內(nèi)部控制手冊-19.1 合同管理

1、19.1合同管理1.1 概述規(guī)定了XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）合同管理工作，旨在確保合同管理符合國家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，規(guī)范合同管理制度及管理模式，依據(jù)公平公正及誠實(shí)信用原則訂立合同，依法有效監(jiān)督、管理，保證履約順利進(jìn)行，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。1.2 適用范圍適用于XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司。1.3 相關(guān)制度合同管理制度。1.4 職責(zé)分工合同經(jīng)辦部門：對合同簽訂和全面履行負(fù)責(zé)，具體包括：確定經(jīng)辦人，合同招投標(biāo)，合同談判，相對人資信調(diào)查，起草合同文本，辦理合同評審流程，負(fù)責(zé)合同的簽

2、署、用印流程，全面履行合同并跟蹤履行情況，及時(shí)保存證據(jù)，協(xié)助法律事務(wù)部處理合同糾紛。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)評審合同的單價(jià)、總價(jià)、付款方式、結(jié)算辦法、稅務(wù)、保險(xiǎn)等條款。法律事務(wù)部：負(fù)責(zé)制定合同管理制度，制作合同范本，評審合同的完整性、有效性、用語準(zhǔn)確性、合法性、合規(guī)性，監(jiān)督合同履行情況。質(zhì)量部：負(fù)責(zé)品質(zhì)協(xié)議、環(huán)保協(xié)議、買賣合同中有關(guān)質(zhì)量條款的評審。其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門：按照部門職責(zé)權(quán)限結(jié)合合同的實(shí)際情況進(jìn)行評審。行政部：對公司合同檔案進(jìn)行管理，登記簽訂合同的情況；督促合同及時(shí)歸檔。運(yùn)營中心：負(fù)責(zé)合同專用章保管和按規(guī)定使用。1.5 流程圖141.6 控制目標(biāo)序號內(nèi)控手冊唯一具體控制目標(biāo)編號控制目標(biāo)目標(biāo)類別119

3、.1-CT1確保有明確的合同歸口管理部門相關(guān)規(guī)章制度經(jīng)營效率目標(biāo)219.1-CT2確保合同條款符合公司利益經(jīng)營效率目標(biāo)319.1-CT3確保合同簽訂得到適當(dāng)授權(quán)審批經(jīng)營效率目標(biāo)419.1-CT4確保合同按照條款履行合法合規(guī)目標(biāo)519.1-CT5確保合同及時(shí)、完整歸檔經(jīng)營效率目標(biāo)619.1-CT6確保合同及時(shí)至相關(guān)監(jiān)管部門進(jìn)行登記合法合規(guī)目標(biāo)719.1-CT7確保合同爭議得到妥善處理經(jīng)營效率目標(biāo)819.1-CT8確保與合同有關(guān)的證據(jù)得到妥善保存經(jīng)營效率目標(biāo)1.7 控制矩陣風(fēng)險(xiǎn)編號風(fēng)險(xiǎn)描述對應(yīng)控制目標(biāo)編號關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施不相容職務(wù)控制活動類型對應(yīng)制度控制痕跡會計(jì)報(bào)表認(rèn)定會計(jì)報(bào)表項(xiàng)目1存

4、在和發(fā)生/真實(shí)性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價(jià)或分?jǐn)偅?表達(dá)和披露1234519.1-R1沒有重大合同和一般合同的區(qū)分，導(dǎo)致重大合同和一般合同審批簽訂流程完全相同，可能導(dǎo)致公司利益損失，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)19.1-CT219.1-CA1公司應(yīng)當(dāng)制定合同管理規(guī)定，并在合同簽署授權(quán)時(shí)，應(yīng)根據(jù)合同金額、合同類型授予審批權(quán)限，明確相關(guān)授權(quán)人審批的權(quán)限范圍。預(yù)防型合同管理制度19.1-R2未對擬簽約對象進(jìn)行針對合同條款中的履約能力和獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力進(jìn)行評審，影響后續(xù)合同的執(zhí)行，產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)19.1-CT219.1-CA2合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)對指定業(yè)務(wù)進(jìn)行前期調(diào)研、市場詢價(jià)、對方

5、資信調(diào)查和制作招標(biāo)文件等業(yè)務(wù)。合同經(jīng)辦人應(yīng)對所簽訂合同的真實(shí)性、完整性和可行性負(fù)責(zé)，在簽約前，合同經(jīng)辦人應(yīng)到合同相對人現(xiàn)場對其主體資格、經(jīng)營狀況、資信情況、履約能力進(jìn)行調(diào)查和審核。必要時(shí)應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明、注冊會計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件，交由公司財(cái)務(wù)部審核確認(rèn)。預(yù)防型合同管理制度19.1-R3合同談判的重要事項(xiàng)沒有形成文件記錄，出現(xiàn)爭議時(shí)無據(jù)可依，影響后續(xù)合同的簽訂，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)19.1-CT819.1-CA3合同經(jīng)辦部門與對方進(jìn)行合同談判時(shí)，應(yīng)形成雙方認(rèn)可的會議紀(jì)要（一式二份），作為合同簽訂依據(jù)由雙方妥善保管。預(yù)防型合同管理制度會議紀(jì)要19.1-R4合同審批中提出的

6、審核意見未具體落實(shí)到最終合同條款中，導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)及經(jīng)濟(jì)損失，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)19.1-CT219.1-CA4合同簽訂前，經(jīng)辦人須將各合同審核監(jiān)督部門及領(lǐng)導(dǎo)審核意見予以落實(shí)，添加或修改合同文本后，方可提交合同審核OA流程。要求經(jīng)辦人嚴(yán)格按照OA流程中的合同內(nèi)容打印正本。后續(xù)OA流程中合同經(jīng)法務(wù)審批通過后將標(biāo)注電子水印。編制/審核預(yù)防型合同管理制度OA審批流程19.1-R5合同對違約約定條款不夠明確，導(dǎo)致出現(xiàn)違約，進(jìn)而公司追償困難，造成經(jīng)濟(jì)損失和法律風(fēng)險(xiǎn)，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)19.1-CT219.1-CA5合同審核監(jiān)督部門對合同中的違約處理進(jìn)行嚴(yán)格評審，法律事務(wù)部負(fù)責(zé)違約責(zé)任的準(zhǔn)確、完整、合規(guī)

7、，合同經(jīng)辦部門及財(cái)務(wù)部對違約處理?xiàng)l款的合理性進(jìn)行審批。編制/審核預(yù)防型合同管理制度19.1-R6合同約定的處理糾紛方式不合理，導(dǎo)致對公司處理糾紛不利，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)19.1-CT219.1-CA6在合同會審過程中，法務(wù)管理人員須對合同條款中的爭議/糾紛處理內(nèi)容做出合理性評價(jià)，嚴(yán)格依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)對爭議/糾紛處理?xiàng)l款進(jìn)行評估，確認(rèn)該條款是否合規(guī)合法。編制/審核預(yù)防型合同管理制度19.1-R7合同簽訂人未經(jīng)授權(quán)簽署合同，或授權(quán)范圍、期間不明確、被授權(quán)人不符合授權(quán)條件，導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)19.1-CT319.1-CA7有職權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)因特殊原因確實(shí)不能履行其在合同上簽字的職責(zé)時(shí)

8、，可在合同管理制度規(guī)定的職權(quán)內(nèi)授權(quán)本級副職領(lǐng)導(dǎo)或下屬簽字，并出具書面委托授權(quán)書。受委托人不得再轉(zhuǎn)授權(quán)，授權(quán)人對授權(quán)簽字事項(xiàng)承擔(dān)責(zé)任預(yù)防型合同管理制度書面委托授權(quán)書19.1-R8公司部門或下屬單位未經(jīng)授權(quán)或委托簽訂超越權(quán)限的合同，導(dǎo)致舞弊風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失風(fēng)險(xiǎn)，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)19.1-CT319.1-CA8公司合同實(shí)行嚴(yán)格的授權(quán)簽署制度。合同審批OA流程中，對于常見類型的合同已設(shè)定授權(quán)簽字人；法務(wù)在審批OA時(shí)，亦會對授權(quán)簽字人是否正確進(jìn)行檢查；不符合相關(guān)授權(quán)簽署規(guī)定的合同，合同管理員不得加蓋合同章。預(yù)防型合同管理制度合同19.1-CT319.1-CA9子公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)授權(quán)簽訂本單位生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)

9、管理、發(fā)展建設(shè)等合同和公司授權(quán)范圍內(nèi)的其他合同。預(yù)防型合同管理制度合同19.1-R9合同簽訂后，合同副本及相關(guān)審核資料未交由檔案管理部門進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致對合同無留檔管理，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)19.1-CT519.1-CA101、如合同各方當(dāng)事人均已簽字蓋章完畢，合同經(jīng)辦人應(yīng)在一周內(nèi)將合同原件送合同專用章管理員處存檔。2、合同經(jīng)辦人應(yīng)督促合同相對人在一個(gè)月內(nèi)簽署完成并將正本返還公司。合同逾期未歸檔的，合同經(jīng)辦人應(yīng)至合同專用章管理員處說明情況。3、檔案管理員每月統(tǒng)計(jì)合同歸檔率，并報(bào)各部門總監(jiān)，部門總監(jiān)對本部門合同經(jīng)辦人進(jìn)行督促。4、凡與合同有關(guān)的文件、函件、傳真、會議紀(jì)要、招標(biāo)投標(biāo)資料、詢價(jià)資料、合

10、同履行和驗(yàn)收等資料均應(yīng)附在合同卷內(nèi)歸檔。預(yù)防型合同管理制度合同臺賬19.1-R10按照規(guī)定，合同簽訂處理后應(yīng)當(dāng)至有關(guān)部門登記而未登記，導(dǎo)致公司未來業(yè)務(wù)受到影響，從而影響公司合法合規(guī)目標(biāo)19.1-CT619.1-CA11合同承辦部門對于需要登記的合同，應(yīng)通過查閱相關(guān)法律法規(guī)明確登記的具體要求，包括登記時(shí)間、登記需攜帶的資料等預(yù)防型合同管理制度19.1-R11未對合同登記資料進(jìn)行及時(shí)存檔備案，可能導(dǎo)致資料丟失、遺漏等，給企業(yè)帶來損失，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)19.1-CT519.1-CA12合同經(jīng)辦部門根據(jù)合同登記要求準(zhǔn)備登記材料，包括向相關(guān)部門收集相關(guān)材料，查閱相關(guān)文件的蓋章用印是否規(guī)范等，并應(yīng)將登

11、記材料獨(dú)立存檔保管，以備登記時(shí)用。預(yù)防型合同管理制度19.1-R12合同未按約定條款履行，導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失，影響公司合法合規(guī)和資產(chǎn)安全目標(biāo)19.1-CT419.1-CA131、合同成立生效后由合同經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)合同的全面履行，并監(jiān)督合同實(shí)施情況，記錄管理臺賬，發(fā)現(xiàn)任何違反合同條款的現(xiàn)象須及時(shí)上報(bào)本部門負(fù)責(zé)人、法律事務(wù)部及分管領(lǐng)副總。2、公司有違約行為的，應(yīng)及時(shí)改正，并按合同管理規(guī)定對相關(guān)人員進(jìn)行懲處。3、合同相對人不按照合同約定履行時(shí)，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在法律事務(wù)部的指導(dǎo)下在法定或者合同約定期限內(nèi)以法定或者合同約定方式向合同相對人書面催促履行、提出索賠或行使其他權(quán)利。經(jīng)辦/監(jiān)督發(fā)現(xiàn)型合同管理制

12、度19.1-R13未能對合同進(jìn)行持續(xù)跟蹤監(jiān)督，導(dǎo)致未能對對方合同履行情況進(jìn)行有效控制，影響合同的履行，影響公司的資產(chǎn)安全19.1-CT419.1-CA14法律事務(wù)部按季度對合同履行情況進(jìn)行調(diào)查，并形成履行情況調(diào)查報(bào)告。每年組織所有合同的履行自查，并上報(bào)上級單位。對于履行調(diào)查、自查中發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，要求責(zé)任部門及時(shí)整改，并監(jiān)督整改結(jié)果。經(jīng)辦/考核發(fā)現(xiàn)型合同管理制度合同履行情況調(diào)查報(bào)告19.1-R14合同爭議或糾紛發(fā)生后未及時(shí)上報(bào)相關(guān)職能部門和領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致合同爭議或糾紛無法及時(shí)解決，造成損失進(jìn)一步擴(kuò)大，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)19.1-CT719.1-CA15發(fā)生合同爭議或糾紛時(shí)，相關(guān)人員須及時(shí)上報(bào)法律事務(wù)

13、部及分管領(lǐng)導(dǎo)商討爭議解決方案并在法律事務(wù)部備案記錄。預(yù)防型合同管理制度19.1-R15出現(xiàn)糾紛時(shí)，未經(jīng)合同歸口管理部門和主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，合同經(jīng)辦部門或個(gè)人即向?qū)Ψ阶龀鰧?shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾、接受或向?qū)Ψ教峁┎焕谖曳降奶幚砑m紛的資料，導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)19.1-CT719.1-CA161）合同履行過程中發(fā)生爭議或履行風(fēng)險(xiǎn)，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)通知本部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門，并報(bào)法律事務(wù)部備案，同時(shí)應(yīng)迅速收集有關(guān)合同簽訂及履行的證據(jù)。2）發(fā)生爭議或履行風(fēng)險(xiǎn)的合同，處理意見形成后，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽批意見后，提交總經(jīng)理對擬采取的措施做出決策，同時(shí)根據(jù)實(shí)際情況，采取適當(dāng)方式進(jìn)行處理。3）在未得到總經(jīng)理批準(zhǔn)前，任何人不得以任何形式（包括但不限于電子郵件、書信、電話）向合同相對人作出承認(rèn)、同意