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1、商務(wù)文員的工作流程與崗位職責(zé)商務(wù)文員的工作流程與崗位職責(zé)商務(wù)文員的工作流程與職責(zé)是比擬廣泛地、需要處理地事務(wù)類型很多、商務(wù)文員最重要地工作是跟隨是級(jí)進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究:并出席會(huì)議:參與談判:以及必要地商務(wù)訪問(wèn)縣:?。荷踔脸鰢?guó):。另外:商務(wù)文員的工作流程因公司從事地業(yè)務(wù)內(nèi)容不同餓有所區(qū)別、但其總地來(lái)說(shuō)他們地工作程序還是有很多地共同點(diǎn)。具體請(qǐng)看下面:一:商務(wù)文員隨從上司訪問(wèn)流程:其工作程序上來(lái)看一般可以分為三個(gè)階段:1:訪問(wèn)準(zhǔn)備:在上司決定訪問(wèn)以后、商務(wù)文員要在出發(fā)前迅速做好充沛地訪問(wèn)準(zhǔn)備工作、做好包括調(diào)整思想、準(zhǔn)備物質(zhì)、必備資料等方面地準(zhǔn)備。2:思想上的準(zhǔn)備。商務(wù)文員要首先了解上司決定訪問(wèn)地主要目

2、的:訪問(wèn)地內(nèi)容和此次訪問(wèn)的商務(wù)要點(diǎn)點(diǎn)、并了解邀請(qǐng)方、陪同上司訪問(wèn)地相關(guān)人員、訪問(wèn)日程安頓、需要邀請(qǐng)單位做哪些準(zhǔn)備等。3:組織準(zhǔn)備。商務(wù)文員要做到:根據(jù)上司指示擬制訪問(wèn)計(jì)劃、通知有關(guān)部門確定加入訪問(wèn)地隨從人員名單、并進(jìn)行編組和分工、組織所有人員加入預(yù)備會(huì)、聽(tīng)取上司關(guān)于預(yù)備工作地指示、學(xué)習(xí)有關(guān)文件、布置具體任務(wù)、印發(fā)訪問(wèn)計(jì)劃和日程安頓、與邀請(qǐng)單位聯(lián)系、使其有所準(zhǔn)備。4:資料準(zhǔn)備。商務(wù)文員要收集:邀請(qǐng)單位地歷史沿革、上司班子、當(dāng)前工作發(fā)表及評(píng)價(jià)地資料、同訪問(wèn)工作相關(guān)地上司指示政策、法規(guī)性文件、同訪問(wèn)中心內(nèi)容相關(guān)地理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面地資料、訪問(wèn)地區(qū)有關(guān)地理:氣候:交通情況以及風(fēng)土人情方面地資料。5:物

3、質(zhì)準(zhǔn)備。商務(wù)文員要攜帶:辦公用具:常用藥物:差旅費(fèi)以及照相機(jī):收錄機(jī)等文化用品。二:訪問(wèn)階段1:做好組織安頓。上司商務(wù)訪問(wèn)免不了有觀察商品生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、召開(kāi)座談會(huì)或個(gè)別訪問(wèn)等形式。這就要求隨從商務(wù)文員為之安頓好時(shí)間:地點(diǎn)和有關(guān)人員。無(wú)論哪種活動(dòng)、隨從商務(wù)文員都要做好記錄、以便事后分析:研究。商務(wù)文員看到:聽(tīng)到地情況要及時(shí):準(zhǔn)確地向上司匯報(bào)。2:主動(dòng)提出倡議。在訪問(wèn)階段、隨從商務(wù)文員如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、應(yīng)主動(dòng)向上司提出如何處理地倡議。3:及時(shí)同企業(yè)聯(lián)系。在上司訪問(wèn)期間、商務(wù)文員要同原企業(yè)及時(shí)溝通信息。如將外出上司地活動(dòng)情況及時(shí)用通訊工具告知企業(yè)、使企業(yè)留守上司者掌握外出上司地狀態(tài)。同時(shí)也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息

4、、使外出上司及時(shí)了解上司地重要指示、以及原企業(yè)地工作動(dòng)向、保證上司信息靈通、以利實(shí)施不間斷地指揮。4:處理好日常事務(wù)。隨從商務(wù)文員要主動(dòng)處理日常地事務(wù)工作。在組織安頓中碰到人事:時(shí)間:地點(diǎn)等方面地矛盾、要主動(dòng)協(xié)調(diào)、盡量做好事半功倍、提高效率。還要盡可能保證首長(zhǎng)地生活和休息、使之身心健康:精力充分地投入工作。三:結(jié)束階段隨從商務(wù)文員要做好訪問(wèn)活動(dòng)地善后工作、這個(gè)階段主要有:1:做好返程安頓。聯(lián)系安頓好返程地交通工具、預(yù)定好車:船:機(jī)票、安頓好途中食宿、確保上司地平安。2:整理調(diào)查資料?;仄髽I(yè)后、要把訪問(wèn)中發(fā)現(xiàn)地問(wèn)題整理歸納成條、提出改良工作:解決問(wèn)題地倡議。3:抓緊有關(guān)問(wèn)題地落實(shí)。在訪問(wèn)時(shí)、上司

5、容許辦地事、回企業(yè)后商務(wù)文員要及時(shí)通知:催促有關(guān)部門抓好落實(shí)、做到言而有信、件件有著落、事事有回音。4:報(bào)銷差旅費(fèi)。隨從商務(wù)文員要協(xié)助上司結(jié)算開(kāi)支:報(bào)銷差旅費(fèi):歸還預(yù)借款。5:回憶總結(jié)。隨從商務(wù)文員工作要對(duì)自己跟隨上司訪問(wèn)期間地工作進(jìn)行回憶總結(jié)、主動(dòng)征求上司地批評(píng):幫忙、這對(duì)商務(wù)文員自身地提高不失為一種有效地方法。商務(wù)文員在整個(gè)跟隨上司外出活動(dòng)期間要時(shí)刻注意維護(hù)上司地威信、執(zhí)行政策、遵守紀(jì)律、謙虛謹(jǐn)慎、平易近人、為上司:也為商務(wù)文員自身樹(shù)立良好地形象。接待、信息錄入、文秘、檔案管理等日常辦公事務(wù)的處理。轉(zhuǎn)一個(gè)商務(wù)助理的招聘要求供你參考一下.工作目標(biāo):1.協(xié)助商務(wù)經(jīng)理不斷地拓展公司的業(yè)務(wù)量,不失

6、機(jī)會(huì)的發(fā)展可能的擴(kuò)建工程。2.掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)及時(shí)準(zhǔn)確。3.與客戶及營(yíng)運(yùn)保持良好的溝通,使客戶得到稱心的效勞。4.及時(shí)統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù),為客戶提供必要的信息。5.及時(shí)催繳應(yīng)收款項(xiàng)。工作職責(zé):1.了解市場(chǎng),跟蹤并發(fā)展可能的擴(kuò)建工程。2.定期跟蹤現(xiàn)有客戶和了解潛在客戶。3.參與商務(wù)合同的制定及價(jià)格談判。4.及時(shí)反應(yīng)有關(guān)工作流程的修改意見(jiàn)。5.完成日常報(bào)告及整理存檔,如收貨、盤點(diǎn)、月度方案、年度匯總、作業(yè)指令等。6.催繳客戶拖欠款額。7.工程及公司進(jìn)口設(shè)備的免稅審批手續(xù)。8.保稅及非保稅海關(guān)業(yè)務(wù)的申報(bào)工作。技能知識(shí):1.大學(xué)本科及以上學(xué)歷。2.3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。3.良好的中、英文口頭及書面敘述能力。4.

7、熟練地使用相關(guān)的辦公軟件。5.良好的內(nèi)外協(xié)調(diào)及溝通能力。商務(wù)文員波及的領(lǐng)域很廣,如酒店、旅游、票務(wù),就是坐辦公室也要掌握本行業(yè)的工作狀況,現(xiàn)提供一份可共享工作內(nèi)容作參考:許多商務(wù)行業(yè)為了滿足顧客對(duì)速度的追求和一些特殊的需求,設(shè)置了專門的通訊與商務(wù)設(shè)施供顧客使用和代為翻譯、打字、復(fù)印等專項(xiàng)效勞。設(shè)專門部門來(lái)完成以上種種效勞,這便是商務(wù)中心的由來(lái)。不少商務(wù)中心設(shè)在前廳部。商務(wù)中心文員在崗時(shí),除按照效勞規(guī)程工作外,在禮貌效勞上應(yīng)做到:一、注重個(gè)人儀表在工作崗位上,要儀表整潔,儀容端莊,儀態(tài)大方。工作時(shí)間要精神豐滿,精力集中,在客戶面前,注意自己的坐立、行走姿勢(shì)。要合乎員工守那么中有關(guān)規(guī)定的要求。二、

8、工作熱情主動(dòng)要熱情主動(dòng)地接待客戶,微笑問(wèn)候,敬語(yǔ)領(lǐng)先,尊重客戶的意愿,對(duì)客戶不得漫不經(jīng)心,愛(ài)搭不理,顯出無(wú)所謂的樣子,尤其是對(duì)一些有特殊要求的客戶,不得有不耐煩的表示。在同時(shí)接待數(shù)位客戶時(shí),應(yīng)按先后次序一一受理,同時(shí)向各位打招呼致意,使其不致有被冷落感。要忙而不亂,有條有理。要講究職業(yè)道德,注重信譽(yù),確保質(zhì)量,按規(guī)定收費(fèi),代客保密。商務(wù)中心的辦公室既是效勞的場(chǎng)所,又是接待客戶的地方,一定要做到環(huán)境衛(wèi)生整潔,整體布置井然有序,使客戶有舒適、方便、信賴感。三、辦事認(rèn)真、講究效率1、承辦電傳、傳真、打字、復(fù)印、翻譯、快遞等項(xiàng)業(yè)務(wù),要做到準(zhǔn)確、快捷、細(xì)心、周到,杜絕過(guò)失??蛻羧绻麑?duì)效勞有不滿時(shí),商務(wù)中

9、心文員應(yīng)做耐心解釋,不應(yīng)置之不理。解釋時(shí)說(shuō)話態(tài)度要謙和,語(yǔ)氣要委婉,解釋是要耐心申述事情的原委,不應(yīng)轉(zhuǎn)化為與客戶一比高下的爭(zhēng)辯。2、電傳telex又叫用戶電報(bào)。商務(wù)中心安裝的電傳機(jī)可供直接拍發(fā)和接收。由于電傳通訊既方便又迅速,商務(wù)客人使用很是方便。商務(wù)中心文員代客發(fā)電傳時(shí),要瀏覽客戶的電傳底稿,有不分明的地方要詢問(wèn)明白,并請(qǐng)客戶重抄或經(jīng)客戶同意后輩為改過(guò)。代發(fā)的電傳應(yīng)留下復(fù)制件以便查詢。代客發(fā)畢電傳后,要把通報(bào)時(shí)間、發(fā)報(bào)機(jī)位、發(fā)出時(shí)間及操作人員工號(hào)填寫在掛號(hào)單上,并請(qǐng)客人到收銀處付款。代收電傳時(shí),收到電傳后應(yīng)檢查有無(wú)收?qǐng)?bào)人地址和,將電文連同發(fā)來(lái)電傳的時(shí)間記錄并小心撕下,填上經(jīng)手人工號(hào),可將電傳送到客人房間或打 請(qǐng)客人到商務(wù)中心領(lǐng)取,請(qǐng)客人在電傳登記簿上簽名。3、傳真fax也稱傳真電報(bào)。它比電傳機(jī)快五十多倍,能重現(xiàn)"原件",將任何形式的印刷、打印或手抄材料、繪圖、圖表和照片從一個(gè)地方輸?shù)搅硪粋€(gè)地方,它能將文件復(fù)制品完全準(zhǔn)確地傳送到

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