.7.1 文件的保存 a）與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方； b）各部門質(zhì)量手冊和程序文件由部門主管保管。現(xiàn)場使用文件須保存于作業(yè)場所。品管部每季度對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查； c）任何人不得在受控文件上亂涂劃改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。5.7.2 文件的作廢與銷毀a

8、）所有失效或作廢文件由文管人員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用； b）為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識，例如加蓋“參考文件”印章； c）對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫文件銷毀申請，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由文管負(fù)責(zé)銷毀。5.7.3 文件的借閱、復(fù)制 借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫文件借閱、復(fù)制記錄，由管理者代表審批后向文件管理人借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須按5.6規(guī)定由文件管理人辦理發(fā)放手續(xù)。5.8 外來文件的控制5.8.1 文管收到外來文件時，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。5.8.2 人事行政部、品管部負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)、國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，交到文管。由文管統(tǒng)一編號、加蓋受控印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。5.8.3 各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入“受控文件清單”，并報文管備案。5.9 每年3月由品管部組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評審，各部門結(jié)合平時使用情況進(jìn)行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行5.5條款規(guī)定。5.10 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。電子文檔統(tǒng)一由文管負(fù)責(zé)存貯和備