項(xiàng)目管理系列課程之溝通管理-孫銘

1、項(xiàng) 目 溝 通 管 理項(xiàng)目管理系列培訓(xùn)課程 孫銘目錄頁CONTENTS目錄項(xiàng)目溝通重要性1項(xiàng)目干系人管理4如何做溝通計(jì)劃2改善溝通技巧5信息如何分發(fā)3總結(jié)6目錄頁 項(xiàng)目溝通重要性PART ONE溝通 是人們分享信息、思想和情感的過程溝通的主旨是在與雙方建立彼此相互了解的關(guān)系，相互輝映，并且期待能經(jīng)由溝通的行為與過程相互接納及達(dá)成共識(shí)成本管理綜述據(jù)統(tǒng)計(jì)，商場(chǎng)上的成功85%取決于溝通，美國企業(yè)經(jīng)理94%的時(shí)間用于溝通，項(xiàng)目經(jīng)理的時(shí)間用于溝通。成本管理綜述項(xiàng)目干系人直接的溝通貫穿項(xiàng)目始終溝通管理過程包括？溝通計(jì)劃編制：信息分發(fā)：項(xiàng)目干系人管理成本管理綜述項(xiàng)目管理中的溝通模型？編碼：通信：傳播媒介：噪

2、聲：解碼：成本管理綜述目錄頁 如何做溝通計(jì)劃PART TWO成本估算干系人分析兩個(gè)目的：1、分析確定不同的項(xiàng)目干系人的信息需求2、分析可以辨別出項(xiàng)目干洗人的影響和收益，以此幫助制定出對(duì)項(xiàng)目最佳的溝通策略成本估算溝通需求分析溝通需求分析是項(xiàng)目干系人信息需求的匯總，通過把所需信息的類型和格式以及價(jià)值分析相結(jié)合便可以定義溝通需求溝通復(fù)雜度指標(biāo) ，溝通渠道數(shù)目=N(N-1)/2例如有一個(gè)具有10個(gè)項(xiàng)目干系人的項(xiàng)目，就有45個(gè)可能的溝通渠道?？梢园l(fā)現(xiàn)溝通渠道的數(shù)量隨著溝通人數(shù)的增長而急劇增長成本估算溝通計(jì)劃都應(yīng)該包括什么？1、溝通項(xiàng)目：分發(fā)給項(xiàng)目干洗人的信息2、目的：信息分配的動(dòng)機(jī)3、頻率：信息分發(fā)的頻

3、度4、開始/結(jié)束日期：信息分發(fā)時(shí)間表。時(shí)間表需要項(xiàng)目干系人全部了解，以提醒他們按照時(shí)間表及時(shí)創(chuàng)建、接收或傳送項(xiàng)目信息5、格式/媒介：信息編排與傳輸方法6、職責(zé)：誰負(fù)責(zé)創(chuàng)建，收集和發(fā)送關(guān)鍵項(xiàng)目信息成本估算溝通需求列表模板目錄頁 信息分發(fā)PART THREE成本預(yù)算溝通技術(shù)作為溝通的一部分，發(fā)送者要負(fù)責(zé)確保信息清楚完成，以便接收者可以正確接收并理解。接收者負(fù)責(zé)確保接收到完整的信息并正確理解，進(jìn)行溝通有多種方式，1、書面和口頭，聽和說2、內(nèi)部的（項(xiàng)目?jī)?nèi)）和外部的（與客戶、媒體、公眾等）3、正式的（報(bào)告、摘要）和非正式的（備忘錄、專題談話等）4、縱向的（組織上下）和橫向的（與同級(jí)）成本預(yù)算信息的收集與

4、采集信息可以通過不同的方式收集和檢索，包括手工存檔系統(tǒng)，電子數(shù)據(jù)庫，項(xiàng)目管理軟件，項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目任務(wù)清單，項(xiàng)目監(jiān)控報(bào)告，設(shè)計(jì)評(píng)審報(bào)告，測(cè)試總結(jié)報(bào)告等等。成本預(yù)算信息分發(fā)方法信息分發(fā)指整個(gè)項(xiàng)目過程中項(xiàng)目干系人可以及時(shí)的收取和共享信息口頭、書面、正式會(huì)議項(xiàng)目信息可以通過不同的方式發(fā)布，包括：項(xiàng)目會(huì)議、書面文檔發(fā)布、共享數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)電子方式的溝通，如電子郵件、傳真、電話、視頻會(huì)議等等項(xiàng)目管理的電子工具，如項(xiàng)目管理軟件，協(xié)同管理工具，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，虛擬辦公軟件等成本預(yù)算目錄頁 項(xiàng)目干系人管理PART FOUR成本監(jiān)控識(shí)別干系人1、成本監(jiān)控誰是老大我們一般把干系人分為四類：決策人：1、最后拍板采購決定2、控制

5、預(yù)算支出3、能調(diào)配企業(yè)的資源4、有否決權(quán)影響人：1、技術(shù)把關(guān)2、評(píng)估具體解決方案3、不能拍板做采購決定4、可從技術(shù)角度出發(fā)否決方案使用人：1、微弱的建議權(quán)2、最終使用解決方案者3、有切身的關(guān)系4、直接影響解決方案實(shí)施成本組織人：1、協(xié)調(diào)廠家與客戶之間的聯(lián)絡(luò)2、提供廠家所需信息3、評(píng)估多家供應(yīng)商利益4、可從流程角度設(shè)計(jì)供應(yīng)商成本監(jiān)控編制干系人管理計(jì)劃1、成本監(jiān)控管理干系人參與1、成本監(jiān)控控制干系人參與1、目錄頁 改善溝通技巧PART FIVE改善溝通技巧項(xiàng)目溝通的幾個(gè)原則1、溝通內(nèi)外有別對(duì)內(nèi)有分歧，對(duì)外要一致，一個(gè)團(tuán)隊(duì)要一種聲音說話2、非正式溝通有利于關(guān)系融洽在正式場(chǎng)合，說話正規(guī)、書面，自我保護(hù)

6、的意識(shí)也更強(qiáng)烈一些。而在私下的場(chǎng)合，人們的語言風(fēng)格可能是非正規(guī)和隨意的，反倒能獲得更多信息3、采用對(duì)方能接受的溝通風(fēng)格注意肢體語言，語態(tài)給對(duì)方的感受。無論在語言和肢體表達(dá)上，都要傳遞一種合作和雙贏的態(tài)度，試雙發(fā)無論在問題的解決上還是在氣氛上都達(dá)到“雙贏”。4、溝通的升級(jí)原則橫向溝通有平等的感覺，但合理使用縱向溝通，有助于問題的快速解決。第一步，和對(duì)方溝通，第二步，和對(duì)方的上級(jí)溝通，第三步，和自己的上級(jí)溝通，第四步，自己的上級(jí)和對(duì)方的上級(jí)溝通，這反映了溝通的升級(jí)原則5、掃清溝通的障礙職責(zé)定義不清，目標(biāo)不明確，文檔制度不健全，等等都是溝通的障礙改善溝通技巧人際溝通風(fēng)格示意圖分析型實(shí)踐型表現(xiàn)型理想型

7、內(nèi)斂果斷以事為主以人為主ABCD改善溝通技巧人際溝通風(fēng)格應(yīng)對(duì)方法對(duì)幾種溝通風(fēng)格的人，如果采用對(duì)方喜歡的方式去溝通，就會(huì)渠道好效果。1、與理想型相處要強(qiáng)調(diào)信任與忠誠，給予真誠及強(qiáng)烈的肯定，講求團(tuán)隊(duì)合作，協(xié)助他將理想變成現(xiàn)實(shí)，專注傾聽并給予認(rèn)同2、與分析型相處不必牽扯太多情緒，要提供完整信息，提供成果案例做法，給他足夠時(shí)間思考，理解他的反應(yīng)平淡及習(xí)慣于按部就班的執(zhí)行，不談不實(shí)際的話題。3、與實(shí)踐型相處了解其對(duì)事不對(duì)人，絕對(duì)肯定對(duì)方的能力，支持他的看法，把握事情完成的實(shí)現(xiàn)與正確性，溝通要點(diǎn)，不拐彎抹角，直接了當(dāng)。4、與表現(xiàn)型相處關(guān)系他的心情比關(guān)心事情更重要，協(xié)助他記錄要點(diǎn)并對(duì)信息重復(fù)驗(yàn)證，讓他覺得備

8、受歡迎與重視，欣賞他的善解人意與熱情，接受他的幽默?？傊瑴贤ㄖ械狞S金定律“用別人喜歡被對(duì)待的方式來對(duì)待他們”。改善溝通技巧溝通步驟了解團(tuán)隊(duì)成員風(fēng)格后，可以采用如下溝通步驟：1、積極傾聽：專心聆聽對(duì)方的陳述理解傳達(dá)的信息2、同理心：說出對(duì)方當(dāng)下的情緒以及背后的期待有時(shí)候人們溝通的目的，并不是聽對(duì)方的建議，而是一種情緒的發(fā)泄或者希望對(duì)方接受自己的觀點(diǎn)，所以站在對(duì)方的角度，說出對(duì)方的情緒和背后的期待，可以使對(duì)方獲得“找到知音”的感覺3、謹(jǐn)慎探詢真相：詢問有利的問題，以協(xié)助對(duì)方和自己思考可以重復(fù)表述對(duì)方的話，對(duì)于自己的理解提出問題，讓對(duì)方確認(rèn)，以真正了解對(duì)方的意圖改善溝通技巧高效會(huì)議方案（正式會(huì)議）

9、1、改善溝通技巧與領(lǐng)導(dǎo)溝通匯報(bào)（書面）類型類型問題問題過長的文檔給領(lǐng)導(dǎo)寫的文字一定要在三、四頁紙甚至更短的頁數(shù)內(nèi)陳述明白問題善于發(fā)現(xiàn)問題，卻沒有解決方案領(lǐng)導(dǎo)的問題夠多了，他們需要解決方案，這種報(bào)告除了給領(lǐng)導(dǎo)帶來煩心感外沒有什么大的價(jià)值條理不清，邏輯結(jié)構(gòu)混亂沒有掌握金字塔文字匯報(bào)結(jié)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)看不出你要表達(dá)什么，又或希望我做什么本位主義，沒有全局角度思考只從本崗位或本部門看問題，沒有系統(tǒng)分析利弊，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)覺得信息量太小而無法決策改善溝通技巧聽眾個(gè)性特點(diǎn)對(duì)溝通影響分析（口頭）分析項(xiàng)分析項(xiàng)影響分析影響分析聽眾背景政府行業(yè)聽眾比較嚴(yán)肅、認(rèn)真；IT行業(yè)的聽眾比較活潑、開放給專家匯報(bào)要專業(yè)嚴(yán)肅，給企業(yè)匯報(bào)追求輕

10、松愉快聽眾職位管理型的喜歡聽觀點(diǎn)，技術(shù)型的喜歡看功能管理型的喜歡聊實(shí)施，技術(shù)型的喜歡用產(chǎn)品聽眾年齡年級(jí)大的不喜歡互動(dòng)，年輕的中層干部最敢交流聽眾學(xué)歷學(xué)歷高的聽眾思想開放，容易接受國外模式學(xué)歷低的聽眾比較務(wù)實(shí)，容易受到國情影響聽眾人數(shù)人多適合站著講，人少適合坐著交流改善溝通技巧不同溝通對(duì)象側(cè)重不同（口頭）溝通對(duì)象溝通對(duì)象側(cè)重點(diǎn)說明側(cè)重點(diǎn)說明企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)可持續(xù)發(fā)展能力和項(xiàng)目運(yùn)作能力強(qiáng)調(diào)管理理念和咨詢能力強(qiáng)調(diào)同行業(yè)成功案例企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)管用和易于實(shí)施，對(duì)工作帶來影響小，效益大企業(yè)中層強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)接口豐富和擴(kuò)展能力強(qiáng)多溝通介紹實(shí)施方法論企業(yè)使用者強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)易用性，介紹實(shí)實(shí)在在的便利功能政府官員強(qiáng)調(diào)公司對(duì)地區(qū)規(guī)劃的認(rèn)識(shí)和支持外部專家強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品技術(shù)架構(gòu)的先進(jìn)性同行強(qiáng)調(diào)行業(yè)發(fā)展模式的遠(yuǎn)見改善溝通技巧美國PDP領(lǐng)導(dǎo)特質(zhì)分析系統(tǒng)（口頭）1、孔雀型領(lǐng)導(dǎo)者2、考拉型領(lǐng)導(dǎo)者3、貓頭鷹型領(lǐng)導(dǎo)者4、變色龍型領(lǐng)導(dǎo)者改善溝通技巧六頂思考的帽子1、目錄頁 總結(jié)PART SIX總結(jié)舉例：假設(shè)某項(xiàng)目任務(wù)已