企業(yè)合同管理的四個步驟

1、企業(yè)合同管理的四個步驟企業(yè)合同管理的四個步驟 北 京德恒律師事務(wù)所 王梓昕律師 每個企業(yè)都會有很多合同， 大的有投融資合同、收購并購合同、框架合作合同等，小的 有日常業(yè)務(wù)合同、 勞動合同、 租房合同、辦公用品購買合同、 租賃合同等。合同管理制度的完善能夠促進企業(yè)的經(jīng)濟效益、 防止訴訟發(fā)生，發(fā)揮著不可替代的作用。 然而，很多企業(yè)對合同的管理往往不夠重視。我們經(jīng)常會看 到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者們往往只關(guān)注合同管理的其中一部分，比如有 些只重視簽合同的過程，履行時卻忘記依據(jù)合同條款進行就 扔在一邊；有些重視合同簽署前的談判，至于合同文本上是 否表達了談好的要點卻被忽略；還有一些企業(yè)認為合同履行 完了就沒有用了，

2、不進行歸檔管理；甚至有的企業(yè)不簽署合 同，認為都是熟人，有口頭約定就好了。正是因為這些企業(yè) 沒有對合同管理加以足夠的重視，或者雖然重視了但沒有細 致到每一個環(huán)節(jié)，導(dǎo)致合同不但沒有給企業(yè)創(chuàng)造利潤，反而 增加了企業(yè)的糾紛，甚至產(chǎn)生訴訟。 所以，筆者建議企業(yè)要全方面的對合同進行管理，發(fā)揮合同 給企業(yè)帶來利潤、 促進企業(yè)合規(guī)、 反映企業(yè)動向的各種作用。 今天本文就分四步談一下企業(yè)合同管理。 一、合同簽署前1、確定簽署合同的目的簽署每一個合同都有它的目的，在簽署合同之前必須明確這 個目的是什么，圍繞這個目的才能集合企業(yè)各個部門的力量 來對這份合同做準備工作。2、審查合同對方主體資信 現(xiàn)代社會是陌生人的社

3、會，企業(yè)往往因為不了解交易對象的 具體情況而遭受損失。所以在簽署合同前，要對對方的資信 進行調(diào)查。（1）請對方自行提供自身基本情況，如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅 務(wù)登記證等企業(yè)證照。（2）必要的話，要求對方到工商局、稅務(wù)局、銀行等開具 其企業(yè)的最新檔案信息。（3）核查對方是否具有將要合作業(yè)務(wù)的資質(zhì)或許可。例如 要委托對方進行建設(shè)施工，則要核查是否具有相關(guān)施工資質(zhì)； 要加盟對方的連鎖項目，則要核查是否具有特許經(jīng)營資質(zhì)。（4）調(diào)查對方是否涉及訴訟或者投訴、行政處罰等。（5）在簽署重大合同時，企業(yè)應(yīng)聘請獨立財務(wù)、法律服務(wù) 團隊進行專業(yè)的盡職調(diào)查，如果調(diào)查結(jié)果不理想則應(yīng)取消合 同的簽署計劃。企業(yè)切勿不可因前期資

4、信調(diào)查費時費力或聘 請專業(yè)服務(wù)團隊費用高而不進行該項工作。如果調(diào)查結(jié)果發(fā) 現(xiàn)交易對象確有資信瑕疵，做了資質(zhì)調(diào)查對企業(yè)而言只是耗 費了相應(yīng)成本，沒做調(diào)查簽署了合同損失可就遠遠不止如此 了。 二、合同簽署時 1、相關(guān)負責人分工（1）確定談判負責人。進入合同簽署的階段就需要確認與 對方談判的人員。一般情況下談判人員為企業(yè)的業(yè)務(wù)人員， 但涉及較大合同，則需由企業(yè)業(yè)務(wù)人員、法務(wù)人員、相關(guān)技 術(shù)人員等會同參加談判。（2）確定文本內(nèi)容審核負責人。文本內(nèi)容的全面審核工作 一般會交給法務(wù)部門，筆者認為這是一個不太合適的方式。 法務(wù)故名思議是側(cè)重審核法律條款的，而且法務(wù)人員往往沒 有參與合同簽署的全過程，審查內(nèi)容

5、時難免會有遺漏或者偏 頗。合同是整個項目談判的呈現(xiàn)載體，也是日后履行中的依 據(jù)，所以應(yīng)由全程跟進項目的業(yè)務(wù)人員與法務(wù)人員共同負責 合同內(nèi)容的全面審查。 （3 ）須指定一人跟進合同簽署、執(zhí) 行的全部流程。本文將合同的簽署分為四步，這四步中的前 三步是前后連貫、相互銜接的，如果中間被隔斷將造成合同 文本內(nèi)容與談判內(nèi)容不符，或合同履行與合同文本約定內(nèi)容 不符的情況。故，應(yīng)指定一人全程負責合同的整個簽署、執(zhí) 行過程。 2 、合同文本的審查 每一類型的合同有著不同的 審核要點，例如買賣合同重點審查對標的物的質(zhì)量約定、價 款約定、數(shù)量約定等；運輸合同重點審查運輸方式的約定、 運費核算的約定、運輸風險的約定

6、等。本文從一般合同的通 用條款審查要點進行簡單的梳理：（1）雙方主體信息。合同首部應(yīng)列明簽署合同主體的準確 名稱、地址、負責人等。（2 ）合同簽署的背景及目的描述清楚明確。 在合同條款前， 一般會有“鑒于”部分，該部分主要描述了合同簽署的背景及 目的，在日后發(fā)生糾紛時可以用來明確是否違背了合同的根 本目的，或用來主張對方不具有鑒于部分描述的相關(guān)能力。（3）審核合同雙方的權(quán)利義務(wù)。權(quán)利義務(wù)條款是合同的核 心條款，對權(quán)利義務(wù)的描述應(yīng)詳細、準確、體現(xiàn)合同談判結(jié) 果并具有可執(zhí)行性。企業(yè)的合同絕大多數(shù)是雙務(wù)合同，有權(quán) 利必有義務(wù)，權(quán)利與義務(wù)應(yīng)為對等或基本對等。在設(shè)定權(quán)利 義務(wù)條款時不可太過傾向于自己一方

7、，這樣的文本發(fā)給對方 審核會讓對方認為我們在談判結(jié)果之上做文字游戲，沒有合 作誠意，因而影響合同簽署的進度。（4）合同通知條款的約定。因被通知方經(jīng)常會以沒有收到 通知為理由不認可通知內(nèi)容，故我們須在合同中約定多種通 知方式，并要求雙方保證通知渠道暢通，如因一方單方變更 收取通知的地址，則自行承擔未收取通知的責任?，F(xiàn)在移動 互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用發(fā)達，人們習慣以各種方式進行工作聯(lián)系，所以 除了傳統(tǒng)的郵寄通知、郵件通知等方式外，還應(yīng)增加微信、 qq 等通知指定賬號的約定。 注意應(yīng)對各種通知方式劃分界限， 如解約通知必須書面送達、變更發(fā)貨時間必須郵件通知、即 時消息僅可作日常聯(lián)絡(luò)等，以免因通知渠道增多造成合同變

8、 更形式不正式而產(chǎn)生糾紛。（5）違約條款。違約條款應(yīng)具有可執(zhí)行性，我們不鼓勵做 過度嚴苛的違約約定，這樣往往在簽署過程中影響簽約進度， 在出現(xiàn)糾紛后也很難得到法院的支持。違約責任應(yīng)與合同的 權(quán)利義務(wù)條款相對應(yīng)，避免出現(xiàn)高度概括性的違約責任條款， 因為這在實踐中很難實際操作。（6 ）法律適用及管轄條款。 我們在談判地位允許的前提下， 盡量爭取有利于自己的法律適用及管轄地點。如果實在難以 約定在自身所在地點管轄，則退而求其次與對方協(xié)商約定為 “被告所在地”或“原告所在地”這樣的方式。另外如想約定仲裁， 則切記保證仲裁條款有效，不可出現(xiàn)“仲裁或訴訟”或?qū)χ俨?機構(gòu)約定不明的情況。（7）簽署與生效條款

9、。明確合同簽署的與生效的條件，例 如要求必須加蓋公章并且由法定代表人簽字。3、合同簽署的形式完善 （1）雙方均需簽署。確保合同主體均按照合同生效條款完 備簽署，如約定需加蓋公章且授權(quán)代表簽字，則要注意不能 忘記核查是否簽字。（2）騎縫簽署。合同一般都會在兩頁以上，要確保除落款 頁外，每一頁都要有清晰的騎縫簽署或每一頁都有簡簽。對 于合同內(nèi)容有手寫修改的地方，需要保證每份合同所修改的 內(nèi)容一致，并且由雙方在修改處進行簽署確認。（3）自然人主體的注意內(nèi)容。合同主體一方為自然人的情 況下，要確保自然人加印指紋，并將自然人身份證件復(fù)印件留作合同附件。（4）當面簽署或安排簽署見證人。筆者建議最好雙方在場

10、 條件下通時簽署合同，避免其中一方簽署完成寄送給對方， 而對方卻不簽署回寄也不說明情況，這時已經(jīng)簽署的一方將 會比較被動。另外，由于自然人簽字無法辨別真?zhèn)?，故建議 當面簽署或安排見證人，以能夠當面核實自然人身份防止發(fā) 生代簽的情況。三、合同履行時 合同簽署完成后應(yīng)交由專人保管，并嚴格 按照合同約定開始履行。合同的履行需要注意以下問題：1、簽署合同后，應(yīng)及時將原件交給存檔部門存檔，并由合 同執(zhí)行的負責人留存合同副本，以便隨時查閱合同并按照合 同約定內(nèi)容履行合同。2、合同執(zhí)行負責人督促企業(yè)各部門推進合同履行進度，例 如作為建設(shè)施工合同的發(fā)包方，既要及時提供設(shè)計圖紙、控 制施工節(jié)點又要按時付款、及時

11、驗收。在保證自身如約履行 的情況下，也要按照合同約定的節(jié)點確認對方是否及時履約， 如對方?jīng)]有按照合同約定履行義務(wù)，則要及時行使合同履行 的三種抗辯權(quán)（同時履行抗辯權(quán)、先履行抗辯權(quán)及不安履行 抗辯權(quán)），以保證自身不會因單方繼續(xù)履行而產(chǎn)生更多的損 失。3、合同履行過程中若出現(xiàn)履行障礙應(yīng)及時通知對方，并協(xié) 商處理方式。很多時候合同履行出現(xiàn)障礙及時通知了對方可 避免造成嚴重損失甚至不產(chǎn)生損失，而不及時通知對方則會 造成根本違約。如買賣合同的賣方，因自身貨源不足無法供 貨，及時通知對方后，對方可尋找其他賣家，但若臨近交貨 期，則對方?jīng)]有時間再更換賣家，最終影響買家使用造成嚴 重違約后果。4、合同履行過程

12、中注意使用約定的聯(lián)系方式，對于對方的 通知、變更也要核實是否是約定人員、約定地址發(fā)出。5、合同履行過程中若出現(xiàn)對方違約， 應(yīng)及時采取救濟手段， 進行催促或提起法律救濟程序，以免超過時效。 四、合同履行后 合同履行后，應(yīng)對合同進行妥善的歸檔、 保管并對合同進行登記、分析。1、合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。 為保穩(wěn)妥，建議企業(yè)每個合同至少應(yīng)留存兩份原件，并分別 放置兩個地方獨立留存。2、合同登記的項目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。有些 企業(yè)僅登記合同中的收、付款信息，這是遠遠不夠的，登記 應(yīng)至少包括對方主體信息、主要項目內(nèi)容、本企業(yè)

13、合同負責 人、對方合同負責人、主要權(quán)利義務(wù)履行期限、付款節(jié)點、 收款節(jié)點、涉及資產(chǎn)購買的還應(yīng)進行資產(chǎn)登記。3、合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電 子文件的統(tǒng)一。 日后非必須使用原件時， 查詢電子版本即可。4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總，方便日后查詢。匯總的信息應(yīng)包括客戶主體信息、聯(lián) 系方式、業(yè)務(wù)成交過程中的重點注意事項等，為日后客戶回 訪及老客戶維護提供信息支持。5、建立客戶評價系統(tǒng)。每簽署一份并執(zhí)行完畢的合同，請客戶對本企業(yè)進行評價， 以收集自身企業(yè)在合作過程中的不足，并進行對應(yīng)的完善改 進工作。6、定期對合同進行匯總、整理，從不同的角度對合同進行分類、分析。如在藝人經(jīng)紀公司中，可以按照 藝人進行分類，這樣可以匯總每位藝人的業(yè)務(wù)收支情況、經(jīng) 紀事務(wù)發(fā)展情況，給每一個藝人團隊的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持； 可以按照業(yè)務(wù)類型分類，這樣可以匯總公司的版權(quán)收入、演 出收入、制作支出、造型支出，給公司老板在日后平衡總體 收支提供參考；還可以按照經(jīng)紀業(yè)務(wù)來源分類，這樣可以看 出業(yè)務(wù)的來源是哪里，能夠促進銷售體系的完善。根據(jù)每個 企業(yè)情況的不同，