供應商管理操作規(guī)范程序

1、供給商管理操作標準程序1.目的為穩(wěn)定供給商隊伍，建立長期互惠供求關系；標準對供給商的日常管理和業(yè)績評價，促進供給商全面質量提升，特制定本方法。2.定義及分類2.1 供給商：指向 *公司提供投資設備、 原輔材料、備品備件、工輔器具和其它資源及效勞并收取相應貨幣作為報酬的 合法企業(yè)或個體經(jīng)營者；2.2 供給商分類：采購部的供給商根據(jù)以下情況分類： 按照?年度協(xié)議?或?商務合同?的簽訂情況，分為長期供給商和臨時供給商；.1 長期供給商：已通過*公司的資質審核，并與*公司采購部公司簽訂?商務合同?或?年度協(xié)議?的供給商；當*公司發(fā)生同類產(chǎn)品常規(guī)采購或工程招/議標時作為備選供給商直接參與比價后即可確定供

2、貨關系。.2 臨時供給商含一次性的：除長期供給商外的所有供給商；這里指采購部通過簡易招議標或詢議價方式確定的且雙方未簽訂?商務合同?或?年 度協(xié)議?的，僅提供標的產(chǎn)品或效勞的供給商； 按照提供產(chǎn)品和配套效勞特點分類，可以分為工程類供給商和材料類供給商；.1 工程類供給商：為*公司提供由采購部負責采購的投資工程 類產(chǎn)品或配套效勞的供給商；.2 材料類供給商：為*公司提供由采購部負責采購的生產(chǎn)所需的備品備件、儀器儀表、原輔材料、工輔器具等其它產(chǎn)品或提供維修改造 效勞的供給商；3.適用范圍本方法適用于采購部供給商體系內(nèi)的供給商的管理。4.職責與權限4.1 采購部:負責歸口管理供給商開發(fā)、選擇、準入等

3、全過程；負責供給商的日常管理和級別考評以及各種書面考核的輸出；4.2 歸口管理部門/使用部門:負責與供給商簽訂必要的?技術協(xié)議?或提供有效的技術資料和質量要求；負責根據(jù)具體工程或產(chǎn)品維修效勞在供給商級別考評中對相關內(nèi)容的評價，并填寫?供給商滿意度調查表?；負責供給商審核中的質量體系和質量保證能力審核；4.3 法律部:負責格式合同或年度框架協(xié)議的擬定、審核和歸檔管理；4.4 財務部：負責根據(jù)采購部的書面輸入，對供給商的各種考核處理的執(zhí)行；必要時，負責供給商審核中的財務狀況審核；5.內(nèi)容5.1 供給商的選擇和引入：詳見?供給商選擇評估管理規(guī)定?。5.2 供給商日常管理： 采購訂單和協(xié)議合同管理.1

4、 采購訂單管理： a)訂單確認：供給商在接收到采購訂單時，必須在規(guī)定的時間正常為3個工作日內(nèi)給予確認并回傳至下單業(yè)務員處；超過規(guī)定的時間不予回復，采購部 將視具體情況考慮是否取消該供給商供貨資格； b)訂單執(zhí)行：供給商在確認訂單后，嚴格按照訂單內(nèi)容執(zhí)行；原那么如下：未造成*公司損失的：訂單完成率要求為 100%；在訂單規(guī)定或雙方協(xié)商確定的時間內(nèi)，完成率每低于 1 個百分點，給予該供給商 100 元違約考核；備注：訂單完成率=已到貨批次/訂單總批次*100%造成*公司損失的：雙方有明確約定的，按照約定執(zhí)行；無約定的，供給商按 照*公司實際損失額的1-2倍支付賠償金；.2 協(xié)議合同管理： a)供給

5、商在新簽或續(xù)簽?商務合同?或?年度協(xié)議?時，必須在雙方電子或書面確 認的時間內(nèi)進行簽訂；因供給商原因不能按時簽訂，每延遲 1 個工作日，將給予該 供給商人民幣 100 元誠信處分； b)供、需雙方簽訂的?商務合同?和?年度協(xié)議?由采購部相關業(yè)務部 門按規(guī)定時間提交綜合管理部進行歸檔管理必要時，報法律部審核、存檔；c)協(xié)議/合同執(zhí)行：供給商必須嚴格按照簽訂的?年度協(xié)議?或?商務合同?及其附件的約定執(zhí)行；如有違約現(xiàn)象，*公司將視具體情況按照雙方約定進行必要的索賠； 技術資料管理.1 供給商在與*公司簽訂?技術協(xié)議?或接收相關技術質量要求以下統(tǒng) 稱為“技術資料后，必須妥善保管已接收的技術資料且嚴格按

6、照規(guī)定的技術要 求進行生產(chǎn)或組織、提供滿足*公司要求的產(chǎn)品或效勞；.2 在沒有得到*公司技術資料簽訂方的許可下，私自更改相關技術資料內(nèi) 容的；每發(fā)現(xiàn) 1 次，除賠償*公司由此造成的損失外，給予該供給商人民幣 20000 元以下處分；.3 在沒有得到*公司許可情況下，如發(fā)現(xiàn)供給商將技術資料的任何內(nèi)容泄 密給第三方，*公司將根據(jù)雙方協(xié)議或*公司相關規(guī)定執(zhí)行處分；如無明確規(guī) 定，除向供給商追究損失外，將給予該供給商 10 萬元及以下首次罰款，兩次含 兩次以上，將視情況取消供給商資格，必要時，提請司法機關處理；.4 供給商應主動核對已接收的技術資料；如發(fā)現(xiàn)存在疑問時，應及時與*公司的該技術資料提出部門

7、溝通，以便進行必要的更正；如*公司技術資料提出 部門不采納建議，供給商又按照原要求生產(chǎn)，那么造成的后果由*公司的該技術資料提出部門承當； 質量管理 供給商所供的產(chǎn)品或效勞，除必須符合現(xiàn)行對應的國家標準含進出口要求、行業(yè)標準外，按照以下要求進行：.1 材料類供給商：供貨質量或效勞，如有技術資料要求按照技術資料執(zhí)行；如無明確的技術資料要求，那么按照雙方溝通、協(xié)商的具體標準執(zhí)行；.2 工程類供給商：供貨質量或效勞，必須滿足雙方簽訂的?工程合同?和技術資料明確的質量要求。.3 對于供給商提供的產(chǎn)品或效勞不能滿足上述“5.2.3.1 或 5.2.”規(guī)定的，除全額承當*公司的相應損失外，具體操作規(guī)定如下：

8、a)工程類供給商:在工程執(zhí)行過程中或設備使用運行過程中出現(xiàn)質量問題,雙方有約定的,按照質量約定執(zhí)行;無約定的,由雙方協(xié)商解決; b)材料類供給商：如有相關約定的，按照相關約定執(zhí)行；沒有約定的，按照以下方式執(zhí)行：供給商狀況質量問題出現(xiàn)節(jié)點及頻次考核方式獨家供貨的入庫檢驗時第一次發(fā)生無條件更換；給予 2000 元及以下考核；連續(xù)第二次無條件更換，提交整改報告；同時給予 5000元及以下質量考核；連續(xù)第 3 次無條件更換；給予 30000 元及以下質量考核:考慮停止供貨、尋找新廠家出庫、使用過程中保質期內(nèi)第一次發(fā)現(xiàn)發(fā)生無條件更換；給予 5000 元及以下質量考核。更換后，在保質期內(nèi) 又 發(fā)生同 樣

9、質量 問 題 無條件更換，提交整改報告；同時給予 10000元及以下質量考核。后續(xù)考慮引進廠家；多家供貨的入庫檢驗時第一次發(fā)生無條件更換；給予 2000 元及以下考核；連續(xù)第二次無條件更換，提交整改報告；同時給予 5000元及以下質量考核；連續(xù)出現(xiàn) 3 次或 年度出現(xiàn) 4 次以上淘汰該供給商，且不得參與下年度的招標事項。出庫、使用過程中保質期內(nèi)第一次發(fā)生無條件更換；給予 5000 元及以下質量考核。更換后，在保質期內(nèi)又 發(fā)生同 樣 質量 問 題 無條件更換，提交整改報告；給予 20000 元及以下質量考核；后續(xù)考慮更換廠家；.4 產(chǎn)品包裝：供給商所供的產(chǎn)品包裝必須在滿足現(xiàn)行的國家標準含進出口要

10、求、行業(yè)標準的同時，必須符合以下要求： a)*公司對產(chǎn)品包裝有明確要求的，按照要求執(zhí)行；如發(fā)現(xiàn)供給商沒有按照要求 執(zhí)行，倉儲人員有權退貨并要求廠家重新發(fā)運，期間產(chǎn)生的一切損失及費用由供給 商自行承當，同時給予該供給商人民幣 500 元/次處分；實物產(chǎn)品運送或郵寄到奇 瑞公司時，必須附帶已填寫完整的該批次產(chǎn)品的?供貨清單?附件一。 運輸/倉儲管理.1 運輸：原那么上，要求供給商擁有自己的穩(wěn)定的運輸和準時供貨能力；在運輸過程中產(chǎn)生的超額費用由供給商自行承當；緊急采購時發(fā)生的運輸快遞費用，雙方有約定的，按照約定執(zhí)行，如無約定，由責任方承當費用；.2 倉儲：雙方簽訂了?倉儲協(xié)議?的，按照協(xié)議內(nèi)容及要求

11、執(zhí)行；沒有簽訂 協(xié)議的，按照*公司的倉庫管理的具體要求進行：.3 違犯“5.2.”或“5.2.”條的，采購部視具體情況，除要求供給商承當*公司損失外，給予該供給商人民幣 3000 元及以下罰款； 供貨管理.1 工程類供給商：按照雙方確定的工程時間節(jié)點要求執(zhí)行供貨或提供效勞； 由采購部采購管理部根據(jù)?工程進度跟蹤表?附件二負責跟蹤工程 進度情況，并統(tǒng)計匯總，作為供給商業(yè)績考評依據(jù)之一；.2 材料類供給商：按照雙方確認的到貨時間要求含采購訂單要求執(zhí)行供貨或提供效勞；由采購部采購業(yè)務人員或倉管人員負責跟蹤到貨情況并統(tǒng)計匯總，作為供給商業(yè)績考評依據(jù)之一；.3 上述“5.2.”或“5.2.”內(nèi)的任何一項

12、物料或效勞延期履行： a)在及時通知且得到采購部相關業(yè)務員認可的情況下，由雙方協(xié)商解 決；未及時溝通或沒有到達許可的情況下，假設造成*公司損失的，由該供給商全 額承當，另每延期 1 天，給予該供給商 2000 元及以下罰款；情況嚴重的，采購部可視情況取消其合作資格或暫停貨款支付。 b)如供給商不能及時交付產(chǎn)品或提供效勞是因為*公司原因造成的，由*公司 相關責任部門承當責任。.4 對于進口材料，由*公司負責清關的，供給商應在發(fā)貨后的 24 小時內(nèi) 將清關所必須的單據(jù)以特快專遞的形式，寄給*公司相關接收部門；如因供給商 延期提供清關單據(jù)，造成交貨延期，除由供給商承當由此給*公司造成的損失外， 采購

13、部有權對責任供給商進行處分，具體如下： a)雙方有明確約定的，按照約定支付違約金。 b)雙方無明確約定的，給予責任供給商人民幣 1000 元/天的延期罰款；.5 原那么上：所有違約索賠、罰款等金由采購部以?供給商違 約索賠通知單?附件三形式書面 給責任供給商，在供給商簽字確認和回傳后如非正當理由拒絕簽字的，*公司可以根據(jù)違約情況強制執(zhí)行，經(jīng)采購局部管領導或其授權人簽字批示后，報*公司財務部在責任供給商當月貨款中扣除當月貨款缺乏支付的，供給商應在*公司通知的時間內(nèi)補交到*公司財務部，不能及時補交的，應按缺乏局部的雙倍向*公司支付違約金。 退貨管理：.1 因供給商原因導致退貨的，由采購部倉儲部負責

14、填寫?不合格品退貨單?附件四辦理相關退貨手續(xù)；.2 首次退貨給予責任供給商人民幣 300 元/批次罰款，連續(xù)出現(xiàn)兩次含兩次以上或一年時間內(nèi)退貨次數(shù)超過三次含三次以上的，除給予責任供給商5000 元及以下罰款外，采購部根據(jù)情況調整供貨份額或取消其供給商 資格；因供給商原因導致退貨而造成*公司實際損失的，由供給商承當全額賠償 責任。 其他：.1 供給商必須嚴格遵守和執(zhí)行*公司的規(guī)章制度；如有違反現(xiàn)象的，根據(jù) 情況考慮取消其供給商資格；情況嚴重的，將依法追究相關法律責任或申請司法機 關處理。.2 供給商所開具的各類發(fā)票應嚴格按照*公司財務部規(guī)定要求執(zhí)行，因供給商原因造成*公司不能及時支付貨款或供給商

15、重新開具發(fā)票的，由責任供給商自行承當；5.3 供給商級別管理： 供給商的級別管理實行動態(tài)管理：即供給商從 B 級或 C 級供給商可以提升為A 級供給商，也可從 A 級供給商降為 B 級或 C 級供給商；具體如下：.1 從 B 級或 C 級供給商升為 A 級供給商的條件：*公司占有其 50左右的銷售份額(大型的國際供給商及掌握關鍵技術的國內(nèi)供給商，可適當降低此項要求)連續(xù) 2 年及以上所供產(chǎn)品質量穩(wěn)定、供貨及時且售后效勞顧客滿意度高；與同行相比，具有較明顯的價格優(yōu)勢；不斷通過內(nèi)部控制、改善，具有持續(xù)降本的能力；.2 由 A 級供給商降為 B 級或 C 級供給商條件：供貨質量不穩(wěn)定、一年內(nèi)出現(xiàn) 3

16、 次及以上的供貨不及時現(xiàn)象；對*公司的各項配套協(xié)作工作不能很好的理解和支持；因供給商原因造成*公司年采購金額所占供給商銷售份額的 30%以下； 級別考評： 采購部根據(jù)質量狀況、年采購金額、交貨期、效勞質量、其他含供 應商滿意度等方面定期對供給商進行考評，同時依據(jù)考評結果對供給商進行級別 評定；詳見?供給商級別考評表?附件五。.1 考評方法：根據(jù)供給商類別，采購部關聯(lián)科室對供給商的不同方面進行考評。.2 考評對象：納入到采購部供給商體系內(nèi)的長期供給商臨時性供給商按照訂單履行實際情況進行考評。.3 考評方法：實行評分分級制度，總分值為 100 分。a)100-90 分為 A 級供給商； b)898

17、0 分為 B 級供給商； c)7965 分為 C 級供給商；d)65 分以下為 D 級供給商不合格供給商。.4 考評工程a)質量狀況：40 分 X(合格批數(shù)總交貨批數(shù)；對于設備類等一次性交付的依據(jù)各階段節(jié)點驗收情況進行實時考評)；b)年采購金額：25 分(每年對各供給商的采購金額進行統(tǒng)計分析，按照采購金額大 小確定)；c)交貨期：15 分 X(按時交貨批數(shù)總交貨批數(shù))；d)效勞質量：12 分(維修效勞完成及時性、技術培訓支持度、應急響應、整改糾正措施執(zhí)行情況、降本配合度等)；e)其他：8 分采購部通過?滿意度調查表?附件七的形式，匯總公司相關職能部門或使用部門對供給商滿意度的評價情況；.5 考

18、評頻次：合同、協(xié)議類長期供給商按照年度進行；特殊情況另行處理；.6 考評結果的處理：在質量和價格條件滿足*公司要求的情況下，對供給商的級別評價結果按照以下處理原那么進行：a)結果為A級核心供給商：適當增加供貨份額或新工程招議標/詢議價時具有優(yōu)先參與權；b)結果為B級重要供給商：原那么上該類供給商保持原有份額不變，在新工程招議標詢議價時且滿足需求條件的 A 級供給商數(shù)量缺乏時，可優(yōu)先參與；c)結果為C級一般供給商：根據(jù)具體情況要求供給商擬定整改方案，并將整改方案以書面形式提交采購部供給商管理部，供給商管理部將根據(jù)供給商提交的整改方案進行進度跟蹤，同時在整改期間內(nèi)采購部將酌情對供給 商進行延遲貨款

19、支付或者減少份額多家供貨時等處理。d)結果為D級：將視具體情況予以書面通知供給商停供或淘汰處理。.對考評結果為A、B級的供給商進行戰(zhàn)略合作推進，條件成熟時，可優(yōu)先考慮戰(zhàn)略合作伙伴關系，同時作為年度優(yōu)秀供給商的參評條件之一；.考評結果由采購部供給商管理部以?供給商級別考評通知單?附件六的形式書面或電子通知供給商。5.4份額管理主要指材料類供給商，且同類產(chǎn)品同時有兩家及以上的供給商在供貨時，主要從產(chǎn)品效勞質量、供貨能力、價格、供給商級別等方面進行份額分配；具體在 執(zhí)行過程中根據(jù)每月實際情況可進行動態(tài)調整：5.5供給商淘汰或凍結： 供給商具有以下條件之一者，采購部可視具體情況給予淘汰或凍結處理：連續(xù)

20、超過 12 個月未再合作過且后續(xù)暫無合作工程產(chǎn)品的；出現(xiàn)重大質量事故且給*公司造成損失的；連續(xù) 3 次以上或者一年內(nèi)累計出現(xiàn) 4 次一般性質量事故，并經(jīng)整改后仍然無效；惡意競爭、報價后不供貨或者以次充好；違反公司陽光工程，且經(jīng)勸阻無效；產(chǎn)品價格明顯高于市場價格，且不同意降價；發(fā)現(xiàn)有欺騙*公司行為或者招標時私下串標，哄抬價格； 所有被凍結的供給商，超過 6 個月凍結期，如果再需要進行商務合作的，按照新供給商準入程序進行；6.其他6.1 附件 附件一：?供貨清單? 附件二：?工程進度跟蹤表? 附件三：?供給商違約索賠通知單? 附件四：?不合格品退貨單? 附件五：?供給商級別考評表? 附件六：?供給

21、商級別考評通知單? 附件七：?滿意度調查表?6.2 記錄紀錄性質介質保存地點保存年限編號名稱原件復 印件聯(lián)次紙質電子SPD-004-001?工程進度跟蹤表?采購管理部3 年SPD-004-002?供貨清單?倉儲部1 年SPD-004-003?供給商違約索賠通知單?供給商管理部2 年SPD-004-004?不合格品退貨單?倉儲部1 年SPD-004-005?供給商級別考評表?供給商管理部2 年SPD-004-006?供給商級別考評通知單?供給商管理部2 年SPD-004-007?滿意度調查表?供給商管理部2 年6.3 本規(guī)定自簽發(fā)之日起生效；6.4 本規(guī)定最終解釋權歸屬采購部。附件一 1：?供貨

22、清單?編號：SPD-004-002供貨清單供給商全稱供給商代碼供給商聯(lián)系人：聯(lián)系 ：供貨時間收貨單位*公司執(zhí)行訂單號采購員聯(lián)系 收貨倉庫名稱倉庫代碼聯(lián)系 供貨目錄序號物料號物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量備注12345.倉庫主管：倉管員：供貨方：一式三聯(lián)：供給商聯(lián)，倉庫聯(lián)、財務聯(lián)保存期限：1 年附件二：?工程進度跟蹤表?編號：SPD-004-001供給商名稱工程名稱工程號跟蹤部門跟蹤人合同簽訂日期合同號序號跟蹤項工程階段方案完成時間實際完成狀況提前 /滯 后天數(shù)提前/滯后原因采取措施1234.備注：本表由供給商管理部工程管理人員根據(jù)具體工程進度負責跟蹤、填寫；作為工程類供給商的業(yè)績考核之一。填表人/日

23、期： 保存期限：3 年附件三：?供給商違約索賠通知單?編號：SPD-004-003供 應商 供給商違約索賠通知單部門采購部編號代碼供給商全稱時間問 題 描 述 考 核 意 見 考 核 依 據(jù) 供給商意見反應： 無異議問題方案終結日期： 。 有異議理由闡述： 可附附件供給商負責人簽字/日期： 批示批準審核編制 保存期限：2 年附件四：?不合格品退貨單?編號：SPD-004-004不合格品退貨單NO.供貨單位供給商代 碼業(yè)務員聯(lián)系 序號物料號物料名稱規(guī)格型號單位退貨數(shù)量訂單號送貨日期退貨日期備注123.倉庫主管：庫管員：供貨方：一式三聯(lián)：供給商聯(lián)，倉庫聯(lián)、財務聯(lián)保存期限：1 年附件五：?供給商級別考評表?編號：SPD-004-005供給商級別考評表考評日期：供給商名稱供給商代碼供貨/效勞項 目考評 工程權 重評分規(guī)那么考評分考評人考評部門備注產(chǎn)品 質量40分35 分 X(合格批次總交貨批次；對于設備類等一次性交付的 依據(jù)各階段節(jié)點驗收情況進行考評。采購 金額M25分M1000 萬800 萬M1000 萬500 萬M800 萬2