單證管理辦法

1、單證管理辦法（細(xì)則）單證一般分為有價單證和非有價單證，有價單證是指公司據(jù)以承擔(dān)特定保險、經(jīng)濟(jì)責(zé)任，標(biāo)明有具體責(zé)任金額并經(jīng)公司簽章后具有法律效力的特定憑證。如發(fā)票、預(yù)收保費(fèi)收據(jù)、保險單（加蓋公章、法人章）等；非有價單證是指除了有價單證外的其他單證。如條款、說明書、投保書等。由于每一份單證都是風(fēng)險源，如果管理不善，都會給公司帶來巨大的潛在風(fēng)險，尤其加強(qiáng)對有價單證的重點(diǎn)管理，是控制風(fēng)險的必要手段。為了進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)單證管理工作、管控單證相關(guān)費(fèi)用，防范和降低單證管理風(fēng)險，在ISO單證管理辦法的基礎(chǔ)上，特制定本細(xì)則。第一章 有價單證的管理一、單證管理人員1、單證管理員：設(shè)置的專門負(fù)責(zé)中支單證管理工作的

2、崗位人員，負(fù)責(zé)單證的征訂、盤點(diǎn)、出入庫記錄等。2、單證專管員：中支各業(yè)務(wù)部門指定的負(fù)責(zé)單證管理及單證相關(guān)工作的崗位人員，負(fù)責(zé)各部門單證的征訂、領(lǐng)用、保管、發(fā)放、回銷等工作。二、職責(zé)1、綜合管理部：負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)單證管理工作；負(fù)責(zé)向分公司上報統(tǒng)一印發(fā)單證的匯總征訂需求及匯總各部門單證征訂需求工作；負(fù)責(zé)單證的入庫、保管、出庫等工作；根據(jù)各部門業(yè)務(wù)需求負(fù)責(zé)給各單證專管員發(fā)放單證工作。2、各業(yè)務(wù)單證使用部門：負(fù)責(zé)本部門統(tǒng)購單證的征訂需求及匯總給財務(wù)征訂需求工作；負(fù)責(zé)本部門單證的領(lǐng)用、入庫、保管、發(fā)放、回銷等工作；負(fù)責(zé)本部門單證的臺帳、報表、檔案、盤點(diǎn)等相關(guān)工作。三、有價單證的管理流程1、征訂：總公司發(fā)起的

3、單證常規(guī)征訂是一年4次。各使用部門在征訂前，應(yīng)根據(jù)各自的庫存、每月用量、財務(wù)庫存、各部門費(fèi)用預(yù)算等各方面的綜合因素來合理判斷各自的征訂數(shù)量，各部門經(jīng)理嚴(yán)格把關(guān)，確定有足夠的預(yù)算和必要的需求后，按照ISO單證管理辦法中的征訂流程將單證征訂表提交綜合管理部，綜合管理部確認(rèn)無誤后匯總上報給分公司。對于分公司沒有通過綜合管理部直接通配給各部門的有價單證，各部門單證專管員必須將征訂明細(xì)表給綜合管理部送一份并以郵件的形式發(fā)給綜合管理部單證管理員，以便與分公司單證管理員核對單證領(lǐng)用明細(xì)。2、入庫：綜合管理部單證管理員根據(jù)分公司提供的征訂明細(xì)表，對單證的產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價、號段、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收；驗(yàn)收合格后，

4、向分公司單證管理員上報單證領(lǐng)用審批表，并按照號段先后順序依次登記單證管理臺帳。3、領(lǐng)用1）各部門單證專管員單證領(lǐng)用各部門單證專管員領(lǐng)用時必須填寫單證領(lǐng)用審批表，綜合管理部單證管理員嚴(yán)格按照“先回銷，后領(lǐng)用”的原則，根據(jù)各部門當(dāng)月有效使用率，嚴(yán)格控制發(fā)放量。個險單證專管員按照不同營銷服務(wù)部分別在核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)按號段先后順序依次發(fā)放，并逐筆登記部門單證領(lǐng)用回銷登記薄，領(lǐng)用人必須在登記薄上簽字確認(rèn)。團(tuán)險按照單證號段從小到大發(fā)放給直銷人員，逐筆登記部門單證領(lǐng)用回銷登記薄，領(lǐng)用人必須在登記薄上簽字確認(rèn)。有價單證實(shí)物和系統(tǒng)狀態(tài)必須保持一致。銀保單證專管員按照不同渠道分別在核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)按號段先后順序依次發(fā)放，

5、并逐筆登記部門單證領(lǐng)用回銷登記薄，領(lǐng)用人必須在登記薄上簽字確認(rèn)。2）單證使用人單證領(lǐng)用單證使用人在各部門單證專管員處領(lǐng)用單證，領(lǐng)用時需填寫部門單證領(lǐng)用回銷登記簿，領(lǐng)用流程參照ISO單證管理辦法，嚴(yán)格執(zhí)行系統(tǒng)發(fā)放、回銷等操作流程。銀保、團(tuán)險給代理機(jī)構(gòu)發(fā)放單證時，必須填寫交接清單與重空單證代理機(jī)構(gòu)領(lǐng)用申請單。3）單證領(lǐng)用綜合管理 a.單證管理員和各單證專管員應(yīng)建立詳細(xì)的單證管理臺賬，詳細(xì)記錄單證的發(fā)放、領(lǐng)用、使用，完善交接手續(xù)，明確管理責(zé)任。臺賬的設(shè)置要能比較直觀的看出本月領(lǐng)用入庫的數(shù)額、出庫數(shù)額、庫存數(shù)額、回銷數(shù)額等。及時反映有價單證的發(fā)放、回銷和庫存，便于跟蹤監(jiān)督管理。b.單證管理員和單證專管

6、員及使用部門應(yīng)填制相關(guān)的單證報表，保證單證的使用部門、管理部門能及時了解本機(jī)構(gòu)或部門的單證入庫、出庫、使用、作廢、銷毀的具體情況， c.單證管理員和單證專管員每月應(yīng)將對有價單證進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，并對庫存數(shù)量與單證系統(tǒng)及臺賬進(jìn)行核對，以保證單證的賬存數(shù)量與實(shí)際庫存數(shù)量一致，對不一致的情況及時查找原因。 4、回銷:各部門單證專管員每月必須將本部門單證使用情況匯總，并填寫單證使用情況回銷表，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后與單證實(shí)物一起回銷到單證管理員處。對超過回銷期的已領(lǐng)用未使用的空白預(yù)收據(jù)必須辦理回銷手續(xù)，回銷收回重新發(fā)放。保險單實(shí)物狀態(tài)必須與系統(tǒng)狀態(tài)保持一致。作廢保險單實(shí)物原則上必須全部回銷交到綜合管理部，如

7、果有實(shí)物未收回現(xiàn)象，必須讓相關(guān)責(zé)任人出具保險單作廢未回收證明，單證管理員在單證使用情況回銷表的備注欄注明作廢未回收實(shí)物的號段。（個險預(yù)收收據(jù)回銷期為30天，團(tuán)險預(yù)收收據(jù)回銷期為30天保險單回銷期為90天）。四、檔案的管理單證管理員、各部門單證專管員對各自單證的征訂表、供貨清單、單證入庫單、單證領(lǐng)用表、單證回銷表等表格、登記簿、以及其他單證檔案每月按照流水號順序或有價單證序號分類裝訂成冊，有效長期管理。五、處罰條例有價單證的存放嚴(yán)格按照現(xiàn)金的管理方法專柜專放，防火、防蟲、防盜等。對遺失有價單證的處罰除按照ISO單證管理辦法中的相關(guān)規(guī)執(zhí)行外，對遺失的有價單證必須由單證使用人在XX日報上申明作廢，并

8、提供刊登作廢號碼的報紙及保證書各一份，并按照公司規(guī)定扣罰單證管理責(zé)任人現(xiàn)金100元。第二章非有價單證管理一、征訂、驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用、回銷非有價單證的征訂、驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用按照ISO單證管理辦法和上述有價單證的相關(guān)管理流程執(zhí)行，不同的是：1、入庫和領(lǐng)用除有特殊規(guī)定的之外，不必按號段登記入庫和領(lǐng)用，但對不同批次的同一種產(chǎn)品的領(lǐng)用盡可能遵循先進(jìn)先出的原則。個險單證專管員在第三次領(lǐng)用單證時必須將第一次領(lǐng)用單證的費(fèi)用交至單證管理員。2、單證管理員和各單證專管員在每個季度終了之后對本機(jī)構(gòu)及各部門的庫存單證進(jìn)行盤點(diǎn)，以保證單證的賬存數(shù)量與實(shí)際庫存數(shù)量一致，對不一致的情況及時查找原因。 3、在沒有查明單證是否回銷完畢允許代理人離司的，后期所發(fā)生的一切糾紛將由用人部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。建立單證領(lǐng)用臺賬，代理人在離司時必須將自己領(lǐng)用的單證交清，每少交一份，以每份100元的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行扣除。4、各部門單證專管員完善各自的使用人領(lǐng)用流程。二、檔案的管理單證管理員、各部門單證專管員對各自單證的征訂表、供貨清單、單證入庫單、單證領(lǐng)用表、單證回銷表等表格、登記簿、以及其他單證檔案每月按照