OA自動化發(fā)展現(xiàn)狀及應用分析

1、0A0A 進展現(xiàn)狀及應用分析 概要 本文介紹了辦公自動化（OAOA）系統(tǒng)的概念并分析國內 OAOA 應 用的不足，再詳細闡述 OAOA 系統(tǒng)與工作治理相結合。 一、企業(yè)信息化的基礎， OAOA 概述 辦公自動化（Office Automation Office Automation ，簡稱 OA OA 是 2020 世紀 70 70 年代中期發(fā)達國家迅速進展起來的一門綜合性技術。我國的 OA OA 通過從 80 80 年代末至今 10 10 多年的進展， 已從最初提供面向單機的 輔助辦公產(chǎn)品，進展到今天可提供面向應用的大型協(xié)同工作產(chǎn) 品。那么，現(xiàn)在的辦公自動化到底要解決什么問題呢？我們講， 辦

2、公自動化確實是要制造一個集成的辦公環(huán)境， 使所有的辦公人 員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。 在傳統(tǒng)的辦公模式中，辦公業(yè)務要緊是通過手工來完成的， 勢必帶來工作效率低、資源白費的問題。在網(wǎng)絡時代里，現(xiàn)在企 業(yè)治理的重點已從物流、資金流，逐漸向信息流跨越。我們的目 的是打造閉環(huán)的信息流， 按需應用 IT IT 資源， 實現(xiàn)“三流”合一。 要增強企業(yè)競爭力， 就要提高“三流”的流轉速度和質量。 而這 三流的正常流轉需要一個最差不多的智力和人力支持， 這確實是 “工作流”。我們要建立的辦公自動化（OAOA 系統(tǒng)確實是一個工 作流的集成環(huán)境， 從點的應用開始從某一個部門節(jié)點的應 用， 到部門的全部， 到

3、部門的縱向集成， 然后是幾個部門的集成， 最后到全方面的集成， 使所有的人員都在一個桌面上工作。 因此， 實現(xiàn)辦公自動化正是操縱治理信息流的直接手段， 辦公自動化能 夠關心我們對信息流進行科學合理的操縱，提高辦公效率。 二、實際應用看價值，0A0A 為何用不行 Win dowsWin dows 的流行讓人們感到吃驚，幾乎所有家庭用戶的電腦 上都安裝了 Windows,Windows,大部分的商業(yè)用戶也選擇了它，一時刻藍 天白云出現(xiàn)在世界各個角落。隨著企業(yè)信息化的潮流， 0A 0A 也如 雨后春筍般出現(xiàn)在各個政府機關以及大大小小的企業(yè)里。 然而真 正用好的卻為數(shù)不多，造成的這種現(xiàn)狀的緣故是多方面

4、的。 1 1 對 OAOA 的認識不足 在我國建設 OAOA 必須認識到 OAOA 工作是一項綜合協(xié)調、涉及 多方面工作的服務與治理行為。 只有同步做好各方面工作， 并將 各方面的需求在軟件開發(fā)中完整地體現(xiàn)出來， OA OA 的優(yōu)勢才能充 分地發(fā)揮出來， 有價值的信息才能得到充分的共享。 但在實際工 作中， 這一點還沒有得到充分的認識， 致使多數(shù)單位都在走重復 的彎路。大伙兒都重視硬件系統(tǒng)的建設，輕視軟件的開發(fā)?；?100 100 萬元能夠買三卡車微機，領導看了也中意，而花 100 100 萬元開 發(fā)的軟件， 只是確實是幾張軟盤或一張光盤， 領導看了也覺得不 值。然而，知識的價值就體現(xiàn)在其中，

5、這不是人的主觀意志能夠 改變的。 而且多年來，許多單位是按常規(guī)進行 OA OA 建設的，這些單位 相繼成立了信息中心， 任命了眾多的行政領導和高職人員。 技術 部門的領導和技術人員先進行周密的方案設計， 通過層層領導審 批，再依照已批方案實施軟件開發(fā)。 這要求開發(fā)者不僅要在短時 刻內把原有的、 不同行業(yè)的全部工作方式完全掌握， 而且要設計 出一套全新的工作方式，這在實際工作中是全然做不到的。 2 2、與實際工作結合不夠 辦公自動化工作與其它工作不同之處就在于所有環(huán)節(jié)工作 之和相當于環(huán)形鏈條， 只有所有工作都同步做好了， 所有鏈條都 接起來了， 系統(tǒng)才能全面運轉起來。 否則，只要有一個環(huán)節(jié)斷了，

6、 一輛再好的自行車也只能推著走； 功能再齊全的軟件， 只要有一 處存在致命的缺陷， 整個軟件系統(tǒng)就不能投入使用。 這就需要培 養(yǎng)有綜合協(xié)調能力、 綜合治理能力和綜合知識的建設者。 一個系 統(tǒng)的建設工作， 涉及多學科的知識， 對各方面工作不僅要精通或 熟悉，還要做到統(tǒng)籌兼顧，綜合平衡。而我國目前普遍缺乏精業(yè) 務、明白技術的復合型人才，各企事業(yè)單位在 OAOA 系統(tǒng)的建設過 程中，普遍比較重視掌握單一學科知識的技術人員培養(yǎng)， 容易忽 視復合型人才的培養(yǎng)。這是 0A0A 應用效果有限的另一個重要緣故。 3 3、要有持續(xù)進展建設的思想 一位學者曾講過：“每罐牛奶都有保鮮期 , , 一個工程學位只 有三

7、年的保鮮期。 假如你不能不斷更新你的知識， 你的個人價值 會不斷下降。 ”這一觀點特不適用于企業(yè)軟件建設工作。 信息化 軟件建設需要相關責任者不斷學習新知識、 新技能， 并將各學科 新知識有機地集成在一起。 有一種講法， 據(jù)講在北京中關村三個 月不學新東西， 就會成為知識的落伍者。 企業(yè)信息化軟件建設工 作是一項綜合性高科技工作， 要求相關人員不斷地學習新的知識 來更新自己原有的知識。 否則， 建設一個適用的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng) 只能是一種良好的主觀愿望。 由于信息化軟件建設是一種治理思想與工作方式的再制造， 就難免存在許多問題，需要經(jīng)常改進。另外，一個系統(tǒng)的應用軟 件隨著應用工作的深入， 用戶會提

8、出許多新的需求和意見， 這就 要求承辦者要勇于經(jīng)?！胺穸ā弊约旱膭趧映晒?不斷完善系統(tǒng) 的功能。 而做到這一點又是專門困難的， 多數(shù)人和多數(shù)單位做事 的適應是認定自己總是正確的。沒有改進，因此不能接近成功。 除了上述的三方面，軟件開發(fā)既是一項高科技的腦力勞動， 又是一種較辛苦的體力勞動。 做好軟件開發(fā)工作需要經(jīng)常加班加 點連續(xù)工作， 要付出比常人更多的艱辛勞動。 但我國企事業(yè)單位 目前難以做到按需分配。 而看重學歷、 職稱的用人和衡量人的標 準，也使眾多干部和職員忙于考職稱、考證書，想方設法在仕途 或職稱上進展，所學知識是否屬于業(yè)務急需就難以顧及。但是， 要做好信息化軟件建設工作， 就必須要

9、求要緊責任者對軟件系統(tǒng) 建設所有涉及各學科的知識“精通三分之二、熟悉三分之一”。 但我國現(xiàn)在沒有任何一所大學能培養(yǎng)如此的復合型人才， 這就要 求承辦者以沒有文憑的自學方式為主， 攻克所有相關學科知識并 將其融匯貫穿， 實現(xiàn)知識的再制造。 在事業(yè)與仕途面前魚與熊掌 不可兼得之際， 絕大多數(shù)人選擇仕途與高級職稱。 這也是什么緣 故絕大多數(shù)單位的 0A0A 工作只見投入不見產(chǎn)出的緣故。 三、與實際治理相結合，建立有用 OAOA 目前大部分 0A0A 系統(tǒng)是以辦公事務的計算機自動化治理為基 礎的，差不多內容包括文件處理、事務處理、文字處理、檔案處 理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉流、

10、電 子報表、會議治理、車輛治理等，實現(xiàn)了日常工作方方面面的治 理。但一個較好的 OAOA 系統(tǒng)遠沒有如此簡單，必需融入治理的思 想，引進切實可行的治理技術，讓 0A0A 系統(tǒng)服務于治理。治理是 企業(yè)進展的推動力，也因治理而產(chǎn)生了辦公事務，因此 0A0A 系統(tǒng) 一定要架構于治理基礎之上，才能確保 0A0A 系統(tǒng)的有效性和有用 性，一些企業(yè)上了 0A0A 系統(tǒng)后反而辦公工作更多了，要緊緣故是 0A0A 與治理的定位問題，本末倒置的緣故。 一切辦公活動過程歸根到底是由“人通過工作”來完成的， 因此，工作治理是 0A0A 系統(tǒng)的差不多組成單元，工作治理問題解 決的深度也決定了 0A0A 系統(tǒng)的應用水平

11、，工作治理的成敗決定了 0A 0A 系統(tǒng)是否能促進治理、輔助治理。一個體現(xiàn)“以人為本”設 計思想的 0A0A 系統(tǒng)，應該建立在個人工作治理、組織工作治理和 項目工作治理三維立體的系統(tǒng)體系之中。 1 1、做好個人工作治理 在辦公治理中，不管任何工作、任何情況，最終差不多上通 過人來完成的， 治理的本質是人。 “個人工作治理”系統(tǒng)解決個 人工作效率的問題，包括個人總結、任務備忘、個人助理、日程 治理、工作處理等。 “個人總結”是個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統(tǒng)的 回憶歸納。能夠按照每日、每周、每月或年度等進行分類總結, 既方便查詢又便于個人總結得失。治理人員能夠要求職員每日、 每周、每月或每

12、年度給出其工作總結， 也能夠按需要的時刻段進 行分類統(tǒng)計，及時了解職員的工作和任務的進展情況， 把握工作 進度，總結工作得失。 “任務備忘”提醒本人將要做的一些重要任務， 既可由本人 創(chuàng)建，也能夠是其他相關人員創(chuàng)建。 “個人助理”是個人辦公的計算機秘書，能夠按信息種類建 立自己的電子便箋、各種通信錄，能夠將各種常用信息迅速地分 類保存，便于以后工作中查找使用， 為個人辦公提供更細致的服 務。 “日程安排”用來設置個人的工作日程， 并在設定的時刻給 予提示，防止錯過重要工作和活動。 個人日程治理包括其他人安 排給自已的工作、自已自行安排的工作，即能夠幸免時刻沖突， 又能夠讓其他人了解自己的日程安

13、排。 上級領導在“組織日程” 中為下屬人員安排的日程，在下屬人員的“個人日程治理”中也 “工作處理”包括工作描述、工作匯報、工作考核、參與人 員及參與部門等，將每項工作分解開來，便于工作的治理。每項 工作都配以甘特圖，使工作表述得更加明了。 目前大部分 OAOA 系統(tǒng)專門難將企業(yè)業(yè)務工作落實到個人辦公 上，個人工作治理的設計，可使個人辦公與部門辦公、企業(yè)業(yè)務 有機地結合起來。 2 2、 實現(xiàn)組織工作治理 組織治理解決人與人之間聯(lián)合工作的問題， 并要建立一套完 整的工作監(jiān)控治理機制， 最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作 的效率問題，系統(tǒng)地推進治理工作的制度化、標準化和規(guī)范化。 工作標準也是人力資源考核的差不多標準， 系統(tǒng)能夠方便靈活地 建立用戶的部門目錄樹和角色目錄樹， 要緊目標是將各部門、 各 個人的力量通過組織治理聯(lián)合起來，最終達到預定治理目標。 組織治理是針對各個企業(yè)