文書檔案整理要求

1、附件2：文書檔案整理要求歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。一、“件”的概念：歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件。1、文件正本與定稿為一件；2、正文與附件為一件；3、正文與文件處理單（包括文件處理單、擬辦單、行文呈批表、簽批條等）作為一件；注意：各單位必須使用區(qū)檔案局統(tǒng)一印制的行文呈批表，并填好全宗號、類別號、期限、年度、機構(gòu)、件號六個標識，實時歸檔。4、原件與復(fù)制件作為一件（指原件不清）；5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文作為一件；6、報表、名冊、圖冊等應(yīng)按照其本來的裝訂方法，一冊（本）作為一件；7、來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、函與復(fù)函）作為兩件分別編號，如果

2、當年沒有批復(fù)的，要在請示目錄備注欄中注明情況；8、記錄按一次會議為一件，并要求在著錄過程中，注明會議主要內(nèi)容；9、大事記以年度為單位作為一件；10、行政介紹信可以幾張（不超20張）粘帖成一件。二、歸檔文件的技術(shù)與處理：1、拆釘永久、長期保存文件的金屬釘要拆下，短期可不拆。2、文件的修整第一，修裱破損文件；第二，復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件，如復(fù)寫紙、圓珠筆、鉛筆、傳真件；第三，超大紙張要折疊，少于B5的紙要托裱。3、裝訂薄的文件用不銹鋼釘，但要注意不能使用微波消毒設(shè)備消毒；厚的文件用棉線三孔一線，采用左側(cè)裝訂，左、下側(cè)對齊。4、排列同一保管期限內(nèi)的文件最簡單的方法是按文件形成時間的先后順序排列。

3、成套性文件相對集中排列。如同一次活動、同一項工作、同一個會議、同一刊物、會議記錄、大事記等。對未及時歸檔文件，排在相應(yīng)類別的最后。5、編號企業(yè)檔案一般有以下類目代號類目（科技）類目（文書）代號類目（其他）O產(chǎn)品類4文書類7聲像類1設(shè)備、儀器類廠務(wù)行政8人員類2基建類經(jīng)營管理9會計類3科研類黨群工作10實物類5知識產(chǎn)權(quán)類一級類目以下按各類檔案的內(nèi)容、性質(zhì)分別設(shè)二級類目、三級類目、四級類目，以下為各案卷排列順序號。分類編號規(guī)程分類號及案卷順序號（構(gòu)成檔號）統(tǒng)一用阿拉伯數(shù)字作代號，各類目之間分別用圓點分隔（占半格），分類號與順序號之間用破折號“一”分隔（占一格）。舉例：x.x.x.x-1IIIII-

4、案卷順序號IIII四級類目III三級類目II二級類目I一級類目例（一）產(chǎn)品類編號案卷排列順序號IIII品種名稱（四級類目）III劑型（三級類目）II成藥品（二級類目）I產(chǎn)品類（一級類目）例（二）設(shè)備類1. 211-1IIIII案卷排列順序號IIII設(shè)備儀器型號規(guī)格（四級類目）III設(shè)備、儀器種類（三級類目）II通用設(shè)備（二級類目）I設(shè)備儀器類（一級類目）例（三）基建類編號2. 2.1-1IIII案卷排列順序號IIIxx車間廠房（三級類目）II生產(chǎn)建筑（二級類目）I基建類（一級類目）例（四）科研類編號3. 1.1-1IIII案卷排列順序號IIIxx科研項目（三級類目）II科研課題（二級類目）I科

5、研類（一級類目）短期 ） 、例（五）文書類編號廠務(wù)行政、經(jīng)營管理、黨政工團編號由年限、保管期（永久、長期、案卷號構(gòu)成，案卷號的編制每年分別按“永久”“長期”“短期”排三個順序號、案卷排列是以上三類合在一起，按司廠務(wù)行政、經(jīng)營管理、黨政工團類的順序排列。例（六）聲像類檔案的編號7 21-1案卷排列順序號III榮譽證書照片（第三類目）II照片（第二類目）I聲像類（第一類目）例（七）人員檔案編號8III案卷排列順序號II已故員工（第二類目）I人員類（第一類目）例（八）會計檔案編號報表、帳簿、工資單的案卷號，可分別連續(xù)多年各自編一個案卷順序號，一個序號以下超過三位數(shù)編一本目錄。會計憑證每年形成的案卷在

6、200卷以上的，可每年編一個順序號，一年一本目錄，不足200卷的可兩年合編一本目錄。例：91-1案卷排列順序號II報表（二級類目）I會計類（一級類目）分類方案0產(chǎn)品類原料藥1 設(shè)備儀器類綜合專用設(shè)備、儀器類通用設(shè)備、儀器類引進技術(shù)設(shè)備（生產(chǎn)線）2 基建類綜合性文件生產(chǎn)性建筑輔助生產(chǎn)建筑辦公樓生活建筑3 科研類綜合科研課題其他4 文書類廠務(wù)行政經(jīng)營管理黨政工團5 知識產(chǎn)權(quán)類專利商標條形碼7聲像類71照片底片72照片7.2.1榮譽、獎狀照片7.2.2人物7.2.3會議7.2.4廠容廠貌7.2.5參觀視察7.2.6生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營活動7.2.7企業(yè)文化錄音帶錄像帶光盤8 人員類已故員工離職或去向不明人

7、員9 會計類報表賬簿憑證工資單其他10 實物類企業(yè)證書榮譽證書、獎狀類獎牌獎杯獎旗書畫三、歸檔文件目錄構(gòu)成與裝訂1、構(gòu)成：由封皮、歸檔文件整理說明，歸檔文件目錄組成。2、擬寫歸檔文件整理說明內(nèi)容包括：全宗名稱、機構(gòu)設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)任免情況、本年度工作概況、本年度文書歸檔情況（包含歸檔文件分類方法、文件材料完整與否、檔案數(shù)量及需要說明的問題等）。3、裝訂：可以永久、長期、短期若干年合訂一本目錄，用口取紙區(qū)別不同的年度；也可以分三個保管期限裝訂，這便于以后移交檔案時不用拆訂。四、裝盒裝盒的具體要求：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放在同一檔案盒。不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放在同一檔案盒。分機構(gòu)的情況下，不同機構(gòu)的歸