公文寫作(如何使文章更加規(guī)范)

1、頁眉內(nèi)容如何使文章更加規(guī)范北京時代光華教育發(fā)展有限公司特聘高級講師閆靜我們現(xiàn)在開始講商務(wù)文書寫作的第四大塊，如何使文章更加規(guī)范。我們剛才一開始講的是步驟的問題，你怎么寫。寫出來之后，我們講的是潤色的問題，怎么樣使文章更加生動，更加有感染力，然后讓你的讀者更快地去采取行動。那么第三，我們就涉及到一個注意事項，也就是說寫文章是要有規(guī)范的，我們每一個地方，都是要去推敲，但是前提是說你要知道規(guī)則是什么，知道了規(guī)則是什么，才可以去有的放矢地去注意去改。在以上的板塊中，我們對商務(wù)文書的寫作步驟以及潤色問題進行了討論，下面來看看如何使商務(wù)文書具有規(guī)范性，具體包括以下六個方面：（一）數(shù)字的使用規(guī)范對商務(wù)文書寫

2、作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。對于在商務(wù)文書中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求：【案例】商務(wù)公文中數(shù)字運用不規(guī)范的表現(xiàn)在以下列示的內(nèi)容中，數(shù)字的使用都存在不規(guī)范的問題：1、“對于項目管理人才的需求每年都在增加”分析：句子中提到了數(shù)量的增加，則應(yīng)該加入確定的數(shù)值以明確相應(yīng)的增幅，這個句子可以改為：“對于項目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。2、“您的賬款已經(jīng)過期了”分析：僅僅提到“賬款過期”的這個事實對于客戶而言是沒有任何實際意義的，應(yīng)該在其中明確具體的過期時間，這個句子可以改為：“您的賬款已經(jīng)過期40天了”。3、“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，增加了8%”分析：很明顯這個句子中

3、缺乏產(chǎn)量增加的比較基準期，可以改為：“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，相比去年同期增加了8%”。4、“本公司大專文化程度的員工由過去的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過去的29%上升到53%”分析：該公司總?cè)藬?shù)的比例應(yīng)該是100%，而兩類文化程度不同的員工比重之和在增長之后卻達到了131%(78%53%)，這顯然是不合邏輯的。這個句子應(yīng)該改為：“本公司大專文化程度的員工由過去占總?cè)藬?shù)的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過去占總?cè)藬?shù)的29%上升到53%”。1. 真實準確在商務(wù)文書中使用數(shù)字，第一個規(guī)范和要求是真實準確。表現(xiàn)在商務(wù)文書中的數(shù)字通常對實際工作有著極大的指導(dǎo)作用和意義，因此其中

4、所援引的數(shù)字數(shù)據(jù)務(wù)必要來自于穩(wěn)妥的出處，這樣才能確保是真實準確的。2. 各個分數(shù)之和與總數(shù)相等正如前文案例中的列示的錯誤一樣，“各個分數(shù)之和與總數(shù)相等”也是運用數(shù)字的基本要求之一。3. 統(tǒng)計口徑一致在商務(wù)文書中援引的數(shù)字的統(tǒng)計口徑也是非常重要的，不同統(tǒng)計口徑的數(shù)據(jù)放在一起示沒有任何意義的；只有在統(tǒng)計口徑一致的前提下，才能進行數(shù)據(jù)之間的對比。4. 列舉數(shù)字有可比性前文案例中有關(guān)氯化鉀產(chǎn)量的例子就是列舉數(shù)字缺乏可比性的典型。除了明確數(shù)字比較的基準之外，根據(jù)我國公文寫作的法規(guī)規(guī)定，按慣例"XX以上”以及“XX以下”都應(yīng)該示包含該數(shù)字在內(nèi)的。5. 注意倍數(shù)關(guān)系在商務(wù)文書中，數(shù)字之間的倍數(shù)關(guān)系

5、反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示數(shù)字變化的用語上。需要強調(diào)的是，“降低70%”與“降低了70%”表達的是同樣的倍數(shù)關(guān)系，即原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%；而“降低到70%”則不同，它表示原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%。6. 分清楚漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場合漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場合是在商務(wù)文書寫作過程中需要注意的另一個問題，需要予以明確的界定，具體的規(guī)定為：“商務(wù)文書中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述以及在詞組慣用語、縮略語和具有修辭色彩語句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字”。（二）部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對商務(wù)文書

6、中的幾級嵌套的分層次編號。在這個方面，國家標準規(guī)范的具體要求為：結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號用“一”、“二”、“三”來表示；結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號用“（一）“（二）二“（三）”來表示；結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示；結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”來表示。與此同時，國家標準規(guī)范還要求商務(wù)文書的結(jié)構(gòu)層次最好不要多于四級，否則邏輯關(guān)系的復(fù)雜會給讀者帶來極大的不便；另外，還應(yīng)該注意不要越級使用各個層次的編號。（三）計量單位的使用規(guī)范在國家標準規(guī)范中對于計量單位也是有明確要求的，詳見表21所示：表2-1計量單位的使用規(guī)范示例表正確使用錯誤使

7、用長度單位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率單位千瓦、瓦馬力質(zhì)量重量單位千克、公斤、噸、克、量克斤、兩熱能單位隹耳體積單位開、公升、立升土地面積單位公頃、平方米畝、平方丈（四）綜合校對需要注意的事項在前文的內(nèi)容中曾經(jīng)提到，完成商務(wù)文書寫作第六個步驟之后，還應(yīng)該有綜合校對的過程。在這個過程中撰寫者應(yīng)該按照商務(wù)文書的各種規(guī)范要求來審視自己的文書，其中應(yīng)注意以下事項：1. 做旁觀者人們對于自己的撰寫的文章通常都會覺得很順眼，其實不然。在綜合校對的過程中，撰寫者首先要將自己定位于一個旁觀者，對自己的文章進行冷處理并反復(fù)審視幾次以發(fā)現(xiàn)和糾正存在的錯誤。2. 做朗讀者商務(wù)文書通常的時間要求都比較緊，但

8、在這種較強的時間約束下切不可草草提交了事。在綜合校對的過程中，撰寫者還應(yīng)該扮演一個朗讀者，反復(fù)地朗讀自己的文章并隨時進行修改和完善。3. 做求教者前文中提到的白居易大師就始終能夠?qū)⒆约憾ㄎ挥谝粋€求教者，以小學(xué)生的心態(tài)來就自己的作品反復(fù)地向周圍的人們請教；同樣的，在商務(wù)文書的綜合校對階段，撰寫者也應(yīng)該扮演好這樣的角色。（五）詞語的使用規(guī)范在商務(wù)文書寫作中，還應(yīng)該特別注意詞語的使用規(guī)范。其中，“等”和“等等”這兩個詞的用法尤其值得分辨清楚。表示列舉未盡且后面再無其他詞語的時候，“等”和“等等”都可以使用，而當(dāng)后面有其他詞語的時候則只能用“等”；無論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般

9、都不得少于兩項，但其中有一個特例，即當(dāng)前面這個詞是一個專有名詞或者人名時，可以只列舉一個后面用“等”概括；表示列舉未盡且細指人的名詞和專有名詞的時候，一般只能用“等”；“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語之間則可以用逗號隔開。請判斷以下的用法是否正確：（ 1）林區(qū)的職工、機關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；（ 2）陳某某等竟然至黨紀國法于不顧，公然收取賄賂；（ 3）長江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)害已得到初步的控制；（ 4）中小學(xué)校要充分利用多種形勢經(jīng)常向中小學(xué)生進行交通安全常識的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。（六）標點符號的使用規(guī)范標點符號的使用

10、會對商務(wù)文書最終呈現(xiàn)出來的意思產(chǎn)生重大的影響，如果使用不當(dāng)或者錯誤，則很有可能造成理解上的偏差和歧義。1. 常見的標點符號使用錯誤首先，我們來看一下在以下的范例中標點符號的使用是否存在錯誤：“嚴禁中外記者利用采訪進行挑唆，煽動性宣傳報道”“一、二十字，二、三十年代，七、八十歲”；“經(jīng)營項目有餛鈍、餃子、面條等等”；“通過這件事我們深刻體會到：依靠群眾、堅持調(diào)查研究的重要性”。具體分析如下：這句話的問題在于“挑唆”和“煽動性報道”是在賓語的級別上的并列，它們之間應(yīng)該使用頓號；這里的問題在于三個詞組之中的頓號，頓號代表的是語氣的停頓，類似于休止符的作用，這里的三個詞組都不應(yīng)該使用頓號進行內(nèi)部停頓；

11、這句話的問題在于省略號和等等是重復(fù)的，只應(yīng)該二者選用其一；這句話的問題在于冒號的使用，“深刻體會到”與后半句話實際上是動賓關(guān)系（一個從句做賓語），它們的聯(lián)系是很緊密的，不應(yīng)該用冒號來進行句內(nèi)的停頓。2. 標點符號的種類標點符號實際上分為點號和標號兩大類：點號點號包括“句末點號”和“句內(nèi)點號”兩種，句號、問號和嘆號表示一種停頓和語氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點號”；而逗號、頓號、分號和冒號表示句內(nèi)停頓的則稱之為“句內(nèi)點號”。標號標號包括了以下9種： 引號，又可分為單引和雙引； 括號，在商務(wù)文書寫作范圍內(nèi)我國承認的括號主要有3種； 破折號； 省略號； 著重號，用于在需要突出的內(nèi)容下用點做

12、出標記； 連接號，即兩個同類詞語中間的那一小橫，例如秦嶺淮河； 間隔號，通常用于西方人名之間，例如邁克喬丹； 書名號；又可分為單書名號和雙書名號； 專名號，即畫于特點文學(xué)作品下邊的橫線。有關(guān)標點符號的使用規(guī)范，我國相關(guān)機構(gòu)專門出版了一個小冊子，其中對每一種符號的用法都有詳盡的描述并進行了舉例說明，這個小冊子可以作為我們進行商務(wù)文書寫作的極好參考。3. 具體的用法盡管有相關(guān)的工具書可以參考，但是在這里還是就幾個常見的、容易出錯的標點符號的問題進行以下的辨析：反問句的標點符號在反問句的末尾是用問號，還是感嘆號？對于這個問題很多人都有不同的意見，在這里我們認為兩種選擇都是可以的，只是適用問號和適用感

13、嘆號的情形并不相同：在同樣一個反問句中，需要表現(xiàn)特別強調(diào)的語氣的時候就用感嘆號，而當(dāng)所表現(xiàn)的語氣一般強烈的時候則選擇使用問號。引號的用法在使用引號的時候，需要注意以下的情況： 非法規(guī)性的文件，用引號加以強調(diào)而不用書名號。例如，準發(fā)XX省XX廳”關(guān)于人文韓大招生問題的通知”； 特定稱謂用引號，例如“渤海二號”鉆井平臺，“神舟六號”等； 縮略語可以用引號，例如“農(nóng)轉(zhuǎn)非”（即農(nóng)業(yè)戶口轉(zhuǎn)非農(nóng)業(yè)戶口的縮寫） 需要著重的論述對象用引號予以標識，例如有物就是要有內(nèi)容，有序就是要有條理，那么加上引號變?yōu)椤坝形铩焙汀坝行颉敝?，就是表明作者在分別的句子當(dāng)中分別強調(diào)說明有物和有序。括號的用法括號可以表示一個文件的成熟程度，比如說某一個政府文件是試行辦法還是最終的版本，只能用于需要進行說明的詞語的結(jié)尾，例如XX市人民政府住房公積金管理辦法（試行）»o省略號的用法省略號表示的是引文的省略、列舉的省略或者說話斷斷續(xù)續(xù)的狀態(tài)，需要特別注意的是，省略號不能與“等”以及“等等”這些詞語一起使用。4. 標點符號的點