外包與采購(gòu)管理

1、第19章外包與采購(gòu)管理i19.1介紹 119.2外包管理 219.2.1目的 219.2.2角色與職責(zé) 219.2.3啟動(dòng)準(zhǔn)則 219.2.4輸入 219.2.5主要步驟 3Step1選擇最合適白承包商 3Step2簽訂外包合同 4Step3監(jiān)控外包開發(fā)過程 4Step4外包開發(fā)成果驗(yàn)收 519.2.6輸出 619.2.7結(jié)束準(zhǔn)則 619.2.8度量 619.3采購(gòu)管理 619.3.1目的 619.3.2角色與職責(zé) 619.3.3啟動(dòng)準(zhǔn)則 619.3.4輸入 719.3.5主要步驟 7Step1選擇最合適白供應(yīng)商 7Step2簽訂采購(gòu)合同 8Step3采購(gòu)物品驗(yàn)收 819.3.6輸出 919.

2、3.7結(jié)束準(zhǔn)則 919.3.8度量 919.4實(shí)施建議 9第19章外包與采購(gòu)管理外包與采購(gòu)管理(OutsourcingandProcurementManagement,OPM)是指外包管理和采購(gòu)管理，目的是選擇合適的承包商和供應(yīng)商，并依據(jù)合同進(jìn)行有效的管理。外包與采購(gòu)管理過程域是 SPP 模型的重要組成部分。本規(guī)范闡述了外包與采購(gòu)管理過程域的兩個(gè)主要規(guī)程：外包管理SPP-PROC-OPM-OM采購(gòu)管理SPP-PROC-OPM-PM上述每個(gè)規(guī)程的“目標(biāo)”、“角色與職責(zé)”、“啟動(dòng)準(zhǔn)則”、“輸入”、“主要步驟”、“輸出”、“完成準(zhǔn)則”和“度量”均已定義。本規(guī)范適用于國(guó)內(nèi) IT 企業(yè)的軟件研發(fā)項(xiàng)目。建

3、議用戶根據(jù)自身情況(如商業(yè)目標(biāo)、研發(fā)實(shí)力等)適當(dāng)?shù)匦薷谋疽?guī)范，然后推廣使用。19.3介紹軟件業(yè)是一個(gè)高速變化、新技術(shù)層出不窮的行業(yè)，同時(shí)又是人力資源成本相對(duì)較高的行業(yè)。企業(yè)需要采用外包和采購(gòu)形式來獲取待開發(fā)產(chǎn)品的部件，最大限度地從社會(huì)分工合作、資源共享中獲益。一般地，在立項(xiàng)階段，產(chǎn)品負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)進(jìn)行“Make-or-Buy 決策”，確定待開發(fā)產(chǎn)品的哪些部分應(yīng)當(dāng)“采購(gòu)”、“外包開發(fā)”或者“自主研發(fā)”。外包管理與采購(gòu)管理的流程如圖 19-1 所示。圖19-1外包管理與采購(gòu)管理流程圖外包管理和采購(gòu)管理是機(jī)構(gòu)的公共職能，有條件的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立外包管理員和采購(gòu)管理員兩個(gè)角色。由于外包管理和采購(gòu)管理都是為具體

4、的項(xiàng)目服務(wù)的，因此需要項(xiàng)目成員的協(xié)作才能把工作做好。如果機(jī)構(gòu)沒有外包管理員和采購(gòu)管理員的話，由項(xiàng)目經(jīng)理兼此角色。外包管理過程產(chǎn)生的主要文檔有：外包開發(fā)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書，模板見SPP-TEMP-OPM-OM-BID。承包商評(píng)估報(bào)告,模板見SPP-TEMP-OPM-OM-EVALUATE。外包開發(fā)合同，模板見SPP-TEMP-OPM-OM-CONTRACT外包開發(fā)過程監(jiān)控報(bào)告，模板見SPP-TEMP-OPM-OM-MONITOR夕卜包開發(fā)成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,模板見SPP-TEMP-OPM-OM-ACCEPTANC 日采購(gòu)管理過程產(chǎn)生的主要文檔有：采購(gòu)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書，模板見SPP-TEMP-OPM-PM-BID。供

5、應(yīng)商評(píng)估報(bào)告,模板見SPP-TEMP-OPM-PM-EVALUATE。采購(gòu)合同,模板見SPP-TEMP-OPM-PM-CONTRACT采購(gòu)物品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,模板見SPP-TEMP-OPM-PM-ACCEPTANCE19.4外包管理19.4.1目的從多個(gè)候選承包商中選擇最合適的承包商，與其簽訂外包開發(fā)合同，并依據(jù)合同監(jiān)控外包開發(fā)過程以及驗(yàn)收成果。19.4.2角色與職責(zé)機(jī)構(gòu)外包管理員邀請(qǐng)一些項(xiàng)目成員、同行專家、財(cái)務(wù)人員、市場(chǎng)人員等人組成臨時(shí)的外包管理小組。機(jī)構(gòu)外包管理員為該小組的負(fù)責(zé)人。19.4.3啟動(dòng)準(zhǔn)則在立項(xiàng)階段，有關(guān)人員已經(jīng)進(jìn)行了“Make-or-Buy 決策”，確定了需要外包的產(chǎn)品部件（通稱外

6、包項(xiàng)目）。19.4.4輸入“Make-or-Buy 決策”產(chǎn)生的文檔，主要是對(duì)外包產(chǎn)品部件的描述。Stepl選擇最合適的承包商Stepl.1起草外包開發(fā)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書外包管理小組起草外包開發(fā)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書，主要內(nèi)容包括：外包項(xiàng)目基本信息外包產(chǎn)品部件的詳細(xì)說明一些要求和約束Step1.2制定“承包商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”外包管理小組制定“承包商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”，主要評(píng)估因素有：開發(fā)方案是否令人滿意？開發(fā)周期是否可以接受？性能價(jià)格比如何？能否提供較好的服務(wù)（維護(hù)）？是否具有開發(fā)相似產(chǎn)品的經(jīng)驗(yàn)？承包商以前開發(fā)的產(chǎn)品是否有良好的質(zhì)量？承包商的開發(fā)能力與管理能力如何？承包商的資源（人力、財(cái)力、物資等）是否充足并且穩(wěn)定？承包商的信

7、譽(yù)如何？外界對(duì)其評(píng)價(jià)如何？承包商是否已經(jīng)取得業(yè)界認(rèn)可的證書如 ISO 質(zhì)量認(rèn)證、CMM2 級(jí)以上認(rèn)證?承包商的地理位置是否合適？外包管理小組可以根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)修改上述評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。Step1.3競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)外包管理小組與候選承包商建立聯(lián)系，分發(fā)外包開發(fā)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書以及相關(guān)材料。外包管理小組整理并保存候選承包商提交的“應(yīng)標(biāo)書”以及相關(guān)材料。Step1.4粗篩選外包管理小組按照“承包商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”對(duì)候選承包商進(jìn)行粗篩選，剔除明顯不合格的承包商。在此評(píng)估過程中，外包管理小組可能要和候選承包商進(jìn)行交流（如面談、電話交談）。評(píng)估結(jié)論記錄在承包商評(píng)估報(bào)告之中。通過了粗篩選的候選承包商將進(jìn)入下一輪評(píng)估，轉(zhuǎn)向Step1

8、.5cStep1.5評(píng)估候選承包商的綜合競(jìng)爭(zhēng)力外包管理小組按照“承包商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”逐一評(píng)估候選承包商的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，給出排名。在此評(píng)估過程中，外包管理小組要和候選承包商進(jìn)行深入的交流（如面談、電話交談）。評(píng)估結(jié)論記錄在承包商評(píng)估報(bào)告之中。Step1.6評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)外包管理小組逐一評(píng)估與候選承包商建立外包合同的風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估結(jié)論記錄在承包商評(píng)估報(bào)告之中。Step1.7確定承包商外包管理小組根據(jù)Step1.5和Step1.6的結(jié)論，挑選出最合適的承包商。外包管理小組產(chǎn)生完整的承包商評(píng)估報(bào)告。Step2簽訂外包合同Step2.1協(xié)商外包管理小組和承包商就外包開發(fā)合同的主要條款進(jìn)行協(xié)商（談判），達(dá)成共識(shí)。協(xié)商的重

9、點(diǎn)包括：承包金額和付款方式產(chǎn)品交付方式和交付日期違約處理開發(fā)計(jì)劃監(jiān)控計(jì)劃驗(yàn)收計(jì)劃維護(hù)計(jì)劃Step2.2起草合同外包管理小組和承包商按照指定的模板共同起草外包開發(fā)合同。Step2.3簽訂合同外包管理小組和承包商仔細(xì)審查外包開發(fā)合同中的每個(gè)條款，確保合同沒有錯(cuò)誤和隱患。合同雙方的代表（具有法律效律的人）在外包開發(fā)合同上簽字，此后合同生效。Step3監(jiān)控外包開發(fā)過程Step3.1進(jìn)展檢查外包管理小組按照外包開發(fā)合同中的“監(jiān)控計(jì)劃”，定期檢查承包商的開發(fā)進(jìn)展情況，并記錄到外包開發(fā)過程監(jiān)控報(bào)告之中。進(jìn)展檢查的重點(diǎn)是：實(shí)際進(jìn)度是否與計(jì)劃相符？承包商的投入（人力、物力、財(cái)力）是否充分？Step3.2質(zhì)量檢查

10、外包管理小組按照外包合同中的“監(jiān)控計(jì)劃”，組織人員對(duì)承包商的工作成果進(jìn)行技術(shù)評(píng)審、測(cè)試，或者參與承包商組織的技術(shù)評(píng)審和測(cè)試，以保證工作成果的質(zhì)量符合要求。外包管理小組將評(píng)審結(jié)論記錄到外包開發(fā)過程監(jiān)控報(bào)告之中。Step3.3糾正偏差外包管理小組根據(jù)進(jìn)展檢查和質(zhì)量檢查的結(jié)論，督促承包商糾正工作偏差。如果需要更改合同、產(chǎn)品需求或開發(fā)計(jì)劃，則按照變更控制規(guī)程處理。Step4外包開發(fā)成果驗(yàn)收Step4.1驗(yàn)收準(zhǔn)備承包商將待驗(yàn)收的工作成果準(zhǔn)備好，并將必要的材料提前交給外包管理小組。外包管理小組慎重地組織驗(yàn)收人員。外包管理小組與承包商確定驗(yàn)收的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等。Step4.2審查與測(cè)試成果審查。驗(yàn)收人

11、員審查承包商應(yīng)當(dāng)交付的成果，如代碼、文檔等等。確保這些成果是完整的并且是正確的。驗(yàn)收人員將審查結(jié)果記錄在外包開發(fā)成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告之中。驗(yàn)收測(cè)試。驗(yàn)收人員對(duì)待交付的產(chǎn)品進(jìn)行全面的測(cè)試，確保產(chǎn)品符合需求。驗(yàn)收人員將測(cè)試結(jié)果記錄在外包開發(fā)成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告之中。Step4.3問題處理如果驗(yàn)收人員在審查與測(cè)試時(shí)發(fā)現(xiàn)工作成果存在缺陷，則外包管理小組應(yīng)當(dāng)視問題的嚴(yán)重性與承包商協(xié)商，給出合適的處理措施。如果工作成果存在嚴(yán)重的缺陷，則退回給承包商。承包商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商第二次驗(yàn)收的時(shí)間。如果給驗(yàn)收方帶來損失，應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同對(duì)承包商作出相應(yīng)的處罰。如果工作成果存在一些輕微的缺陷，則承包商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措

12、施，雙方協(xié)商是否需要第二次驗(yàn)收。Step4.4成果交付與簽字當(dāng)所有的工作成果都通過驗(yàn)收后，承包商將其交付給外包管理小組。雙方的責(zé)任人簽字認(rèn)可。外包管理員通知本機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員，將合同余款支付給承包商。外包開發(fā)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書承包商評(píng)估報(bào)告外包開發(fā)合同外包開發(fā)過程監(jiān)控報(bào)告外包開發(fā)成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告7結(jié)束準(zhǔn)則所有應(yīng)交付的工作成果都已經(jīng)通過驗(yàn)收。本規(guī)程所有的文檔都已經(jīng)產(chǎn)生。8度量外包管理員統(tǒng)計(jì)工作量和文檔的規(guī)模，匯報(bào)給項(xiàng)目經(jīng)理以及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。采購(gòu)管理目的從多個(gè)候選供應(yīng)商中選擇最合適的供應(yīng)商，與其簽訂采購(gòu)合同，并依據(jù)合同驗(yàn)收產(chǎn)品部件。角色與職責(zé)機(jī)構(gòu)的采購(gòu)管理員邀請(qǐng)一些項(xiàng)目成員、同行專家、財(cái)務(wù)人員、市場(chǎng)人員等人組成臨時(shí)

13、的采購(gòu)管理小組。采購(gòu)管理員為該小組的負(fù)責(zé)人。啟動(dòng)準(zhǔn)則在立項(xiàng)階段，有關(guān)人員已經(jīng)進(jìn)行了件?！癕ake-or-Buy 決策”產(chǎn)生的文檔，主要是對(duì)需采購(gòu)的產(chǎn)品部件的描述。主要步驟Stepl選擇最合適的供應(yīng)商Stepl.1起草采購(gòu)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書采購(gòu)管理小組起草采購(gòu)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書，主要內(nèi)容包括：需采購(gòu)的產(chǎn)品部件的詳細(xì)說明一些要求和約束Step1.2制定“供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”采購(gòu)管理小組制定“供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”，主要評(píng)估因素有：供應(yīng)商的產(chǎn)品部件的功能是否符合本產(chǎn)品的需求？供應(yīng)商的產(chǎn)品部件的質(zhì)量是否令人滿意？供應(yīng)商的產(chǎn)品部件的性能價(jià)格比是否令人滿意？供應(yīng)商的供貨周期是否可以接受？供應(yīng)商能否提供較好的服務(wù)（維護(hù)）？供應(yīng)商的信

14、譽(yù)如何？外界對(duì)其評(píng)價(jià)如何？供應(yīng)商是否已經(jīng)取得業(yè)界認(rèn)可的證書如 ISO 質(zhì)量認(rèn)證、CMM2 級(jí)以上認(rèn)證?Step1.3競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)采購(gòu)管理小組與候選供應(yīng)商建立聯(lián)系，分發(fā)采購(gòu)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書以及相關(guān)材料。采購(gòu)管理小組整理并保存候選供應(yīng)商提交的“應(yīng)標(biāo)書”以及相關(guān)材料。Step1.4粗篩選采購(gòu)管理小組按照“供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行粗篩選，剔除明顯不合格的供應(yīng)商。在此評(píng)估過程中，采購(gòu)管理小組可能要和候選供應(yīng)商進(jìn)行交流（如面談、電話交談）。評(píng)估結(jié)論記錄在供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告之中。通過了粗篩選的候選供應(yīng)商將進(jìn)入下一輪評(píng)估，轉(zhuǎn)向Step1.5。Step1.5評(píng)估候選承包商的綜合競(jìng)爭(zhēng)力采購(gòu)管理小組按照“供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”

15、逐一評(píng)估候選供應(yīng)商的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，給出排名。在此評(píng)估過程中，外包管理小組要和候選供應(yīng)商進(jìn)行深入的交流（如面談、電話交談）。評(píng)估結(jié)論記錄在供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告之中。采購(gòu)管理小組逐一評(píng)估與候選供應(yīng)商建立采購(gòu)合同的風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估結(jié)論記錄在供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告之中。Step1.7確定供應(yīng)商采購(gòu)管理小組根據(jù)Step1.5和Step1.6的結(jié)論，挑選出最合適的供應(yīng)商。采購(gòu)管理小組產(chǎn)生完整的供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告。Step2簽訂采購(gòu)合同Step2.1協(xié)商采購(gòu)管理小組和供應(yīng)商就采購(gòu)合同的主要條款進(jìn)行協(xié)商（談判），達(dá)成共識(shí)。協(xié)商的重點(diǎn)包括：采購(gòu)金額和付款方式產(chǎn)品部件交付方式和交付日期違約處理驗(yàn)收計(jì)劃維護(hù)計(jì)劃Step2.2起草合同采購(gòu)管理

16、小組和供應(yīng)商按照指定的模板共同起草采購(gòu)合同。Step2.3簽訂合同采購(gòu)管理小組和供應(yīng)商仔細(xì)審查采購(gòu)合同中的每個(gè)條款，確保合同沒有錯(cuò)誤和隱患。合同雙方的代表（具有法律效律的人）在采購(gòu)合同上簽字，該合同生效。Step3采購(gòu)物品驗(yàn)收Step3.1驗(yàn)收準(zhǔn)備采購(gòu)管理小組慎重地組織驗(yàn)收人員。采購(gòu)管理小組與供應(yīng)商確定驗(yàn)收的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等。供應(yīng)商將待驗(yàn)收的物品準(zhǔn)備好。Step3.2審查與測(cè)試成果審查。驗(yàn)收人員審查供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)交付的物品，如代碼、文檔等等。確保這些成果是完整的并且是正確的。驗(yàn)收人員將審查結(jié)果記錄在采購(gòu)物品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告之中。驗(yàn)收測(cè)試。驗(yàn)收人員對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行全面測(cè)試，確保采購(gòu)物品符合需求。驗(yàn)收人員將測(cè)試結(jié)果記錄在采購(gòu)物品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告之中。Step3.3問題處理如果驗(yàn)收人員在審查與測(cè)試時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物品存在缺陷，則采購(gòu)管理小組應(yīng)當(dāng)視問題的嚴(yán)重性與供應(yīng)商，給出合適的處理措施。如果采購(gòu)物品存在嚴(yán)重的缺陷，則退回給供應(yīng)商。承包商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商第二次驗(yàn)收的時(shí)間。如果給驗(yàn)收方帶來損失，應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同對(duì)供應(yīng)商作出相應(yīng)的處罰。如果采購(gòu)物品存在一些輕微的缺陷，則供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)