接待部管理制度(共8頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上接待部管理制度一、接待部內(nèi)勤管理制度1客戶情況檔案管理制度302與旅行社傳真、書信來往和簽訂合同管理制度301）、書信：302）、傳真：303）、合同：303接待部日常管理制度314接待部資料管理制度315接待部例會(huì)制度326銷售長住客訂房制度35二、接待部會(huì)議管理制度1大型會(huì)議接待注意事項(xiàng).372大型會(huì)議接待注意事項(xiàng)3接待大型會(huì)議的營銷方案36三、接待部下屬各部門管理制度1、糾紛處理制度2、發(fā)生意外時(shí)的管理制度3、遺留物品的管理制度（后半部分為總臺(tái)遺留物品管理制度）4、客人遺留物品管理制度（客房制度）5、前臺(tái)投訴管理制度6、下屬各部門報(bào)修管理制度四、接待部項(xiàng)目經(jīng)理管

2、理制度1項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制度32接待部內(nèi)勤管理制度1、客戶情況檔案管理制度一、在本賓館消費(fèi)過并可能建立長期業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶，建立客戶檔案登記表（制作相應(yīng)表格）；二、記錄下企業(yè)的名稱、地點(diǎn)、產(chǎn)品、聯(lián)系人、信譽(yù)情況、有無協(xié)議關(guān)系，隨時(shí)記錄在賓館消費(fèi)過及企業(yè)的重要活動(dòng)日；三、由文員存檔并保管，備日后查看。2、與旅行社傳真、書信來往和簽訂合同管理制度1）、書信：1、接到書信后，要了解其內(nèi)容，針對(duì)具體的情況，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)（特別是報(bào)價(jià)信）；2、復(fù)信寫好后，要認(rèn)真檢查，交領(lǐng)導(dǎo)審閱，認(rèn)可后，蓋上本部門的印章，復(fù)印一份留檔，把原稿寄上。2）、傳真：1、接到傳真后，了解其內(nèi)容，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，請(qǐng)求處理的方法；2、復(fù)傳真時(shí)，要

3、注意檢查電文，特別是報(bào)價(jià)傳真，一定要審核價(jià)格是否準(zhǔn)確，以防止出現(xiàn)錯(cuò)漏；3、復(fù)傳真后，凡要求訂房并需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)的，要復(fù)印一份存檔。3）、合同：1、做合同前，先要了解該年度（旺，淡季）的團(tuán)體房價(jià)、餐價(jià)、司陪房價(jià)、餐價(jià)及散客價(jià)、回扣率；2、做好合同后，先呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，批復(fù)后再行打印；3、合同打印好，要認(rèn)真審核，確信準(zhǔn)確無誤后，蓋上本部印章，呈領(lǐng)導(dǎo)簽署。簽后，復(fù)印一份存檔，把簽好的合同寄發(fā)（或讓對(duì)方旅行社到賓館簽署）；4、收到簽復(fù)合同后，在登記冊上分類登記，復(fù)印一式二份，一份交前臺(tái)，一份備查。3、接待部日常管理制度一、嚴(yán)格出勤制度；二、離開部門去其它部門辦事，需將所去位置告知其它同事。離開賓館外出須經(jīng)部

4、門主任同意后方可外出；三、接待會(huì)議團(tuán)隊(duì)必須穿工作服；四、陪客戶等工作需要在賓館營業(yè)場所用餐需提前報(bào)部門主任審批，不許先做后報(bào)；五、注意禮貌用語，接電話先說“您好，接待部”。有客人主動(dòng)倒茶，遇見賓館領(lǐng)導(dǎo)和其它部門同事要主動(dòng)問好；4、接待部資料管理制度一、資料管理內(nèi)容。接待部在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中，需要使用和接觸的資料很多，主要包括賓館基本情況介紹、宣傳冊、促銷資料、房價(jià)表、明信片、銷售袋、往來電傳、傳真、信件、協(xié)議書、合同副本、團(tuán)隊(duì)檔案、各種報(bào)表、記事本等等。為了提高工作效率，適應(yīng)市場競爭，應(yīng)搞好資料管理；二、資料分類。可分為：宣傳資料類；經(jīng)營表格類；協(xié)議；合同書類；業(yè)務(wù)通訊類；內(nèi)部通知、文件類；團(tuán)隊(duì)

5、檔案類；散客檔案類；長包房客人檔案類；其它；三、建立資料檔案。接待部應(yīng)有專門的資料檔案柜，檔案柜應(yīng)選用分隔式檔案柜，經(jīng)常查用的檔案以字母順序或其它索引方法排列。客戶檔案內(nèi)容包括：抵離店日期、房間種類、所住房號(hào)、生日、實(shí)收房價(jià)、特殊愛好、禁忌、投訴、宴請(qǐng)次數(shù)、規(guī)格等。潛在客戶檔案包括公司名稱、地址、背景、法人姓名、生日、個(gè)人愛好、拜訪次數(shù)、拜訪結(jié)果、需求和要求等；四、資料的保管和使用。公共資料，不涉及保守商業(yè)機(jī)密的資料，如宣傳冊、內(nèi)部報(bào)表等，由專人保管，本部門人員查閱在當(dāng)天必須歸還，不得帶出辦公室；外部門人員借閱有關(guān)資料，須經(jīng)本部門主任認(rèn)可，并辦理借閱手續(xù)，重要資料必須當(dāng)天歸還。5、接待部例會(huì)制

6、度接待部例會(huì)每月召開一次。參加人員為：營銷旅游接待部主任、業(yè)務(wù)經(jīng)理、客房部經(jīng)理、餐飲部經(jīng)理、前廳部經(jīng)理、康樂部經(jīng)理、車隊(duì)長。會(huì)議內(nèi)容如下：一、檢查上月例會(huì)所作決定的落實(shí)情況、銷售任務(wù)完成情況；二、分析上月賓館客源構(gòu)成、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、平均房租、存在的問題和原因；三、銷售部經(jīng)理和前廳部經(jīng)理分別報(bào)告市場狀況、同類賓館的出租率、平均房租、市場銷售情況和市場競爭動(dòng)態(tài)；四、分析上月以來的市場動(dòng)向、特點(diǎn)、趨勢，賓館市場銷售策略和價(jià)格政策是否與市場競爭相適應(yīng)，存在問題，如何調(diào)整，下月如何實(shí)施；五、討論賓館市場銷售報(bào)表，了解市場新動(dòng)向和新發(fā)展。討論已簽訂的銷售合同，每個(gè)合同的客源狀況如何，如何擴(kuò)大銷售；六、分析處理

7、客人投訴，匯集客戶對(duì)賓館服務(wù)的需求，研究新的組合產(chǎn)品；七、討論促銷活動(dòng)和重要客人接待方案；八、接待部主任指示銷售工作重點(diǎn)和任務(wù)指標(biāo)。6、銷售長住客訂房制度一、了解客人的需要（了解客人所需要的房間種類，如辦公室、住房、公寓等）。1、辦公室：向客人推薦低樓層或根據(jù)客人的需要來定，并向客人報(bào)價(jià)。2、住房：向客人推薦高樓層或根據(jù)客人的需要來定，并向客人報(bào)價(jià)。3、公寓：向客人介紹公寓、價(jià)格、計(jì)費(fèi)方法及相關(guān)服務(wù)。二、簽訂合同前1、了解客戶所在公司的性質(zhì)和信譽(yù)之后，同意商定的價(jià)格后，簽訂長住合約。2、記錄客戶的聯(lián)系地址和聯(lián)系人，填制客戶資料卡，以便調(diào)查和聯(lián)系。3、了解客戶的付款方式，介紹清楚賓館付款的要求和

8、規(guī)定。4、合約要注明時(shí)間、房號(hào)和預(yù)付金額。三、簽合約1、要通知總臺(tái)、財(cái)務(wù)部和客房部。注明客人抵離賓館日期、所租的房間種類、房號(hào)和要求。2、把客戶的聯(lián)系地址、聯(lián)系人、付款方式通知財(cái)務(wù)部。3、如客戶租用客房或套房，則要通知客房部送鮮花。4、建立客戶長住卡，填寫賓館預(yù)定表。了解客人的生日，并將其輸入電腦，同時(shí)將賓館預(yù)定表交預(yù)定處。5、每月出一份長住戶名單給前廳部、財(cái)務(wù)部、客房部、餐飲部，方便在客人生日時(shí)送鮮花和水果。四、結(jié)賬：（1）、長住客推遲付款時(shí)要經(jīng)常與財(cái)務(wù)部聯(lián)系，隨時(shí)掌握客人的費(fèi)用情況。（2）、入客人已二個(gè)月未交房費(fèi)，應(yīng)請(qǐng)財(cái)務(wù)部與客人聯(lián)系，向客人說明賓館規(guī)定，表明賓館將按照合同辦理。（3）、發(fā)

9、現(xiàn)客人可疑，應(yīng)和樓層服務(wù)員和保安部聯(lián)系，隨時(shí)注意客人的動(dòng)態(tài)，避免賓館受損失。8業(yè)務(wù)經(jīng)理外出宣傳工作制度為了加大賓館的對(duì)外宣傳力度，樹立良好形象，更好的把握每次宣傳機(jī)會(huì)，特?cái)M定業(yè)務(wù)經(jīng)理外出宣傳時(shí)的注意事項(xiàng)，以便在今后的商業(yè)宣傳及外出營銷活動(dòng)中隨時(shí)對(duì)照，達(dá)到最佳宣傳目的。一、業(yè)務(wù)經(jīng)理外出前準(zhǔn)備工作1、賓館及旅行社的宣傳彩頁；2、易拉寶宣傳展板；3、賓館宣傳碟片；4、根據(jù)需要攜帶照相機(jī)、攝像機(jī)、手提電腦及投影儀；5、酒店訂房協(xié)議書；6、名片。二、業(yè)務(wù)經(jīng)理促銷工作中的注意事項(xiàng)1、具備良好的精神面貌、基本的禮儀常識(shí)、熟練的業(yè)務(wù)知識(shí)；2、在促銷過程中收集相關(guān)資料（圖文及影音資料）。三、返回后總結(jié)工作1、對(duì)

10、外出營銷工作做一個(gè)簡單的書面總結(jié)；2、將外出營銷時(shí)走訪客戶的相關(guān)資料整理歸檔；3、對(duì)有意向的客戶進(jìn)行經(jīng)常聯(lián)絡(luò)。接待部內(nèi)部管理制度1、接待大型會(huì)議的營銷方案1、印制帶有鐵道賓館圖案的手提袋，大型會(huì)議時(shí)推薦會(huì)務(wù)組使用，也可免費(fèi)提供。2、會(huì)議文件袋中放置賓館、旅行社折頁、揚(yáng)州漫游、城市名片。3、會(huì)務(wù)組如在賓館制作會(huì)序冊，會(huì)序冊可加印賓館簡介及介紹賓館各項(xiàng)設(shè)施的圖片。4、總臺(tái)電視不間斷播放介紹揚(yáng)州及賓館的影音宣傳資料。5、可和廣告公司合作在天韻樓、仰止樓等主要地點(diǎn)設(shè)置廣告電視，在播放外界廣告的同時(shí)播放我賓館相關(guān)設(shè)施的宣傳影片，使賓客在各個(gè)角落均可了解我賓館的配套設(shè)施。6、客房套間放置賓館、旅社設(shè)折頁、

11、揚(yáng)州漫游、城市名片。7、為參會(huì)的老同志在會(huì)議期間免費(fèi)測量血壓，可在放置在房間內(nèi)的會(huì)議須知上注明時(shí)間及地點(diǎn)。8、制作宣傳仰止樓及天韻樓觀景平臺(tái)的易拉寶放置在各樓門庭。9、會(huì)場在會(huì)議進(jìn)行前播放賓館宣傳片。10、可安排自助晚會(huì)，晚會(huì)規(guī)格和方式視會(huì)議規(guī)模及參會(huì)人員情況而定。11、如需在鎮(zhèn)江、南京、上海等地接站，在接站車輛明顯位置放置賓館宣傳畫冊（折頁、揚(yáng)州漫游）。12、可在房間內(nèi)準(zhǔn)備“致總經(jīng)理的信”，客人可在信中提出寶貴意見。2、大型會(huì)議接待注意事項(xiàng)1、會(huì)議期間晚間開啟院內(nèi)所有亮化燈并延長開啟時(shí)間，噴泉及背景音樂時(shí)間加長。2、接待部為會(huì)議提供醫(yī)藥箱，如在暑期須配備防暑降溫及花露水或風(fēng)油精，另配備暈車藥

12、。3、院內(nèi)職工會(huì)議期間統(tǒng)一著裝，禮貌待客。4、夏季接待會(huì)議前提前進(jìn)行滅蚊滅蠅工作，客房放置蚊香片并噴殺蟲劑。5、房間內(nèi)放置“會(huì)議須知”，注明會(huì)議行程安排及住宿注意事項(xiàng)。6、加強(qiáng)院內(nèi)保安巡視工作，確保會(huì)議期間與會(huì)人員的安全。7、會(huì)議期間免費(fèi)開放健身房、棋牌室。8、旅游期間在車輛上配備暈車藥及嘔吐袋。9、會(huì)議錢提前檢查有線電視網(wǎng)、網(wǎng)線、熱水等房間配套設(shè)施，確保設(shè)施設(shè)備正常使用。10、制作房間指南放置在各樓門庭。接待部下屬各部門管理制度1、糾紛處理制度1、工作人員如果發(fā)現(xiàn)客人之間發(fā)生糾紛，應(yīng)立即上報(bào)主管，并堅(jiān)守崗位，維護(hù)現(xiàn)場。2、視情況果斷做出決策，并向保安部或上級(jí)主管報(bào)告。3、協(xié)調(diào)解決、控制事態(tài)，

13、做好客人的安全與疏導(dǎo)工作。4、協(xié)助保安員或執(zhí)法人員，盡快控制局面。2、發(fā)生意外時(shí)的管理制度一、安撫并檢查客人受傷程度：1、發(fā)現(xiàn)客人受到意外傷害后，主管應(yīng)立刻幫助客人移至安全位置；2、向客人表示歉意，查驗(yàn)客人傷勢，并盡量安撫客人；3、如情況緊急（如發(fā)生骨折事件），工作人員應(yīng)利用已有急救知識(shí)立即組織搶救。二、通知主管，并維護(hù)現(xiàn)場秩序：1、將客人受傷經(jīng)過和傷勢迅速通知主管；2、征詢客人意見或視當(dāng)時(shí)具體情況，決定是否治療；3、維護(hù)現(xiàn)場秩序，避免其他無關(guān)人員圍觀。三、如需要將客人送至醫(yī)院，需通知部門主管到場，由部門主管組織人員護(hù)送客人并安排人員留守；四、記錄事故經(jīng)過。將事件發(fā)生的經(jīng)過和處理結(jié)果詳細(xì)記錄在

14、值班日志上，以備日后查閱。3、遺留物品的管理制度（后半部分為總臺(tái)遺留物品管理制度）1. 服務(wù)人員在走客房內(nèi)發(fā)現(xiàn)客人的遺留貴重物品后，應(yīng)該立即通知總臺(tái)。若是零散客人，服務(wù)員應(yīng)立即與前臺(tái)聯(lián)系設(shè)法盡量找到客人；若是團(tuán)隊(duì)客人，則與團(tuán)隊(duì)聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系。如果最后仍未找到失主，立即交總臺(tái)處理。2. 客房內(nèi)發(fā)現(xiàn)客人的遺留物品，應(yīng)該立即通知總臺(tái)；并送至前臺(tái)。如客人已離開。由服務(wù)員在“遺留物品”本上登記，寫清楚遺留物品的房號(hào)，客人姓名；詳細(xì)填寫上名稱、數(shù)量、質(zhì)地、顏色、形狀、成色、日期及服務(wù)員自己的姓名。一般物品要與食品、錢幣分開填寫。（食品的保存期為三天。）3. 遺留物品整理好后與遺留物品單一起裝入袋內(nèi)，將口封好，

15、在袋子的外面寫上當(dāng)日日期，存放在遺留物品柜中。4. 遺留物品柜每三個(gè)月由專人整理一次。5. 如果失主認(rèn)領(lǐng)遺留物品，需驗(yàn)明來人的證件，問清楚客人入住時(shí)間、遺失地點(diǎn)，所有資料相符時(shí)才可以把物品交給客人。如由旁人代領(lǐng)，則讓領(lǐng)取人在“遺留物品”本上寫明工作單位，身份證號(hào)并簽名。6. 若客人打電話尋找遺留物品，需問明情況并積極查詢，如經(jīng)過查證后相關(guān)的遺留物品與客人所述相符，則要問清客人來領(lǐng)取的時(shí)間；若客人不立即來取，則應(yīng)將該物品單獨(dú)擺放，并在“交班記錄”上寫明，逐日交班，直到客人來取為止。7. 若認(rèn)領(lǐng)遺留物品的客人在前臺(tái)等候，則由客房服務(wù)員將物品送交前臺(tái)。4、客人遺留物品管理制度（客房制度）1.客人離開

16、客房后，服務(wù)員應(yīng)立即進(jìn)房檢查，如發(fā)現(xiàn)有客人遺留的物品，應(yīng)馬上通知客房主管，立即把物品交到總臺(tái)。2.如客人已離酒店，應(yīng)將遺留物品登記在賓客遺留物品登記表上，并寫明客人的姓名、房號(hào)、物品名稱，還要寫上拾物服務(wù)員姓名及收物服務(wù)員姓名，然后交總臺(tái)保管。3、客人來尋找遺物的，核實(shí)物品后，歸還顧客，并請(qǐng)對(duì)方簽字。4.客人來信或來電索取遺失物品時(shí)，應(yīng)在總臺(tái)辦理認(rèn)領(lǐng)手續(xù)，應(yīng)請(qǐng)客人簽收，遺失物品的客人不在，也可由總臺(tái)經(jīng)手人代為簽收。5、如發(fā)現(xiàn)服務(wù)員隱瞞不報(bào)遺留物品及占位私有的，則進(jìn)行處罰。5、前臺(tái)投訴管理制度一、投訴處理的原則為正確對(duì)待、處理客人的投訴，以便達(dá)到快速而又滿意的效果，須在投訴處理的整個(gè)過程保持以下

17、原則，概括為五個(gè)字，即“聽、記、析、報(bào)、答”。 1、聽。對(duì)待任何一個(gè)客人的投訴，作為受訴者要保持鎮(zhèn)定、冷靜、認(rèn)真傾聽客人的意見，要表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方高度的禮貌、尊重。2、記。在聽的過程中，要認(rèn)真做好記錄。尤其是客人投訴的要點(diǎn)，講到的一些細(xì)節(jié)，要記錄清楚，并適時(shí)復(fù)述，以緩和客人情緒。3、析。根據(jù)所聞所寫，及時(shí)弄清事情來龍去脈，做出正確的判斷，擬定解決方案，與有關(guān)部門取得聯(lián)系，一起處理。4、報(bào)。對(duì)發(fā)生的事情，做出的決定或是難以處理的問題，及時(shí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，征求意見。不要遺漏、隱瞞材料，更不應(yīng)該有情不報(bào)。 5、答。征求了領(lǐng)導(dǎo)的意見之后，要把答案及時(shí)反饋給客人，如果暫無法解決的，應(yīng)向客人致歉，并說明原委，請(qǐng)

18、求客人諒解，不能無把握、無根據(jù)地向客人保證。二、對(duì)投訴的處理程序1、快速處理程序第一，專注地傾聽客人訴說，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)客人意思，把握問題的關(guān)鍵所在。確認(rèn)問題性質(zhì)可按本程度處理。第二，必要時(shí)察看投訴物，迅速作出判斷。第三， 向客人致歉，作必要解釋。第四，請(qǐng)客人稍為等候，自己馬上與有關(guān)部門取得聯(lián)系。第五，跟進(jìn)處理情況，向客人詢問對(duì)處理的意見，作簡短祝辭。、一般處理程序第一，傾聽客人訴說，確認(rèn)問題較復(fù)雜，應(yīng)按本程序處理。第二，請(qǐng)客人移步至不引人注意的一角，對(duì)情緒沖動(dòng)的客人或由外地剛抵埠的客人，應(yīng)奉上茶水或其他不含酒精的飲料。第三，耐心，專注地傾聽客人陳述，不打斷或反駁客人。用恰當(dāng)?shù)谋砬楸硎咀约簩?duì)客人遭遇

19、的同情，必要時(shí)作記錄。第四，區(qū)別不同情況，妥善安置客人。對(duì)求宿客人，可安置于大堂吧稍事休息；對(duì)本地客人和離店客人，可請(qǐng)他們留下聯(lián)系電話或地址，為不耽誤他們的時(shí)間，請(qǐng)客人先離店，明確地告訴客人給予答復(fù)的時(shí)間。第五、著手調(diào)查。必要時(shí)向上級(jí)匯報(bào)情況，請(qǐng)示處理方式。作出處理意見。第六、把調(diào)查情況與客人進(jìn)行溝通，向客人作必要解釋。爭取客人同意處理意見。第七、向有關(guān)部門落實(shí)處理意見，監(jiān)督、檢查有關(guān)工作的完成情況。第八，再次傾聽客人的意見。第九，把事件經(jīng)過及處理整理文字材料，存檔備查。6、下屬各部門報(bào)修管理制度1、各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向工程部報(bào)修,若未能處理的故障交班時(shí)須對(duì)下一

20、班值班員交待。2、各部門負(fù)責(zé)人工作責(zé)任心不到位，未進(jìn)行檢查或者不報(bào)修，部門領(lǐng)導(dǎo)和工程部人員巡查發(fā)現(xiàn)未報(bào)修，將給予負(fù)責(zé)人視影響程度做出罰款，部門領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任。3、特殊情況（屬專業(yè)問題）除外，情況特殊與否由工程部檢修決定。4、報(bào)修到工程部后，工程部人員須在1小時(shí)內(nèi)做出處理，處理結(jié)果在報(bào)修單上敘述，若設(shè)備問題較為嚴(yán)重，工程部人員不能處理的，必須及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，若未及時(shí)匯報(bào)的，將給予工程部當(dāng)班值班員罰款。5、報(bào)修設(shè)備故障時(shí)用專用的報(bào)修單認(rèn)真，準(zhǔn)確的填寫，一式兩份。6、各部門請(qǐng)保存好報(bào)修單，以便落實(shí)責(zé)任，定期將報(bào)修單匯總交至接待部主任。項(xiàng)目經(jīng)理1、項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制度1、嚴(yán)格按照?qǐng)F(tuán)隊(duì)接待程序落實(shí)項(xiàng)目負(fù)責(zé)

21、制，有效協(xié)調(diào)與其他部門之間的關(guān)系。檢查、督促、落實(shí)接待過程中的各項(xiàng)工作。確保向客人提供迅速、準(zhǔn)確、禮貌、周到的接待服務(wù)2、安排團(tuán)隊(duì)在院內(nèi)的一切活動(dòng)，宣傳院內(nèi)的各項(xiàng)服務(wù)及設(shè)施。3、與團(tuán)隊(duì)領(lǐng)隊(duì)建立良好的協(xié)作關(guān)系，將團(tuán)隊(duì)接待任務(wù)圓滿完成。4、準(zhǔn)確、快速、全面地做好團(tuán)隊(duì)清算工作。做到不漏算、不少算、實(shí)事求是。5、準(zhǔn)確反饋客戶信息，并對(duì)客戶資料進(jìn)行歸檔。項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)接待程序項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)接待流程團(tuán)隊(duì)聯(lián)系階段接受任務(wù)。了解辦會(huì)單位、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。確定會(huì)議安排和預(yù)算費(fèi)用。團(tuán)隊(duì)準(zhǔn)備階段（一）與辦會(huì)單位接洽后按要求分派工作并且確認(rèn)以下各項(xiàng)：1、來賓單位、聯(lián)系人姓名、電話、客人入住房型，安排會(huì)務(wù)組房間及會(huì)議聯(lián)絡(luò)

22、人。其中需要了解有無重要客人抵達(dá)并確定日期和時(shí)間。與辦會(huì)方確定入住房型后，項(xiàng)目經(jīng)理要通知相關(guān)部門檢查客房各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施。2、會(huì)議時(shí)間、日程、參會(huì)人數(shù)及會(huì)議上的具體要求。（1）、條幅、歡迎牌、席卡是否需要制作及制作內(nèi)容；（2）、會(huì)議用桌擺放形式；（3）、主席臺(tái)人數(shù)；（4）、會(huì)議服務(wù)形式；（5）、是否用投影儀等多媒體設(shè)備；（6）、是否拍攝合影留念。確定時(shí)間、人數(shù)、主位名單及照片標(biāo)題。3、報(bào)到退房時(shí)間。是否需要接送站及預(yù)定返程票。4、房間內(nèi)需不需要放置水果，標(biāo)準(zhǔn)是多少。5、需要代辦哪些會(huì)議用品。如：紀(jì)念品、辦公用品等。6、會(huì)議以什么方式報(bào)到，是否設(shè)簽到處，設(shè)在什么位置，有什么要求。7、用餐人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間、天數(shù)及要求。確認(rèn)是否有少數(shù)民族。8、是否需要旅游。確定人數(shù)、時(shí)間、路線。9、結(jié)賬方式。（現(xiàn)金、支票、轉(zhuǎn)賬）（二）、根據(jù)以上各項(xiàng)內(nèi)容填寫接待任務(wù)書、接待通知單、用餐通知單及用車通知單、并發(fā)至各相關(guān)部門。（三）、通知制作條幅、展板和席卡等。通知照相館照相的時(shí)間、人數(shù)及地點(diǎn)。通知辦公室安排人員注意停車位