ZH-QP-12文件控制程序

1、 廣州眾恒光電科技有限公司二級文件程序文件 Title of DOC.文件名稱: 文件控制程序DOC No.文件編號:ZH-QP-12First edition初次發(fā)放Change更改Established date制訂日期：2011.11.8Effective date生效日期: 2011-11-10Page No.:頁碼: 第 1 頁，共 6 頁Based on the issue發(fā)行依據(jù):內(nèi)容修訂發(fā)行Brief Description of Change 更改內(nèi)容簡述: 1、 修訂:5.3.1 C項增補(bǔ)第二組XX說明;2、 增加封裝生產(chǎn)部、封裝品管部、封裝研發(fā)中心部門代碼.Version

2、 Memorandum 版本備忘記錄版本/修訂Ver/Rev更改頁碼Change Page日 期Date累計頁數(shù)Accumulation page修改者framerA/02010.11.250晏節(jié)強(qiáng)A/1第3頁2011.11.81頁晏節(jié)強(qiáng)相關(guān)部門會簽燈飾 品管部燈飾 生產(chǎn)部燈飾研發(fā)中心工業(yè) 工程部物控部后勤部采購部項目部人事行政部國內(nèi)營銷部國際貿(mào)易部封裝生產(chǎn)部封裝 品管部封裝研 發(fā)中心/Prepared by 制定Checked by 審核Approved by 批準(zhǔn)文件發(fā)放部門（請在下面表格內(nèi)填寫發(fā)放部門，此欄由文件制作部門填寫）后勤部燈飾品管部封裝品管部燈飾研發(fā)中心封裝研發(fā)中心工業(yè)工程部物

3、控部燈飾生產(chǎn)部采購部人事行政部國內(nèi)營銷部國際貿(mào)易部封裝生產(chǎn)部項目部Title 標(biāo)題：文件控制程序生效日期 Effective Date版本/修訂 Rev/Ver頁 碼 Page文件編號 Doc. No. 2011-11-10A/1第 6 頁，共 6 頁ZH-QP-121.目的:為使本公司管理體系之相關(guān)文件能夠迅速處理，正確流通應(yīng)用及管制，以確保各相關(guān)單位都能適時獲得適當(dāng)且有效之最新文件。 2.適用范圍:本公司內(nèi)部之質(zhì)量手冊、程序文件、記錄和表單或客戶、供貨商及國際國家標(biāo)準(zhǔn)之相關(guān)資料均屬之。3.定義:3.1體系文件：質(zhì)量手冊、程序文件、三級文件、記錄（表格）等；3.2技術(shù)文件：包括圖紙、產(chǎn)品規(guī)格

4、書、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程等；3.3外來文件：包括國際、國家、行業(yè)、地方等標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、顧客提供圖紙資料及技術(shù)要求等。3.4文件的標(biāo)識：包括“受控文件”、“外來文件”、 “臨時”、“作廢”等標(biāo)識，由文控員統(tǒng)一保管。4.職責(zé):4.1文控中心：控制文件的版本發(fā)放回收修改及失效后的處理。4.2體系文件審批權(quán)限文件種類編制審核批準(zhǔn)收發(fā)管理質(zhì)量手冊品管部管理者代表(副)總經(jīng)理/授權(quán)人文控中心程序文件指定負(fù)責(zé)人部門主管管理者代表(副)三級文件指定負(fù)責(zé)人部門主管部門經(jīng)理使用表單指定負(fù)責(zé)人表單制定人直接上級各部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理注：如授權(quán)人缺席時，由其上級或指定的代理人批準(zhǔn)。

5、4.3外部文件保管權(quán)限外部文件類別審 批保管單位客/供方標(biāo)準(zhǔn)圖面部門主管技術(shù)部供方檢驗報告部門主管品管部國際/家標(biāo)準(zhǔn)法律法規(guī)部門主管文控中心5.程序:5.1.流程圖(見附件)5.2文件標(biāo)準(zhǔn)格式：程序文件應(yīng)采用以下格式。5.2.1封面：可包括下列內(nèi)容，但不限于： 公司名稱 文件名稱、編號 文件版次 制訂單位 制訂日期 生效日期 相關(guān)單位會簽 編制審核批準(zhǔn)5.2.2內(nèi)容：可包括下列內(nèi)容，但不限于: 目的 適用范圍 定義 職責(zé) 程序/內(nèi)容/要求 相關(guān)文件 表單/記錄 5.2.3三級文件及表單格式，以適用為主，可以采取多樣化的格式。5.3文件編號系統(tǒng)與版本5.3.1各類管制文件之制訂、修改均由文控中心

6、，依以下文件編碼規(guī)則編碼管理：A.質(zhì)量手冊編碼為：ZH-QM，ZH公司代號，QM管理體系文件；B.程序文件編碼為：ZH-QP-XX，ZH公司代號，QP程序文件，XX流水號（01-99）；XX(各部門)流水號如下:人事部：01 技術(shù)部：02-03 物控部：04-05 生產(chǎn)部：06銷售部：07 工業(yè)工程部：08-09 采購部：10-11 品管部：12-24 C.三級文件（僅指操作指引）編碼為ZH-WI-XXX-XX-XX，ZH公司代號, WI三級文件代號，第一組XX部門代碼(各部門代碼如下)，第二組XX為必要時(如研發(fā)中心之三級文件),如不必要直接編流水號,第三組XX流水號(001-999)；各部

7、門代碼:燈飾品管部：QM 封裝品管部:QMC 燈飾生產(chǎn)部：PD 封裝生產(chǎn)部:PDC 封裝品管部:PDC 采購部：PUR 物控部：PMC 燈飾研發(fā)中心：TD（規(guī)格書：SPEC 承認(rèn)書：SA 檢驗圖紙：TP BOM表：BOM ） 封裝研發(fā)中心:TDC(規(guī)格書:SPEC 承認(rèn)書:SA 檢驗圖紙:TP BOM表:BOM 作業(yè)指導(dǎo)書:SOP) 工業(yè)工程部：IE (基準(zhǔn)表 JZ) 人事部：HR 銷售部：SD 后勤部：RSD 5.3.2文件版本/版次編碼規(guī)則： 文件頁修定次數(shù)(05) 文件版本AZA.文件新制訂以A/0為版本/版次。B.當(dāng)版次修訂次數(shù)號輪到5次，第6次修改時，則版本自動升到下一版，版次號為“

8、0”，即為“B/0”，以此類推。對于技術(shù)部的臨時文件,版本從X1開始,修改時依次往上累加.5.4文件作業(yè)流程 5.4.1文件編寫：由相關(guān)部門根據(jù)需求制定相應(yīng)的文件。編制時，應(yīng)按文件規(guī)定的格式編寫且需注明文件發(fā)放范圍和發(fā)放份數(shù)。若文件涉及到多個部門職能時，文件制定人員應(yīng)組織相關(guān)人員對其評審。 5.4.2文件審批：編寫人將已編寫好的文件按“受控文件審批權(quán)限” (見4.2)審批。 5.4.3文件編號：各部門文控員根據(jù)5.3進(jìn)行編號。 5.4.4文件受控發(fā)放：a.發(fā)放前，文控員確認(rèn)文件發(fā)放范圍和文件的份數(shù)，并將其登錄于受控文件清單后進(jìn)行受控發(fā)放，文件正本蓋上紅色“受控文件”章。b.受控文件的發(fā)放：品管

9、部文控員根據(jù)文件中的發(fā)放范圍進(jìn)行復(fù)印，并蓋上藍(lán)色“受控文件”副本章后，填寫文件分發(fā)與回收記錄表.5.4.5文件歸檔: 文件受控后，由品管部文控員負(fù)責(zé)保存文件電子檔和書面正本文件(電子檔要有備份),同時，應(yīng)對所負(fù)責(zé)的受控文件進(jìn)行監(jiān)管，有防潮、防塵、防霉和防蟲措施，防止損壞、變質(zhì)或丟失。5.4.6文件培訓(xùn): 相關(guān)部門應(yīng)對操作性的文件或流程文件進(jìn)行培訓(xùn)，如：作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗標(biāo)準(zhǔn)等文件，加強(qiáng)執(zhí)行文件人員對文件的理解。5.4.7文件實(shí)施: 執(zhí)行文件的部門應(yīng)嚴(yán)格按文件內(nèi)容執(zhí)行，保證制定的文件要求得到有效實(shí)施。在實(shí)施過程中，若發(fā)現(xiàn)文件規(guī)定不合理或不適用實(shí)際要求時，應(yīng)及時提出更改或作廢申請。5.4.

10、8文件修訂/更改：a.文件需更改時，應(yīng)填寫文件更改申請單經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)后對文件進(jìn)行修訂/更改。b.為確保文件的更改和現(xiàn)行修訂/更改狀態(tài)得到識別，可采用版本號和修訂號等方式對文件標(biāo)識，版本號采用字母表示，修訂號采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。c.文件修訂/更改方式：文件可采用手工劃改或文件換改等方式，具體操作如下：手工劃改：由文控員根據(jù)文件更改申請單在更改欄內(nèi)填寫本次更改標(biāo)記、更改頁、更改單號、更改日期等，并簽字確認(rèn)。5.4.9文件回收：a.發(fā)放新修訂的文件時，應(yīng)以舊換新的方式，把舊文件回收立即銷毀。b.當(dāng)文件不適用或失效需取消時，由相關(guān)人通知文控員進(jìn)行回收并處理，應(yīng)填寫文件分發(fā)與回收記錄表。5.4.10文

11、件作廢：失效文件需作廢時，按以下規(guī)定處理：a.書面原版文件作廢由品管部文控員蓋“作廢”章，再保存到作廢文件檔案中，并按質(zhì)量記錄控制程序保存。需銷毀時，相關(guān)文控員應(yīng)填寫文件銷毀清單經(jīng)(副)管理者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。5.4.11文件借閱和外發(fā)：a.文件借閱：借閱人員需填寫文件借閱登記表，并在指定日期歸還文件及資料。到期不歸還，由文控員收回。否則，向其負(fù)責(zé)人報告收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。b.文件外發(fā)：所有對外發(fā)放的文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢測報告等，應(yīng)填寫文件外發(fā)記錄表。采購部門需要向供應(yīng)商提供開模圖紙、檢驗文件、技術(shù)要求等文件時，由直屬部門經(jīng)理或主管級以上人員批準(zhǔn)方可執(zhí)行。各銷售部門根據(jù)顧客需要提供技術(shù)文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和第三方檢測報告時，應(yīng)由其直屬部門經(jīng)理或主管級以上人員審核后交由副管理者代表或總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由文控員做好發(fā)放記錄。如文件中涉及保密內(nèi)