(完整版)企業(yè)如何應(yīng)用項目管理辦公室PMO

1、企業(yè)如何應(yīng)用項目管理辦公室PMO目前很多組織在關(guān)注項目管理，把項目管理作為提升企業(yè)競爭力的基礎(chǔ)，很多國內(nèi)企業(yè)已經(jīng)不僅僅是將重點放在提高項目經(jīng)理的個人技能上，而是將組織整體的項目管理能力建設(shè)作為今后的發(fā)展目標(biāo)，項目管理體系的建立，項目管理方法論、流程、制度的形成，都是其發(fā)展組織項目管理能力的具體體現(xiàn)。另外還成立相關(guān)的管理部門，如： 項目管理部、項目管理中心、項目管理辦公室等，對項目進(jìn)行整體管理、監(jiān)控、支持等，這些部門就是我們所說的項目管理辦公室(Project Management Office,PMO) 。但是， PMO 如何在企業(yè)中發(fā)揮作用?這在項目管理過程中扮演什么樣的角色?應(yīng)該賦予它什么

2、樣的職權(quán)?不同組織的定義不同，甚至在組織內(nèi)部也爭執(zhí)不休，下面摘錄一些組織對 PMO 職能的定義：* 執(zhí)行項目文檔的收集和督促項目經(jīng)理按照公司的項目管理制度來執(zhí)行項目。* 類似于項目經(jīng)理部，將所有的項目經(jīng)理集中在這一個部門內(nèi)，在項目執(zhí)行過程中，該部門成員擔(dān)任項目經(jīng)理的角色。* 類似于項目控制部門，要求所有的項目控制，計劃審批等都通過些部門來進(jìn)行。上述描述中哪種是PMO 職能的準(zhǔn)確描述?如何來定義PMO?其作用是什么呢？這些確實是很值得探付的是問題。PMO 是什么目前各界對于PMO 的爭議一直沒有間斷，對于 PMO 的定義也不完全相同，但目前普遍接受的一種定義是：PMO 是在組織內(nèi)部將實踐、過程、

3、運作形式化和標(biāo)準(zhǔn)化的部門，這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果，同時項目成功的幾率是上升的，PMO 是組織內(nèi)部項目分析、設(shè)計、 管理、 檢查等方面能力的關(guān)鍵資源，簡單地說，PMO 可以起到以下作用：* 建立組織的項目管理的制度標(biāo)準(zhǔn)。* 在組織內(nèi)部增加溝通，平衡資源的使用。* 提高員工的項目管理水平，提高員工的項目管理水平，提高組織的項目成功率。PMO 在組織中的角色PMO 是組織項目管理的核心，它在組織中起著至關(guān)重要的作用。通常情況下，會充當(dāng)以下三個角色：第一種角色：作為項目管理的支持者。PMO 主要為項目管理提供管理支持、行政支持、培訓(xùn)、 咨詢顧問、技術(shù)服務(wù)、知識管理等支持服務(wù)。這種

4、角色以低調(diào)和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項目經(jīng)理的認(rèn)可，不容易引起太多的反對和權(quán)力之爭，在PMO 的剛剛起步階段，這種方式容易得以實施 和執(zhí)行。第二種角色：作為項目的控制者。在這種情形下，PMO擁有很大的權(quán)力，相當(dāng)于代表公司的管理層，對于項目進(jìn)行整體的管理和控制，保證項目的順利執(zhí)行，以實施項目的目標(biāo)和組織的目標(biāo)。這時PMO 的工作可以包括：資源的分配、計劃的審批，項目的檢查和分析，PMO 為組織的項目分配所需要的資源，確保組織資源在項目中使用的最優(yōu)化，同時對每一個所支持項目的項目計劃負(fù)責(zé)，進(jìn)行項目計劃的審核，保證項目計劃的可行性和最優(yōu)化：另外還需要持續(xù)監(jiān)控項目，確保項目按照計劃執(zhí)行，并能夠成功完

5、成。第三種角色：作為項目戰(zhàn)略的管理者。在這種情形下，PMO 需要制定整個公司的項目管理制度和構(gòu)架項目管理的體系，這時它的工作包括：為組織開發(fā)和選用適用的項目管理方法論，流程和工具，并形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，建立組織的項目管理文化，證明項目管理的價值，形成項目管理的統(tǒng)一認(rèn)識，并在組織司令部推行項目管理的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行項目群管理(Project Portfolio Management) ，確保所有要招待的項目能夠圍繞著組織的目標(biāo)，并且能夠為公司帶來相應(yīng)的利益。在這里我們提到了項目群管理，什么是項目群管理呢?它可以被定義為：在一組項目中，應(yīng)用一系列的知識、技能、工具和技術(shù)以滿足或超越組織投資策略的期望和要求。

6、這是在回答，我們應(yīng)該選擇什么和放棄什么的問題，如何實現(xiàn)戰(zhàn)略需求和戰(zhàn)術(shù)需求之間的平衡，在高層次的項目群管理中，還包括編制候選項目目錄，開發(fā)用于多個項目選擇時的選擇和評分的標(biāo)準(zhǔn)，采用直觀的顯示、比選模型分析方法來確認(rèn)和平衡多個項目，項目管理是保證項目被正確地執(zhí)行，而項目群管理是保證正確的項目被執(zhí)行。PMO 在組織中的具體角色和體現(xiàn)的職能，并非是一成不變的，或者說哪個種方式是最佳的，需要根據(jù)組織的具體特點和組織的結(jié)構(gòu)形式的不同而有抽差異。另外，也需要根據(jù)組織發(fā)展的不同階段，進(jìn)行不同的定位。PMO 的組織模式PMO 作為組織司令部一個共享部門，其組織模式對于它在組織中的作用產(chǎn)生很大的影響，通常我們會根

7、據(jù)組織的業(yè)務(wù)特點， 企業(yè)文化、組織結(jié)構(gòu)等不同，采用不同的組織模式。常用的組織模式有三種：支持式PMO、教練式PMO、管理式 PMO。支持式PMOo在這種模式下，PMO作為項目管理制度和項目最佳實踐的收集者，將這些信息形成知識庫，供項目經(jīng)理使用，這些知識庫的內(nèi)容包括：* 項目管理方法論。* 項目管理數(shù)據(jù)庫。* 項目的歷史信息。* 項目管理軟件。* 項目管理工具和模板。* 項目人力資源庫。* 項目管理的培訓(xùn)。它為項目設(shè)計、管理、 報告提供一套方便的工具和方法，但它不參與到項目的具體實施和控制中，也不為項目實施提供更深層次的支持服務(wù)，項目經(jīng)理仍然向他的職能部門經(jīng)理匯報，這種模式通常會在一些控制力薄弱

8、的總部機(jī)構(gòu)中長期出現(xiàn)， 其實在這種模式下，PMO 是作為項目的支持者和部分項目戰(zhàn)略決策者的角色出現(xiàn)。教練式PMOo這種模式是第一種模式的延展，PMO除提供知識庫外，還為項目經(jīng)理提供培訓(xùn)知識庫外，還為項目經(jīng)理提供培訓(xùn)和教育，并做一部分項目監(jiān)督工作。PMO 通過采取一些主動的行為來共享一些跨職能部門的項目管理的實踐，同時加強(qiáng)他們之間的溝通，因此項目的執(zhí)行效果有明顯的改觀。另外PMO 開始嘗試實行項目群管理，便通常只是簡單的輸入，沒有能力進(jìn)行決策建議，同時會采取一系列的管理能力，例如： 培訓(xùn)不勝任的和新的項目經(jīng)理，在執(zhí)行能力強(qiáng)的項目經(jīng)理和弱的項目經(jīng)理之間建立起來一種導(dǎo)師制度等。在這種模式下，PMO

9、是一個持久的部門，有固定的員工，同時對所有的項目有一些監(jiān)督的責(zé)任（但不會涉及到很詳細(xì)的項目檢查，也不會進(jìn)行項目審批），這樣，在項目經(jīng)理和PMO 之間就會形成一定的 “虛線” 匯報關(guān)系，這種模式通常在有固定的員工和行政支持的情況下建立，概括的講，在這種模式下，PMO 主要的工作有：* 提供項目管理的服務(wù)和培訓(xùn)。* 輔助進(jìn)行項目計劃、項目啟、項目收尾等工作。* 推廣項目管理的方法論和流程。* 管理高級別的項目檢查和報告。管理式PMOo在這種模式下，PMO是最持久和穩(wěn)固的組織，這作為監(jiān)控項目的內(nèi)部顧問，擁有一些權(quán)威人士來評價，批準(zhǔn)和監(jiān)控組織的項目實施，此時PMO 職能最全，對于項目管理的影響也很大，

10、組織中所有的項目都將被PMO直接管理和監(jiān)控，甚至有時所有的項目經(jīng)理都有共享的，PMO 會根據(jù)公司項目的需要，將項目經(jīng)理分配到項目中去，而不受職能部門和業(yè)務(wù)領(lǐng)域的限制。在這種模式下，PMO 對組織所有的項目進(jìn)行管理，包括：評定項目范圍，分配項目資源，核實項目進(jìn)度、費用、 風(fēng)險，在項目執(zhí)行前對項目假定施加影響。PMO 還進(jìn)行高層次的項目群管理，根據(jù)組織的目標(biāo)、資源狀況，收益預(yù)期等有效選擇項目。概括地講，在這種模式下，PMO 主要的工作有：* 執(zhí)行項目的評審和項目檢查。* 參與到項目生命期的各個階段中。* 為項目提供項目經(jīng)理和項目成員。* 在整個組織范圍內(nèi)進(jìn)行項目群管理。組織如何來建立自己的PMO了

11、解了 PMO 的角色和組織模式，那么對于沒有建立PMO 的組織，應(yīng)該如何建立自己的PMO 呢 ?我認(rèn)為可以分為三個步驟：第一步，建立PMO 的準(zhǔn)備。這一步工作主要是了解組織的現(xiàn)狀，明確建立PMO 的目標(biāo)及整體的規(guī)劃，這個步驟的工作主要有以下幾項目：(1)評估當(dāng)前所處的環(huán)境：了解組織在項目管理方面的相關(guān)資源(員工技能、資金、項目管理工具等)現(xiàn)狀，組織(企業(yè)文化、組織支持等)狀況以及目前組織的管理模式等。(2)建立 PMO 的愿景和使命，包括：組織的授權(quán)，PMO的模式，運作的政策和執(zhí)行的方法。(3)明確PMO 在組織內(nèi)實施的目標(biāo)的目的。(4)開發(fā)PMO 的商業(yè)模式，包括：PMO 的需求，執(zhí)行的戰(zhàn)略

12、，進(jìn)展計劃以及費用預(yù)算等。第二步，開發(fā)PMO 的戰(zhàn)略和操作計劃，這一步的工作主是是建立PMO 的組織，明確組織的流程以及項目管理體 系和管理制度，其主要工作包括: (1)軍政府 PMO 的組織結(jié)構(gòu)和招募員工的要求。(2)定義項目管理的方法論框架。(3)定義 PMO 的運作流程。(4)建立檢查的流程和績效評估標(biāo)準(zhǔn)。(5)開發(fā)培訓(xùn)需求。第三步，建立PMO。(1)招募員工。(2)選擇或開發(fā)項目管理的方法論，包括：項目管理的流程、組織設(shè)計、項目管理的方法論、項目管理的制度等。(3)執(zhí)行 PMO 的流程和程序。當(dāng)按照上面的步驟建立起了組織的PMO 后，并不是說就保持不變了，通常情況下，還會根據(jù)組織的運行

13、情況，再次重復(fù)執(zhí)行以上三步的過程，以進(jìn)行PMO 的改進(jìn)，這個周期可以在6-12 個月左右。在選擇 PMO 的組織模式時，我們通常會選擇從第一種模式(支持式PMO)作為起點，當(dāng)發(fā)展到一定程度時再進(jìn)行改進(jìn)，擴(kuò)展其職能，升級PMO 的組織模式，如果組織的決策層對于項目管理的重視程度非常高，給予PMO 的權(quán)限也足夠，也可以直接采用第三種模式 (管理式PMO),但直接采用 這種模式會對組織產(chǎn)生比較大的沖擊，碰到的阻力也會很對 PMO 所需員工的數(shù)目及技能要求，將根據(jù) PMO 在組織中扮演角色和職能的不同而發(fā)生變化，在支持式PMO 中，方法論專定或一個項目助理將是足夠的，在一些復(fù)雜的模式下，可能還需要加入

14、一些項目經(jīng)理和行政人員，在一些大型的組織中，可能會有幾十個項目經(jīng)理直接或間接隸屬于PMO,但PMO的大小一般會在 5-20人的范圍內(nèi)。在某些情況下，當(dāng)難以由專職的專家組成時，也可以采用一些虛擬組織來執(zhí)行某些功能，如：項目管理方法論的開發(fā)和選用，項目的審批等。PMO 如何成功地發(fā)揮作用在建立好了PMO 之后， 就需要讓PMO 按照預(yù)定的權(quán)限和流程進(jìn)行運作，在動作的過程中，應(yīng)該注意以下事項：* 應(yīng)該使項目管理在組織內(nèi)部具有連貫性和穩(wěn)固性，不能夠只是作為口號的宣傳或者是階段性的工作突擊。* 能夠向組織的決策層、職能經(jīng)理及員工展示項目管理的價值。這些人是PMO 運作的利益相關(guān)者，只有這些人的真正支持，

15、才能夠配合PMO 的運作，起到PMO 的作用。* 能夠在項目經(jīng)理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀地來審視項目。* 能夠平衡其作為項目控制者和項目支持者角色之間的關(guān)系。 PMO 的目的是為了保證項目實施的成功，而不是實現(xiàn)對項目人員和項目決策的控制機(jī)構(gòu)，因此PMO 不應(yīng)該作為政策的強(qiáng)制執(zhí)行機(jī)構(gòu)出現(xiàn)，來管理制項目的執(zhí)行。應(yīng)提供給項目成功的經(jīng)驗，預(yù)見性地去發(fā)現(xiàn)一些項目管理中的問題，來配合項目經(jīng)理成功地完成項目。* 可以根據(jù)情況，進(jìn)行項目群管理，保證項目是按照最優(yōu)化的方式來安排和選擇，能進(jìn)行項目優(yōu)先等級的排序，以實現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。* 重視培訓(xùn)和教育的作用，PMO 應(yīng)該為項目管理和實施人員提供系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，以提高他們的項目管理水平。* 應(yīng)加強(qiáng)項目經(jīng)理之間的溝通，可以采用定期的經(jīng)驗交流會，研討會，問題解決會，時事通訊，富來兒(FLYERS Fun Loving Youth En Route to Success) 等多種形式，來加強(qiáng)項目經(jīng)理間的溝通，提高項目經(jīng)理的管理水平。項目管理論壇* 重視知識管理，PMO 應(yīng)該收集和管理項目執(zhí)行的經(jīng)驗和教訓(xùn)，作為項目的歷史數(shù)據(jù)信息，作為今后組織的應(yīng)屆生依據(jù)和項目執(zhí)行的參考。* 持續(xù)改進(jìn)，應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有方法論、流程、制度的應(yīng)用情況和反映出來的問題，對其進(jìn)行改進(jìn)。這個過程應(yīng)該是持續(xù)的，同時需要與其他組織進(jìn)行比較(基準(zhǔn)比較)，發(fā)現(xiàn)自己的差距，以更加完