12檔案管理監(jiān)理細(xì)則22

1、上海軌道交通12號線軌道工程檔案管理細(xì)則編制：審批：中鐵濟(jì)南工程建設(shè)監(jiān)理有限公司上海軌道交通12號線軌道工程監(jiān)理站二O一二年三月目 錄一、檔案管理編制的依據(jù)1二、檔案管理組織機(jī)構(gòu)1三、各崗位檔案管理職責(zé)1四、文件審批程序2五、軌道交通建設(shè)工程竣工資料管理3（一）軌道工程建設(shè)監(jiān)理資料歸檔范圍及順序3（二）軌道交通建設(shè)工程竣工資料整理要求4（三）軌道交通建設(shè)工程竣工圖的編制要求7（四）軌道交通建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收及移交辦法13六、施工階段監(jiān)理工作的基本表式14七、對施工單位的資料檢查15八、監(jiān)理資料、文檔管理制度1517一、檔案管理編制的依據(jù)1. 上海市建設(shè)工程竣工檔案編制驗(yàn)收及報送規(guī)定、上海市檔

2、案局88年34號文基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料歸檔范圍、建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2001）。2. 監(jiān)理合同及施工合同。3. 申通公司的有關(guān)文件及企業(yè)內(nèi)部的貫標(biāo)文件。4. 監(jiān)理公司有關(guān)檔案管理的文件及規(guī)定。二、檔案管理組織機(jī)構(gòu) 中鐵濟(jì)南工程建設(shè)監(jiān)理有限公司 總監(jiān)理工程師 總監(jiān)理工程師代表 各專業(yè)監(jiān)理工程師 資料管理人員 三、各崗位檔案管理職責(zé)（一）總監(jiān)理工程師：1. 負(fù)責(zé)根據(jù)相關(guān)要求對編制的檔案管理細(xì)則進(jìn)行審批。2. 經(jīng)常性地檢查檔案資料的收集整理執(zhí)行情況，指導(dǎo)檔案管理工作。3. 參加業(yè)主組織的檔案管理培訓(xùn)、交底及有關(guān)會議。4. 組織對施工單位的資料監(jiān)督、檢查工作。 （二）總監(jiān)代表

3、：1. 負(fù)責(zé)總監(jiān)授權(quán)的關(guān)于檔案管理工作內(nèi)容。2. 參加業(yè)主組織的檔案管理培訓(xùn)、交底及有關(guān)會議。3. 負(fù)責(zé)檔案的日常管理、監(jiān)督項(xiàng)目檔案管理計(jì)劃執(zhí)行情況，提出整改意見。4. 參加檔案管理計(jì)劃的編制。5. 參加對施工單位的資料監(jiān)督、檢查工作。（三）專業(yè)監(jiān)理工程師：1. 負(fù)責(zé)自己專業(yè)內(nèi)的檔案資料的收集、整理工作，并及時移交給資料管理人員。2. 參加公司、監(jiān)理部組織的檔案管理培訓(xùn)、及檔案管理會議。3. 配合資料管理人員做好工程檔案的管理工作。（四）資料管理人員：1. 負(fù)責(zé)管理性綜合文件、工程日常往來文件及其他相關(guān)檔案的收集、編制、整理和分類歸檔工作。2. 接受總監(jiān)理工程師的日常檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。3. 編

4、制監(jiān)理檔案管理細(xì)則。四、文件審批程序根據(jù)文件的管理要求，審批程序有二種。1. 文件編制-總監(jiān)理工程師審批2. 文件編制-總監(jiān)理工程師審查-報公司審批 五、軌道交通建設(shè)工程竣工資料管理（一）軌道工程建設(shè)監(jiān)理資料歸檔范圍及順序1. 工程項(xiàng)目監(jiān)理合同及中標(biāo)通知書；2. 監(jiān)理單位的資質(zhì)（復(fù)印件）；3. 總監(jiān)理工程師、總監(jiān)代表任命書；4. 本工程監(jiān)理組人員及見證人員的名單和分工職責(zé)；5. 本工程監(jiān)理工程師執(zhí)業(yè)證書（復(fù)印件）、見證人員資質(zhì)（復(fù)印件）、見證單位及見證人員授權(quán)書；6. 工程項(xiàng)目監(jiān)理工作規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、交底記錄；7. 工程開竣工報審表；8. 分包單位資質(zhì)報審表（含合格分供方名錄及分包單位資質(zhì)

5、）；9. 監(jiān)理月報；10. 施工測量放線報驗(yàn)單；11. 建筑材料平行抽查記錄（含施工單位原材料匯總表及監(jiān)理復(fù)試匯總表）；12. 監(jiān)理工作會議記錄（包括內(nèi)部監(jiān)理工作會議）；13. 工程質(zhì)量事故處理方案報審單（無質(zhì)量事故應(yīng)明確注明在A4紙上）；14. 工程項(xiàng)目月度付款申報表及審批（按GB50319-2001規(guī)范A5、B3表式執(zhí)行）；15. 專題報告；16. 各施工階段的節(jié)點(diǎn)質(zhì)量評估報告；17. 總工程質(zhì)量評估報告（含三表一評軌道工程竣工檔案監(jiān)理審查意見單）；18. 監(jiān)理工作工程竣工總結(jié)。（二）軌道交通建設(shè)工程竣工資料整理要求1. 書寫要求一律采用黑色炭素墨水書寫，字跡端正，無缺、漏、涂改現(xiàn)象。杜絕

6、使用原珠筆、書寫筆。2. 竣工資料的尺寸規(guī)格文字材料及竣工圖的尺寸規(guī)格統(tǒng)一為A4紙規(guī)格（297*210mm）。小于A4規(guī)格的文件材料要用A4規(guī)格70g以上書寫白紙進(jìn)行托裱。托裱時可一張A4紙托裱一張文件，也可將幾張文件同時托裱在一張A4紙上，文件右邊與白紙右邊靠齊，上下幾張文件可呈階梯式排列。大于A4規(guī)格的文件材料應(yīng)折疊成A4規(guī)格，文字材料折疊時注意左邊留出裝訂邊。3. 竣工資料的立卷厚度 文字材料立卷厚度在保持其內(nèi)容原有內(nèi)在聯(lián)系的基礎(chǔ)上，視情況以2cm（200頁）以內(nèi)組成一卷，竣工圖則在保持一卷內(nèi)圖紙相對系統(tǒng)、完整的前提下，視情況每卷厚度可3公分、5公分。4. 頁號的編制竣工資料頁號每卷從“

7、001”開始用號碼機(jī)順序編制，一頁一號（卷與卷之間不連號），單面書寫的文件在右下角編頁號，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角編頁號?？瞻醉摗⒕韮?nèi)封面、卷內(nèi)目錄及備考表不編頁號。如一頁上托裱幾張文件，則每張文件均需編頁號，編在原文件的右下角，不可編在托裱的白紙上。如有缺漏編頁時，可在原編號后加“-1”、“-2”，予以標(biāo)注，在編寫總頁數(shù)時，也相應(yīng)增加其頁數(shù)，并在備考表中說明。5. 案卷封面的編制：（1） 案卷題名：第一行填寫工程項(xiàng)目名全稱；第二行與第三行填寫卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，必須準(zhǔn)確概括地揭示出卷內(nèi)文件的基本內(nèi)容，不宜過于籠統(tǒng)。（2） 立卷單位：應(yīng)填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或單位

8、。（3） 起止日期：應(yīng)填寫案卷內(nèi)首份科技文件材料形成日期與末份科技文件材料形成日期。（4） 保管期限：永久（5） 密級：秘密（6） 檔號：按規(guī)定要求填寫（7） 檔案館號：暫不填寫6. 卷內(nèi)目錄的編制（1） 序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注案卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序.（2） 文件編號：填寫科技文件材料的文號或圖號、設(shè)備代號、項(xiàng)目代號等。（3） 責(zé)任者：填寫科技文件材料的形成部門或主要責(zé)任者（4） 文件材料題名：填寫科技文件材料或圖紙的全稱（5） 日期：填寫科技文件材料的形成日期（6） 頁號：填寫每份科技文件材料或圖紙?jiān)诰韮?nèi)的首、尾頁上標(biāo)注的頁號。單面書寫的科技文件頁號編寫在右下角；書面書寫的科

9、技文件正面右下角編寫頁號，反面左下角編寫頁號。（7） 備注：填寫需要注釋的情況7. 備考表的編制（1） 說明：本卷內(nèi)共-頁，填寫本卷科技文件材料的末位頁號。其中文字材料、圖紙、照片需統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)材料，分別填寫，合計(jì)數(shù)即為本卷內(nèi)共-頁。（2） 應(yīng)注明情況：填寫卷內(nèi)特殊需要說明的問題。（3） 立卷人：應(yīng)由負(fù)責(zé)編制的立卷人簽名（4） 日期：填寫完成立卷的日期（5） 檢查人：應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名（6） 日期：填寫審核完成的日期8. 案卷內(nèi)排列順序 每一案卷依內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、科技文件材料、備考表順序排列后裝訂。9. 案卷裝訂要求除竣工圖紙不裝訂（但也須用封面包起來），其余文件材料均需裝訂成冊。裝訂前先將

10、文件材料整理成統(tǒng)一幅面（297*210mm），左邊留出裝訂線、去掉金屬物，按照卷內(nèi)目錄的編排次序理齊。正式裝訂時，先將文件材料疊齊，用鐵夾將三邊夾牢固定，再用2mm鉆子的電鉆在文件材料上鉆三個小洞（三洞相隔79mm），用蠟線抽緊裝訂。對于紙張折疊后引起案卷右厚左薄，應(yīng)在裝訂邊增添若干硬板襯墊（寬25mm，長295mm），襯至與右邊厚度相一致后再裝訂，然后外包裹硬封面。10. 案卷目錄的編制：案卷目錄必須打印，打印格式按樣張，不可隨意移動行距與間距。（1） 順序號：按順序從“1”起依次標(biāo)注；（2） 案卷題名：必須與該卷封面上的案卷題名一致；（3） 檔號：按規(guī)定要求填寫；（4） 頁數(shù)：卷內(nèi)實(shí)際頁數(shù)

11、。備注：填寫需要注釋的情況。（三）軌道交通建設(shè)工程竣工圖的編制要求軌道交通建設(shè)工程竣工圖是真實(shí)地記錄軌道交通建設(shè)工程施工最終狀況的技術(shù)文件，是對工程進(jìn)行交工驗(yàn)收、維護(hù)、改建、擴(kuò)建的依據(jù)，是國家的重要技術(shù)檔案。為確?？⒐D的編制質(zhì)量，各施工單位必須注意在施工過程中完整地收集和整理好設(shè)計(jì)變更通知單，補(bǔ)充設(shè)計(jì)圖、修改設(shè)計(jì)圖、工程業(yè)務(wù)聯(lián)系單、技術(shù)核定單、材料代用單以及涉及設(shè)計(jì)變更的會議紀(jì)要等所有設(shè)計(jì)變更文件，并在施工的同時及時將有關(guān)變更的內(nèi)容反映到一套原施工圖上，以便全部工程完工后，按時完成其余二套圖紙的翻版。1. 竣工圖的繪制要求一套符合要求的竣工圖，應(yīng)滿足三方面質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。一是內(nèi)在質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，必須符合

12、實(shí)際，反映施工結(jié)束時最終狀況；二是外觀質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，必須做到幅面整潔、圖形清晰、標(biāo)志醒目、標(biāo)注位置合理，達(dá)到查閱迅速、利用方便之目的；三是使用質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，指所有紙張、書寫、蓋章印泥印色等材料必須符合檔案長期安全保管的要求。（1） 竣工圖的繪制形式竣工圖的繪制一般以原施工圖為基礎(chǔ)，根據(jù)各種變更文件在原施工圖上修改或重新繪制而成?？刹扇∪缦滦问剑?) 凡按圖施工沒有變更的，則由施工單位在原施工圖上加蓋“竣工圖”章，作為竣工圖。2) 在施工中，雖有一般性設(shè)計(jì)變更，但能將原施工圖加以修改補(bǔ)充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位在原施工圖上對修改部分進(jìn)行修改，并標(biāo)注修改依據(jù)，加蓋“竣工圖”章后，作為竣工圖。

13、3) 凡結(jié)構(gòu)形式改變、平面布置改變，以及其他重要改變不宜在原竣工圖上修改、補(bǔ)充的，應(yīng)重新繪制改變后的竣工圖，并由施工單位負(fù)責(zé)在新藍(lán)圖上加蓋“竣工圖”章。4) 項(xiàng)目被取消或現(xiàn)場未施工，不需要編制竣工圖。但應(yīng)在原設(shè)計(jì)圖紙目錄中注明“取消”及依據(jù)，并將原圖抽出作廢。5) 由于特殊原因，工程項(xiàng)目在沒有正式施工圖的情況下進(jìn)行施工的，施工單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工后，根據(jù)實(shí)際施工最終狀況繪制竣工圖，加蓋“竣工圖”章，并經(jīng)設(shè)計(jì)單位簽署意見。（2） 竣工圖的繪制方法竣工圖的繪制工作包括三方面內(nèi)容：設(shè)計(jì)有重大變更，不宜在原施工圖上修改，補(bǔ)充的應(yīng)重新繪制竣工圖。一般性的設(shè)計(jì)變更，則可利用原施工圖修改、補(bǔ)充而成竣工圖。設(shè)計(jì)經(jīng)

14、數(shù)次變更的，在原施工圖上反映最終變更內(nèi)容，并注意做好中間設(shè)計(jì)變更文件有關(guān)條款的標(biāo)準(zhǔn)說明。作為竣工圖的藍(lán)圖必須是圖面清晰的新圖紙。圖上修改部分必須用黑色碳素墨水繪制、字跡端正、圖形用直尺按比例反映。利用原施工圖上反映，標(biāo)注變更依據(jù)及標(biāo)注被修改圖的圖號。具體做法：1） 在施工圖上反映更改內(nèi)容所有設(shè)計(jì)變更文件中的變更內(nèi)容，必須不遺漏地在原施工圖中全面反映，即每項(xiàng)變更內(nèi)容不但要在文件所指的施工圖上反映，而且要在所有涉及到的施工圖上反映。根據(jù)更改情況的不同，可分別采取如下三種方法： 對于少量的文字或數(shù)字的修改，可用一條實(shí)線將被修改部分劃去，在其上方或下方（一張圖上要統(tǒng)一）空白行間填寫變更后的內(nèi)容。 對于

15、少量線條和圖形的修改，可用“”將修改部分框出，并在附近適當(dāng)位置畫上修改后的線條、圖形。 對于較多的文字、線條、圖形的修改，可根據(jù)設(shè)計(jì)變更文件內(nèi)容在施工圖上進(jìn)行修改。如設(shè)計(jì)院出修改圖（藍(lán)圖），則可將修改部位在原施工圖上標(biāo)出，注明“此處修改見×××修改圖，圖號”后，不必再在原施工圖上反映。修改圖排列在該套圖紙后面。2） 標(biāo)注變更依據(jù)在原施工圖上作修改時，所有修改處旁均需注明修改依據(jù)：設(shè)計(jì)變更文件名稱、編號、條文號。一般情況下，應(yīng)在修改處旁適當(dāng)空白位置標(biāo)注：“修改依據(jù)見”。同一張施工圖上有數(shù)處修改時，如修改內(nèi)容出自不同的修改依據(jù)，應(yīng)分別在每個修改處旁適當(dāng)空白位置標(biāo)注：“

16、修改依據(jù)見”：如修改內(nèi)容均出自同一條修改依據(jù)，則可在圖上適當(dāng)空白位置統(tǒng)一標(biāo)注：“本圖修改依據(jù)均見”。當(dāng)修改處旁沒適當(dāng)空白位置標(biāo)注修改依據(jù)時，可在每個修改處旁分別用阿拉伯?dāng)?shù)字、順次編號后，在圖上適當(dāng)空白位置集中反映。當(dāng)同一張施工圖修改中有二處以上修改出于同一變更依據(jù)時，則可用同一個阿拉伯?dāng)?shù)字編號后，將變更依據(jù)在圖上適當(dāng)空白位置集中反映。上述幾種變更依據(jù)的標(biāo)注方法，在一張圖上應(yīng)統(tǒng)一。 3） 標(biāo)注被修改圖的圖號 當(dāng)設(shè)計(jì)變更文件上沒有寫明或沒有寫全應(yīng)修改的施工圖號時，施工單位須仔細(xì)檢查，將變更內(nèi)容涉及到的每張施工圖圖號在設(shè)計(jì)變更文件上反映出來。 如一張?jiān)O(shè)計(jì)變更文件只有一項(xiàng)修改內(nèi)容或數(shù)項(xiàng)修改內(nèi)容修改同一

17、張或同幾張施工圖的，可統(tǒng)一標(biāo)注：“修改見：圖號”如一張?jiān)O(shè)計(jì)變更文件上數(shù)項(xiàng)修改內(nèi)容分別修改不同施工圖的，則須在該設(shè)計(jì)變更文件上具體條款后，分別標(biāo)注該條款所修改的施工圖圖號。（3） 竣工圖的審核工作竣工圖應(yīng)經(jīng)承擔(dān)施工的項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人逐張予以審核簽證。審核重點(diǎn)是能否準(zhǔn)確反映工程實(shí)際狀況。審核竣工圖的要點(diǎn)有四點(diǎn)：1) 所有修改點(diǎn)是否都已修改到位2) 圖與圖之間相關(guān)之處是否都已作相應(yīng)修改3) 所有修改處是否都標(biāo)注了修改依據(jù)，所有設(shè)計(jì)變更文件是否標(biāo)注了被變更的施工圖圖號4) 所有修改依據(jù)是否都已手續(xù)齊全竣工圖在完成繪制審核后，應(yīng)將“竣工圖”章用不褪色的紅色印泥蓋印在竣工圖右下角設(shè)計(jì)圖標(biāo)上方適當(dāng)空白位置處，

18、盡量保證圖紙折疊后，“竣工圖”章能顯露在右下角?！翱⒐D”章式樣和尺寸規(guī)格如圖示： 80mm15 mm每格7mm竣 工 圖施工單位50mm編 制 人日期技術(shù)負(fù)責(zé)人日期監(jiān)理單位總 監(jiān)日期 20mm 30mm 10mm 20mm2. 竣工圖的組卷方法一套完整的竣工圖，包括竣工圖及設(shè)計(jì)變更文件，組卷方法是：（1） 竣工圖的組卷 竣工圖卷內(nèi)目錄的填寫：作為竣工圖的組成部分之一，封面與藍(lán)圖目錄均須一一反映在卷內(nèi)目錄的文件名稱欄，圖號填在文件編號欄。 圖紙排列組卷：竣工圖根據(jù)設(shè)計(jì)院出的施工圖目錄進(jìn)行排列、組卷。圖紙少時，一個單位工程的圖紙可合在一個卷內(nèi)；圖紙多時，可按各分部或各專業(yè)竣工圖分別組卷。 圖紙折

19、疊：竣工圖按4號圖紙規(guī)格（297*210mm）折疊，圖面朝里，圖標(biāo)外露于圖面的右下角處，散頁號置于竣工檔案盒內(nèi)。（2） 設(shè)計(jì)變更文件的組卷設(shè)計(jì)變更文件應(yīng)經(jīng)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位四方簽字（設(shè)計(jì)變更通知單除外），并根據(jù)項(xiàng)目情況，采取下面二種形式中一種排列組卷。注意一個單位工程的設(shè)計(jì)變更文件應(yīng)采取同一種形式。 緊接著被變更的竣工圖的次頁。適用于設(shè)計(jì)變更僅對一張?jiān)O(shè)計(jì)圖變更的情況。 以一個單位工程為單位，集中所有設(shè)計(jì)變更文件，按其產(chǎn)生日期編號先后或按變更文件類別（設(shè)計(jì)變更通知單、工程業(yè)務(wù)聯(lián)系單、會議紀(jì)要等）-產(chǎn)生日期編號先后進(jìn)行獨(dú)立組卷，排列在單位工程整套竣工圖最前一卷。適用于變更文件數(shù)量較多或一份

20、變更文件涉及不同卷的設(shè)計(jì)圖變更的建設(shè)項(xiàng)目。當(dāng)采用此種形式組卷。變更文件須裝訂成冊。無論采取何種形式，均需在所有設(shè)計(jì)變更文件的首頁填寫設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件匯總表（見附件9）（四）軌道交通建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收及移交辦法軌道交通建設(shè)土建工程是國家重點(diǎn)工程，它的竣工資料驗(yàn)收工作作為竣工驗(yàn)收的一個組成部分，受到了上海市檔案局、市建委、城建檔案館的高度重視，為保證竣工資料的質(zhì)量和驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行，特發(fā)本通知，希認(rèn)真貫徹執(zhí)行。1. 軌道交通建設(shè)工程土建工程竣工檔案的驗(yàn)收工作，由各項(xiàng)目公司全面負(fù)責(zé)。2. 各施工單位在平時施工過程中，應(yīng)明確專人同步收集、整理施工文件材料，以確?？⒐べY料的完整性和真實(shí)性，工程項(xiàng)目

21、監(jiān)理單位、項(xiàng)目公司有義務(wù)在工程進(jìn)行過程中，指導(dǎo)、檢查、督促施工單位做好資料的收集及予立卷工作。3. 在工程即將完工時，施工單位應(yīng)根據(jù)附件一、二、三的要求整理出一套完整的竣工資料（不裝訂），交監(jiān)理審查。4. 經(jīng)監(jiān)理審查，竣工資料完整、準(zhǔn)確、真實(shí)后，由監(jiān)理填寫竣工資料監(jiān)理審查意見單（見監(jiān)理歸檔文件附件2）。5. 由施工單位將竣工資料及監(jiān)理審查意見單一并送交項(xiàng)目公司預(yù)審。6. 項(xiàng)目公司對竣工資料進(jìn)行預(yù)審并提出書面意見，及時反饋施工單位。7. 施工單位根據(jù)“預(yù)審意見”進(jìn)行整改后，經(jīng)項(xiàng)目公司確認(rèn)，具備檔案驗(yàn)收條件后，施工單位提前十天填寫軌道交通建設(shè)工程竣工資料驗(yàn)收申請單（見附件5），一式二份送交項(xiàng)目公司

22、。確定檔案驗(yàn)收日期，由項(xiàng)目公司組織“竣工資料聯(lián)合驗(yàn)收組”驗(yàn)收。并根據(jù)軌道工程竣工檔案質(zhì)量評分標(biāo)準(zhǔn)（附件6）評分，確定資料的質(zhì)量等級，簽字認(rèn)可。8. 只有通過資料驗(yàn)收的工程，方可進(jìn)行工程終驗(yàn)，對資料驗(yàn)收未達(dá)到90分以上的工程，將不予工程決算與合同銷號，施工單位則無法得到工程尾款。9. “竣工檔案聯(lián)合驗(yàn)收組”由監(jiān)理單位、市檔案局、市城建檔案館、上海申通集團(tuán)有限公司、項(xiàng)目公司等有關(guān)部門人員組成。10. 檔案裝具向項(xiàng)目公司統(tǒng)一購買。11. 每個單位工程竣工資料通過驗(yàn)收后，施工單位必須完成最后的整改工作，然后一個月之內(nèi)向項(xiàng)目公司移交。六、施工階段監(jiān)理工作的基本表式 1. 監(jiān)理工程師通知單2. 工程暫停令3. 工程款支付證書4. 工程臨時延期審批表5. 工程最終延期審批表6. 費(fèi)用索賠審