采購?fù)暾鹸詳細的管理制度(共6頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上采購部管理制度一、總則第一條 為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。第二條 規(guī)范采購過程確保采購物資能適質(zhì)、適時、適量地供應(yīng)生產(chǎn)、銷售及相關(guān)作業(yè)所需，對采購的全過程進行有效的跟蹤和控制。第三條 適用于公司生產(chǎn)、研發(fā)及其他所有需求的采購過程控制和采購環(huán)境控制。二、部門概述第四條 部門職責（1）采購計劃編排物料之訂購及交期控制。 （2）產(chǎn)品、材料供應(yīng)商的尋找、資料收集、開發(fā)工作及供應(yīng)商的選擇與考核。（3）對供應(yīng)商體系狀況（產(chǎn)能、設(shè)備、交期、技術(shù)、品質(zhì)等）的評估及認證，以

2、保證供應(yīng)商的優(yōu)良性。（4）與供應(yīng)商的比價、議價談判工作。（5）及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質(zhì)情況，以期提升產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購成本。 （6）采購主管負責生產(chǎn)和樣單采購到貨率、品質(zhì)合格率、成本下浮績效的達成，負責供應(yīng)商報價審核、采購訂單/合同審核工作；（7）采購部經(jīng)理負責擬定供應(yīng)商開發(fā)計劃和執(zhí)行方案，負責供應(yīng)商資質(zhì)的審核，供應(yīng)商報價審批、采購訂單/合同審批、付款審核和部門人員管理。第五條 薪酬福利與績效考核采購部員工的薪酬福利及績效考核，詳見公司制訂的相關(guān)薪酬方案及績效考核方案第六條 請購流程：需要物料的部門，需提前填寫請購單，由部門經(jīng)理，主管副總經(jīng)理簽字后送至財務(wù)副總（李姐）審核，統(tǒng)一

3、由李姐下發(fā)到各處采購員。l 生產(chǎn)采購 由生產(chǎn)部交倉管員確定庫存，生產(chǎn)部確定最后采購數(shù)量簽至財務(wù)副總，有采購經(jīng)理統(tǒng)一分發(fā)給采購員。l 樣單采購 需求由項目經(jīng)理擬訂交倉管員確定庫存，如無簽至財務(wù)副總，有采購部經(jīng)理下達命令可不需要供貨公司提供四證。l 零星采購 需求部門提出申請交倉管員確定庫存，如無并簽至財務(wù)副總，下發(fā)到采購部，可不需要供貨公司提供四證。三、工作原則及工作內(nèi)容第七條 請購及其規(guī)定1定義l 請購：指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。 l 生產(chǎn)采購：對已定型、有規(guī)律的生產(chǎn)物料進行周期性采購，包括原材料直接外購和委外加工

4、。l 樣單采購：對樣品訂單需求的研發(fā)物料進行精準采購，包括原材料直接外購和委外加工。l 零星采購：除生產(chǎn)、研發(fā)以外的其他需求部門提出的配置計劃及研發(fā)實驗需求的物料進行的采購。2請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括以下要素：（1）請購的部門； （2）請購物品所屬項目； （3）請購的用途； （4）請購的物品名； （5）請購的物品數(shù)量；（6）請購的物品規(guī)格;（7）請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；（8）請購的物品的需求時間；（9）請購如有特殊需要請備注；（10）請購單填寫人；（11）請購部門主管；（12）請購單審核人；（13）采購副總審核;（14）財務(wù)審核人；（15）公司總經(jīng)理。 3請購單及其提報規(guī)定（1

5、）請購單（零星采購、固定資產(chǎn)申購、其他材料設(shè)備及工程項目申購）應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準后報采購部門；（2）接收申購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。（3）請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字，接收人請購部門備份；（4）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（5）遇公司急需的物資或主管領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下，可以電話或其他形式請示本部門及采購部門主管副總，征得同意后提報采購部門；申購單流程手續(xù)在三天內(nèi)必須補齊。（6）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作

6、出書面說明。（7）請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。 4公司物資請購單的提報部門（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。5.請購單的接收及分發(fā)規(guī)定（1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責進行分工處理；（2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；（4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。第八條 采購周期的規(guī)定（1）單次采購的零星采購物料或預(yù)算在500元以下可市區(qū)采購的物資及

7、產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天。（2）單次采購金額預(yù)算在1000元的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天；（3）單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項目采購部自行招標采購，采購周期不應(yīng)超過40天；（4）單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項目可委托代理招標公司代理招標，采購周期不應(yīng)超過60天；（5）請購部門應(yīng)按照以上（1）-（4）條中規(guī)定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；（6）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；（7）如有周期長的物料，根據(jù)供應(yīng)商安排周期 ，提前采購第九條 詢價及其規(guī)定1詢價請應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要

8、求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；4采購人員在接到采購任務(wù)時向公司的合格供應(yīng)商或新的供應(yīng)商發(fā)出詢價單。要求對方書面或電子報價，單價超過500元或采購總價超過5000元的零部件，必須進行至少二家詢價。5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況， 7詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價；8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額

9、預(yù)算金額在1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標采購，比價或招標項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在20萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在100萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標；9比價采購或招標采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；10在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。第十條 比價、議價1對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認；2對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；3收到

10、供應(yīng)單位第一次報價或進行開標后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標或理想中標價格；4重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；5參與比價的公司需要提供四證營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼、一般納稅人證明,如不是一般納稅人可提供三證.第十一條 合同的簽訂及其規(guī)定。 合同是當事人或當事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。（1）合同正文應(yīng)包含的要素l 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；l 采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總

11、額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；l 包裝要求；l 合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；l 付款方式；l 工期；l 質(zhì)量保證期；l 質(zhì)量要求及規(guī)范；l 違約責任和解決糾紛的辦法；l 雙方的公司信息；l 其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責任；2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細約定發(fā)票的提供

12、時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責任一定要詳細、具體；10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11）合同簽定進行巡簽審查,由商務(wù)部審核；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。第十二條 付款及合同執(zhí)行1付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照合同相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（3）按照貴司規(guī)定和合同約定

13、達到付款條件的合同提交財務(wù)部付款；（4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。2合同執(zhí)行(1) 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同；3.采購合同管理l 采購助理負責采購合同的發(fā)放和歸檔。采購合同存檔期限5年，到期的已執(zhí)行完畢的采購合同，經(jīng)財務(wù)、采購以及相關(guān)部門確認后可以銷毀。第十三條 報驗與入庫 1 、驗貨l 供應(yīng)商已經(jīng)履行完畢的合同,采購部應(yīng)及時通知請購部門進行驗收l 申請部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時檢驗，并出具檢驗結(jié)果證明書， 對于因不及時驗收從而延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況,請購部負主要責任2、入庫l 公司所有的生產(chǎn)材料，設(shè)備入庫前均應(yīng)通知請購部門檢驗或驗收l 合同標的物在運達公司后采購部應(yīng)及時通知申購部門及時按排卸貨與搬運l 請購部門未及時