合同、檔案、資料管理

1、合同、檔案、資料管理1. 目的為了規(guī)范公司的檔案管理，規(guī)避因檔案不完整或缺失帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)對(duì)公司檔案實(shí)行分級(jí)管理，對(duì)于重要檔案要求嚴(yán)格控制。2. 范圍適用于公司各類檔案管理。3. 定義無(wú)4. 職責(zé)4.1.法務(wù)監(jiān)察部4.1.1.負(fù)責(zé)公司對(duì)合同管理全過程的規(guī)范性進(jìn)行監(jiān)督監(jiān)察。4.1.2.負(fù)責(zé)各單位法律訴訟類檔案的監(jiān)管工作。4.2.行政人事部4.2.1.負(fù)責(zé)公司檔案管理制度的制定工作。4.2.2.負(fù)責(zé)公司重要檔案的保存、監(jiān)管工作。4.2.3.負(fù)責(zé)對(duì)各單位檔案管理的檢查工作。4.2.4.負(fù)責(zé)合同預(yù)警的工作。4.3.總經(jīng)辦4.3.1.負(fù)責(zé)各層級(jí)合同的審批工作。5. 工作程序5.1.檔案分級(jí)管理5.1

2、.1.級(jí)（公司總部）：分為行政人事類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、運(yùn)營(yíng)管理類檔案、法務(wù)監(jiān)察類檔案、工程類檔案，詳見公司類檔案目錄匯總。5.1.2.級(jí)（項(xiàng)目） ：項(xiàng)目檔案為基層員工勞務(wù)派遣合同、返聘合同原件及員工檔案、工程移交資料、質(zhì)保合同、工程維修、設(shè)備采購(gòu)、工程質(zhì)保金、業(yè)主入住的有關(guān)資料、日常服務(wù)記錄等，詳見項(xiàng)目檔案目錄結(jié)構(gòu)及歸檔范圍 。5.1.3.各單位嚴(yán)格按照檔案責(zé)任管理人中的要求保管。5.2.重要檔案管理5.2.1.證照保管5.2.1.1公司證照由總部行政人事部保管存檔。5.2.1.25.2.2.A.a.a ） .b).B.a.行政人事部建立更新證照備案明細(xì)表, 每年 3 月至 6 月公司證照年審

3、完畢后，須將有效證照掃描保存至文檔系統(tǒng)，行政人事部負(fù)責(zé)檢查備案。合同及檔案資料管理合同管理需要簽定合同的項(xiàng)目收款合同類：經(jīng)營(yíng)收款總金額1000 元以上必須簽訂合同。付款合同類：付款金額1 萬(wàn)元以上必須簽訂合同。合同的草擬各類合同的草擬，實(shí)行歸口管理、分級(jí)把關(guān)的原則，誰(shuí)負(fù)責(zé)此項(xiàng)業(yè)務(wù)，由誰(shuí)負(fù)責(zé)草擬合同。b.在草擬合同前，應(yīng)對(duì)合同涉及的主要內(nèi)容有一個(gè)全面的了解，包括對(duì)方當(dāng)事人的履約能力、信譽(yù)度、設(shè)備材料質(zhì)量性能、市場(chǎng)行情等。c.所有合同在草擬時(shí)，必須確保符合國(guó)家法律規(guī)定，有規(guī)范文本的，要參照規(guī)范文本。d.公司日常行政管理中所涉及的活動(dòng)需簽定的合同，由負(fù)責(zé)草擬合同人發(fā)起合同（協(xié)議）審批表按流程審批。e

4、.合同聯(lián)辦按流程審批完成后方可簽訂。C.合同簽訂a.合同簽訂部門在提出合同（協(xié)議）審批表后，必須將對(duì)方公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件；若對(duì)方為個(gè)人時(shí)需要提交身份證復(fù)印件至公司行政人事部。b.各類合同審批后，由經(jīng)辦人將合同條款與審批意見核對(duì)修改后打印四份，由對(duì)方公司法定代表人簽字（若為代理人需要開具授權(quán)委托書）并蓋章后，交行政人事部行政內(nèi)勤處。雙方均不得使用財(cái)務(wù)章或部門印章簽訂合同；若對(duì)方為個(gè)人時(shí)需要對(duì)方當(dāng)事人簽字按手印，d.e.并落款個(gè)人身份證號(hào)、聯(lián)系方式。各類合同審批后，由經(jīng)辦人將合同條款與審批意見核對(duì)修改后打印四份，由對(duì)方公司法定代表人簽字（若為代理人需要開具授權(quán)委托

5、書）并蓋章后，交行政人事部行政內(nèi)勤處。合同簽訂部門負(fù)責(zé)應(yīng)將我公司簽字蓋章完畢的合同，在2 個(gè)工作日內(nèi)傳遞給合同簽訂部門，由合同簽訂部門負(fù)責(zé)完成對(duì)方的簽字蓋章手續(xù)辦理工作。f.合同簽訂部門負(fù)責(zé)合同的傳遞。合同雙方簽字蓋章完畢后，合同簽訂部門必須將合同及時(shí)傳遞至行政人事部、財(cái)務(wù)管理部、合同內(nèi)容涉及到的相關(guān)部門，并做好合同傳遞登記。D.合同執(zhí)行a.合同執(zhí)行中的日常管理原則是哪個(gè)部門經(jīng)辦，哪個(gè)部門管理。合同內(nèi)容涉及到的各部門是合同執(zhí)行的第一責(zé)任部門，所有經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)必須嚴(yán)格履行合同條款規(guī)定，如在執(zhí)行過程中存在困難，可以要求合同簽訂部門進(jìn)行支撐。負(fù)責(zé)管理合同的部門，要定期了解、檢查合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決

6、執(zhí)行中的問題。根據(jù)需要，重要的經(jīng)濟(jì)、零星施工合同，在執(zhí)行中須定期將合同執(zhí)行情況，向總經(jīng)理匯報(bào)。在合同執(zhí)行過程中，凡涉及到合同條款的補(bǔ)充、修改，都必須按合同草擬簽約的程序辦理，任何個(gè)人都不得私自修改、補(bǔ)充合同條款和增減合同總造價(jià)。b.各部門提請(qǐng)已簽訂合同的業(yè)務(wù)審批事項(xiàng)時(shí)，必須將合同作為附件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批業(yè)務(wù)時(shí)，必須以合同為依據(jù)。c.各部門應(yīng)有專人登記應(yīng)收款臺(tái)賬并與財(cái)務(wù)管理部定期核對(duì)。d.總部綜合管理部、品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)合同執(zhí)行情況的監(jiān)督指導(dǎo)。e.財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，所有經(jīng)濟(jì)合同收支必須以合同條款為依據(jù)，對(duì)于不符合合同規(guī)定的付款可拒付。f.財(cái)務(wù)管理部應(yīng)建立收款合同管理臺(tái)賬，并下

7、發(fā)各相關(guān)部門執(zhí)行。財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對(duì)臺(tái)賬登記人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，對(duì)臺(tái)賬登記的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)應(yīng)收未收款項(xiàng)及時(shí)預(yù)警、及時(shí)催收。g.臺(tái)賬的主要內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：序號(hào)、合同號(hào)、經(jīng)辦人、對(duì)方單位、簽約日期、合同標(biāo)的、標(biāo)的額、合同收款日期、實(shí)際收款金額、實(shí)際收款日期、備注等。h.合同執(zhí)行過程中，凡涉及到合同條款變更的，必須按合同簽訂流程簽訂合同變更補(bǔ)充協(xié)議。如遇合同對(duì)方無(wú)任何告知強(qiáng)行終止合同的，必須于終止合同2 日內(nèi)提交合同終止情況說(shuō)明，與合同一起歸檔。i.總部合同終止情況說(shuō)明需經(jīng)部門第一負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)管理部第一負(fù)責(zé)人品質(zhì)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)并報(bào)總部行政人事部備案。E.員工合同及檔案a.包

8、含內(nèi)容：管理人員人事檔案及勞動(dòng)合同、基層員工人事檔案及勞務(wù)派遣合同（返聘）。b.保管責(zé)任人：基層員工人事檔案及勞務(wù)派遣（返聘）合同原件以各管理處為單位保管，合同保管責(zé)任人為人事管理員或行政內(nèi)勤；合同一式三份，員工本人、所在管理處、公司總部各存檔一份。管理人員人事檔案及勞動(dòng)合同原件以公司總部為單位保管，合同保管責(zé)任人為公司行政人事部負(fù)責(zé)人。c.F.保管要求：?jiǎn)T工勞務(wù)派遣（返聘）合同和員工勞動(dòng)合同原件集中存放，并將信息記錄在員工花名冊(cè)中。員工花名冊(cè)信息每周更新。行政人事部提前二個(gè)月做勞動(dòng)合同到期預(yù)警,各項(xiàng)目負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)合同簽訂。服務(wù)經(jīng)營(yíng)類合同a.b.c.G.a.包含內(nèi)容：物業(yè)服務(wù)合同、電梯、消防、

9、垃圾清運(yùn)分包合同、供熱交換站管理合同、房屋含機(jī)站租賃合同、用電協(xié)議、多種經(jīng)營(yíng)合同、工程維修、設(shè)備采購(gòu)、對(duì)應(yīng)合同的招標(biāo)文件。保管責(zé)任人：服務(wù)經(jīng)營(yíng)類合同的所有原件以公司為單位保存（合同簽訂時(shí)一式三份，行政人事部、財(cái)務(wù)部保存一份原件），對(duì)應(yīng)的招標(biāo)文件與合同一并保存，品質(zhì)部、 合同涉及的管理處負(fù)責(zé)保存相關(guān)合同復(fù)印件。保管要求： 公司行政人事部負(fù)責(zé)合同存放保管，建立更新 合同明細(xì)臺(tái)賬。每月 1 日前行政人事部對(duì)各項(xiàng)目合同臺(tái)賬進(jìn)行集中整理分類。行政人事部提前三個(gè)月做合同到期預(yù)警，相關(guān)職能部門相關(guān)部門做合同履約及續(xù)簽的跟蹤落實(shí)。工程類資料包含內(nèi)容：工程移交資料、質(zhì)保合同、工程質(zhì)保金、業(yè)主入住的有關(guān)資料。b.

10、c.H.a.b.保管責(zé)任人：所有工程資料原件以所涉及的管理處為單位保存。保管要求：各管理處的行政內(nèi)勤負(fù)責(zé)資料保管，建立目錄明細(xì)，建立業(yè)主花名冊(cè)，和業(yè)主分戶檔案。公司品質(zhì)部設(shè)備負(fù)責(zé)人對(duì)工程資料的分類存檔給予指導(dǎo)。項(xiàng)目第一負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)資料借閱的批準(zhǔn)，行政內(nèi)勤負(fù)責(zé)借出資料的回收。法律訴訟類資料包含內(nèi)容：寄發(fā)施工單位的工程質(zhì)量（維修）函件、寄發(fā)給合同關(guān)系單位的函件、寄發(fā)給業(yè)主催費(fèi)函、律師函、風(fēng)險(xiǎn)提示函（法務(wù)監(jiān)察部下發(fā)）、項(xiàng)目撤場(chǎng)資料、重要聲像檔案、人民調(diào)解協(xié)議書、主要聲像檔案等。保管責(zé)任人：寄發(fā)施工單位的工程質(zhì)量（維修）函件、寄發(fā)給合同關(guān)系單位的函件及郵寄單據(jù)原件、風(fēng)險(xiǎn)提示函（法務(wù)監(jiān)察部下發(fā)）由相關(guān)項(xiàng)目

11、保存；項(xiàng)目撤場(chǎng)資料原件由公司保存；主要聲像檔案由c.5.2.3.A.5.2.4.A.B.C.公司保存，行政人事部備份；寄發(fā)給業(yè)主催費(fèi)函、律師函、人民調(diào)解協(xié)議書及郵寄單據(jù)原件由項(xiàng)目存在業(yè)主檔案中，公司保存復(fù)印件。保管要求：所有寄發(fā)給單位的函件、風(fēng)險(xiǎn)提示函（法務(wù)監(jiān)察部下發(fā)）由項(xiàng)目行政內(nèi)勤負(fù)責(zé)保管，建專用檔案盒及目錄臺(tái)賬；寄發(fā)給業(yè)主催費(fèi)函、律師函、人民調(diào)解協(xié)議書由客服主管收集分別存放至業(yè)主檔案中，建立目錄明細(xì)并交行政內(nèi)勤，行政內(nèi)勤負(fù)責(zé)將相關(guān)資料復(fù)印件及目錄整理后提交公司行政人事部負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目撤場(chǎng)資料、主要聲像檔案由公司行政人事部負(fù)責(zé)人保管，建立目錄。日常服務(wù)質(zhì)量記錄的管理日常服務(wù)質(zhì)量記錄的管理按照公

12、司體系文件的要求進(jìn)行填寫、裝訂、歸檔，按體系文件要求的年限存貯。檔案管理人員要求檔案管理責(zé)任人必須按要求及時(shí)保存檔案，并跟蹤檔案的借閱回收。按要求提交檔案的復(fù)印件和目錄臺(tái)賬。檔案管理人員出現(xiàn)工作異動(dòng)情況，人事部門應(yīng)將檔案移交作為重要事項(xiàng)作好監(jiān)交。對(duì)于沒有按照規(guī)定進(jìn)行歸檔的，應(yīng)在完成后，方能離崗、離職。5.2.5.A.B.5.2.6.A.B.C.5.2.7.A.B.檔案管理檢查要求對(duì)于重要檔案：各項(xiàng)目第一負(fù)責(zé)人每周覆蓋檢查一次；公司行政人事部負(fù)責(zé)人每月覆蓋檢查一次。對(duì)于質(zhì)量記錄：各項(xiàng)目第一負(fù)責(zé)人每月覆蓋檢查一次；公司行政人事部負(fù)責(zé)人每季度覆蓋檢查一次。檔案室的要求檔案室位置：檔案室遠(yuǎn)離易燃、易爆，空氣污染區(qū)。檔案室的防護(hù)設(shè)施：檔案室應(yīng)具備防火、防水（潮）、防高溫、防盜等要求。各類檔案管理人員要有專門的檔案管理柜并進(jìn)行編碼，按照歸檔清單，準(zhǔn)確、及時(shí)、完整歸檔；存放目錄要清晰、備查。檔案借閱與鑒定銷毀檔案借閱，重要檔案借出時(shí)，需由借閱人填寫文件資料借閱登記表報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)及區(qū)域總經(jīng)理同意批準(zhǔn)后方可借閱，必須當(dāng)日歸還，其他檔案資料借閱時(shí)間不得超過七天。檔案鑒定銷毀，檔案管理員