02技術文件和資料控制程序課件

1、技術文件和資料控制程序編 號Q/YH.G.QP42-02-2015版 次A/0頁 碼9/9生效日期2015.12.151 目的 本程序規(guī)定了與質量管理體系運行有關的任何媒體形式的技術文件和資料的控制要求及方法，確保各工作場所使用有效版本的文件。2 適用范圍 本程序適用于質量管理體系運行有關的技術文件和資料的控制，也適用于顧客提供的圖樣或規(guī)范等參考文件的控制。3 術語和定義無4 職責4.1 技術部負責歸檔文件的接收、發(fā)放、換發(fā)、回收和廢止的管理、控制工作。4.2 技術部負責技術文件/標準/工藝文件的編制、更改和外來技術文件/標準、圖樣的確認工作及發(fā)放范圍的控制。4.3 品質部負責檢驗流程計劃編制

2、、修改和外來質量標準的確認工作及發(fā)放范圍的控制。4.4 各部門文件管理員負責建立本部門的文件/樣品接收記錄表。5 方法5.1 文件的編制和審批項目編制審核會 簽批準企業(yè)產(chǎn)品技術標準技術部品質部-管理者代表技術/質量文件相關部門部門負責人相關部門管理者代表工藝流程圖產(chǎn)品主管技術部部長生產(chǎn)部部長管理者代表（試）生產(chǎn)工藝文件/控制計劃項目負責人技術部部長項目小組成員管理者代表項目編制審核會 簽批準臨時工藝文件/修改后的技術/操作指導書/質量文件/檢驗指導書技術部品質部主管部門部長相關部門管理者代表生產(chǎn)工藝文件/控制計劃項目負責人技術部部長項目小組成員管理者代表5.2 文件的編號及標識5.2.1技術文

3、件編制和圖樣設計后，由技術部對其進行分類歸檔，并將受控文件建立文件一覽表。5.2.2文件標識方法 a）技術圖樣¾¾“生產(chǎn)用圖”“發(fā)放日期”+“受控”章；b）技術文件¾¾“受控”章“編號”；c）試生產(chǎn)用圖樣/文件“試行文件”；d）當顧客要求時，特殊特性的文件標識按技術部制訂的特殊特性標識的使用規(guī)定執(zhí)行。5.2.3外來標準和文件的確認5.2.3.1外來標準、檢驗規(guī)范和圖樣的確認，由技術部填寫文件/樣品接收記錄表進行確認并備案保管，必要時進行分發(fā)。5.2.4購買的顧客樣品：由技術部進行確認和填寫文件/樣品接收記錄表，并做好標識后交生產(chǎn)部保管 。（具體按產(chǎn)品標識

4、和可追溯性控制程序和顧客財產(chǎn)管理程序執(zhí)行）。5.3 文件的發(fā)放、檢查和更改5.3.1受控文件的發(fā)放由文件編制部門制訂發(fā)放范圍并填寫文件/樣品發(fā)放記錄表。部門文件管理員在接收人一欄里簽名，按時建立文件接收記錄表，以便追溯/更換舊版文件。5.3.2為確保作業(yè)場所使用的有效文件，由技術部長授權部門人員每季進行有效版本文件的檢查/核對，技術部長不定期對其進行抽查/核對，并保存檢查/核對記錄。5.3.3當文件使用人員的文件破損嚴重，影響使用時，應由部門文件管理員到相應部門（以舊換新）辦理更換手續(xù)，資料管理員則按5.5條款處理破損文件。5.3.4當文件使用人將文件遺失后，應填寫索取圖紙資料通知單，經(jīng)批準后

5、，方能補發(fā)文件。5.3.5當有關部門需增發(fā)文件時，由所在部門向文件編制部門提出申請，經(jīng)批準后，按5.3.1條款辦理。5.4 文件的更改5.4.1顧客要求更改時（包括“更改通知單”、圖樣、電話通知更改等）：技術部資料管理員填寫文件更改接收和評審表，技術部負責在顧客要求的時間或三個工作日內(nèi)由產(chǎn)品負責人進行評審并簽定評審結論，評審內(nèi)容包括其適用性及實施該規(guī)范對產(chǎn)品、工藝、檢測等相關方面的影響和所需要做的相關更改。主管設計和工藝技術人員在評審后填寫圖樣和技術文件更改通知單說明更改原因，做好更改標識，并進行會簽和審批，按規(guī)定的發(fā)放范圍及時發(fā)放到原文件持有者進行更改.填寫文件修改履歷。5.4.2公司內(nèi)部要

6、求更改時：公司任何職工有權對技術文件提出修改意見，提出時需填寫文件更改申請和評審表報歸口管理部門， 文件歸口管理部門收到更改申請表后由部門領導或委托人確認后進行更改。文件的更改程序同顧客要求文件更改程序。5.4.3文件的更改由文件的編制部門進行，并由原審批部門進行審批，若需由其他部門進行審批時，該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料，必要時注明更改性質。5.4.4所有技術文件更改后，技術部必須建立文件更改記錄。5.4.5當技術文件更改后，凡涉及相關的其它的圖樣、樣件、工藝文件、檢驗規(guī)范等必須同步進行相應更改，以確保文件的一致性和可操作性。5.4.6更改后的文件應按5.4條款進行審核和批準，并按

7、5.3條款執(zhí)行發(fā)放手續(xù)。5.4.7當顧客的工程標準/規(guī)范需更改時，技術部應在三個工作日內(nèi)對更改的項目或內(nèi)容進行評審，并由技術部及時發(fā)放到有關部門，一旦上述更改影響PPAP文件時，則更新PPAP記錄。5.4.8 更改后的技術文件不得降低產(chǎn)品質量，必須符合有關標準的規(guī)定，應保持正確、完整、統(tǒng)一和清晰。并保證更改前的原技術文件有據(jù)（檔）可查。5.4.9更改的方法a) 技術文件的更改一般采用劃改：將圖樣或文件上需要更改的尺寸、文字、符號或圖形等用細實線劃去，被劃去部分應能清楚地看出更改前的內(nèi)容，然后填寫新的尺寸、文字、符號或圖形等。劃改時在靠近圖樣與文件的更改部位附近寫上更改標記：用加圓圈的小寫英文字

8、母表示（如：a、b、c）。更改標記一般按每張圖樣或文件編排，但對多張表示同一代號的圖樣或文件，更改標記應按全份圖樣或文件編排，并填寫在需要更改的各張圖樣或文件上。b) 更改的內(nèi)容，如地方緊湊，允許劃掉更改部分，在其附近空白處寫上新內(nèi)容，自更改標記處引出一條帶箭頭的細實線指向更改處。部分圖形的更改，用點劃線將更改部分圍上，然后用細實線打“×”，另在圖紙空白處給出新圖形。c) 整個視圖的更改，用細實線劃去，在附近或采用附件給出新圖，以一個更改處數(shù)計算。d) 若技術文件經(jīng)多次使用與更改而污損不能再用時，或更改的內(nèi)容不能在原文件上進行更改時，根據(jù)最后更改的文字、圖形等進行重新繪制或打印底圖，

9、但不得改變其代號。新圖樣及文件的版本號采用大寫英文字母表示（如A1、A2或A/1、A/2）。舊技術文件應存檔備查，蓋 “作廢留存”印章，并由經(jīng)辦人簽上姓名、日期。e) 凡經(jīng)更改的圖樣或文件，均應在更改欄中填寫：1） 更改標記；2） 同一標記下的更改處數(shù)；3） 更改通知單編號；4） 更改人簽名；5） 更改日期。f) 更改的補充說明：技術文件更改通知單應注明編號，其原件應存檔備查。借（通）用件的技術文件更改應慎重，不得破壞借（通）用件的性質。否則，應編制新技術文件，另編代號，并相應更改與其有關的一切技術文件，而原通用件和借用件的技術文件仍予以保留。更改后的技術文件如破壞了互換性，應改變圖樣及文件的

10、代號，也可繪制新圖樣及文件，并相應更改與其有關的圖樣及文件。5.5 文件的回收和處理5.5.1文件一經(jīng)更改/或修訂時，原版本文件作廢，在發(fā)放新版本文件的同時回收失效版本的舊文件?；厥杖藨谖鍌€工作日（節(jié)假日應順延）內(nèi)收回失效文件。5.5.2回收的文件由回收人確認后，在文件資料回收記錄表上簽字，并在失效的文件上加蓋“作廢”章后集中存放，根據(jù)需要除留1-2份加蓋“作廢留存”章存檔備查外，其余需銷毀的文件應填寫文件記錄銷毀申批單經(jīng)發(fā)文部門批準后，在部門負責人或委托人的監(jiān)控下集中銷毀。5.5.3為法律和/或積累知識的目的所保留的任何已失效的文件，統(tǒng)一由資料管理員加蓋“作廢留存”章后，方可留用。5.6 文件的歸檔和保管5.6.1文件的原件（包括存入軟盤的文件）一律由編制部門保存，受控文件建立文件清單妥善保管，受控文件不得隨意涂改和卷折，應保持頁面整潔清晰。5.6.2各類文件歸檔后，由發(fā)放部門進行整理、編目、組卷保存。5.6.3文件保存應符合防火、防水、防蛀、霉變等規(guī)定的環(huán)境要求，以防損壞和丟失。6 參考文件Q/YH.G.QP64-02-2015 產(chǎn)品標識和可追溯性控制程序Q/YH.G.QP75-05-2015 顧客財產(chǎn)管理程序7 質量記錄JL4.2-02-01 文件/樣品發(fā)放記錄表 JL4.