檔 案 案 卷 級 整 理 基 本 知 識(shí)

1、文書檔案案卷級整理方法邵東縣檔案局 吳金林一、檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。二、檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。三、檔案整理的文件范圍：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。四、案卷級整理的具體內(nèi)容：1、檔案案卷級整理就是以“案卷”為單

2、位整理，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。2、所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。3、以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。 4、案卷級檔案整理流程：收集、歸檔判斷、文件分類、文件排列、案卷排列和編案卷號、編制卷內(nèi)文件目錄、填寫備考表、打印目錄、裝訂案卷、填寫檔案卷皮封面、編制檢索工具、檔案排架

3、。5、機(jī)關(guān)單位2001年以前的文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、計(jì)生辦、衛(wèi)生院、派出所等二級機(jī)構(gòu)所有文書檔案按“卷”整理（各單位業(yè)務(wù)檔案、科技檔案也多用案卷級整理）。五、分類方法：保管期限-年度分類法（多數(shù)單位使用）。保管期限年度問題分類法，問題年度保管期限分類法。六、檔號編制1、全宗號的編制。填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標(biāo)識(shí)為“142”。未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。計(jì)生辦、財(cái)政所不用填。2、目錄號編制。文書檔案永久代號1、長期2、短期3；3、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。七、檔案整理的質(zhì)量要求：1、組合（卷）要求；

4、（1）齊全完整。 （2）保持文件之間的歷史聯(lián)系（3）保持文件之間的內(nèi)容聯(lián)系。（4）照顧文件的保存價(jià)值進(jìn)行裝盒。2、外形要求。1、裝具要求。2、填寫案卷或檔案盒封面要求。文書檔案案卷級整理操作流程流程號流程名稱操作步驟操作技巧及注意事項(xiàng)一收集每年年初檔案室(或辦公室)將上年度處理完畢的文件統(tǒng)一收集到檔案室(或辦公室)。1、收集范圍：上年度領(lǐng)導(dǎo)和各部門處理完畢的文件材料。2、收集時(shí)間：每年的14月份。由檔案室(或辦公室)發(fā)通知,提要求。3、收集方法：（1）全面收集。依據(jù)本單位收發(fā)文、用印、打印登記簿等。（2）重點(diǎn)收集。要立足本單位，以本單位職能活動(dòng)形成的文件材料作為重點(diǎn)，注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)

5、職能活動(dòng)的文件材料的收集；特別是重大活動(dòng)事件材料的收集，防止不歸，少歸。（3）注意帳外文件的收集：會(huì)議文件。包括會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)外出開會(huì)帶回的會(huì)議文件，負(fù)責(zé)人在有關(guān)會(huì)議上的講話稿、講話記錄等。上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件；新聞媒體報(bào)道、轉(zhuǎn)載本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的文章、圖片、采播通知單等；代上級機(jī)關(guān)擬稿并被采用的文件定稿和印本。本機(jī)關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職責(zé)；本機(jī)關(guān)及內(nèi)設(shè)部門工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查材料、情況報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)班子及成員的述職報(bào)告等；與外單位簽訂的各種合同、協(xié)議；本單位編印的簡報(bào)、出版物定稿、樣本、機(jī)構(gòu)沿革、大事記、年鑒、組織史、志書等，向報(bào)社、電視臺(tái)及有關(guān)刊物發(fā)出的新聞稿、

6、調(diào)查報(bào)告等信息；本機(jī)關(guān)目標(biāo)管理、文明建設(shè)、廉政建設(shè)、紀(jì)檢監(jiān)察、綜合治理、計(jì)劃生育等工作形成的文件材料；審計(jì)結(jié)論等；領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人重大事項(xiàng)及收入申報(bào)的情況報(bào)告；聯(lián)合發(fā)文副本；本單位財(cái)產(chǎn)、檔案交接憑證等。本機(jī)關(guān)黨組（黨委、黨支部）和人事部門形成的文件材料。如干部、職工定級、晉級、任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、考核、錄聘、離退、職稱評定、考核等次匯總表、工資變動(dòng)審批表、工人技術(shù)等級考核審批表、工資發(fā)放明細(xì)表、各種介紹信、黨員、干部、職工、離退休人員花名冊等。本機(jī)關(guān)上報(bào)的各種基本數(shù)字統(tǒng)計(jì)表：如黨員、團(tuán)員、干部及離退休干部、公務(wù)員、機(jī)構(gòu)編制、人事、黨政人才資源、國有事業(yè)單位管理人才、專業(yè)技術(shù)人才統(tǒng)計(jì)年報(bào)表、黨內(nèi)統(tǒng)計(jì)、

7、工資、勞動(dòng)情況、國有資產(chǎn)、財(cái)務(wù)決算報(bào)表、紀(jì)檢監(jiān)察案件統(tǒng)計(jì)報(bào)表。政府部門在采購過程中形成的報(bào)告、標(biāo)書、合同等。如用戶申請報(bào)告、項(xiàng)目要求、設(shè)計(jì)方案等反映采購要求的文件；招標(biāo)通知、競標(biāo)登記、競標(biāo)單位的標(biāo)書、競標(biāo)會(huì)議議程、專家名單、專家意見、競標(biāo)結(jié)果，采購合同等記載競標(biāo)和采購合同鑒定過程中的文件材料；合同變更、設(shè)計(jì)更改、驗(yàn)收意見、合同執(zhí)行報(bào)告、爭議處理等記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料本機(jī)關(guān)檢查下級單位的工作、調(diào)研時(shí)形成的文字材料。不經(jīng)收發(fā)文登記（屬于公務(wù)活動(dòng)）的領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”信件。（4）文件收集是否齊全；至少在3個(gè)字上做文章。第一、“全”字。要求在以下幾個(gè)方面都應(yīng)當(dāng)收集齊全。一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)每一個(gè)部門，防止

8、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)因工作需要把重要檔案不移交；防止只移交副本或復(fù)印件，正本自留，防止不移交電子文件；一次會(huì)議整套材料；一項(xiàng)工程；一個(gè)案件；一份文件；發(fā)現(xiàn)其中有無重要文件缺失不完整的情況。第二、“新”字。新項(xiàng)目，如招商引資、立體開發(fā)等。新領(lǐng)域，如產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、資產(chǎn)評估、住房改革、人事制度改革包括人員分流、下崗、待崗等。第三、“特”字。要突出本部門本行業(yè)的特點(diǎn)。（5）做好平時(shí)立卷。按內(nèi)部機(jī)構(gòu)職能每一個(gè)小類設(shè)一個(gè)預(yù)備卷，文件承辦后對號入座。4、檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。檢查收文的正文和附件、收文閱辦處理單、定稿與印件是否齊全完整。注意；計(jì)算機(jī)輸出的定稿一定要附發(fā)文處理簽和加蓋騎縫章，目的是為了避免弄虛作假，以維護(hù)文

9、件的真實(shí)性和憑證性，確實(shí)發(fā)揮文件的法定效用。檢查已歸檔的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全。5、收集時(shí)必須辦好交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)根據(jù)歸檔文件移交表或案卷目錄詳細(xì)清點(diǎn)，并簽字負(fù)責(zé)。二歸檔判斷判斷所收集的文件材料是否歸檔。1、對照機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍，將所收集的文件材料分為歸檔和不歸檔兩部分。屬歸檔范圍的文件材料轉(zhuǎn)入下一流程；不屬歸檔范圍的剔除。2、注意：重份文件不要，揀選時(shí)要注意保留上面有領(lǐng)導(dǎo)批示或其他承辦標(biāo)記或說明的，另外，同一文件的草稿、定稿、存本等不能視為重份文件；屬歸檔范圍的傳真紙文件要復(fù)印，用復(fù)印件歸檔，原件附后；前文有誤，后又補(bǔ)發(fā)文件的，有誤文件不要?dú)w檔；批復(fù)與請示放在辦結(jié)時(shí)歸，只有口

10、頭答復(fù)，沒有正式文字的要注明。3、將屬于歸檔范圍的文件初步整理：發(fā)文，將發(fā)文稿紙、發(fā)文底稿放在正文之后；請示與批復(fù)，本機(jī)關(guān)的文件在前，外機(jī)關(guān)的文件在后；正件在前、附件在后，轉(zhuǎn)發(fā)件在前、原件在后，原文本在前、譯文本在后。非訴訟案件的結(jié)論、決定、判定性文件在前，依據(jù)材料等在后4、黨政機(jī)關(guān)以及非業(yè)務(wù)部門收文的處理。重要文件要按其對本單位利用價(jià)值的大小，永久或定期保存。要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件，如財(cái)務(wù)、人事、編制、勞動(dòng)和社會(huì)保障以及黨委政府有關(guān)全縣發(fā)展等各方面的政策性文件，則要做10年保管。其他一些普法性的實(shí)際上是供參考學(xué)習(xí)不需辦理的和非法規(guī)性的一般文件，這些不必歸檔。5、本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的不歸檔文件的處理。

11、本級紅頭文件和重要資料作發(fā)文匯集。其他不歸檔文件經(jīng)審查銷毀，任何組織和個(gè)人不得隨意處理。三分類保管期限/年度分類法：1、分年，把文件材料按形成年度分開，不同年度的文件不能混淆；1、以文件落款時(shí)間來確定文件所在年度（取消針對年）。2、注意：請示與批復(fù)，應(yīng)放在一起歸檔；沒有復(fù)文的，放在請示年歸檔?？缒甓鹊臅?huì)議文件、校慶、縣慶、廠慶、院慶等放在結(jié)束年立卷?？缒甓鹊陌讣旁诮Y(jié)束年立卷。其他文件，應(yīng)放在文件材料形成的年度組卷，如跨年度的計(jì)劃與總結(jié)必須放形成年度。臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長（兩年以內(nèi)），文件材料較少，形成的文件可以不分年度放在工作結(jié)束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多，亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。

12、沒有落日期的文件，可根據(jù)文件材料的內(nèi)容標(biāo)明一個(gè)比較接近的時(shí)間：a、會(huì)議材料按會(huì)期。b、以訓(xùn)代會(huì)形成的材料，如典型發(fā)言、講稿等，按辦班時(shí)間c、統(tǒng)計(jì)報(bào)表按當(dāng)年最后時(shí)間或第二年1-2月。對在有專門年度中形成的文件材料，應(yīng)按照專門年度分類。2、分級別，把相同年度的文件材料按形成機(jī)關(guān)的級別區(qū)分開；1、分成上級、本級、下級及平級四種。2、對有密切聯(lián)系的文件不能按形成機(jī)關(guān)的級別區(qū)分開，下列文件材料要放在本級文件中一起組卷：本機(jī)關(guān)的請示與上級的批復(fù)；本機(jī)關(guān)的函與平級的復(fù)函；下級的請示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)；上級針對本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、下達(dá)任務(wù)、經(jīng)費(fèi)指標(biāo)文件、專門研究本單位工作的會(huì)議紀(jì)要等針對性的文件，要放本級。

13、如果是針對本系統(tǒng)、本行業(yè)，其中包括本單位的放上級；上級任免、表彰、處分本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的文件；上級指定要本機(jī)關(guān)專門辦理的文件（如人大、政協(xié)提案、議案辦理答復(fù)等）。上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人正對本機(jī)關(guān)工作的指示、講話、題詞、調(diào)查報(bào)告放本級。上級通報(bào)本機(jī)關(guān)的文件、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件方本級。（9）直屬上級機(jī)關(guān)召開的以本單位工作內(nèi)容為主的文件或本單位以上級機(jī)關(guān)名義召開的會(huì)議材料、起草的文件放本級（10）與外機(jī)關(guān)聯(lián)發(fā)文件和召開會(huì)議的文件放本級。3、分保管期限；1、對照國家檔案局8號令和本單位制定的文書檔案保管期限表劃分文件材料的保管期限。2、以“件”為單位整理的定為永久、30年、10年；以“卷”為單位整

14、理的還是按老辦法定位永久、長期、短期。3、幾點(diǎn)技巧：本單位的文件以永久居多；上級發(fā)文特別重要的政策法規(guī)文件為永久，其它規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則定為30年（長期），多數(shù)文件定為10年（短期）；其他外單位發(fā)文可以作為資料備用或者歸檔為10年。4、分問題或事由。把機(jī)關(guān)單位（機(jī)構(gòu)）在同一年度產(chǎn)生的文件材料按照機(jī)關(guān)單位（機(jī)構(gòu)）的職能，概括為若干個(gè)問題，文件材料按其內(nèi)容反映的問題分開，把相同問題的文件分在一起。1、綜合考慮：問題、厚薄。2、分問題（事由）的具體方法：行政、事業(yè)單位。a綜合類（含文秘、機(jī)要、保密、檔案、信訪、后勤、保衛(wèi)等）；b、職能類(參照本機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)職能性質(zhì)來設(shè)置類別,如果文件材料不多,

15、各職能股室可以合并)。企業(yè)。a、黨群類；b、行政類；c、技術(shù)管理類；d、經(jīng)營管理類。3、具體問題具體分析：同一問題如太厚可分兩卷或2盒；幾個(gè)相近的問題頁數(shù)太少，則可合為一盒（卷）；同一刊物、簡報(bào)按名稱及年內(nèi)所有期數(shù)組卷；機(jī)構(gòu)成立、人員任免、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、處分等合為一卷。4、幾點(diǎn)技巧：關(guān)于同一個(gè)問題、同一次會(huì)議、同一個(gè)名稱的文件材料數(shù)量多時(shí)，就可以分為若干個(gè)案卷，分別組合；關(guān)于同一個(gè)問題、同一次會(huì)議、同一個(gè)名稱的文件材料數(shù)量少時(shí)，又可將幾個(gè)問題或名稱的文件材料按相同保管期限組合為一卷；如果保管期限不一致，檔案數(shù)量又少，無法分別組成一個(gè)案卷時(shí)，可適當(dāng)將保管時(shí)間短的文件材料提高一個(gè)保管檔次，再把相同保管

16、期限的文件組合在一卷;5、一卷以最厚200頁左右為適宜。四文件排列歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過程。一般按級別、事由，結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個(gè)具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列一、排列要求。1、上級來文按同一文號集中排列在本級歸檔文件之前。2、本級文件按綜合、政工、業(yè)務(wù)、其他順序排列。3、同級文件按單位結(jié)合時(shí)間排列在本級文件之后，4、下級文件排在最后。二、具體文件排列方法1、同一事由內(nèi)：按文件形成時(shí)間先后；按文號順序結(jié)合時(shí)間。綜合類文件按會(huì)議記錄

17、、綜合性會(huì)議材料、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)等順序排列2、不同事由的歸檔文件：一個(gè)作者，幾個(gè)問題，先按問題后按時(shí)間先后，如計(jì)財(cái)處在財(cái)務(wù)管理、專項(xiàng)撥款和財(cái)務(wù)審計(jì)等問題的組合中，可采用上述方法。按文件內(nèi)容的重要程度。將綜合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。3、事由具有的共同屬性：一個(gè)事由、幾個(gè)作者，如人事卷，可分成機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲、職稱、調(diào)資等小類，每小類內(nèi)再按時(shí)間排。一個(gè)事由、幾個(gè)地區(qū)，如各鄉(xiāng)鎮(zhèn)上報(bào)縣的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊等，可按原來的老區(qū)分成小類排列；非訴訟案件材料，按決定報(bào)告（或書面材料）旁證個(gè)人交待材料。具有保存價(jià)值的零散文件（可插在相關(guān)的文件后面）。在排列中,密不可分的文件應(yīng)排列在

18、一起,如正文與附件,正文在前，附件在后;正文與定稿,正本在前,定稿在后;有幾次稿的,定稿在前,修正稿依次排在后;請示與批復(fù),本機(jī)關(guān)的文件在前,外機(jī)關(guān)的文件在后；五案卷排列和案卷號排列是把同類別的案卷按標(biāo)準(zhǔn)，確定其前后位置，保持案卷之間的聯(lián)系。編號是把案卷排列順序固定下來，便于利用。案卷排列方法：“保管期限年度級別問題”排列法。第一步：把案卷按永久、長期、短期分開，把相同保管期限的案卷排列在一起。第二步：在同一個(gè)保管期限內(nèi)，把同一個(gè)年度形成的案卷排列在一起。第三步：同一年度內(nèi)，上級排前、本級排中、同級和下級排最后。第四步：同一級別內(nèi)，按問題排列。本級按綜合、政工、業(yè)務(wù)，法規(guī)，群團(tuán)等排列?；螯h支部

19、、辦公室、人事科、財(cái)務(wù)科所屬機(jī)構(gòu)來排列。無論采用何種方法排列，都要注意以后每年的排列方法都基本統(tǒng)一。案卷編號。以本機(jī)關(guān)建立年度第一本案卷為開始，按永久、長期、短期3種保管期限分別連年連排從“1”開始統(tǒng)一編一個(gè)流水號。六編制文件目錄“文件目錄”是登錄文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格，排列在文件之前。應(yīng)將文件材料的排列序號、文號、作者、題名、日期、頁數(shù)、備注等有關(guān)項(xiàng)目， 按照國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)的“卷內(nèi)文件目錄”格式進(jìn)行填寫。著錄項(xiàng)目有：順序號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁號、備注。1、順序號：順序號是卷內(nèi)文書材料依其排列先后填寫的序號，第二卷數(shù)字不能相連，每卷從“1”起依次標(biāo)注。2

20、、文號：發(fā)文機(jī)關(guān)的發(fā)文字號，由機(jī)關(guān)發(fā)文代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成。要照實(shí)抄錄，沒有文號的可不填。文號欄內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會(huì)議文件之一"或"某刊第幾期"等。3、責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的作者或署名者。“責(zé)任者”一欄一般填寫單位名稱，以印章為準(zhǔn)，如“邵東縣檔案局；領(lǐng)導(dǎo)講話、論文、講義等均可填寫個(gè)人；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)令，要寫其職務(wù)及人名全稱，用“（ ）”標(biāo)出；責(zé)任者名稱過長的可填寫通用簡稱，如“中共邵東縣委辦公室”可簡稱為邵東縣委辦，但不能填“本辦”、“本委”、“本公司”等。聯(lián)合發(fā)文的，一是必填主辦者，二是必寫出整理單

21、位，其他用“等”字代替。 未署責(zé)任者的文件，編目時(shí)應(yīng)考證清楚一并填寫；另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者；花名冊、介紹信、報(bào)道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根等的責(zé)任者一律為文件中印章所指的批準(zhǔn)單位無批準(zhǔn)單位印章的以填報(bào)單位所寫字樣為準(zhǔn)。4、題名：文件材料的標(biāo)題，要求照實(shí)抄錄，不得隨意更正。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的，可加擬標(biāo)題，外加“”。責(zé)任者欄填了作者，則可在題名中省略作者。沒有題名或題名含義不清，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，外加“”。如“通知、函、合同、協(xié)議書”等。會(huì)議記錄擬出每次會(huì)議內(nèi)容和時(shí)間，一次為一件，外加“”。 任免、獎(jiǎng)懲、調(diào)配、出訪、優(yōu)秀

22、人員等公文，需在題名之后，加上涉及的本單位其他有關(guān)人員的姓名，外加“”，上級研究本單位有關(guān)工作的會(huì)議紀(jì)要等，須在原題名后用“”標(biāo)出研究內(nèi)容等;批復(fù)與請示等，雖只編一個(gè)件號，但附件可作為副標(biāo)題另占行書寫。相同的文件標(biāo)題不能打省略號；干部調(diào)動(dòng)介紹信等一本為一件的，須寫出每個(gè)人員的姓名，一行可多寫幾個(gè)名字。如被批準(zhǔn)單位這方面材料少可一人為一件。5、日期：必須是印章所蓋處或文件形成時(shí)的日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。多份文件（如組織關(guān)系等）作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間。一份文件有幾個(gè)時(shí)間特征的，以具有法律效力的為準(zhǔn)。幾份文件為一件的，以正本為準(zhǔn)，回復(fù)性以復(fù)文為準(zhǔn)。對無日期的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫，外加

23、“ ”。 如會(huì)議材料標(biāo)會(huì)期；辦班材料標(biāo)班期；報(bào)表標(biāo)當(dāng)年底；實(shí)在不清楚的用4個(gè)0代替。 如20080000。6、頁號，每本從“1”開始編寫，兩面有字兩面編號；空白頁不編號；正面用鉛筆編在右上角、背面編在左上角。頁號，即填寫卷內(nèi)每份文書材料的起始頁號，卷內(nèi)最后一份文書材料應(yīng)填寫起止頁號，每卷都從“1”開始依次編寫，不得重編、漏編頁號。7、備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。包括密級、缺損、補(bǔ)充、移出等。請示與批復(fù)分開歸檔的應(yīng)注明請示或批復(fù)去處。只有復(fù)印件缺原件。以上級名義起草的文件，要標(biāo)明定稿已移交上級歸檔。文件秘級應(yīng)在備注中注明。會(huì)議記錄里每次會(huì)議的起頁號填寫在備注欄中，方便查閱。傳真件

24、需在備注中注明。七填寫卷內(nèi)備考表凡需對卷內(nèi)文件情況（如缺損、補(bǔ)充移出等）加注說明的1、“備考表”放在全盒（卷）文件的最后，一般是印在卷皮封三處。要求各項(xiàng)目填寫齊全、完整，字跡工整；2、備考表項(xiàng)目包括：本盒（卷）情況說明、整理人、檢查人、日期；3、卷內(nèi)備考表填寫方法：本盒（卷）情況說明：包括該盒（卷）內(nèi)歸檔文件的收集齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）、歸檔文件起止件號等；整理工作完畢后，歸檔文件的修改、補(bǔ)充移出、銷毀等情況。立卷人：由責(zé)任立卷者簽名(一般是綜合檔案室的專職檔案人員）檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名（指分管檔案工作的部門領(lǐng)導(dǎo)）日期：填寫完成立卷的日期。八打印將已經(jīng)編制好的

25、目錄進(jìn)行打印為了統(tǒng)一、規(guī)范，文件目錄編制好后必須打印。1、永久、30年（長期）保存的打印一式五份。（其中一份放在文件材料之前，另外四份裝訂成冊）。2、10年（短期）保存的打印2份。一份放在文件材料之前，一份裝訂成冊。九裝訂用案卷卷皮將卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件裝訂在一起。案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。1、裝訂前的準(zhǔn)備工作：修裱孔洞殘缺破損的文件；復(fù)制易褪變的文件；取釘；折疊和粘貼（指超大型的紙張應(yīng)折疊一下、小型的要粘貼在A4紙上）；頁次排序；裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀；抽除空白紙張。2、具體裝訂方法：裝訂前

26、應(yīng)將“卷”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。文件紙張相差不大的應(yīng)將右、下側(cè)對齊；相差太大的，為了保證檔案裝訂后不掉頁，可只對齊左側(cè)、下側(cè)。采用三孔一線的方法裝訂，棉線要勒緊結(jié)牢，結(jié)頭打在背面十檔案卷皮書寫將已整理并裝訂好的案卷封面進(jìn)行規(guī)范書寫文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。1、封面填寫：封面項(xiàng)目有立檔單位名稱、類目名稱、案卷名稱、文件起止日期、頁數(shù)、保管期限。立檔單位名稱，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明立檔單位名稱，如“中國共產(chǎn)黨邵東縣委員會(huì)”簡稱為“中共邵東縣委員會(huì)”；“湖南省人民政府人事局”“簡稱為“湖南省人事局”。不得簡稱為“本委”、“本省人事局”?？煽陶律w印，如“邵東縣檔案局”。類目名稱。填寫大類名稱，如學(xué)籍檔案。案卷名稱。即案卷標(biāo)題，擬寫案卷標(biāo)題要求文字簡練通順、標(biāo)點(diǎn)正確，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50 字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成。如“縣教育局下發(fā)的關(guān)于黨群，行政管理方面的決定、意見、通知”。填寫時(shí)要求根據(jù)題名字?jǐn)?shù)的多少排列勻稱，位置要適中醒目。時(shí)間。即文件起止日期，按卷內(nèi)最早一份文件和最晚一份文件的形成日期填寫；頁數(shù)。填寫該卷檔案的總頁數(shù)；保管期限。填該卷檔案的保存期限。永久、長期