前臺(tái)文員工作細(xì)則

1、前臺(tái)文員工作規(guī)范細(xì)則目錄一、目的 1.二、崗位職責(zé) 2.三、工作具體要求： 3.崗位職責(zé) 1-電話接待： 3.崗位職責(zé) 2-來(lái)訪接待： 3.崗位職責(zé) 3-面試接待： 4.崗位職責(zé) 4-其他接待： 4.崗位職責(zé) 5-前臺(tái)辦公區(qū)域管理： 4.崗位職責(zé) 6-考勤管理： 5.崗位職責(zé) 7-訂票管理： 6.崗位職責(zé) 8-文印管理： 6.崗位職責(zé) 9-會(huì)議室管理： 6.崗位職責(zé) 10-表單管理： 7.崗位職責(zé) 11-辦公用品管理： 7.崗位職責(zé) 12-宿舍管理： 8.崗位職責(zé) 13-協(xié)助行政人事工作： 8.崗位職責(zé) 14： 9.四、儀容儀表要求 9.五、禮貌禮節(jié) 1.0.一、目的公司前臺(tái)作為公司涉外窗口，

2、須經(jīng)常性與客戶接觸，具有較重大的責(zé)任， 前臺(tái)接待直接代表企業(yè)形象和服務(wù)質(zhì)量， 因此，公司的前臺(tái)接待人員必須嚴(yán)格遵 守接待工作規(guī)范。 同時(shí)，公司前臺(tái)還需要協(xié)助行政部處理好考勤管理、 辦公文具 管理和宿舍管理等工作以和相關(guān)人事行政工作。 有鑒于此， 特制定前臺(tái)文員工作 規(guī)范細(xì)則，對(duì)前臺(tái)崗位工作進(jìn)行細(xì)化、具體化。二、崗位職責(zé)前臺(tái)工作職責(zé)可大致分為以下 12 項(xiàng)主要工作職責(zé)：1、負(fù)責(zé)前臺(tái)接待工作。接待工作可分以下為三類：1.1 負(fù)責(zé)接聽(tīng)來(lái)訪電話， 記錄電話內(nèi)容， 并做好記錄與傳達(dá)工作。 定期維護(hù)、 保養(yǎng)電話機(jī)。1.2 負(fù)責(zé)進(jìn)入公司辦公場(chǎng)所的來(lái)客的接待、登記、導(dǎo)引，對(duì)無(wú)關(guān)人員、上門 推銷和無(wú)理取鬧者，阻

3、擋在外或協(xié)助有關(guān)人員處理。1.3 負(fù)責(zé)面試人員的接待、登記、導(dǎo)引，通知人事專員進(jìn)行面試接待。2、負(fù)責(zé)公司郵件、包裹、傳真的收發(fā)與轉(zhuǎn)交。3、負(fù)責(zé)公司考勤管理工作?？记诠芾砉ぷ骺煞譃橐韵滤念悾?.1 負(fù)責(zé)員工考勤數(shù)據(jù)、單據(jù)管理。3.2 負(fù)責(zé)考勤 / 門禁系統(tǒng)的管理。3.3 負(fù)責(zé)人員外出和出差管理。3.4 負(fù)責(zé)每日、每周、每月的考勤統(tǒng)計(jì)匯總和每月的考勤確認(rèn)。4、負(fù)責(zé)車票、機(jī)票、酒店的預(yù)定。5、負(fù)責(zé)公司文件打印，協(xié)助復(fù)印等工作。定期對(duì)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)進(jìn)行維護(hù)和管 理。6、負(fù)責(zé)會(huì)議室的管理。做好會(huì)議室預(yù)約、使用登記，協(xié)調(diào)會(huì)議室的使用，會(huì)議 室的儀器設(shè)備和場(chǎng)地衛(wèi)生的管理。7、負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用管理、庫(kù)

4、存管理和盤點(diǎn)管理，飲用水的采購(gòu)。8、負(fù)責(zé)人事行政表單管理。和時(shí)更新相關(guān)表單，做好表單的打印、復(fù)印和發(fā)放 管理。9、負(fù)責(zé)宿舍管理。包括：管理住宿申請(qǐng)單 、宿舍入住人員管理和名單更新、 宿舍財(cái)產(chǎn)和衛(wèi)生的監(jiān)督和管理等。10、負(fù)責(zé)前臺(tái)辦公區(qū)域的固定資產(chǎn)、 盆栽和衛(wèi)生的管理， 保持前臺(tái)區(qū)域環(huán)境干凈、 整潔。11、協(xié)助人事行政部門辦理相關(guān)人事行政工作。包括但不僅限于：11.1 面試人員的接待和引導(dǎo)。11.2 入職手續(xù)辦理。包括入職人員的接待，相關(guān)資料的收集，花名冊(cè)信息錄入，工牌制作的跟進(jìn)和發(fā)放等。11.3 離職手續(xù)的辦理。 包括離職申請(qǐng)表 的管理和發(fā)放、 指紋信息的刪除、收回工牌、相關(guān)辦公用品的清點(diǎn)和收回

5、、離職員工考勤統(tǒng)計(jì)等。11.4 協(xié)助公司會(huì)議、生日會(huì)等活動(dòng)的籌辦。11.5 部門領(lǐng)導(dǎo)安排的其他臨時(shí)性工作。12、公司和相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作。三、工作具體要求：崗位職責(zé) 1- 電話接待：1、鈴響三聲內(nèi)接聽(tīng)，如超過(guò)三聲后接起電話，則應(yīng)說(shuō)“不好意思，剛才有事走 開(kāi)了，請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫到您？”2、接聽(tīng)電話時(shí)應(yīng)講普通話，口齒清楚、語(yǔ)氣熱情并用規(guī)范的語(yǔ)氣說(shuō)： “您好，大 帝科技！”或“您好，前臺(tái)！”內(nèi)線電話接聽(tīng)標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)：“您好，前臺(tái)”，外線電話接 聽(tīng)標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)：“您好，大帝科技”3、來(lái)電人提出要求，須記錄的必須和時(shí)記下。如需轉(zhuǎn)達(dá)他人的，需記下來(lái)電時(shí) 間、來(lái)電人姓名、事由、相關(guān)事項(xiàng)。4、接電話時(shí)必須注意禮儀

6、，語(yǔ)速平和，保持自然、得體、大方的形象，話機(jī)與 臉龐成 45 度角，身體不得傾斜，不得嘴里吃東西，不得前仰后合。說(shuō)話時(shí)控制 音調(diào)，不得過(guò)于吵鬧。5、接電話盡量長(zhǎng)話短說(shuō)，如遇客人投訴電話，需安排客人情緒的，應(yīng)耐心安撫。 私人電話不要超過(guò)三分鐘。6、接電話不得先于來(lái)電人掛機(jī)（私人電話除外） 。 為公司來(lái)客設(shè)立登記本，所有來(lái)公司人員均須登記， （老板的熟朋友或施工部人 員可免登記）。登記本上注明來(lái)訪人姓名、人數(shù)、來(lái)訪事由、出入時(shí)間。崗位職責(zé) 2- 來(lái)訪接待：1、上班時(shí)間必須在崗。即上午 8:30-12:00 、下午 2:00-5:30 。如因公務(wù)需外出， 經(jīng)直接領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可離崗。 外出期間， 由直接領(lǐng)

7、導(dǎo)安排前臺(tái)接待人員， 必須保證前 臺(tái)無(wú)空崗。如無(wú)法安排人員，前臺(tái)接待人員不得外出。私事不得離崗。2、公司有來(lái)訪客人，來(lái)客行至門外，前臺(tái)接待必須在 2 秒之內(nèi)為來(lái)客開(kāi)門，來(lái) 客行至前臺(tái)一米以內(nèi)， 前臺(tái)接待必須起身微笑相迎， 說(shuō)禮貌用語(yǔ)，招呼客人就座。 客人坐下后，前臺(tái)接待方可就座。3、來(lái)客提出個(gè)人要求時(shí)，前臺(tái)接待必須認(rèn)真聆聽(tīng)，有必要時(shí)做好筆記，如遇無(wú) 法處理的投訴，則請(qǐng)客人稍等，請(qǐng)客戶服務(wù)部經(jīng)理出面解決。4、來(lái)客提出要找公司員工時(shí)，前臺(tái)接待應(yīng)先問(wèn)有無(wú)預(yù)約。并請(qǐng)來(lái)客做好登記， 再打電話致要找的員工，詢問(wèn)是否帶進(jìn)。如回答需要馬上帶進(jìn)，則應(yīng)行前領(lǐng)路， 如需遲些才帶進(jìn)，請(qǐng)客人在接待室就坐，為客人倒水，請(qǐng)

8、客人稍待。等可以帶進(jìn) 時(shí)，再將客人帶進(jìn)。帶進(jìn)辦公室后，再為客人倒水。 （七分滿）。5、如來(lái)客不聽(tīng)要求，想要硬闖辦公室，呼叫行政部人員協(xié)助攔截。如事態(tài)緊急， 可呼公司辦公大廳員工協(xié)助。6、客人離開(kāi)時(shí)，請(qǐng)客人再登記，并微笑致意， “歡迎下次再來(lái)”。崗位職責(zé) 3- 面試接待：1、應(yīng)聘者到訪時(shí)，請(qǐng)應(yīng)聘者在面試人員簽到表上登記，請(qǐng)初次應(yīng)聘者提供 簡(jiǎn)歷或幫助打印簡(jiǎn)歷，并遞上面試員工問(wèn)卷 ，通知人事專員進(jìn)行面試接待。2、帶領(lǐng)或指引應(yīng)聘者前往接待區(qū)等待，給應(yīng)聘者倒水，并通知人事專員進(jìn)行接 待。崗位職責(zé) 4- 其他接待：1、負(fù)責(zé)收取所有公司來(lái)往郵件、包裹、報(bào)紙、資料，并進(jìn)行登記后，通知相關(guān) 人員到前臺(tái)處理郵件、

9、包裹和快遞的郵寄和領(lǐng)取，不得讓快遞員進(jìn)入辦公大廳。2、負(fù)責(zé)對(duì)送水人員進(jìn)行監(jiān)督，指引送水人員將桶裝水放到指定位置，并對(duì)桶裝 水和空桶進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)， 在送水登記本做好登記， 定期要求送水公司提供發(fā)票進(jìn) 行結(jié)算。3、負(fù)責(zé)傳真接收和發(fā)送，和時(shí)對(duì)傳真進(jìn)行分類處理，并通知相關(guān)人員到前臺(tái)領(lǐng) 取傳真。對(duì)傳真機(jī)的日常維護(hù)、管理負(fù)責(zé)，和時(shí)更換硒鼓、打印紙，協(xié)助相關(guān)人 員進(jìn)行傳真的發(fā)送。崗位職責(zé) 5- 前臺(tái)辦公區(qū)域管理：1、前臺(tái)包括整個(gè)前臺(tái)和附屬兩張辦公椅必須保持整潔、干凈，無(wú)灰塵、無(wú)污漬。2、除辦公電腦、打印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、公司宣傳單、個(gè)人茶杯、 臺(tái)歷、盆花外，不得放置其他物品。不得堆放食物、雜物，不

10、得在前臺(tái)吃食物。3、前臺(tái)只能由前臺(tái)文員、行政文員坐，其他人員不得進(jìn)入前臺(tái)就座。前臺(tái)不得 借用電腦給其他員工使用，并負(fù)責(zé)指引確有需求者到公用電腦處使用公用電腦。4、公司人員不得聚在前臺(tái)閑聊，如有公務(wù)需探討可進(jìn)入前臺(tái)，但不得超過(guò)十分 鐘。需超過(guò)十分鐘的， 應(yīng)改在其他辦公室進(jìn)行， 前臺(tái)接待人員向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)安 排。5、協(xié)助清潔工做好前臺(tái)的清潔工作。 管理前臺(tái)區(qū)域盆栽、 沙發(fā)和辦公桌椅衛(wèi)生， 保持前臺(tái)區(qū)域環(huán)境干凈、整潔。崗位職責(zé) 6- 考勤管理：1、負(fù)責(zé)員工考勤管理。1 ）負(fù)責(zé)考勤原始數(shù)據(jù)和單據(jù)的管理。 要求：每天下班前統(tǒng)計(jì)并處理上一個(gè)工 作日的下班卡打卡數(shù)據(jù)和當(dāng)日的上班卡打卡數(shù)據(jù)， 和時(shí)向人事專員匯

11、報(bào)每天員工 遲到、早退和缺失打卡記錄情況。2 ）負(fù)責(zé)考勤匯總表制作。要求：負(fù)責(zé)各部門員工請(qǐng)假申請(qǐng)表的管理， 按部門分別夾放，保證有序、完整，放在柜子中歸檔；員工有請(qǐng)假需求，能迅 速找到對(duì)應(yīng)的請(qǐng)假申請(qǐng)表交給員工，為員工提供請(qǐng)假、休假咨詢；對(duì)填寫 完畢的請(qǐng)假申請(qǐng)表進(jìn)行初步判斷、處理，在相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽核同意后和時(shí)交 人事專員處理； 在收到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意的請(qǐng)假單后， 和時(shí)處理請(qǐng)假員工的考 勤，并將每周對(duì)各部門的考勤數(shù)據(jù)和請(qǐng)假單進(jìn)行整理、 匯總， 將原始數(shù)據(jù)和單據(jù) 交人事專員。3） 考勤管理相關(guān)流程：2、負(fù)責(zé)考勤/門禁系統(tǒng)的管理。要求：負(fù)責(zé)員工指紋的錄入、員工信息錄入 考勤門禁系統(tǒng)， 和時(shí)將離職員工信

12、息刪除。 在接到人事專員通知后， 和時(shí)將涉和 人事調(diào)動(dòng)的員工的信息在考勤系統(tǒng)中進(jìn)行修改； 負(fù)責(zé)考勤管理系統(tǒng)和考勤機(jī)的 維護(hù)以和聯(lián)系考勤系統(tǒng)供應(yīng)商處理考勤系統(tǒng)故障等， 保障考勤機(jī)、 考勤系統(tǒng)穩(wěn)定 運(yùn)行。3、負(fù)責(zé)人員外出和出差管理。1）負(fù)責(zé)人員外出登記管理。保管各部門的外出審批表、外出登記表， 并進(jìn)行按部門分類管理；核對(duì)外出審批表相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，監(jiān)督外出人員在 外出登記表上進(jìn)行外出和返回登記。2 ）負(fù)責(zé)出差人員登記和考勤管理。負(fù)責(zé)出差審批表、出差登記表的 管理；負(fù)責(zé)核對(duì)出差審批表，確保相關(guān)簽核完整無(wú)誤，監(jiān)督出差人員在出 差登記表 上進(jìn)行出差登記； 負(fù)責(zé)出差人員電話考勤管理， 監(jiān)督和核實(shí)出差人 員每天

13、電話進(jìn)行簽到； 負(fù)責(zé)根據(jù)出差人員返回的車票、 機(jī)票進(jìn)行出差返回時(shí)間 核對(duì)和監(jiān)督出差人員進(jìn)行登記。3 ）出差審批流程4、負(fù)責(zé)每月月底提交當(dāng)月考勤匯總表， 次月月初通知員工進(jìn)行考勤確認(rèn)、 簽字。5、確保以上相關(guān)原始單據(jù)無(wú)涂改、遺失，對(duì)有涂改的，要求相關(guān)人員在涂改處 簽名確認(rèn)。崗位職責(zé) 7- 訂票管理：1、負(fù)責(zé)為公司領(lǐng)導(dǎo)的飛機(jī)票、火車票、酒店的預(yù)訂。2、負(fù)責(zé)為公司安排出差的人員訂票。3、要求：原則上，出差人員需提前 5 天和前臺(tái)說(shuō)明出差時(shí)間、出差地點(diǎn)、選擇 的出行方式， 費(fèi)用是否由財(cái)務(wù)支付或先墊付后報(bào)銷， 提供身份證和聯(lián)系方式， 收 到訂票信息后和時(shí)跟前臺(tái)反饋。 若需要訂票人員未進(jìn)行相關(guān)信息說(shuō)明，

14、前臺(tái)必須 和時(shí)提醒。了解到相關(guān)信息后，和時(shí)進(jìn)行記錄、確認(rèn)，并將訂票結(jié)果和時(shí)反饋給 相關(guān)人員，確保準(zhǔn)確無(wú)誤，不延誤相關(guān)人員出行。崗位職責(zé) 8- 文印管理：1、前臺(tái)日常工作以前臺(tái)接待為主，復(fù)印、打印工作為輔。協(xié)助人事、行政專員 進(jìn)行復(fù)印、打印以和幫公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行打印、復(fù)印。2、必須掌握復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀的使用方法。負(fù)責(zé)上述儀器的管 理和維護(hù)，和時(shí)更換紙張和打印碳粉、硒鼓。指導(dǎo)復(fù)印、打印者嚴(yán)格按照操作規(guī) 范進(jìn)行，如在使用過(guò)程中遇到不會(huì)處理的故障， 要和時(shí)向行政部反應(yīng)， 以便和時(shí) 請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行維修出現(xiàn)故障時(shí)和時(shí)報(bào)行政部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。3、注意保密，未獲得允許，不得翻看他人的打印、復(fù)印資料。對(duì)

15、可能涉和公司 秘密、會(huì)議、報(bào)告、通知和員工人事資料、聯(lián)系方式等信息的單面紙和廢棄紙張 和時(shí)交行政專員處理。4、負(fù)責(zé)每天上班開(kāi)機(jī)，下班前檢查是否關(guān)機(jī)，是否切斷電源，以免發(fā)生事故， 若下班后有復(fù)印、打印者，必須做好復(fù)印登記，并在使用完后關(guān)機(jī)。5、為防止復(fù)印、打印機(jī)卡紙，禁止使用非復(fù)印紙、已皺折或超出復(fù)印、打印尺 寸的紙?？垥r(shí)，和時(shí)按操作規(guī)程進(jìn)行檢查處理。6、做好打印耗材的管理，和時(shí)申購(gòu)打印紙、傳真紙、碳粉、硒鼓等耗材。7、復(fù)印多份時(shí)，應(yīng)先復(fù)印一份，檢查無(wú)誤后再?gòu)?fù)印。注意環(huán)保節(jié)約，避免浪費(fèi)。8、不得幫他人打印、復(fù)印與本公司工作無(wú)關(guān)的資料。崗位職責(zé) 9- 會(huì)議室管理：1、負(fù)責(zé)會(huì)議室管理，實(shí)行會(huì)議室使

16、用預(yù)約登記制度，需要使用會(huì)議室者必須在 前臺(tái)處做好相關(guān)登記。 前臺(tái)必須和時(shí)核對(duì)、 確認(rèn)登記的日期、 時(shí)間是否會(huì)使用到 相關(guān)儀器、設(shè)備等相關(guān)信息，有提醒和指導(dǎo)如何正確登記的義務(wù)。 （公司各部門 使用會(huì)議室須提前 1 天告知行政部）2、負(fù)責(zé)協(xié)助行政部協(xié)調(diào)會(huì)議室的使用，遇到會(huì)議室使用有時(shí)間上的沖突時(shí)，和 時(shí)向行政專員和申請(qǐng)使用者說(shuō)明情況。 原則上按照 "先預(yù)約先使用 " 安排會(huì)議室的 使用，但需要視具體情況的緊急重要程度而定。 如會(huì)議室已經(jīng)排滿， 公司高層領(lǐng) 導(dǎo)需要臨時(shí)使用會(huì)議室時(shí)， 由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)， 以保證公司高層領(lǐng)導(dǎo)的正常使用。3、在會(huì)議開(kāi)始前 15 分鐘，檢查會(huì)議室的使用

17、、會(huì)議室的環(huán)境、相關(guān)設(shè)備和茶水 擺放等具體狀況。 必要時(shí)， 請(qǐng)求行政部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)， 行政部成員或大廳辦 公人員協(xié)助做好會(huì)議室的準(zhǔn)備，避免會(huì)議室準(zhǔn)備不充分，影響會(huì)議的召開(kāi)。4、在會(huì)議室使用完畢后，和時(shí)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查。確保會(huì)議室環(huán)境干凈、整潔， 會(huì)議室財(cái)物無(wú)損壞，空調(diào)和電燈在無(wú)人使用時(shí)保持?jǐn)嚯姞顟B(tài)。崗位職責(zé) 10- 表單管理：1、負(fù)責(zé)公司表格、表單管理，和時(shí)將收到的表格、表單進(jìn)行更新、替換，保證 所管理的表格、 表單最新有效， 每周定期跟人事專員、 行政專員和行政部領(lǐng)導(dǎo)確 認(rèn)表單更新情況。2、各類表格、表單的變更需行政部經(jīng)理審核認(rèn)可，方可進(jìn)行更換。同時(shí)需將更 新后的表格發(fā)放給各分公司相關(guān)人

18、員， 提醒各分公司和時(shí)更新， 確保公司各類表 格、表單保持一致。崗位職責(zé) 11-辦公用品管理：1、負(fù)責(zé)辦公用品的申購(gòu)、庫(kù)存管理和領(lǐng)用管理，建立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬、庫(kù)存 臺(tái)賬。2、公司員工需要領(lǐng)用辦公用品需要向前臺(tái)提出申請(qǐng)并填寫辦公用品登記表，前臺(tái)審核后發(fā)放，并和時(shí)進(jìn)行庫(kù)存銷賬處理。3、每月 25-30 號(hào)進(jìn)行辦公用品盤點(diǎn)，盤點(diǎn)前將辦公用品登記表 、領(lǐng)用臺(tái)賬、 存庫(kù)臺(tái)賬提供給行政專員，由行政專員監(jiān)督盤點(diǎn)。完成后，與領(lǐng)用臺(tái)賬、庫(kù)存臺(tái) 賬進(jìn)行核對(duì)，確保準(zhǔn)確一致。 然后將結(jié)果向行政部經(jīng)理匯報(bào)，辦公用品登記表、 領(lǐng)用臺(tái)賬、存庫(kù)臺(tái)賬、盤點(diǎn)清單交行政經(jīng)理審核。4、根據(jù)存庫(kù)臺(tái)賬，視情況和時(shí)進(jìn)行辦公用品申購(gòu)，填寫

19、辦公用品采購(gòu)單交 予行政部經(jīng)理審核，審核通過(guò)后方可聯(lián)系采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)或聯(lián)系供應(yīng)商供貨。5、新購(gòu)買的辦公用品達(dá)到公司后，和時(shí)通知行政專員，在行政專員監(jiān)督下對(duì)物 品進(jìn)行清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后，進(jìn)行入庫(kù)管理。6、如部門所需的物品之前不屬于常用、 常備辦公用品， 則需在在每月 30 日之前 填寫物品采購(gòu)單交部門領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后交至行政部審批匯總，然后進(jìn) 行物品采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用管理。7、辦公電腦的領(lǐng)用由行政專員負(fù)責(zé)， 如需采購(gòu)新電腦， 則需要在前臺(tái)處領(lǐng)取 辦 公電腦申請(qǐng)表，按要求填寫完畢后交至部門領(lǐng)導(dǎo)審批，部門審批通過(guò)后交至行 政部，由行政部交總經(jīng)辦審批后由財(cái)務(wù)部撥款購(gòu)買。 如對(duì)所需電腦配置有特別要 求

20、，則需要在辦公電腦申請(qǐng)表后附帶相關(guān)備注、說(shuō)明。8、相關(guān)流程和表單：1 ）辦公用品管理流程2 ）物品采購(gòu)申請(qǐng)表3 ）辦公電腦申請(qǐng)表4 ）桶裝水訂購(gòu)流程崗位職責(zé) 12- 宿舍管理：1、公司員工有住公司宿舍需求時(shí)， 可到前臺(tái)處領(lǐng)取 住宿申請(qǐng)單，填寫完成后， 由前臺(tái)交行政部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批， 前臺(tái)根據(jù) 公司宿舍明細(xì)表 中各宿舍的實(shí) 際情況提供床位安排建議。2、負(fù)責(zé)宿舍管理制度發(fā)放簽收。將宿舍管理制度發(fā)放給新入住員工， 并要求簽收。下班后帶領(lǐng)新入住員工到公司宿舍，告知具體房間和床位。3、負(fù)責(zé)宿舍鑰匙管理，確保公司宿舍每個(gè)房間的鑰匙都有備份，員工退宿時(shí)收 回宿舍鑰匙。 負(fù)責(zé)給新入住員工分配宿舍鑰匙， 鑰匙

21、不足時(shí)則提供鑰匙給新員工 自己配鑰匙。若發(fā)生宿舍鑰匙遺失， 則立即報(bào)行政部經(jīng)理， 并和時(shí)更換宿舍門鎖、 鑰匙，確保宿舍財(cái)務(wù)安全。4、住宿人員搬入、搬出宿舍時(shí)，必須按要求進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并和時(shí)更新公 司宿舍明細(xì)表，將變更后的表格發(fā)人事專員、行政專員。5、負(fù)責(zé)宿舍環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督、檢查，有非公司員工入住宿舍時(shí)，需和時(shí)報(bào)行政專 員、行政部經(jīng)理處理。6、負(fù)責(zé)宿舍水電維修意見(jiàn)，資產(chǎn)采購(gòu)意見(jiàn)收集匯總，將收集到的意見(jiàn)并反饋給 行政專員、行政部經(jīng)理處理。7、負(fù)責(zé)分公司相關(guān)人員回總部期間的住宿安排。在接到公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)通知后， 確認(rèn)需安排的人員姓名、 住宿時(shí)間等信息， 安排好床位和床上用品。 如需要購(gòu)買 相關(guān)生活必需

22、品，則和時(shí)向行政專員、行政部經(jīng)理匯報(bào)。事后，和時(shí)將床位進(jìn)行 整理，將床上用品等收納到指定的鐵皮柜中保管。8、若前臺(tái)不再住公司宿舍時(shí)，則由行政部指定宿舍管理員，由宿舍管理員負(fù)責(zé) 以上內(nèi)容。崗位職責(zé) 13- 協(xié)助行政人事工作：1、負(fù)責(zé)面試人員的接待和引導(dǎo)。應(yīng)聘者到訪時(shí)，需按來(lái)訪接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行接待，了解來(lái)意后，請(qǐng)應(yīng)聘者在面 試登記表 上登記相關(guān)信息， 請(qǐng)求應(yīng)聘者提供個(gè)人簡(jiǎn)歷， 并通知人事專員進(jìn)行接 待。若訪客為復(fù)試者， 則在請(qǐng)求復(fù)試者登記后直接通知人事專員接待。 若人事專 員不在或暫時(shí)不方便接待應(yīng)聘者， 則負(fù)責(zé)指引應(yīng)聘者到對(duì)應(yīng)的接待區(qū)等候， 并為 應(yīng)聘者倒水，表達(dá)歉意。2、協(xié)助入職手續(xù)辦理。1 ）在接

23、到人事專員的新員工入職通知后，和時(shí)準(zhǔn)備相應(yīng)的入職資料。2 ）新員工接待和資料收集、相關(guān)表單發(fā)放。新員工到達(dá)前臺(tái)后，請(qǐng)新員工在 新員工入職登記表 上進(jìn)行登記， 通知人事專員進(jìn)行入職手續(xù)辦理。 根據(jù)人事 專員提供的入職手續(xù)辦理流程清單進(jìn)行相關(guān)入職資料的收集， 然后將準(zhǔn)備好的表 單和對(duì)應(yīng)的“填寫指南”交給新員工，將新員工指引到培訓(xùn)室填寫相關(guān)資料。3 ）按人事專員檢查、整理完畢后提供的人事資料，在新員工花名冊(cè)中 錄入相關(guān)信息，分配工號(hào)，掃描新員工相片。幫新員工錄入指紋，并和時(shí)在考勤 管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。4 ）將新員工的信息、電子照片發(fā)給利先生進(jìn)行工牌制作，并跟進(jìn)工牌制作 情況，負(fù)責(zé)將工牌發(fā)放給新員工。3、離職手續(xù)的辦理。1 ）在收到人事專員的通知后，和時(shí)制作出離職員工的考勤統(tǒng)計(jì)表，提供給 人事專員。2 ）在見(jiàn)到審批后的辭職申請(qǐng)表 、離職交接表后，對(duì)離職員工的相關(guān) 辦公用品的清點(diǎn)和收回，將工牌收回，并在離職交接表上簽字，并和時(shí)將離 職員工指紋信息在考勤系統(tǒng)中刪除。3 ）若離職員工有使用公司宿舍， 則需要跟進(jìn)、 監(jiān)督離職員工搬離宿舍事宜， 收回宿舍鑰匙，并在公司宿舍明細(xì)表中備注該員工實(shí)際搬離時(shí)間。4、協(xié)助公司會(huì)議、生日會(huì)、公司年會(huì)等活動(dòng)的籌辦。5、行政部領(lǐng)導(dǎo)安排的其他臨時(shí)性工作。6、相關(guān)表單和流程：1 ）人事行政相關(guān)表單崗位職責(zé) 14：公