辦公用品管理規(guī)定HR2

1、文件類別IS09000體系文件人事與行政管理文件修改說明：新發(fā)行修改內(nèi)容：修改理由：編制人：楊澤英編制部門：人力資源部編制日期：2017-11-15批準(zhǔn)文件控制印章部門職位簽名日期生效日期：2018-總經(jīng)辦董事長常務(wù)副總市場運(yùn)營中心副總總助財務(wù)部總監(jiān)主管文件修改記錄NO 版次修改章節(jié)修改人修改日期1A新發(fā)行23456789101112131415161718192021222324 125辦公用品及采購管理制度一、目的為規(guī)范公司辦公用品的申請、米購、領(lǐng)用、維護(hù)、報廢等管理，特制定本辦法。二、適用范圍原則上適用于長沙綠之韻低碳環(huán)?？萍加邢薰居邢薰尽Ｈ?、職責(zé)3.1行政部是公司辦公用品及會議物資

2、管理的歸口部門，負(fù)責(zé)審批及監(jiān)控各部門辦公用品及 會議物資的申購及使用情況，負(fù)責(zé)辦公用品及會議物資的驗收、發(fā)放和管理，負(fù)責(zé)統(tǒng)計 各部門全年辦公費用，負(fù)責(zé)建立物資、耐用品、電腦設(shè)備的臺帳等工作。運(yùn)營部是公司市場產(chǎn)品與維修配件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)審批及監(jiān)控公司銷售產(chǎn)品及配 件的申購及使用發(fā)放情況，與廠家對接負(fù)責(zé)產(chǎn)品與配件的驗收、物流統(tǒng)計與出入庫管理。3.2財務(wù)部門負(fù)責(zé)辦公用品、產(chǎn)品、配件及物流費用的監(jiān)管，負(fù)責(zé)監(jiān)控耐用品、電腦設(shè)備的 使用、轉(zhuǎn)移及報廢，負(fù)責(zé)對公司銷售產(chǎn)品、售后配件、辦公耐用品、電腦設(shè)備組織盤點， 根據(jù)辦公室建立的臺帳，負(fù)責(zé)折舊價格或報廢資產(chǎn)的確認(rèn)。3.3使用部門及個人負(fù)責(zé)各自辦公用品的

3、日常保養(yǎng)、維護(hù)及管理。四、辦公用品的分類4.1耐用品辦公家俱類：各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦桌、培訓(xùn)桌（椅）、 講臺、白板、投影布、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公家俱等；辦公設(shè)備類：電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、幻燈機(jī)、計算器、 （數(shù)碼）照相機(jī)、（落地式、臺式）電風(fēng)扇、（柜式、掛式）空調(diào)、干手機(jī)、飲水機(jī)、 臺燈、音響器材及相應(yīng)配件（機(jī)器設(shè)備配件）等。4.2低值易耗品辦公文具類：打印紙、鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便 箋、簽字筆、白板筆、螢光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復(fù)寫紙、大頭針、白板筆、印 臺、紙類印刷品等。文件夾、剪刀、

4、美工刀、釘書機(jī)、計算器等用品必須以舊換新。辦公生活用品類：面巾紙、紙球、毛巾、茶具、煙灰缸、香水、洗滌劑、電池、茶葉、 曠泉水等。4.3 電腦及耗材電腦設(shè)備：（臺式、筆記本）電腦、打印機(jī)、掃描儀、條碼機(jī)、服務(wù)器、繪圖儀、U盤等。電腦耗材：打印紙、油墨、曬鼓、磁盤、U盤等。五、大宗物資與常規(guī)物資集中采購5.1實行定點采購，做到貨比三家。由行政牽頭，運(yùn)營與財務(wù)參與協(xié)商確定定點單位。5.2與協(xié)作單位簽訂合作協(xié)議，確定具體細(xì)節(jié)。六、米購規(guī)定（以下米購部指公司實施米購的任何部門都要遵循此規(guī)定）6.1新供應(yīng)商引進(jìn)基本原則：新供應(yīng)商的引進(jìn)符合公司總體戰(zhàn)略目標(biāo)和要求；新供應(yīng)商的資格符合引進(jìn)要求；新供應(yīng)商的引進(jìn)

5、能夠豐富、完善、壯大、提升的商品分類結(jié)構(gòu)；新供應(yīng)商的商品具有性能優(yōu)勢、價格優(yōu)勢、品牌優(yōu)勢、形象優(yōu)勢；新供應(yīng)商的商品能增強(qiáng)競爭優(yōu)勢；新供應(yīng)商能夠、愿意與公司共同成長、發(fā)展；新供應(yīng)商的引進(jìn)能夠為帶來利潤；新供應(yīng)商的引進(jìn)能達(dá)到制約同類商品供應(yīng)商的目的；6.2新供應(yīng)商引進(jìn)基本要求：供應(yīng)商資格：622是中國境內(nèi)的合法經(jīng)營者，已取得國家工商行政管理局或指定機(jī)構(gòu)頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照和納 稅證件；供應(yīng)商的注冊資金在50萬以上，有增值稅發(fā)票；（這是公司發(fā)展的要求目標(biāo)，采購的引 進(jìn)計劃逐漸向此標(biāo)準(zhǔn)靠近。）屬于生產(chǎn)商、國內(nèi)/區(qū)域性一級代理商、國內(nèi)/區(qū)域性一級批發(fā)商、國內(nèi)/區(qū)域性貿(mào)易商;所供商品能夠達(dá)到分類毛利標(biāo)準(zhǔn)且售價不

6、高于市場或競爭者售價；6.3供應(yīng)商開發(fā)步驟如圖：2、填寫供應(yīng)商基本信6、供應(yīng)商調(diào)查評審,息表初步篩選供應(yīng)商會簽并提交評審結(jié)果定，必要時到生產(chǎn)現(xiàn)場進(jìn)行調(diào)查6.4采購實施工作流程：由采購依據(jù)成本降低計劃、質(zhì)量改善計劃和新產(chǎn)品開發(fā)計劃，及業(yè)務(wù)發(fā)展需要，收集 市場資料，尋找潛在供應(yīng)商：采購對新供應(yīng)商信息的米集的途徑：各種采購指南。新聞傳播媒體，如網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播、報紙等。各種產(chǎn)品發(fā)表會。各類產(chǎn)品展示（銷）會。6.425行業(yè)協(xié)會。行業(yè)或政府的統(tǒng)計調(diào)查報告或刊物。同行或供應(yīng)商介紹。公開征詢。供應(yīng)商主動聯(lián)絡(luò)。其他途徑。采購部門通過對供應(yīng)商信息的采集與分析，主要調(diào)查供應(yīng)商以下七個方面的內(nèi)容：財務(wù)能力調(diào)查。生產(chǎn)

7、設(shè)施調(diào)查。生產(chǎn)能力調(diào)查。成本調(diào)查與分析。管理能力調(diào)查。質(zhì)量體系調(diào)查。態(tài)度調(diào)查。6.5采購部門開始與初步篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行接洽，詳細(xì)的了解供應(yīng)商的實際情況，如質(zhì)量、 服務(wù)、交貨期、價格等，并索取初始樣品。6.6樣品遞交和確認(rèn)：首次采購的直接原材料和包裝材料，按設(shè)計圖紙或樣品要求，需要供應(yīng)商提供樣品和 制作樣品承認(rèn)書；其他物料，根據(jù)需要，要求供應(yīng)商提供樣品，由使用部門確認(rèn)；需求部門提 供的規(guī)格沒有要求具體的品牌時，優(yōu)先選擇知名品牌知名度高、質(zhì)量更可靠的產(chǎn)品。新的原材料的樣品確認(rèn)由技研和品質(zhì)進(jìn)行。 采購接到供應(yīng)商的有關(guān)樣品后，應(yīng)填寫樣 品確認(rèn)單，連同樣品和樣品確認(rèn)單一起交給技研和品質(zhì)確認(rèn)； 已經(jīng)用過

8、的物料，需要轉(zhuǎn)到其 他供應(yīng)商米購時，樣品由品質(zhì)確認(rèn)。技研應(yīng)對材料樣品按相應(yīng)產(chǎn)品的設(shè)計要求和規(guī)格進(jìn)行確認(rèn)，并將確認(rèn)結(jié)果記錄于樣 品確認(rèn)單上。如果樣品確認(rèn)不合格，則由采購?fù)ㄖ?yīng)商重新送樣確認(rèn)，或重新選擇供應(yīng)商。如果采購的是需檢疫的物料或環(huán)保物料，供應(yīng)商在提供樣品的同時，需要附檢測報告 和相關(guān)證明，由品質(zhì)進(jìn)行有關(guān)的確認(rèn)，并將確認(rèn)結(jié)果填寫到樣品確認(rèn)單中。如果樣品確認(rèn)合格，樣品確認(rèn)單和樣品一份保留在品質(zhì)，作為IQC檢驗依據(jù)，IQC貼樣 品卡對它進(jìn)行統(tǒng)一管理；采購保留相應(yīng)的樣品確認(rèn)單，可以進(jìn)行批量采購。6.7供應(yīng)商評審：采購組織建立供應(yīng)商評審小組，對初步帥選后的供應(yīng)商及初始樣品進(jìn)行評 審，小組成員包括品

9、質(zhì)、技研、生產(chǎn)等相關(guān)部門人員。根據(jù)所采購物資對公司產(chǎn)品的影響程度，公司將采購的物資可分為關(guān)鍵、重要、普通 三個級別，不同級別的物資實行不同的控制等級。對于提供關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商，在采購與供應(yīng)商協(xié)商溝通后，供應(yīng)商評審小組應(yīng) 到供應(yīng)商生產(chǎn)工廠進(jìn)行實地考察，判斷其是否符合我公司的采購需求， 并由采購填寫供應(yīng)商 現(xiàn)場評價表，品質(zhì)、技研、等簽署意見，供應(yīng)商現(xiàn)場評審的合格分?jǐn)?shù)需達(dá)到70分及以上。對于普通物資的供應(yīng)商，無需進(jìn)行實地考察。6.8物資比價：對供應(yīng)商能力調(diào)查和現(xiàn)場考察評估后，采購要求供應(yīng)商對供應(yīng)的產(chǎn)品進(jìn)行報 價；采購?fù)ㄟ^與同類材料目前的市場價格作比較，填寫物資采購貨比三家審批表必要時要 求供應(yīng)

10、商提供材料成本明細(xì)，評估其價格方面的競爭力。6 .9合格供應(yīng)商的批準(zhǔn)和管理：經(jīng)相關(guān)部門現(xiàn)場評估或經(jīng)產(chǎn)品評估合格的供應(yīng)商，由采購人員走“新增供應(yīng)商資格審 批”相應(yīng)的工作流，經(jīng)采購負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批，最終轉(zhuǎn)到采購。（工作流中需將相關(guān)表格供 應(yīng)商現(xiàn)場評價表、樣品確認(rèn)單和物資采購貨比三家審批表等表格以附件的形式關(guān)聯(lián) 上去。）經(jīng)批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商名單作為采購下單的依據(jù)；同時分發(fā)到品質(zhì)、財務(wù)各一份。每一種材料需要兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商，以供采購部進(jìn)行采購時選擇。對于惟一供應(yīng)商或者獨占市場的供應(yīng)商，可直接列入“合格供應(yīng)商名單”。6.10供應(yīng)商績效評價采購部門負(fù)責(zé)協(xié)同運(yùn)營，每季度對各供應(yīng)商進(jìn)行一次綜合評價。

11、定期綜合評價的項目如下：來料合格率（品質(zhì)負(fù)責(zé)）交貨準(zhǔn)時性（采購負(fù)責(zé)）市場投訴（品質(zhì)負(fù)責(zé)）成本（米購負(fù)責(zé)）交貨周期（采購負(fù)責(zé)）服務(wù)（米購/倉儲負(fù)責(zé)）七、辦公用品的費用控制及申請、采購、領(lǐng)用流程7.1辦公用品的費用控制各部門本著實事求是，節(jié)約成本的原則，于每月底 25日前填寫辦公用品請購單，按 申請、采購、領(lǐng)用流程辦理。7.2辦公用品的申請、采購、領(lǐng)用流程721申購：使用部門填寫辦公用品請購單部門主管審核 卜行政專員匯總卜總裁助理審批財務(wù)核實行政專員實施采購到貨驗收：供應(yīng)商到貨行政專員驗貨（申購部門協(xié)同）合格清點通知入庫不合格拒收或通知相關(guān)部門協(xié)商處理。領(lǐng)用：行政管理辦公用品領(lǐng)用人在辦公用品領(lǐng)用登

12、記單登記上簽字$ 門行政管理發(fā)放倉庫管理非銷售物資三門領(lǐng)用部門填寫領(lǐng)料單三訂主管審批三4倉庫發(fā)貨出庫八、合同管理8.1實施訂單合約采購的印刷品、集中采購辦公用品、設(shè)備設(shè)施維修等都要簽訂合作合同（協(xié) 議），合同一式三份，合作方一份、行政留存一份、財務(wù)一份作為結(jié)算依據(jù)。8.2前期洽談首次簽約要公司三人參與溝通協(xié)商達(dá)成統(tǒng)一。非續(xù)約的嚴(yán)禁單方面私自與合作方?jīng)Q定簽約。九、附件辦公用品請購單、辦公用品匯總請購單、辦公用品領(lǐng)用登記單、個人資產(chǎn)登記表 樣品試用確認(rèn)單物資采購貨比三家審批表供應(yīng)商現(xiàn)場評價表合格供應(yīng)商名單九、實施與修訂此規(guī)定由人力資源部制定，從 2018年 月 日起執(zhí)行。辦公用品請購單附件請購部門

13、：請購人：預(yù)算總費用：序號名稱數(shù)量單位規(guī)格預(yù)算價格備注行政審核/日期：批準(zhǔn)/日期：財務(wù)審核/日期：辦公用品請購單附件請購部門：請購人：預(yù)算總費用：序號名稱數(shù)量單位規(guī)格預(yù)算價格備注行政審核/日期：主管審批/日期：財務(wù)審核/日期：()月份辦公用品匯總請購單附件請購人行政專員請購內(nèi)容耐 用 品序號名稱數(shù)量單位金 額備注12345678910電 腦 耗 材1112131415161718192019常 用 辦 公 用 品21222324252627282930合計：元行政審核審批辦公用品領(lǐng)用登記單附件三領(lǐng)用日期品名規(guī)格 及型號單 位數(shù) 量用途領(lǐng)用 部門領(lǐng)用人 簽名備注SA個人資產(chǎn)登記卡附件四部門：姓名