東海岸物業(yè)管理有限公司入住計(jì)劃實(shí)施方案

1、東海岸物業(yè)管理有限公司 03750375首府管理處首府管理處 入住工作匯報(bào)入住計(jì)劃實(shí)施接管驗(yàn)收入住計(jì)劃入住流程1、接管驗(yàn)收、接管驗(yàn)收n接管驗(yàn)收與移交工作流程并行接管驗(yàn)收與移交接管做好接管驗(yàn)收與移交工作準(zhǔn)備組成驗(yàn)收組與移交工作小組接到地產(chǎn)接管驗(yàn)收通知整改NO是否合格YES各分項(xiàng)目小組處完成驗(yàn)收移交完成移交整體簽字正式接管完成工作內(nèi)容工作內(nèi)容主辦部門主辦部門 協(xié)辦部門協(xié)辦部門時(shí)間節(jié)點(diǎn)時(shí)間節(jié)點(diǎn)建立入住領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一指揮、協(xié)調(diào)入住事宜地產(chǎn)工程物業(yè)公司成立各工作小組明確各小組具體工作內(nèi)容物業(yè)公司地產(chǎn)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)、行政物業(yè)各崗位人員招聘到位物業(yè)公司地產(chǎn)行政部物業(yè)參與入住人員封閉培訓(xùn) 物業(yè)公司新增人員工裝物業(yè)公

2、司地產(chǎn)行政部建筑垃圾的收集清運(yùn)，維修、綠化、保安、保潔工具的配備物業(yè)公司地產(chǎn)銷管部標(biāo)識(shí)、廣告牌、公示牌、入住現(xiàn)場(chǎng)布置等物業(yè)公司地產(chǎn)行政部入住工作安排表入住工作安排表1人員、物料、資料及辦公區(qū)域和場(chǎng)地的準(zhǔn)備入入住住準(zhǔn)準(zhǔn)備備建立入住組織項(xiàng)項(xiàng) 目目2人員準(zhǔn)備2、入住計(jì)劃、入住計(jì)劃 入住工作安排表入住工作安排表 3、入住流程、入住流程1）入住手續(xù)示意圖）入住手續(xù)示意圖 業(yè)業(yè)主主入住手續(xù)示意圖物業(yè)客服人員接待業(yè)主登記業(yè)主資料 簽訂服務(wù)協(xié)議地產(chǎn)行政部通知物業(yè)公司提前20天遺留問(wèn)題進(jìn)行整改通知業(yè)主復(fù)驗(yàn)物業(yè)公司確定業(yè)主資格，向業(yè)主郵寄入伙通知書物業(yè)人員帶領(lǐng)業(yè)主驗(yàn)房核對(duì)三表止碼業(yè)主憑入伙通知書到物業(yè)按通知分批時(shí)

3、段驗(yàn)房合格在房屋設(shè)施驗(yàn)收單上簽字驗(yàn)房不合格交售后服務(wù)部處理業(yè)主交納物業(yè)管理費(fèi)需預(yù)交一年發(fā)放房屋鑰匙和業(yè)主手冊(cè) 入住手續(xù)完成物業(yè)客服人員接待業(yè)主登記業(yè)主資料 簽訂服務(wù)協(xié)議地產(chǎn)行政部通知物業(yè)公司提前20天遺留問(wèn)題進(jìn)行整改通知業(yè)主復(fù)驗(yàn)物業(yè)公司確定業(yè)主資格，向業(yè)主郵寄入伙通知書物業(yè)人員帶領(lǐng)業(yè)主驗(yàn)房核對(duì)三表止碼業(yè)主憑入伙通知書到物業(yè)按通知分批時(shí)段驗(yàn)房合格在房屋設(shè)施驗(yàn)收單上簽字驗(yàn)房不合格交售后服務(wù)部處理業(yè)主交納物業(yè)管理費(fèi)需預(yù)交發(fā)放房屋鑰匙和業(yè)主手冊(cè) 入住手續(xù)完成3、入住流程、入住流程2）聯(lián)合入住小組示意圖）聯(lián)合入住小組示意圖 業(yè)主確認(rèn)組業(yè)主確認(rèn)組現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)組現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)組入住接待組入住接待組財(cái)務(wù)收費(fèi)組財(cái)務(wù)收費(fèi)組

4、房屋驗(yàn)收組房屋驗(yàn)收組其他手續(xù)組其他手續(xù)組售后服務(wù)組售后服務(wù)組銷管部銷管部營(yíng)銷部營(yíng)銷部工程部工程部物業(yè)物業(yè)財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部直接負(fù)責(zé)直接負(fù)責(zé)參與支持參與支持售后部售后部聯(lián)合入住小組示意圖宣傳企劃組宣傳企劃組3、入住流程、入住流程3）、入住組織分工與任務(wù)說(shuō)明）、入住組織分工與任務(wù)說(shuō)明宣傳企劃組宣傳企劃組 由由地產(chǎn)銷管部負(fù)責(zé)，物業(yè)參與地產(chǎn)銷管部負(fù)責(zé)，物業(yè)參與，主要職責(zé)為： 1、一期入住前置宣傳； 2、業(yè)主入住現(xiàn)場(chǎng)及小區(qū)內(nèi)氛圍布置； 3、入伙儀式策劃舉辦。 業(yè)主確認(rèn)組業(yè)主確認(rèn)組 由由物業(yè)和物業(yè)和銷管部負(fù)責(zé)銷管部負(fù)責(zé)，主要職責(zé)為: 1、銷管部向業(yè)主發(fā)出入住通知及確認(rèn)業(yè)主具備入住資格； 2、物業(yè)負(fù)責(zé)給具備入住資

5、格的業(yè)主發(fā)入伙通知單 。 現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)組現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)組 由物業(yè)負(fù)責(zé)由物業(yè)負(fù)責(zé)，主要職責(zé)為提供入住現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)服務(wù)和形象展示，增強(qiáng)客戶良好體驗(yàn)。 入住接待組入住接待組 由物業(yè)客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)由物業(yè)客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)，職責(zé)為： 1、負(fù)責(zé)審驗(yàn)業(yè)主入住通知書和證件，“一對(duì)一”接待業(yè)主、引導(dǎo)及協(xié)助業(yè)主辦理各種手續(xù)； 2、負(fù)責(zé)登記業(yè)主資料、與業(yè)主簽定前期服務(wù)協(xié)議； 3、負(fù)責(zé)引領(lǐng)業(yè)主交費(fèi)及到驗(yàn)房組驗(yàn)房及交接鑰匙和發(fā)放業(yè)主手冊(cè) ； 4、負(fù)責(zé)引導(dǎo)和協(xié)助完成入住后的業(yè)主進(jìn)行裝修和車位手續(xù)辦理； 5、負(fù)責(zé)協(xié)助業(yè)主處理入住過(guò)程中的其他事宜。 財(cái)務(wù)收費(fèi)組財(cái)務(wù)收費(fèi)組 由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，主要職責(zé)為： 1、負(fù)責(zé)核對(duì)業(yè)主購(gòu)房資料計(jì)

6、算物業(yè)管理費(fèi)用額度； 2、負(fù)責(zé)收取業(yè)主交納的物業(yè)管理費(fèi)用和其他費(fèi)用。 房屋驗(yàn)收組房屋驗(yàn)收組 由物業(yè)工程部負(fù)責(zé)由物業(yè)工程部負(fù)責(zé)，地產(chǎn)工地產(chǎn)工程人員參與支持程人員參與支持，主要職責(zé)為： 1、負(fù)責(zé)帶領(lǐng)業(yè)主驗(yàn)收房屋； 2、負(fù)責(zé)按流程處理房屋遺留問(wèn)題，與售后服務(wù)部對(duì)接； 3、負(fù)責(zé)要求驗(yàn)房合格的業(yè)主在房屋驗(yàn)收單上簽字，完成驗(yàn)房手續(xù)； 4、負(fù)責(zé)與完成驗(yàn)房的業(yè)主交接鑰匙等。 售后服務(wù)組售后服務(wù)組 由地產(chǎn)工程部負(fù)責(zé)由地產(chǎn)工程部負(fù)責(zé)，物業(yè)客服參與，主要職責(zé)為： 1、處理業(yè)主入住驗(yàn)房時(shí)發(fā)現(xiàn)的遺留問(wèn)題； 2、負(fù)責(zé)聯(lián)系業(yè)主復(fù)驗(yàn)入住。 其他手續(xù)組其他手續(xù)組 由物業(yè)管理中心負(fù)責(zé)由物業(yè)管理中心負(fù)責(zé)，主要職責(zé)為： 1、業(yè)主檔案

7、收集整理、分析整理，發(fā)放； 2、房屋鑰匙管理； 3、現(xiàn)場(chǎng)客訴處理； 4、車位、裝修手續(xù)辦理； 5、入住招商組織 ； 6、其他后勤支持。 3、入住流程、入住流程4）、入住組織分工與任務(wù)示意圖）、入住組織分工與任務(wù)示意圖地產(chǎn)行政部通知物業(yè)公司提前20天物業(yè)公司確定業(yè)主資格，向業(yè)主郵寄入伙通知書業(yè)主憑入伙通知書到物業(yè)按通知分批時(shí)段物業(yè)人員帶領(lǐng)業(yè)主驗(yàn)房核對(duì)三表止碼驗(yàn)房合格在房屋設(shè)施驗(yàn)收單上簽字發(fā)放房屋鑰匙和業(yè)主手冊(cè) 入住手續(xù)完成物業(yè)客服人員接待業(yè)主登記業(yè)主資料 簽訂服務(wù)協(xié)議業(yè)主交納物業(yè)管理費(fèi)需預(yù)交一年驗(yàn)房不合格交售后服務(wù)部處理遺留問(wèn)題進(jìn)行整改通知業(yè)主復(fù)驗(yàn)業(yè)主確認(rèn)組業(yè)主確認(rèn)組現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)組現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)組入住接待

8、組入住接待組財(cái)務(wù)收費(fèi)組財(cái)務(wù)收費(fèi)組房屋驗(yàn)收組房屋驗(yàn)收組售后服務(wù)組售后服務(wù)組其他手續(xù)組其他手續(xù)組3、入住流程、入住流程5）、入住操作流程示意圖）、入住操作流程示意圖入住操作流程示意圖：入住操作流程示意圖：入住宣傳及氛圍布置入住宣傳及氛圍布置（宣傳企劃組負(fù)責(zé)）（宣傳企劃組負(fù)責(zé)）通知入住及資格確認(rèn)通知入住及資格確認(rèn)（業(yè)主確認(rèn)組負(fù)責(zé)）（業(yè)主確認(rèn)組負(fù)責(zé)）現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)及形象展示（現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)組負(fù)責(zé)）現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)及形象展示（現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)組負(fù)責(zé)）業(yè)主接待辦理手續(xù)業(yè)主接待辦理手續(xù)（入住接待組負(fù)責(zé)）（入住接待組負(fù)責(zé)）各項(xiàng)物業(yè)費(fèi)用收取各項(xiàng)物業(yè)費(fèi)用收?。ㄘ?cái)務(wù)收費(fèi)組負(fù)責(zé)）（財(cái)務(wù)收費(fèi)組負(fù)責(zé)）客訴及緊急情況處理（其他手續(xù)組負(fù)責(zé)）客訴及緊急情

9、況處理（其他手續(xù)組負(fù)責(zé)）其他手續(xù)辦理其他手續(xù)辦理（其他手續(xù)組負(fù)責(zé)）（其他手續(xù)組負(fù)責(zé)）房屋驗(yàn)收及鑰匙交接房屋驗(yàn)收及鑰匙交接（房屋驗(yàn)收組負(fù)責(zé)）（房屋驗(yàn)收組負(fù)責(zé)）5.1面向業(yè)主服務(wù)面向業(yè)主服務(wù)提供服務(wù)支持提供服務(wù)支持入入住住1、填寫入住通知書和入住須知并在入住至少一周前通過(guò)掛號(hào)專遞方式發(fā)送給業(yè)主，并做電話回訪給與確認(rèn)。2、確認(rèn)業(yè)主購(gòu)房手續(xù)齊全后發(fā)給物業(yè)入戶通知單。業(yè)主入住通知與資格確認(rèn)操作流程詳解：業(yè)主入住通知與資格確認(rèn)操作流程詳解：3、入住流程、入住流程6）、其他問(wèn)題的處理）、其他問(wèn)題的處理入住前置手續(xù)處理：入住前置手續(xù)處理： 業(yè)主入住通知和身份確認(rèn)由營(yíng)銷部負(fù)責(zé)，業(yè)主完成購(gòu)房最終手續(xù)后，由物業(yè)公司

10、發(fā)出入伙通知書入伙通知書，憑此通知書確認(rèn)業(yè)主具備入伙資格，審核業(yè)主身份證件和房屋買賣合同即可為其辦理入住手續(xù)。對(duì)入住日期的技術(shù)處理：對(duì)入住日期的技術(shù)處理： 為解決一期交房時(shí)間承諾問(wèn)題，將交房日期進(jìn)行如下處理： 將一期業(yè)主入住手續(xù)的辦理按照時(shí)間段劃分開（以5.1為起始日，分3天進(jìn)行、平均每天50戶），由物業(yè)處在5月1日前一周將房屋交付使用通知和入住須知郵寄給業(yè)主，其中在入住須知中即載明該業(yè)主具體的入住手續(xù)辦理日期和具體辦理時(shí)間，對(duì)外宣為避免業(yè)主一哄而上的無(wú)序局面。 對(duì)每天入住戶數(shù)的處理：對(duì)每天入住戶數(shù)的處理： 由于現(xiàn)有人員小區(qū)入住工作經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，為避免5月1日入住開始時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉造成慌亂，5

11、月1日只安排30戶，便于鍛煉和積累經(jīng)驗(yàn)，此后每天可以大約安排50戶集中辦理?！耙粚?duì)一一對(duì)一”入住手續(xù)辦理：入住手續(xù)辦理： 一期入住物業(yè)管理中心將采用“一對(duì)一”服務(wù)模式，即一名物業(yè)接待人員專人接待一名業(yè)主，協(xié)助或引導(dǎo)業(yè)主處理所有入住手續(xù)，接待員負(fù)責(zé)接待業(yè)主、審核登記業(yè)主資料、與業(yè)主簽定服務(wù)協(xié)議、帶領(lǐng)業(yè)主到財(cái)務(wù)交納物業(yè)費(fèi)用、帶領(lǐng)業(yè)主到驗(yàn)房組驗(yàn)房、驗(yàn)房合格后與業(yè)主交接鑰匙并發(fā)放業(yè)主手冊(cè)，最后完成所有入住手續(xù)。 “一對(duì)一”模式可以避免一條龍入住模式任一環(huán)節(jié)產(chǎn)生業(yè)主糾紛造成堵塞而影響整個(gè)入住正常開展的情況，但“一對(duì)一”模式需要大量經(jīng)驗(yàn)豐富的接待人員。按計(jì)劃需要安排58名接待人員 。統(tǒng)一口徑的準(zhǔn)備統(tǒng)一口徑的準(zhǔn)備 針對(duì)入住時(shí)業(yè)主可能會(huì)提及的一些問(wèn)題，我們反復(fù)推導(dǎo)，征詢意見(jiàn)，現(xiàn)已初步匯集整理，