集團(tuán)非生產(chǎn)物資采購(gòu)管理辦法講解

1、 廣 東 精 進(jìn) 能 源 有 限 公 司集團(tuán)非生產(chǎn)物資采購(gòu)管理辦法一、 目的為規(guī)范集團(tuán)及各分公司生產(chǎn)企業(yè)的非生產(chǎn)物資采購(gòu)工作,加強(qiáng)內(nèi)部控制,明確 責(zé)任,保障采購(gòu)質(zhì)量和績(jī)效,降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展, 特制訂本管理辦法。二、 適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司及各分公司生產(chǎn)企業(yè)的非生產(chǎn)消耗物資采購(gòu)活動(dòng)。包括各公 司的設(shè)備及其備件、工裝夾具、勞保用品、辦公用品、食材、生活用品、電腦耗材物料 等采購(gòu),同時(shí)還包括委外加工業(yè)務(wù)、施工工程業(yè)務(wù)等。生產(chǎn)物資采購(gòu)按集團(tuán)采購(gòu)管理辦 法執(zhí)行三、 定義1、 設(shè)備及其備件:2、 工裝夾具:3、 委外加工:4、 工程施工:四、 職責(zé)1、 總公司采購(gòu)部:負(fù)責(zé)

2、設(shè)備、備件、工裝夾具2、 分公司采購(gòu)部:3、 分公司總經(jīng)理:4、 各公司品質(zhì)部:5、 總公司研發(fā)部:6、 各技術(shù)工藝部:。7、 各公司制造部:。8、 各公司倉(cāng)庫(kù):。9、 總公司財(cái)務(wù)部:10、 分公司財(cái)務(wù)部:。11、集團(tuán)公司審核部:。五、 操作流程1、 設(shè)備及其備件、工裝夾具采購(gòu)。按涉及金額大小,分總公司采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)和分公司自行采購(gòu)兩種模式。各公司設(shè)備 配件采購(gòu)人員評(píng)估對(duì)于單次申購(gòu)超 (具體金額待討論 萬,由報(bào)由總公司采購(gòu)部統(tǒng)一采 購(gòu),評(píng)估單次申購(gòu)金額低于 (具體金額待討論 萬的,則由各采購(gòu)部自行采購(gòu)。1.1總公司采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)流程。1.1.1各公司采購(gòu)部在接到有效申購(gòu)單時(shí),評(píng)估出超過 (具體

3、金額待討論 萬金額的設(shè)備 或備件、工裝夾具,則向總公司采購(gòu)部下達(dá)采購(gòu)訂單,報(bào)經(jīng)各公司采購(gòu)負(fù)責(zé)人審核后傳 廣 東 精 進(jìn) 能 源 有 限 公 司遞至總公司采購(gòu)部。1.1.2總公司采購(gòu)部相關(guān)采購(gòu)人員接到采購(gòu)訂單時(shí),與各公司確認(rèn)好有效輔助信息(包括 技術(shù)參數(shù)、設(shè)計(jì)圖紙、供應(yīng)商信息等 。1.1.3對(duì)于金額超(100待討論萬 的大型設(shè)備采購(gòu),由相關(guān)采購(gòu)人員組織成立總公司招 標(biāo)項(xiàng)目。1.1.3.1項(xiàng)目成員包括但不限于采購(gòu)部領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備采購(gòu)人員、總公司財(cái)務(wù)人員、審計(jì)部門、 總公司總經(jīng)理或指定相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員。1.1.3.2采購(gòu)員組織專題會(huì)議明確標(biāo)書內(nèi)容、項(xiàng)目職責(zé)分工、項(xiàng)目進(jìn)程。1.1.3.3采購(gòu)員向被選擇有

4、實(shí)力的供應(yīng)商發(fā)放標(biāo)書,收集供應(yīng)商投標(biāo)書。投標(biāo)文件包括:投標(biāo)書、投標(biāo)價(jià)及數(shù)量、投標(biāo)供應(yīng)商資質(zhì)文件、投標(biāo)供應(yīng)商法人授權(quán)、投標(biāo)保證金、偏 差說明、承諾的售后服務(wù)等。收集回來的投標(biāo)書必須是密封完好并有投標(biāo)單位簽章押封 的。1.1.3.4采購(gòu)員按項(xiàng)目進(jìn)程在收集完投標(biāo)書后,組織項(xiàng)目成員統(tǒng)一開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)。開 標(biāo)、評(píng)標(biāo)時(shí),要求項(xiàng)目所有成員務(wù)必同時(shí)到場(chǎng),由項(xiàng)目組最終領(lǐng)導(dǎo)定標(biāo)中標(biāo)供應(yīng)商。 1.1.3.5采購(gòu)員與確認(rèn)中標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)一步進(jìn)行商談,并確定最終價(jià)格(必要時(shí) ,簽定大 型設(shè)備采購(gòu)合同,履行保證金交納事宜等。1.1.3.6采購(gòu)員整理項(xiàng)目資料,編制項(xiàng)目報(bào)告交總公司采購(gòu)總監(jiān)審核,項(xiàng)目組成員會(huì)簽, 總公司總經(jīng)理

5、批準(zhǔn)后存檔總采購(gòu)部,同時(shí)備案審核部門,以備審計(jì)監(jiān)查。1.1.3.7采購(gòu)人員跟蹤供應(yīng)商交貨進(jìn)程,并執(zhí)行采購(gòu)合同相關(guān)規(guī)定。1.1.4采購(gòu)金額不足(100待討論萬 的設(shè)備、備件、工裝夾具采購(gòu)。1.1.4.1采購(gòu)員根據(jù)收集的市場(chǎng)信息,組織至少三家以上有實(shí)力的供應(yīng)商按我司要求進(jìn)行 明細(xì)報(bào)價(jià)。1.1.4.2在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)收回報(bào)價(jià)表后,交核價(jià)員或指定人員進(jìn)行價(jià)格核定。1.1.4.3總公司采購(gòu)總監(jiān)根據(jù)三家報(bào)價(jià)對(duì)比結(jié)果,確定采購(gòu)供應(yīng)商。必要時(shí),采購(gòu)員組織 相關(guān)技術(shù)或使用人員前往供應(yīng)商處進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估,并形成評(píng)估報(bào)告交采購(gòu)總監(jiān)。1.1.4.4采購(gòu)員要求供應(yīng)商提供但不限于以下資料營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記記、一般納稅人資 格

6、證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、體系認(rèn)證證書,如有特殊要求的物料,還需提供相關(guān)最新認(rèn)證 證書,如 SGS 認(rèn)證證書等。1.1.4.5供應(yīng)商資料提供齊全后,由采購(gòu)員組織簽訂設(shè)備采購(gòu)合同。按采購(gòu)合同執(zhí)行到貨 跟蹤。1.2評(píng)估單次申購(gòu)金額低于 (具體金額待討論 萬的, 則由各采購(gòu)部自行采購(gòu) . 具體操作流 程按各自公司規(guī)定執(zhí)行,集團(tuán)公司不再作統(tǒng)一規(guī)范。但總公司采購(gòu)部有責(zé)任和義務(wù)配合 集團(tuán)審計(jì)部門對(duì)各分公司所有的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審核監(jiān)查。1.3(本條規(guī)定適用順德精進(jìn)采購(gòu)員接到申購(gòu)單,按 1.1.4.1-1.1.4.5條執(zhí)行。2、 勞保、辦公用品、食材、生活用品、電腦耗材等采購(gòu)。本條規(guī)定適用順德精進(jìn),因地域采購(gòu)環(huán)境差異

7、,其它公司勞保、辦公用品、食材、生 活用品、電腦耗材等采購(gòu),由各分公司自行制訂相關(guān)規(guī)定。2.1對(duì)于經(jīng)常有申購(gòu)能定點(diǎn)采購(gòu)的物資,必須遵循定點(diǎn)采購(gòu)原則。原則上此類物料采取月 結(jié)模式,如需現(xiàn)金采購(gòu)的,按財(cái)務(wù)部相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.1.1采購(gòu)員按就近原則,至少每類物資選擇有實(shí)力的供尖商各 5家,按我司固定格式進(jìn) 行報(bào)價(jià)。2.1.2由核價(jià)員對(duì)報(bào)價(jià)單位進(jìn)行價(jià)格比對(duì),選擇其中的 2家為合格供應(yīng)商報(bào)采購(gòu)負(fù)責(zé)人審 廣 東 精 進(jìn) 能 源 有 限 公 司核,采購(gòu)總監(jiān)批準(zhǔn)。2.1.3采購(gòu)員組織供應(yīng)商提供但不限于以下資料營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記記、一般納稅人資格 證等資料,入選采購(gòu)部合格供應(yīng)商名錄。2.1.4采購(gòu)員根據(jù)申購(gòu)單向

8、供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單,跟蹤到貨。在到貨時(shí),必要情況下,需 由使用或申購(gòu)人員確認(rèn)到貨品質(zhì)、型號(hào)規(guī)格等符不符合申購(gòu)人員需求。2.1.5倉(cāng)管員核對(duì)供應(yīng)商送貨單、采購(gòu)訂單作采購(gòu)入庫(kù)。2.1.6采購(gòu)員組織供應(yīng)商月末對(duì)帳、付款、月末評(píng)價(jià)等, 操作流程同生產(chǎn)物資相關(guān)流程。 2.2不能定點(diǎn)采購(gòu),或不經(jīng)常使用的,且需現(xiàn)金采購(gòu)的物資。2.2.1采購(gòu)員至少選擇三家有實(shí)力的供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。2.2.2采購(gòu)部指定負(fù)責(zé)人審核報(bào)價(jià)單并確定供應(yīng)商。2.2.3必須要采購(gòu)員聯(lián)系供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記記、一般納稅人資格證等資料, 只作為付款憑證,此類供應(yīng)商可不作入選合格供應(yīng)商名錄依據(jù),并與供應(yīng)商簽定零星采 購(gòu)合同。2.2.4采購(gòu)

9、員下達(dá)采購(gòu)訂單,并按相關(guān)規(guī)定申請(qǐng)付款,組織到貨。必要情況下,需由使用 或申購(gòu)人員確認(rèn)到貨品質(zhì)、型號(hào)規(guī)格等符不符合申購(gòu)人員需求。2.2.5采購(gòu)員月末統(tǒng)計(jì)此類現(xiàn)金采購(gòu)物資明細(xì)信息,報(bào)采購(gòu)主管人員審核、采購(gòu)總監(jiān)批準(zhǔn) 備案?jìng)鋵徍吮O(jiān)查。3、委外加工。根據(jù)使用性質(zhì)不同,分為生產(chǎn)用物資委外加工,設(shè)備或儀器委外鑒定、維修、保養(yǎng), 設(shè)備或備件、工裝模具委外加工。在決定是否委外加工時(shí),應(yīng)考慮下列各因素:本公司 的生產(chǎn)能力不足時(shí);須利用本公司所沒有的設(shè)備、技術(shù)時(shí);特殊零件無法購(gòu)得,又不能 自行加工時(shí);委外加工品質(zhì)更好時(shí);委外加工成本更低時(shí)。3.1生產(chǎn)用物資委外加工,包括客戶成品委外加工和零部件委外加工。3.1.1客

10、戶成品委外加工。3.1.1.1制造部平衡當(dāng)期生產(chǎn)計(jì)劃,提出委外加工書面申請(qǐng)報(bào)告,報(bào)告中需明確委外加工 原因、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、預(yù)算等有效信息,報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理 (或指定人員批準(zhǔn)后交采購(gòu)部實(shí)施采購(gòu)。3.1.1.2采購(gòu)部接到有效申購(gòu)單時(shí),按采購(gòu)相關(guān)管理規(guī)定組織采購(gòu)活動(dòng)。3.1.1.3相關(guān)部門按規(guī)定配合執(zhí)行。3.1.2零部件委外加工。指的是因受采購(gòu)條件或采購(gòu)回的物料不能直接滿足使用要求,需委托外單位二次加 工后使用在生產(chǎn)的產(chǎn)品中。3.1.2.1供應(yīng)商的開發(fā)、加工費(fèi)核價(jià)流程同集團(tuán)采購(gòu)管理辦法。3.1.2.2采購(gòu)員下達(dá)委外采購(gòu)訂單,報(bào)采購(gòu)負(fù)責(zé)人審核,采購(gòu)總監(jiān)批準(zhǔn)。3.1.2.3倉(cāng)庫(kù)按

11、訂單開具出倉(cāng)單發(fā)出需加工的合格物料給供應(yīng)商。3.1.2.4后流程同集團(tuán)采購(gòu)管理辦法。3.2模具委外加工、設(shè)備工具委外維修、保養(yǎng)流程。3.2.1需求部門填寫委外加工單,模具外發(fā)加工需附圖紙,圖紙需注明加工要求、公差尺 寸、工件名稱等有效信息。如圖樣簡(jiǎn)單,則可直接在委托單上制作,以作為核價(jià)依據(jù); 設(shè)備、工具委外維修需注明維修項(xiàng)目等有效信息。3.2.1采購(gòu)員按相關(guān)管理規(guī)定開發(fā)供應(yīng)商,簽訂相關(guān)合同、協(xié)議,并由供應(yīng)商提供相關(guān)資 料入選合格供應(yīng)商名錄。原則上,采購(gòu)員應(yīng)定點(diǎn)選擇有實(shí)力的供應(yīng)商進(jìn)行月結(jié)外加工。 廣 東 精 進(jìn) 能 源 有 限 公 司3.2.2核價(jià)員按規(guī)定格式核定加工價(jià)格。3.2.3申請(qǐng)人將委托單及圖紙、加工工件交倉(cāng)庫(kù),同時(shí)傳遞一聯(lián)委托單至采購(gòu)部,由采購(gòu) 部通知供應(yīng)商取回需加工工件。采購(gòu)員跟蹤加工進(jìn)度。3.2.4倉(cāng)庫(kù)依據(jù)委外