09年會計電算化輔導：電算化中報表編制與報表系統(tǒng)

1、09 年會計電算化輔導： 電算化中報表編制與報表系 統(tǒng)報表編制與報表系統(tǒng)編制會計報表一般要求數(shù)據(jù)真實、計算準確、內(nèi)容完整和報送及時。一、報表的基本結(jié)構(gòu)與編制方式1、報表的基本結(jié)構(gòu)表頭；表體；表尾。2、報表單元單元是構(gòu)成報表表體的基本元素，分為固定單元和變動單元（P85）,每一個 單元都有自己的地址、內(nèi)容和格式。單元地址A. 單元地址通常以行列坐標編號并遵照 Execl命名規(guī)則，如C2、B5等；B. 報表單元具有性，每個單元只能填寫一個數(shù)據(jù)，從而使單元實質(zhì)上成了一 個變量；單元內(nèi)容表格單元的內(nèi)容即會計報表的數(shù)據(jù) （P85）,它可以是數(shù)值型數(shù)據(jù)、字符型數(shù) 據(jù)，也可以是一個計算公式（一般以“二”開頭

2、）。單元格式：單元數(shù)據(jù)的顯示或打印輸出的格式。3、報表的編制方式預置報表系統(tǒng)預先設定格式和取數(shù)關系的報表，由專用報表模塊生成；自定義報表 根據(jù)用戶定義而生成的報表，由通用報表系統(tǒng)生成。二、報表系統(tǒng)的基本功能與操作流程1、報表系統(tǒng)的主要功能文件管理；報表定義；數(shù)據(jù)處理；報表輸出；合并報表；其他 功能。2、報表處理的操作流程編制報表的處理方法是先定義后生成。 報表定義相當于系統(tǒng)初始設置， 對一 個具體報表而言定義是一次性操作， 只要格式和取數(shù)關系沒有改變， 其定義就無 需修改，所以一張報表的定義往往是一勞永逸的。 當然，報表的生成和輸出卻是 經(jīng)常性的操作，不過這種操作相當簡單。報表定義的基本過程見

3、教材 P84。3、報表的格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)格式狀態(tài) 在報表定義時一般選擇格式狀態(tài)， 在格式狀態(tài)下只能看到報表的格式、 固定 單元的內(nèi)容以及變動單元的計算公式，而看不到變動單元的具體數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)狀態(tài)在報表數(shù)據(jù)處理時應該選擇數(shù)據(jù)狀態(tài)， 數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能看到報表的單元公式， 也不能修改報表的定義，但能看到一張完整的報表， 包括報表框架和具體的數(shù)據(jù)。三、報表格式的定義報表格式確定報表的基本框架， 是報表數(shù)據(jù)計算的基礎， 所以創(chuàng)建一個新表 之后首先要定義的是報表的格式。1、格式定義的內(nèi)容表樣格式；單元格式。2、格式定義的其他功能報表模版；引入引出；打印式樣。四、報表數(shù)據(jù)的定義報表數(shù)據(jù)指表格單元的內(nèi)容。 單元

4、分固定單元和變動單元， 其中固定單元的 數(shù)據(jù)一般是在報表定義時直接輸入的， 它們是固定不變的， 輸入之后通常不再需 要修改。1、變動單元的數(shù)據(jù)一般為數(shù)值型數(shù)據(jù)，主要有：取自賬簿或其他報表的 數(shù)據(jù)；計算生成的數(shù)據(jù)； 系統(tǒng)外部數(shù)據(jù)。報表數(shù)據(jù)的定義除了直接輸入固定單元的內(nèi)容之外， 主要是指對變動單元的 數(shù)據(jù)定義，這種單元往往是指定一個計算公式，由公式確定具體的數(shù)值。2、計算公式與取數(shù)函數(shù)計算公式計算公式一般由運算符號、常數(shù)、 變量或函數(shù)構(gòu)成。 其中，變量一般就是單 元地址，它本身代表一個數(shù)據(jù)。大多數(shù)的報表系統(tǒng)規(guī)定，單元公式以“二”打頭，換言之沒有“二”的是固 定單元，而以“二”開頭的是計算公式函數(shù)

5、賬簿函數(shù)、邏輯函數(shù)、數(shù)學函數(shù)、財務函數(shù)等。 總賬取數(shù)函數(shù) 函數(shù)名（科目代碼，會計期間， “方向” ， 賬套號， 會計年度 ， 編 碼 1 ， 編碼 2 ） 表間取數(shù)： 表內(nèi)運算函數(shù)3、單元數(shù)據(jù)的定義在圖形方式下報表的數(shù)據(jù)定義與格式定義一般是同時且在同一個屏幕上進 行。數(shù)據(jù)定義是報表定義的關鍵， 而且要逐個單元地進行定義， 其方法一般有以 下兩種：直接在表格上定義：最流行；用批命令定義。五、報表審核關系的定義不少會計軟件都沿用了報表勾稽核關系的原理， 通過設置報表數(shù)據(jù)之間的審 核公式，檢查所編報表的正確性。1、審核公式的設置：格式狀態(tài)；2、審核公式的執(zhí)行：數(shù)據(jù)狀態(tài)。六、報表數(shù)據(jù)處理 報表數(shù)據(jù)處理

6、主要包括報表計算與重算、表頁管理、表頁匯總、舍位平衡、報表排序、圖形處理、網(wǎng)頁制作等功能。1、數(shù)據(jù)采集與報表重算報表生成一般有兩種方式， 即自動計算和手動計算方式。 自動計算方式是指 報表數(shù)據(jù)或公式發(fā)生變動時， 系統(tǒng)將自動對報表進行重新計算； 而手工計算方式 則必須執(zhí)行報表數(shù)據(jù)采集或報表重算功能，報表數(shù)據(jù)才會改變。數(shù)據(jù)采集與報表重算的一般過程如下：（1）打開報表文件。（2）選擇數(shù)據(jù)狀態(tài)或修改其他參數(shù)。（3）執(zhí)行數(shù)據(jù)采集或報表重算功能開始采集或計算單元數(shù)據(jù)。（4）如果設置有審核公式，則自動執(zhí)行正確性審核。2、表頁管理報表軟件提供有多表頁管理功能， 即允許對一個報表設置多個表頁， 而且一 個表頁代

7、表一個會計期間的報表。 但一個報表不論有多少表頁都只能有一套公式， 只是由于表頁的計算時機不同所生成的單元數(shù)據(jù)不同而已。表頁管理一般提供增刪表頁、設置關鍵字、 表頁鎖定、 表頁排序等功能。如 果一個報表按會計期間設置表頁， 則每個期間要增加一個新的表頁。 對新表頁需 要命名、設置關鍵字以及為表頁設置相應的取數(shù)期間。 其中，以月份為表頁命名； 以生成表頁的年月日為關鍵字； 取數(shù)期間則關系到能否正確生成單元數(shù)據(jù)。 此外， 對于已經(jīng)結(jié)賬期間的表頁可以對其鎖定。3報表匯總報表匯總一般用于兩種情況：一是單位內(nèi)部不同期間的同一種報表的匯總， 主要用于統(tǒng)計較長期間的累計值； 二是不同單位同一期間同一種報表的

8、匯總， 主 要用于總公司對下屬分公司或上級主管部門對下屬單位有關報表的匯總。 兩種情 況要求匯總的都是同一種報表， 即數(shù)據(jù)可以不同但格式必須完全相同。 顯然，報 表匯總可以轉(zhuǎn)化為表頁之間的匯總問題。 因為，不僅單位內(nèi)部不同期間的報表一 般用不同表頁表示，而且下屬分公司的報表也可以采集進表頁。所以報表匯總， 實際上是將多頁報表數(shù)據(jù)進行立體疊加的過程。七、報表的合并財政部 2 月頒布了合并會計報表暫行規(guī)定 ，其中規(guī)定：凡設立于我國境 內(nèi)，擁有一個或一個以上子公司的母公司， 應該編制合并會計報表， 包括合并資 產(chǎn)負債表、合并利潤表、合并利潤分配表和合并現(xiàn)金流量表。合并報表不是對子公司報表進行簡單的匯總。 我國只有少數(shù)會計軟件提供合并報表功能。 會計人員首先要掌握編制合并報 表的原理和編制方法，然后才可以借助報表系統(tǒng)完成合并報表的編制。八、報表的查詢與輸出報表的輸出形式有以下幾種：（1）屏幕顯示（