某設(shè)備公司采購系統(tǒng)流程及組織整合方案

1、機(jī)密文件，注意保管上海永冠商業(yè)設(shè)備有限公司采購系統(tǒng)流程及組織整合方案上海斯隆企業(yè)管理咨詢有限公司2003年 3月內(nèi)容提綱第一部分采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合1 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合的總體思路2 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合圖解 2.1 采購系統(tǒng)總流程2.1.1 采購系統(tǒng)總流程圖2.1.2 采購系統(tǒng)總流程圖說明2.2 原材料物資采購流程2.2.1 原材料物資采購流程圖2.2.2 原材料物資采購流程圖說明2.3 塑粉藥水采購流程2.3.1 塑粉藥水采購流程圖2.3.2 塑粉藥水采購流程圖說明2.4 商標(biāo)條手提籃采購流程2.4.1 商標(biāo)條手提籃采購流程圖2.4.2 商標(biāo)條手提籃采購流程圖說明2.5 外購毛胚件采購流

2、程2.5.1 外購毛胚件采購流程圖2.5.2 外購毛胚件采購流程圖說明2.6 五金件采購流程2.6.1 五金件采購流程圖2.6.2 五金件采購流程圖說明2.7 辦公用品采購流程2.7.1 辦公用品采購流程圖2.7.2 辦公用品采購流程圖說明2.8 設(shè)備采購流程2.8.1 設(shè)備采購流程圖2.8.2 設(shè)備采購流程圖說明2.9 請付款流程2.9.1 請付款流程圖2.9.2 請付款流程圖說明2.10供應(yīng)商評審流程2.11供應(yīng)商考核流程2.12供應(yīng)商建檔流程2.13供應(yīng)商檔案維護(hù)流程第二部分采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合3 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合的總體思路4 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合圖解 4.1 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖4.

3、2 采購系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖說明5 采購系統(tǒng)各部門功能定位與定崗定編6 采購系統(tǒng)崗位描述第一部分采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合1 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合的總體思路1.1從整個公司全局最優(yōu)的角度來設(shè)計(jì)和優(yōu)化，考慮到倉庫與采購部門的密切聯(lián)系，將倉庫納入采購系統(tǒng)的范圍。采購系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程從采購需求的提出一直到采購物資的入庫。消除部門間的本位主義，達(dá)到流程整合的“公司利益最大化”效果。1.2變“灰色流程”、“慣例流程”為“規(guī)范流程”，增強(qiáng)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性，減少隨意性，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的規(guī)范化運(yùn)作。1.3加強(qiáng)流程的可操作性，變“模糊流程”為“明確流程”。明確相關(guān)部門、崗位在業(yè)務(wù)流程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上的職責(zé)，引入必要的監(jiān)控環(huán)節(jié)，

4、保證流程的貫徹執(zhí)行。1.4以現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，對采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)化改造，通過整合及加強(qiáng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上的控制，達(dá)到流程優(yōu)化。1.5針對采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程中現(xiàn)存的問題，考慮到永冠公司采購工作的實(shí)際情況，在采購流程中增加采購調(diào)度這一環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)全面掌握各項(xiàng)物資的庫存情況，負(fù)責(zé)各項(xiàng)物資的申購工作。1.6業(yè)務(wù)流程的整合借鑒外資同類型企業(yè)的先進(jìn)設(shè)計(jì)思想和設(shè)計(jì)方法，結(jié)合永冠公司的實(shí)際情況，適當(dāng)超前設(shè)計(jì)，以適應(yīng)永冠公司快速發(fā)展的需要。2 采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合圖解圖例說明：流程的符號說明流程起因人工作業(yè)系統(tǒng)作業(yè)判斷連接符文件其他流程流程結(jié)束流程異常結(jié)束數(shù)據(jù)庫2.1采購系統(tǒng)總流程2.1.1 采購系統(tǒng)總流程圖流程

5、編號：永冠采 001流程名稱：采購總流程生產(chǎn)計(jì)劃部采購部供應(yīng)商管理流程：創(chuàng)3建/ 維護(hù)/ 評審財(cái)務(wù)部1生產(chǎn)計(jì)劃制定流程設(shè)備采購付款流程原材料采購流程塑粉藥水采購流程商標(biāo)條、手提籃采購流程外購毛胚件采購流程2-12-22-32-42-556財(cái)務(wù)銀行付款請付款流程流程五金件采購流程2-67辦公用品采購流程2-7財(cái)務(wù)零用金報(bào)支流程4品質(zhì)管理流程2.1.2 采購系統(tǒng)總流程圖說明流程步驟說明參考資料和表單1. 1 生產(chǎn)計(jì)劃制定流程。 生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定各項(xiàng)生產(chǎn)、配貨計(jì)劃。針對各項(xiàng)物資需求，采購部進(jìn)行采購。2. 2-1 設(shè)備采購付款流程。3. 2-2 原材料采購流程。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃由采購部測算原材料需求

6、，進(jìn)行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。4. 2-3 塑粉藥水采購流程。 根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃由采購部測算塑粉藥水需求，進(jìn)行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。5. 2-4 商標(biāo)條、手提籃采購流程。 根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部測算的商標(biāo)條、手提籃需求，進(jìn)行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。6. 2-5 外購毛胚件采購流程。 根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部制定的外購毛胚件需求，進(jìn)行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。7. 2-6 五金件采購流程。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部測算的五金件需求，進(jìn)行相應(yīng)的申購、采購、質(zhì)檢、入庫。8. 2-7 辦公用品采購流程。 根據(jù)總經(jīng)辦提出的辦公用品需求，進(jìn)行相應(yīng)的采購、質(zhì)檢、入庫。9. 3 供應(yīng)商管理流程。 對于各項(xiàng)物資的采購，

7、都會涉及到對供應(yīng)商的評審、選擇等，其中有些物資的采購還會選擇幾家較為固定的供應(yīng)商進(jìn)行長期合作。必須加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，包括：創(chuàng)建、維護(hù)、評審等。10. 4 品質(zhì)管理流程。采購的各項(xiàng)材料物資，入庫之前都必須進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。11. 5 請付款流程。對于長期合作供應(yīng)商， 根據(jù)物資采購入庫和對方發(fā)票開具情況通知財(cái)務(wù)進(jìn)行付款。12. 6 財(cái)務(wù)銀行付款流程。 對金額較大的采購支出， 一般采取銀行付款的方式。13. 7 財(cái)務(wù)零用金報(bào)支流程。 對金額較少的采購支出， 可采取先現(xiàn)金采購，后報(bào)銷的方式。2.2原材料采購流程2.2.1 原材料采購流程圖流程編號：永冠采 002流程名稱：原材料采購流程N(yùn)o生產(chǎn)計(jì)劃制定流

8、程4采購調(diào)度采購系統(tǒng)51測算原材料需求量原材料物資庫存量原材料物資申購單原材料物資需求清單2*過渡階段采購副總審可由生產(chǎn)副核*總審核143Yes13在送貨單上簽數(shù)量、品種字，辦理入庫規(guī)格驗(yàn)收登記手續(xù)，輸15入電腦Yes掌握庫存情況NoNo采購員67與定點(diǎn)供應(yīng)商確認(rèn)需求數(shù)量、價格與交貨期等對非定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價、議價供應(yīng)商評審流程原材料物資采相應(yīng)采購主購單管審批891012落實(shí)采購，跟與供應(yīng)商協(xié)Yes蹤采購物資的商，采取相應(yīng)進(jìn)展，督促物措施：折價、資及時入庫補(bǔ)貨、退貨等請付款流程Yes質(zhì)檢部No11 質(zhì)量檢驗(yàn)2.2.2 原材料采購流程圖說明（ 1） 原材料采購流程說明流程步驟說明參考資料和

9、表單1.生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定生產(chǎn)計(jì)劃。訂單，生產(chǎn)計(jì)劃2.采購部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，測算原材料需求量，填制原材根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，原材料數(shù)量與產(chǎn)品數(shù)量之間的料物資需求清單，內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、到貨勾稽關(guān)系，產(chǎn)生原材料日期等。物資需求清單3.采購副總審核測算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。過渡階段可由生產(chǎn)副總審核4.原材料倉庫保管員定時向采購調(diào)度報(bào)原材料的庫存情電腦中的原材料庫存數(shù)況。量5. 采購調(diào)度根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃測算產(chǎn)品生產(chǎn)對原材料的需求數(shù)量，結(jié)合原材料物資庫存情況和需求清單，填制原產(chǎn)生原材料物資申購單材料物資申購單。6.主要原材料的采購，可以通過對供應(yīng)商的評審，由采購副總同總經(jīng)理協(xié)商，由總經(jīng)理確定幾家定點(diǎn)供應(yīng)商參考合

10、格供應(yīng)商名單、（總經(jīng)理可以授權(quán)采購副總審核確定）并建立長期密長期合同切的合作關(guān)系。日常采購時則根據(jù)質(zhì)量、價格等因素在已定的供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。7.對于選定的供應(yīng)商不能提供的某些品種、規(guī)格的原材料，向非定點(diǎn)供應(yīng)商詢價、比價、議價。8.填制原材料物資采購單，內(nèi)容包括：品種、數(shù)量、金產(chǎn)生原材料物資采購單額、交貨期等。9. 根據(jù)金額大小，由相應(yīng)的授權(quán)采購主管進(jìn)行審批。10. 采購員與供應(yīng)商落實(shí)采購，跟蹤采購物資的進(jìn)展，督促物資及時入庫。必要時包括協(xié)調(diào)安排車輛運(yùn)輸。11. 質(zhì)檢部對采購的原材料物資質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)12. 質(zhì)檢員或倉庫保管員驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格的原材料物資，立即通知采購員，并由采購員

11、對其進(jìn)行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價、退貨、補(bǔ)貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購。13.原材料倉庫保管員對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)根據(jù)采購調(diào)度提供的原行核對。材料物資申購清單14.驗(yàn)收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并電腦實(shí)時反映庫存信息辦理登記手續(xù)，將入庫信息輸入電腦。15. 采購調(diào)度實(shí)時掌握原材料倉庫的收、發(fā)、存動態(tài)。（ 2） 原材料采購流程調(diào)整前后的比較分析流程調(diào)整之一：調(diào)整原輔材料需求確定的流程。原流程為：原輔材料倉庫根據(jù)制造部門開料組要求的需求量，結(jié)合庫存情況填制原材料申購單報(bào)生產(chǎn)副總審批，繼而由采購部門組織采購。調(diào)整后的流程：由生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制

12、定出相應(yīng)的生產(chǎn)計(jì)劃，由采購部采購調(diào)度根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃測算出原輔材料需求量報(bào)采購副總審批（過渡階段可由生產(chǎn)副總審批），由采購調(diào)度結(jié)合庫存情況編制申購單。通過調(diào)整，可以更為科學(xué)地確定原輔材料的需求量，不僅有利于成本控制，而且使生產(chǎn)系統(tǒng)和采購系統(tǒng)的流程邊界的界定更為合理，同時加快了需求信息迅速轉(zhuǎn)化為采購信息的進(jìn)程。流程調(diào)整之二：增加采購調(diào)度這個崗位節(jié)點(diǎn)，由采購調(diào)度作為生產(chǎn)部門、采購部門和原材料倉庫的接口， 科學(xué)地界定采購流程的邊界，加強(qiáng)了采購需求的監(jiān)控，降低成本，還進(jìn)一步疏通了采購信息的流通渠道。對于新增的采購調(diào)度崗位，要求其不僅能夠根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃測算出各類原材料的需求量， 而且還要全面掌握原材料物資的庫

13、存信息，根據(jù)原材料需求信息及各項(xiàng)物資的安全儲備量， 編制申購單。2.3塑粉藥水采購流程2.3.1 塑粉藥水采購流程圖流程編號：永冠采 003流程名稱：塑粉藥水采購流程1生產(chǎn)計(jì)劃制定測算塑粉藥流程水需求量倉庫報(bào)告塑粉4藥水庫存量采購調(diào)度5塑粉藥水申購單采購系統(tǒng)2塑粉藥水需求清單3No采購副總審核YesNo供應(yīng)商評審流*過渡階段可由生產(chǎn)副總審核Yes1213數(shù)量、品種在送貨單上簽字，辦理入庫規(guī)格驗(yàn)收登記手續(xù)14掌握庫存情況No采購員6與定點(diǎn)供應(yīng)商確認(rèn)需求數(shù)量、價格與交貨期等程塑粉藥水采購單7911落實(shí)采購，跟與供應(yīng)商協(xié)相應(yīng)采購主蹤采購物資的商，采取相應(yīng)管審批Yes措施：折價、進(jìn)展，督促物資及時入庫

14、補(bǔ)貨、退貨等8請付款流程Yes質(zhì)檢部No10 質(zhì)量檢驗(yàn)2.3.2 塑粉藥水采購流程圖說明（ 1） 塑粉藥水采購流程說明流程步驟說明參考資料和表單1.生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定制造二部生產(chǎn)計(jì)劃。訂單，生產(chǎn)計(jì)劃2.采購部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃測算噴涂工序?qū)λ芊鬯幩男枨蟾鶕?jù)生產(chǎn)計(jì)劃，所需塑粉藥水?dāng)?shù)量與產(chǎn)品數(shù)量數(shù)量，填制塑粉藥水需求清單，內(nèi)容包括品種、規(guī)格、之間的勾稽關(guān)系，產(chǎn)生數(shù)量、到貨日期等。塑粉藥水需求清單3.采購副總審核測算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。過渡階段可由生產(chǎn)副總審批4.外協(xié)外購倉庫保管員定時向采購調(diào)度報(bào)塑粉藥水的庫根據(jù)塑粉藥水收、發(fā)、存情況。存日記帳5.采購調(diào)度結(jié)合塑粉藥水庫存情況和需求清單，填制塑產(chǎn)生塑粉藥水

15、申購單粉藥水申購單。6.通過對供應(yīng)商的評審，由采購副總同總經(jīng)理協(xié)商，由參考與供應(yīng)商的長期合總經(jīng)理確定塑粉藥水定點(diǎn)供應(yīng)商（總經(jīng)理可以授權(quán)采同購副總審核確定）并建立長期密切的合作關(guān)系。7.填制塑粉藥水采購單，內(nèi)容包括：品種、數(shù)量、金額、產(chǎn)生塑粉藥水采購單交貨期等。8. 根據(jù)金額大小，由相應(yīng)的授權(quán)采購主管進(jìn)行審批。9. 采購員與供應(yīng)商落實(shí)采購，跟蹤采購物資的進(jìn)展，督促物資及時入庫。必要時包括協(xié)調(diào)安排車輛運(yùn)輸。10. 質(zhì)檢部對采購的塑粉藥水質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)11. 質(zhì)檢員或倉庫保管員驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格的塑粉藥水，立即通知采購員，并由采購員對其進(jìn)行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價、退

16、貨、補(bǔ)貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購。12.外協(xié)外購倉庫保管員對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量根據(jù)采購調(diào)度提供的塑進(jìn)行核對。粉藥水申購清單13.驗(yàn)收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并登記收、發(fā)、存日記帳辦理登記手續(xù)。14. 采購調(diào)度實(shí)時掌握外協(xié)外購倉庫的收、發(fā)、存動態(tài)。（ 2） 塑粉藥水采購流程調(diào)整前后比較分析流程調(diào)整之一：調(diào)整塑粉藥水需求確定的流程。原流程為：外協(xié)外購倉庫保管員在庫存降到一定程度時向制造二部經(jīng)理匯報(bào)， 制造二部經(jīng)理大致估算塑粉藥水的需求量， 協(xié)助外協(xié)外購倉庫保管員填制塑粉藥水申購單。調(diào)整后的流程：由生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單數(shù)量制定制造二部的生產(chǎn)計(jì)劃， 由采購部采購調(diào)度

17、測算相應(yīng)的塑粉藥水需求量，并經(jīng)采購副總審批后（過渡階段可由生產(chǎn)副總審批），由采購調(diào)度結(jié)合庫存數(shù)量填制塑粉藥水申購單。通過調(diào)整，可以更為科學(xué)地確定塑粉藥水的需求量，不僅有利于成本控制，而且使生產(chǎn)系統(tǒng)和采購系統(tǒng)的流程邊界的界定更為合理， 同時加快了需求信息迅速轉(zhuǎn)化為采購信息的進(jìn)程。流程調(diào)整之二：增加采購調(diào)度這個崗位節(jié)點(diǎn)，由采購調(diào)度作為生產(chǎn)部門、采購部門和外協(xié)外購倉庫的接口，科學(xué)地界定采購流程的邊界，加強(qiáng)了采購需求的監(jiān)控， 還進(jìn)一步疏通了采購信息的流通渠道。對于新增的采購調(diào)度崗位， 要求其不僅能夠根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃測算出各類塑粉、藥水的需求量， 而且還要全面掌握塑粉、 藥水的庫存信息，根據(jù)需求信息及各項(xiàng)物

18、資的安全儲備量，編制申購單。流程調(diào)整之三：調(diào)整采購實(shí)施環(huán)節(jié)。原流程為：公司與定點(diǎn)供應(yīng)商簽訂長期合同，日常采購時由外協(xié)外購倉庫保管員將申購單直接發(fā)給供應(yīng)商，實(shí)施采購。調(diào)整后的流程為：采購調(diào)度填制申購單后，由采購員填制采購單并經(jīng)相應(yīng)授權(quán)的采購主管審批后向供應(yīng)商采購。通過調(diào)整，雖然表面上看環(huán)節(jié)是增多了，但考慮到實(shí)際操作中這部分的工作量并不是很大，處理時間較短，并不會影響到流程的執(zhí)行；相反，有助于加強(qiáng)采購系統(tǒng)對塑粉藥水采購的控制，降低浪費(fèi)，控制成本。流程調(diào)整之四：增加了質(zhì)檢環(huán)節(jié)。至于實(shí)際操作中，質(zhì)檢工作如何進(jìn)行可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整確定。2.4商標(biāo)條手提籃采購流程2.4.1 商標(biāo)條手提籃采購流程圖流程

19、編號：永冠采 004流程名稱：商標(biāo)條手提籃采購流程N(yùn)o測算商標(biāo)條1生產(chǎn)計(jì)劃部生產(chǎn)計(jì)劃制定外協(xié)外購配貨手提籃的需單流程求量生產(chǎn)副總采購調(diào)度2外協(xié)外購申購單采購系統(tǒng)3生產(chǎn)副總審核5Yes4與定點(diǎn)供應(yīng)商落實(shí)采購，跟確認(rèn)需求品種蹤采購物資的數(shù)量與交貨期進(jìn)展，督促物等資及時入庫9與供應(yīng)商協(xié)商，采取相應(yīng)措施：折價、補(bǔ)貨、退貨等11掌握庫存情況請付款流程外協(xié)外購倉庫保管員No在送貨單上簽數(shù)量、品種Yes字，辦理入庫10規(guī)格驗(yàn)收8登記手續(xù)NoYes質(zhì)量檢驗(yàn)質(zhì)檢部6供應(yīng)商定點(diǎn)供應(yīng)商安排送貨72.4.2 商標(biāo)條手提籃采購流程圖說明（ 1） 商標(biāo)條手提籃采購流程說明流程步驟說明參考資料和表單1.生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單測

20、算所需商標(biāo)條、手提籃等的需根據(jù)訂單，產(chǎn)生外協(xié)外要，填制外協(xié)外購配貨單。購配貨單2.采購調(diào)度相應(yīng)地填制外協(xié)外購申購單。產(chǎn)生外協(xié)外購申購單3. 生產(chǎn)副總對申購數(shù)量、品種等進(jìn)行審核。4. 通過對供應(yīng)商的評審，由采購副總同總經(jīng)理協(xié)商，由總經(jīng)理確定商標(biāo)條、手提籃等的定點(diǎn)供應(yīng)商（總經(jīng)理參考與供應(yīng)商的長期合可以授權(quán)采購副總審核確定）并建立長期密切的合作同關(guān)系，可以及時地供貨。5.采購調(diào)度直接與供應(yīng)商落實(shí)采購，跟蹤采購物資的進(jìn)展，督促物資及時入庫。6.定點(diǎn)供應(yīng)商備貨，接到采購?fù)ㄖ罅⒓此拓洝?.質(zhì)檢部對采購的商標(biāo)條、手提籃等的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)8.外協(xié)外購倉庫保管員對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量根據(jù)

21、采購調(diào)度提供的商進(jìn)行核對。標(biāo)條、手提籃申購清單9.質(zhì)檢員或倉庫保管員驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格的，立即通知采購調(diào)度，并由采購調(diào)度對其進(jìn)行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價、退貨、補(bǔ)貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購。10.驗(yàn)收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并登記收、發(fā)、存日記帳辦理登記手續(xù)。11. 采購調(diào)度實(shí)時掌握外協(xié)外購倉庫的收、發(fā)、存動態(tài)。（ 2） 商標(biāo)條手提籃采購流程調(diào)整前后比較分析調(diào)整之一：申購人員發(fā)生調(diào)整。原流程為：生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定外協(xié)外購配貨單，由倉庫保管員據(jù)此填制外協(xié)外購申購單。調(diào)整后流程為：生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定外協(xié)外購配貨單，由采購調(diào)度據(jù)此填制外協(xié)外購申購

22、單。 通過調(diào)整，由采購調(diào)度統(tǒng)一填制申購單，負(fù)責(zé)申購工作，增強(qiáng)了采購調(diào)度對采購物資的總體掌握。同時，更清晰地界定了采購調(diào)度、倉庫保管員、生產(chǎn)計(jì)劃部門的職責(zé)。調(diào)整之二：增加了生產(chǎn)副總審核這一環(huán)節(jié)，使得申購的數(shù)量更為科學(xué)、準(zhǔn)確，同時也加強(qiáng)了對申購的控制。調(diào)整之三：采購執(zhí)行人員的調(diào)整。原流程為：外協(xié)外購倉庫保管員填制申購單后交材料會計(jì)執(zhí)行采購。調(diào)整后的流程為：由采購調(diào)度根據(jù)生產(chǎn)副總審核后的申購單執(zhí)行采購。通過調(diào)整，減少了不必要涉及的人員和環(huán)節(jié)，流程更為順暢，加快了需求信息轉(zhuǎn)化為采購信息的進(jìn)程，提高了流程的效率。2.5外購毛胚件采購流程2.5.1 外購毛胚件采購流程圖流程編號：永冠采 005流程名稱：外

23、購毛胚件采購流程2生產(chǎn)副總生產(chǎn)副總審核NoYes1根據(jù)訂單測外購毛胚件申生產(chǎn)計(jì)劃部算需外購的購單毛胚件制造車間中轉(zhuǎn)倉庫359與定點(diǎn)供應(yīng)商落實(shí)采購，跟與供應(yīng)商協(xié)確認(rèn)需求品種蹤采購物資的商，采取相應(yīng)數(shù)量與交貨期進(jìn)展，督促物措施：折價、等資及時入庫補(bǔ)貨、退貨等No4108在送貨單上簽數(shù)量、品種Yes字，辦理入庫規(guī)格驗(yàn)收登記手續(xù)，并輸入電腦采購調(diào)度實(shí)際的外購毛No胚件采購清單報(bào)采購調(diào)度備案Yes711掌握入庫情況請付款流程質(zhì)檢部供應(yīng)商6定點(diǎn)供應(yīng)商安排生產(chǎn)、送貨質(zhì)量檢驗(yàn)2.5.2 外購毛胚件采購流程圖說明（ 1） 外購毛胚件采購流程說明流程步驟說明參考資料和表單1.生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單，測算外購毛胚件需求

24、，填制外根據(jù)訂單，產(chǎn)生外購毛購毛胚件申購單。胚件申購單2.生產(chǎn)副總對申購數(shù)量、品種等進(jìn)行審核。3.通過對供應(yīng)商的評審，由采購副總、生產(chǎn)副總、總經(jīng)理協(xié)商，由總經(jīng)理確定外購毛胚件的定點(diǎn)供應(yīng)商（總參考與供應(yīng)商的長期合經(jīng)理可以授權(quán)采購副總審核確定）并建立長期密切的同合作關(guān)系。日常由生產(chǎn)計(jì)劃部與供應(yīng)商聯(lián)系采購。4. 實(shí)際向供應(yīng)商采購的外購毛胚件清單向采購調(diào)度備案5. 生產(chǎn)計(jì)劃部直接與供應(yīng)商落實(shí)采購，跟蹤采購物資的進(jìn)展，督促物資及時入庫。這主要是考慮生產(chǎn)部門對于外購毛胚件的質(zhì)量情況比較熟悉，而且外購毛胚件配套供應(yīng)商在崇明，由生產(chǎn)計(jì)劃部直接進(jìn)行采購有利于提高效率。6. 定點(diǎn)供應(yīng)商備貨，接到采購?fù)ㄖ⒓窗才派?/p>

25、產(chǎn)及送貨。7.質(zhì)檢部對采購的外購毛胚件的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)8.制造車間中轉(zhuǎn)倉庫保管員對采購物資的品種、規(guī)格、根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部提供的數(shù)量進(jìn)行核對。外購毛胚件采購清單9. 質(zhì)檢員或倉庫保管員驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格的，立即通知生產(chǎn)計(jì)劃部，并由生產(chǎn)計(jì)劃部對其進(jìn)行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價、退貨、補(bǔ)貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購。10. 驗(yàn)收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并辦理登記手續(xù)，入庫物資信息輸入電腦。11. 采購調(diào)度實(shí)時掌握外購毛胚件的入庫情況。（ 2） 外購毛胚件采購流程調(diào)整前后比較分析調(diào)整之一：增加生產(chǎn)副總對外購毛胚件申購單的審核環(huán)節(jié)。通過調(diào)整，強(qiáng)化了

26、對外購毛胚件申購的審核，使得申購單外購毛胚件數(shù)量更為合理，一方面有助于防止過多的外購，造成生產(chǎn)能力的浪費(fèi)；另一方面有助于防止自身的生產(chǎn)任務(wù)過重， 造成不能按時完成訂單的生產(chǎn)，影響交付。調(diào)整之二：增加采購調(diào)度環(huán)節(jié)。通過調(diào)整，生產(chǎn)計(jì)劃部向定點(diǎn)供應(yīng)商下發(fā)的實(shí)際外購毛胚件采購清單需報(bào)采購調(diào)度備案；并且，采購調(diào)度還實(shí)時掌握其入庫情況， 使得采購調(diào)度能通盤掌握公司各項(xiàng)材料物資采購的情況。也有利于后續(xù)的付款工作。2.6五金件采購流程2.6.1 五金件采購流程圖流程編號：永冠采 006流程名稱：五金件采購流程生產(chǎn)計(jì)劃制定生產(chǎn)計(jì)劃部流程1測算五金件配套需求量2五金件配貨單3No生產(chǎn)計(jì)劃部負(fù)責(zé)人審核Yes13在送

27、貨單上簽14五金倉庫保管員4五金件庫存量數(shù)量、品種規(guī)格驗(yàn)收字，辦理入庫登記手續(xù)，輸入電腦15采購調(diào)度5采購系統(tǒng)6采購員財(cái)務(wù)部質(zhì)檢部五金件申購單進(jìn)行詢價 / 比價/ 議價，確定供應(yīng)商及價格等No7五金件采購單Yes8相應(yīng)采購主管審批Yes9財(cái)務(wù)借款 / 開具支票10采購員付款，落實(shí)采購，安排入庫11質(zhì)量檢驗(yàn)No12與供應(yīng)商協(xié)商，采取相應(yīng)措施：折價、補(bǔ)貨、退貨等YesNo掌握庫存情況憑經(jīng)審批的采購單、發(fā)票、倉庫的入庫記錄進(jìn)行報(bào)銷162.6.2 五金件采購流程圖說明流程步驟說明參考資料和表單1.生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定生產(chǎn)計(jì)劃，并相應(yīng)地測算五根據(jù)訂單測算金件配套產(chǎn)品的需求數(shù)量。2.生產(chǎn)計(jì)劃部填制五金件

28、配貨單，內(nèi)容包括品種、規(guī)格、產(chǎn)生五金件需求清單數(shù)量、到貨日期等。3.生產(chǎn)計(jì)劃部負(fù)責(zé)人審核測算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。4.五金倉庫保管員定時向采購調(diào)度報(bào)五金件的庫存情電腦中的五金庫存數(shù)量況。5.采購調(diào)度結(jié)合五金件庫存情況和需求清單，填制五金產(chǎn)生五金件申購單件申購單。6.采購員向供應(yīng)商詢價、比價、議價，確定供應(yīng)商及價格。7.填制五金件采購單，內(nèi)容包括：品種、數(shù)量、金額、產(chǎn)生五金件采購單交貨期等。8. 根據(jù)金額大小，由相應(yīng)的授權(quán)采購主管進(jìn)行審批。9. 采購員至財(cái)務(wù)處借款或開具支票以進(jìn)行采購付款。10. 采購員付款，與供應(yīng)商落實(shí)采購，跟蹤采購物資的進(jìn)展，督促物資及時入庫。必要時包括協(xié)調(diào)安排車輛運(yùn)輸。11. 質(zhì)檢

29、部對采購的五金件質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)12. 質(zhì)檢員或倉庫保管員驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格的五金件，立即通知采購員，并由采購員對其進(jìn)行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價、退貨、補(bǔ)貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購。13.五金倉庫保管員對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行根據(jù)采購調(diào)度提供的五核對。金件申購清單14.驗(yàn)收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并電腦實(shí)時反映庫存信息辦理登記手續(xù)，將入庫信息輸入電腦。15. 采購調(diào)度實(shí)時掌握五金倉庫的收、發(fā)、存動態(tài)。16. 采購員憑發(fā)票、入庫證明、經(jīng)審批的采購單至財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)銷。2.7辦公用品采購流程2.7.1 辦公用品采購流程圖流程編號：永

30、冠采 007流程名稱：辦公用品采購流程1總經(jīng)辦辦公提出采購需用品保管員求總經(jīng)辦總經(jīng)辦主任/相關(guān)決策權(quán)限人員Yes4采購系統(tǒng)進(jìn)行詢價 / 比價/ 議價，確定供應(yīng)商及價格等財(cái)務(wù)部質(zhì)檢部2辦公用品申購單3審核/ 批準(zhǔn)5辦公用品采購單No6相應(yīng)采購主管審批Yes7財(cái)務(wù)借款 / 開具支票8采購員付款，落實(shí)采購，安排入庫9質(zhì)量檢驗(yàn)Yes1211數(shù)量、品種在送貨單上簽字，辦理入庫規(guī)格驗(yàn)收登記手續(xù)No10與供應(yīng)商協(xié)商，采取相應(yīng)措施：折價、補(bǔ)貨、退貨等13Yes憑經(jīng)審批的采購單、發(fā)票、倉庫的入庫記錄進(jìn)行報(bào)銷No2.7.2 辦公用品采購流程圖說明流程步驟說明參考資料和表單1. 總經(jīng)辦辦公用品保管員提出采購需求。2

31、.填制辦公用品申購單。產(chǎn)生辦公用品申購單3.由總經(jīng)辦主任或相應(yīng)授權(quán)人員進(jìn)行審核批準(zhǔn)。4.采購員向供應(yīng)商詢價、比價、議價，確定供應(yīng)商及價格。5.填制辦公用品采購單，內(nèi)容包括：品種、數(shù)量、金額、產(chǎn)生辦公用品采購單交貨期等。6. 根據(jù)金額大小，由相應(yīng)的授權(quán)采購主管進(jìn)行審批。7. 采購員至財(cái)務(wù)借款或開具支票以進(jìn)行采購付款。8. 采購員付款，與供應(yīng)商落實(shí)采購，跟蹤采購物資的進(jìn)展，督促物資及時入庫。9.質(zhì)檢部對采購的辦公用品質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)10. 質(zhì)檢員或辦公用品保管員驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格的辦公用品，立即通知采購員，并由采購員對其進(jìn)行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價、退貨、補(bǔ)貨等。特殊

32、情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購。11. 辦公用品保管員對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行核對。12. 驗(yàn)收合格，倉庫保管員在送貨單上簽字，物資入庫并辦理登記手續(xù)。13. 采購員憑發(fā)票、入庫證明、經(jīng)審批的采購單至財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)銷。2.8設(shè)備采購流程2.8.1 設(shè)備采購流程圖流程編號：永冠采 008流程名稱：設(shè)備采購流程設(shè)備需求單位相關(guān)具有決策權(quán)限人員采購部會同設(shè)備部、技術(shù)部及設(shè)備使用部門等財(cái)務(wù)部1提出申請2組織討論，審核、確認(rèn)采購申請3供應(yīng)商評審、確定46確定合同各項(xiàng)執(zhí)行合同，條款，簽訂合設(shè)備安裝 / 試同運(yùn)行/ 驗(yàn)收5根據(jù)合同約定及執(zhí)行情況進(jìn)行付款2.8.2 設(shè)備采購流程圖說明流程步驟說明參考資料和

33、表單1.設(shè)備需求單位提出采購申請。生產(chǎn)設(shè)備申購單2.相關(guān)具有決策權(quán)限人員對采購申請進(jìn)行討論，協(xié)商解決方案，對采購申請進(jìn)行審核確認(rèn)。3.由設(shè)備采購涉及的相關(guān)人員，如：設(shè)備部、技術(shù)部、設(shè)備使用部門與采購部門一同進(jìn)行供應(yīng)商評審。這里生產(chǎn)供應(yīng)商評審表主要是考慮到設(shè)備采購的技術(shù)含量較高，采購部門難以獨(dú)立完成，因此，需其它部門配合進(jìn)行。4.與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定合同的各項(xiàng)條款，包括：技術(shù)指標(biāo)、性能、價格、交貨期、服務(wù)、付款方式及條生產(chǎn)合同件等，最終簽訂合同。5.財(cái)務(wù)部按合同約定及執(zhí)行情況進(jìn)行付款。6.執(zhí)行合同，進(jìn)行設(shè)備的安裝、調(diào)試、驗(yàn)收工作。生產(chǎn)各種設(shè)備及技術(shù)文檔2.9采購請付款流程2.9.1 采購請付款

34、流程圖流程編號：永冠采 009 流程名稱：請付款流程采購調(diào)度 / 各材料倉庫采購系統(tǒng)采購員相應(yīng)授權(quán)之采購主管人員定點(diǎn)供應(yīng)商財(cái)務(wù)部1每月/ 定期統(tǒng)計(jì)定點(diǎn)供應(yīng)商入料明細(xì)對帳單23核對No4對帳單發(fā)送定點(diǎn)供應(yīng)商核對10 根據(jù)發(fā)票 / 付款通知/ 入庫證明及其它要求進(jìn)行審核、付款No5按合同約定對到期的款項(xiàng)進(jìn)行審核Yes發(fā)票8送財(cái)務(wù)部9相關(guān)材料入庫證明6是否同意付與供應(yīng)商進(jìn)行款No協(xié)商Yes7通知財(cái)務(wù)部供財(cái)務(wù)部核對2.9.2 采購請付款流程圖說明（ 1） 采購請付款流程說明流程步驟說明參考資料和表單1.采購調(diào)度掌握各定點(diǎn)供應(yīng)商的物資采購入庫信息，每根據(jù)各項(xiàng)物資入庫信月或定期統(tǒng)計(jì)定點(diǎn)供應(yīng)商入料明細(xì)。息，

35、產(chǎn)生入料明細(xì)2.采購員根據(jù)入料明細(xì)，填寫定點(diǎn)供應(yīng)商的對帳單。產(chǎn)生對帳單3.相應(yīng)授權(quán)的采購主管人員對此對帳單進(jìn)行審核。4.審核確認(rèn)的對帳單發(fā)供應(yīng)商進(jìn)行核對。5.對于供應(yīng)商審核確認(rèn)的對帳單，相應(yīng)授權(quán)的采購主管人員根據(jù)合同約定的付款日期和其它情況，進(jìn)行審核是否或何時付款。6.在某些情況下，如采購物資使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，相應(yīng)授權(quán)的采購主管應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商，尋求解決方案。7.如款項(xiàng)已到期，且符合付款條件，相應(yīng)授權(quán)的采購主付款憑證管應(yīng)在付款憑證上簽字，通知財(cái)務(wù)可以付款。8.供應(yīng)商開出發(fā)票，交財(cái)務(wù)。發(fā)票9.采購調(diào)度或倉庫保管員提供物資入庫信息，供財(cái)務(wù)核物資入庫信息對。有些物資入庫信息可在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上提供。10. 財(cái)務(wù)部在發(fā)票、付款通知和物資入庫信息的基礎(chǔ)上，對付款進(jìn)行財(cái)務(wù)上的審核。審核通過，進(jìn)行付款。（ 2） 采購請付款流程調(diào)整前后比較分析流程調(diào)整之一：采購請付款流程的適用范圍。由于公司對一些重要的原輔材料物資、外購毛胚件、外協(xié)產(chǎn)品等都與定點(diǎn)供應(yīng)商建立了長期合作關(guān)系，一般情況下，日常采購時并不立即付款，而是定期結(jié)算貨款。針對這一情況，此處的采購請付款流程明確了對于這些定點(diǎn)供應(yīng)商如何提請財(cái)務(wù)進(jìn)行付款。流程調(diào)整之二：對采購請付款流程進(jìn)行了適當(dāng)規(guī)范。原流程中，主要由采購副總負(fù)責(zé)審核供應(yīng)商的付款請求，通知財(cái)務(wù)進(jìn)行付款。調(diào)整后的流程中，對付款審核的條件進(jìn)行了相應(yīng)的明確，較之以前更為規(guī)范