解析企業(yè)管理流程常見問題

1、解析企業(yè)管理流程常見問題隨著國內(nèi)企業(yè)管理水平的日益提高，管理者對于流程的重視程度日益提高，咨詢客戶對于流程優(yōu)化的需求也有增加的趨勢。流程優(yōu)化的起點是流程診斷，而不同企業(yè)在管理流程中存在的問題往往存在共性。筆者通過多個咨詢工程的實踐經(jīng)歷和相關(guān)咨詢案例的研究，初步總結(jié)出企業(yè)的管理流程中常見的三十個問題，并按照流程構(gòu)造、流程環(huán)節(jié)、流程節(jié)點以及流程管理四個方面進 展了分類，用于指導流程診斷的實踐，取得了良好的效果。一、流程構(gòu)造問題通過把企業(yè)現(xiàn)有流程作為一個整體進展評價，往往會發(fā)現(xiàn)以下問題：1流程的系統(tǒng)性差：流程缺乏整體統(tǒng)籌，對于需要統(tǒng)一規(guī)劃的相關(guān)流程沒有進展整體考慮。例如，生產(chǎn)方案流程、銷售方案流程、

2、大修方案流程、備品備件方案流程、物料采購方案流程，必須根據(jù)企業(yè)特點，以生產(chǎn)或者銷售為起點，制定相關(guān)的系列方案,而有的企業(yè)往往將這幾個流程單獨運行，造成各項方案對相關(guān)工作的制度性差。2、關(guān)鍵流程缺失：關(guān)鍵流程缺失是較為常見的一種情況，既包括沒開展相關(guān)工作導致的流程缺失，也包括開展了某項工作但沒有確定相應流程的情況。前者較為常見的 例子是戰(zhàn)略規(guī)劃方面的流程缺失，后者的例子通過細致的流程梳理往往能找出很多，不 再贅述。3、流程主體不明確：一般包括兩種情況，一是沒有明確規(guī)定某一流程的負責部門，二是對于不可分割的一項工作由兩個以上部門負責，造成多頭管理。4、流程間的銜接不順暢：由于設(shè)計不合理，造成某一流

3、程完畢后，無法順利進入下一流程，或者流程中涉及到的子流程無法到達無縫銜接。5、節(jié)點過多、流程過長：一個流程中設(shè)計了眾多的步驟、子流程，各個步驟間存在復雜的依賴關(guān)系，流程順利運轉(zhuǎn)的難度極大。6、流程節(jié)點之間的等待時間過長：流程中單個節(jié)點的效率尚可，但節(jié)點間的等待 時間過長，從而影響了流程的整體效率。7、串行審批過多：對于可以并行審批或者事中、事后控制的事項，全都設(shè)計成事 前的串行審批，導致流程運行緩慢。8、流程振蕩性高：在流程中設(shè)置了多個反復出現(xiàn)的環(huán)節(jié)或子流程，例如某企業(yè)在 采購流程中，在招標階段和合同審批階段需要財務、審計、采購等部門的經(jīng)辦人、主管 領(lǐng)導對一樣的內(nèi)容反復審核三次。二、流程環(huán)節(jié)問

4、題 通過對單個流程的鏈條進展審視，往往會發(fā)現(xiàn)以下問題：9、存在多余環(huán)節(jié)：例如某企業(yè)的財務部門，總稽核與會計科主管由同一人擔任， 但對于一些單據(jù)的審核，會計科完成后，再經(jīng)預算科審核，還要由總稽核進展稽核。10、存在環(huán)節(jié)跳躍： 這類問題較為常見， 指在兩個環(huán)節(jié)之間缺失了一個必要的步驟， 例如對于培訓流程缺乏評估環(huán)節(jié)、 對于設(shè)備采購缺乏試運行環(huán)節(jié)等。 “環(huán)節(jié)跳躍與 “關(guān) 鍵控制點缺失和“缺乏必要的信息反應有所區(qū)別。11、關(guān)鍵控制點缺失：對于重要事項的控制環(huán)節(jié)缺失。例如計量儀器的購置缺乏質(zhì) 量部門的審核環(huán)節(jié)、勞保用品的發(fā)放缺乏超標審核等。12、缺乏必要的信息反應：一些需要進展信息反應的工作缺乏信息反應

5、環(huán)節(jié)，在一 些人力資源相關(guān)崗位調(diào)整、考核等流程中，容易出現(xiàn)這一問題。13 環(huán)節(jié)順序不合理： 例如， 某企業(yè)的年度經(jīng)營方案制定流程中， 各分廠先向總部方 案管理部門上報了方案初稿，再與設(shè)備管理、平安管理等部門協(xié)商進展調(diào)整。14、執(zhí)行錯位：某項工作由與其無關(guān)的部門承當，例如某企業(yè)的備品備件方案流程 中，檢修車間在上報備品備件需求方案時，還需要上報庫存方案，而庫存是由倉儲部門 負責的工作。三、流程節(jié)點問題流程節(jié)點的問題，一般僅通過分析現(xiàn)有流程圖不能發(fā)現(xiàn)，而需要深入了解流程運行 的實際情況。流程具體節(jié)點在操作中往往存在以下問題：15、缺乏方案性：在流程的起點容易出現(xiàn)這種問題，一些需要根據(jù)方案進展的工作

6、 在實際執(zhí)行時變成了完全根據(jù)相關(guān)部門提出的需求進展，例如某企業(yè)的人員招聘流程， 起點是各部門提出的人員需求，而沒有進展人力資源需求的方案工作。16、缺乏操作標準：進展某一節(jié)點的工作缺乏明確的標準。例如某企業(yè)的工藝檢查流程，沒有規(guī)定檢查的內(nèi)容、頻度、措施等，使得這一工作流于形式。17、未能盡到職責：崗位人員在執(zhí)行節(jié)點工作時沒有盡職，這一問題需要深入了解 實際工作情況才能發(fā)現(xiàn)。18、缺乏驗收標準：對于某項工作缺乏驗收標準，影響了執(zhí)行的效果。例如對于某一生 產(chǎn)的中間過程的控制，沒有標準可依，導致最終產(chǎn)品的質(zhì)量不穩(wěn)定。19、缺乏必要信息：某一節(jié)點的工作需要相關(guān)的信息，如果無法得到，就會影響工 作的質(zhì)量

7、。例如某企業(yè)的一項物資流轉(zhuǎn)的流程，涉及到多個使用部門，而沒有規(guī)定交接 記錄的傳遞，導致經(jīng)常出現(xiàn)物資短缺、占用現(xiàn)象。20、缺乏必要資源： 完成某項工作必需的資源如果不具備，必然會影響工作的質(zhì)量。例如某企業(yè)的廠內(nèi)運輸工作由配送中心負責，而運輸車輛卻由另一個部門負責，增加了 大量的協(xié)調(diào)工作，導致前者實質(zhì)上無法承當這一職責。21、缺乏時間限制：在流程中規(guī)定了節(jié)點工作的內(nèi)容，但對于一些時效性強的工作 卻沒有規(guī)定時間限制。 例如質(zhì)量管理流程中， 對于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題多長時間內(nèi)通知整改、 多長時間進展意見反應都沒有規(guī)定，使這一工作難以到達預期的效果。22、完成工作的權(quán)限缺乏：賦予某一崗位的權(quán)限，缺乏以完成相應

8、的工作。例如某企業(yè)的 IT 耗材采購流程中，需要生產(chǎn)管理部門審核相關(guān)方案，就超出了這一崗位的權(quán) 限，使得崗位人員根本無法承當這一工作。23、工作要求超出人員的能力：由于人員素質(zhì)不夠或培訓缺乏等原因，導致某一工作超出崗位人員的現(xiàn)有能力。 例如一些國企的環(huán)保監(jiān)測等工作是由一些無法勝任其他工 作而又不能辭退的“老弱病殘充任，新增的先進儀器，無法正常使用。24、輸出結(jié)果未得到充分利用：很多企業(yè)由于各種管理體系的要求，進展了大量記 錄工作，卻沒有把這些進展合理的合并，也沒有充分加以利用，反而成了相關(guān)崗位的負 擔。四、流程管理問題 這方面的問題，已超出流程本身，可以視為與流程密切相關(guān)的管理問題。25、流程設(shè)計與公司戰(zhàn)略不匹配：一些定位于快速擴張的企業(yè)，卻在流程中層層設(shè) 卡，部門之間壁壘重重。26、流程控制性差： 各部門條塊分割， “各管一攤， 流程的運行缺乏整體推動力。27、流程權(quán)威性差：領(lǐng)導意志高于流程規(guī)定，例外事項遠遠多于常規(guī)事項，流程沒 有權(quán)威，員工也沒有按流程行事的習慣。28、缺乏相關(guān)制度保障：設(shè)計了較為合理的流程，卻沒有相關(guān)制度的保障，對于如 何執(zhí)行流程，缺乏相應規(guī)定。29、缺乏考核措施：與流程配套的考核措施沒有跟上，缺乏正負兩個方向的鼓勵， 員工執(zhí)行流