金蝶K采購(gòu)操作規(guī)程

1、公布范圍公布至：公司各部門首次發(fā)布日期實(shí)施日期制訂溫丹審核批準(zhǔn)目錄第1章采購(gòu)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理41.1采購(gòu)業(yè)務(wù)處理4采購(gòu)資料設(shè)置采購(gòu)業(yè)務(wù)處理 采購(gòu)系統(tǒng)單據(jù)及報(bào)表查詢 委外加工處理 第1章 采購(gòu)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理基于上述前面的基礎(chǔ)，在初始化系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)就可以進(jìn)行日常業(yè)務(wù)的處理。1.1 采購(gòu)業(yè)務(wù)處理采購(gòu)管理系統(tǒng)，是通過(guò)電子單據(jù)將采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)訂貨、倉(cāng)庫(kù)收料、采購(gòu)?fù)素?、?gòu)貨發(fā)票處理等功能綜合運(yùn)用的管理系統(tǒng)，對(duì)采購(gòu)物流全過(guò)程以及采購(gòu)過(guò)程中形成的應(yīng)付賬款處理，進(jìn)行有效的控制和跟蹤，完善企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。1.1.1 采購(gòu)業(yè)務(wù)處理1.1.1.1 常用采購(gòu)流程流程：采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)合同采購(gòu)訂單收料通知單外購(gòu)

2、入庫(kù)單采購(gòu)發(fā)票費(fèi)用發(fā)票（1）采購(gòu)申請(qǐng)單：用戶登錄K/3 主界面后，點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【采購(gòu)申請(qǐng)】【采購(gòu)申請(qǐng)單-新增】，依此路徑進(jìn)入采購(gòu)申請(qǐng)單錄入界面：（2）采購(gòu)合同：點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【采購(gòu)合同】【采購(gòu)合同-新增】，依此路徑進(jìn)入采購(gòu)合同錄入界面，錄入合同日期、合同名稱、產(chǎn)品代碼、數(shù)量及單價(jià)等信息， 然后點(diǎn)擊【保存】按鈕，保存單據(jù)，再點(diǎn)【審核】按鈕審核單據(jù)，（3）采購(gòu)訂單：點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【采購(gòu)合同】【采購(gòu)合同-維護(hù)】，依此路徑進(jìn)入采購(gòu)合同序時(shí)簿界面，點(diǎn)擊【下推】，彈出下拉菜單，選擇“采購(gòu)訂單”采購(gòu)訂單：點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【采購(gòu)申請(qǐng)】【采購(gòu)申請(qǐng)-維護(hù)】，依此路徑

3、進(jìn)入采購(gòu)申請(qǐng)序時(shí)簿界面，點(diǎn)擊【下推】，彈出下拉菜單，選擇“采購(gòu)訂單”（4）調(diào)出采購(gòu)訂單編輯界面，申請(qǐng)單上的相關(guān)信息攜帶了過(guò)來(lái)并回填訂單的相應(yīng)字段，但是日期、采購(gòu)方式、業(yè)務(wù)員等需要手工錄入，單據(jù)錄入完畢后點(diǎn)擊【保存】，保存成功后點(diǎn)擊【審核】（5）收料通知單：點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【收料通知】【收料通知單-新增】，進(jìn)入收料通知單編輯界面，表頭的“選單類型”處選擇“采購(gòu)訂單”，再在“選單號(hào)”處按F7調(diào)出訂單界面，將對(duì)應(yīng)的訂單選中雙擊，此時(shí)訂單信息便回填收料通知單相關(guān)字段，手工錄入日期、倉(cāng)庫(kù)等其他信息后，保存、審核單據(jù)采購(gòu)訂單上沒(méi)有倉(cāng)庫(kù)信息，收料通知單上的“收料倉(cāng)庫(kù)”是由單據(jù)上的物料屬性中“默認(rèn)倉(cāng)

4、庫(kù)”回填的，可以修改；若物料屬性中沒(méi)有錄入“默認(rèn)倉(cāng)庫(kù)”，則收料通知單上的“收料倉(cāng)庫(kù)”為空，需要手工錄入，也可以不錄，在做外購(gòu)入庫(kù)單時(shí)再進(jìn)行維護(hù)。而且表頭的“收料倉(cāng)庫(kù)”顯示為空，倉(cāng)庫(kù)信息在表體顯示：（6）外購(gòu)入庫(kù)單：點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【外購(gòu)入庫(kù)】【外購(gòu)入庫(kù)單-新增】，進(jìn)入外購(gòu)入庫(kù)單編輯界面，表頭的“選單類型”處選擇“收料通知單”，再在“選單號(hào)”處按F7調(diào)出收料通知單序時(shí)簿界面，將對(duì)應(yīng)的收料通知單選中【雙擊】，此時(shí)收料通知單信息便回填到外購(gòu)入庫(kù)單相關(guān)字段，手工錄入日期、業(yè)務(wù)員等其他信息后，保存、審核單據(jù)：（7）采購(gòu)發(fā)票：點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【采購(gòu)發(fā)票】【采購(gòu)發(fā)票-新增】，進(jìn)入采購(gòu)發(fā)票

5、編輯界面，表頭的“選單類型”處選擇“外購(gòu)入庫(kù)單”，再在“選單號(hào)”處按【F7】調(diào)出外購(gòu)入庫(kù)單序時(shí)簿界面，將對(duì)應(yīng)的外購(gòu)入庫(kù)單選中【雙擊】，此時(shí)外購(gòu)入庫(kù)單信息便回填采購(gòu)發(fā)票相關(guān)字段，手工錄入日期、單價(jià)等其他信息后，保存、審核單據(jù)：將外購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行鉤稽，點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【采購(gòu)發(fā)票】【采購(gòu)發(fā)票-維護(hù)】，進(jìn)入采購(gòu)發(fā)票序時(shí)簿界面，點(diǎn)擊【編輯】菜單下的【鉤稽】，系統(tǒng)會(huì)調(diào)出鉤稽界面，上半部分為采購(gòu)發(fā)票，下半部分為外購(gòu)入庫(kù)單，如下圖所示：1.1.1.2 暫估入庫(kù)流程原材料暫估入賬后，如何進(jìn)行后續(xù)處理？系統(tǒng)提供兩種暫估憑證沖回處理方式：月初一次沖回和單到?jīng)_回，它們分別的基本流程如下： 月初一次沖

6、回：材料入庫(kù)時(shí)直接做外購(gòu)入庫(kù)單，期末發(fā)票未到達(dá)，做暫估入賬，然后期末結(jié)賬，系統(tǒng)在期末結(jié)賬后，會(huì)自動(dòng)按根據(jù)上期生成的暫估憑證，對(duì)應(yīng)生成暫估沖回的紅字憑證。若在當(dāng)期發(fā)票仍未到，則應(yīng)繼續(xù)生成暫估憑證，下期繼續(xù)自動(dòng)沖回。在此種方式下， 當(dāng)暫估的存貨發(fā)票長(zhǎng)期未收到時(shí)，會(huì)多次生成暫估和暫估沖回憑證。直到收到發(fā)票時(shí)才確認(rèn)應(yīng)付賬款和材料的實(shí)際入庫(kù)成本。具體做法為：在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)發(fā)票，將此發(fā)票與對(duì)應(yīng)的外購(gòu)入庫(kù)單鉤稽，進(jìn)行外購(gòu)入庫(kù)核算，之后重新按照采購(gòu)發(fā)票金額生成外購(gòu)入庫(kù)憑證。具體流程如下所示單到?jīng)_回：材料入庫(kù)時(shí)與前操作相同，做暫估入庫(kù)，期末結(jié)賬后系統(tǒng)不予自動(dòng)沖回，直到收到供應(yīng)商的采購(gòu)發(fā)票時(shí)，才對(duì)暫估的外購(gòu)入庫(kù)

7、單進(jìn)行操作，具體做法為：在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)發(fā)票，與之前暫估的外購(gòu)入庫(kù)單鉤稽，進(jìn)行外購(gòu)入庫(kù)核算，生成暫估沖回憑證，然后再做外購(gòu)入庫(kù)憑證。具體流程如下所示例子：2017 年10 月31日，采購(gòu)部向廠家訂購(gòu)連接卡件100 個(gè)，不含稅單價(jià)為12 元 10 月31日貨到，經(jīng)倉(cāng)管部檢驗(yàn)入原材料倉(cāng)庫(kù)，財(cái)務(wù)部支付了價(jià)款并收到對(duì)方開出的增值稅專用發(fā)票價(jià)稅合計(jì)702.00元，經(jīng)手人為admin。 11月1 日，財(cái)務(wù)部支付上期購(gòu)買剩余貨款，不含稅單價(jià)為12元；并收到廠家開具的增值稅專用發(fā)票價(jià)稅合計(jì)702.00元，經(jīng)手人為admin（1）采購(gòu)訂單：點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【采購(gòu)訂單】【采購(gòu)訂單-新增】，依此路徑進(jìn)入采

8、購(gòu)訂單錄入界面，錄入日期、供應(yīng)商、物料代碼、數(shù)量等信息，然后將單據(jù)保存并審核。（2）外購(gòu)入庫(kù)單：點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【采購(gòu)訂單】【采購(gòu)訂單-維護(hù)】，依此路徑進(jìn)入采購(gòu)訂單序時(shí)簿界面，選擇訂單號(hào)，點(diǎn)擊【下推】下的“外購(gòu)入庫(kù)單”，進(jìn)入外購(gòu)入庫(kù)單編輯界面，錄入日期、保管等信息后保存單據(jù)并進(jìn)行審核（3）外購(gòu)入庫(kù)單拆分：點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【外購(gòu)入庫(kù)】【外購(gòu)入庫(kù)單-維護(hù)】，依此路徑進(jìn)入外購(gòu)入庫(kù)單序時(shí)簿界面，選擇【編輯】菜單下【拆分單據(jù)】系統(tǒng)會(huì)調(diào)出外購(gòu)入庫(kù)單編輯界面，此界面上會(huì)多出“拆分?jǐn)?shù)量”一列，把需要拆分的數(shù)量錄在此字段下，然后保存單據(jù)，系統(tǒng)會(huì)提示拆分單據(jù)成功（4）采購(gòu)發(fā)票：點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【

9、采購(gòu)管理】【采購(gòu)發(fā)票】【采購(gòu)發(fā)票-新增】，依此路徑進(jìn)入采購(gòu)發(fā)票錄入界面，源單類型選擇外購(gòu)入庫(kù)單，選單號(hào)處錄入單號(hào)，回車后即可帶出外購(gòu)入庫(kù)單上的相應(yīng)信息，手工錄入日期、保管等信息后保存單據(jù)并進(jìn)行審核1.1.1.3 退貨業(yè)務(wù)流程企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)中，若發(fā)現(xiàn)采購(gòu)的物料有質(zhì)量問(wèn)題、與訂單不符等情況，需要將貨物退還給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商退款或者進(jìn)行換貨處理。 功能介紹 退貨業(yè)務(wù)基本流程： 退料通知單紅字外購(gòu)入庫(kù)單紅字采購(gòu)發(fā)票 案例 2017年8 月10 日，向廠家采購(gòu)的兩片鋸片中發(fā)現(xiàn)有1 片質(zhì)量不合格，采購(gòu)部通知倉(cāng)管部進(jìn)行退貨處理，倉(cāng)庫(kù)將這1 片鋸片 由原材料倉(cāng)庫(kù)退貨，財(cái)務(wù)部于8 月11 日收到廠家的退款以及

10、紅字增值稅專用發(fā)票，合計(jì)418.00 元。 （1）退料通知單：點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【退貨通知單】【退料通知單-新增】， 進(jìn)入退料通知單新增界面，表頭的“選單類型”處選擇“收料通知單”，再在“選單號(hào)”處按F7 調(diào)出收料通知單序時(shí)簿界面，將對(duì)應(yīng)的收料通知單 選中雙擊，相關(guān)信息會(huì)自動(dòng)攜帶到退料通知單上，手工將“數(shù)量”修改為1，再錄入日期、等信息，然后保存并審核單據(jù)，如下圖所示：應(yīng)用流程 （2）紅字外購(gòu)入庫(kù)單：點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【倉(cāng)存管理】【驗(yàn)收入庫(kù)】【外購(gòu)入庫(kù)單- 新增】，進(jìn)入外購(gòu)入庫(kù)單編輯界面，點(diǎn)擊工具欄中的【紅字】按鈕，新增一張紅字外購(gòu)入庫(kù)單，源單類型選擇“退料通知單”，選單號(hào)處錄入單號(hào)，回車后將退料通知單上的相關(guān)信息關(guān)聯(lián)到此單上，手工錄入日期、保管等信息，然后保存并審核單據(jù)，如下圖所示： 提示 外購(gòu)入庫(kù)單錄入可由兩個(gè)路徑進(jìn)入：一個(gè)是【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【外購(gòu)入庫(kù)】【外購(gòu)入庫(kù)單-新增】；另外一個(gè)是【供應(yīng)鏈】【倉(cāng)存管理】【驗(yàn)收入庫(kù)】【外購(gòu)入庫(kù)單-新增】。 （3）紅字采購(gòu)發(fā)票：點(diǎn)擊【供應(yīng)鏈】【采購(gòu)管理】【采購(gòu)發(fā)票】【采購(gòu)發(fā)票-新增】，進(jìn)入采購(gòu)發(fā)票編輯界面，點(diǎn)擊工具欄中的【紅字】按鈕，新增一張采購(gòu)發(fā)票，源單