項目推介會詳細策劃方案

1、 項目推介會策劃一、活動背景（也可以是XXX公司介紹）二、活動目的1、借助XXX推介會的召開，使其成為行業(yè)間熱議的話題，進一步提升XXX的整體品牌形象。2、增強客戶的信心,挖掘潛在品牌客戶。3、鞏固和豐富XXX的品牌形象,借勢提升其未來的行業(yè)核心競爭力。三、活動主題簡約時尚 吸引眼球四、活動時間注意時間安排要錯開受邀人員的正常上班時間五、活動地點結合會議規(guī)模，合理安排六、組織結構主辦單位協(xié)辦單位承辦單位法律顧問七、會議邀請對象1、客戶：項目方新老客戶 工委會員2、嘉賓：政府相關領導 工委相關領導 XXX公司相關領導 相關本地商會及行業(yè)協(xié)會領導3、媒體：專業(yè)媒體（待落實） 八、會議活動內(nèi)容九、推

2、介目的訴求重點：投資實力、發(fā)展前景、需求項目、合作形式。十、會議前期籌備工作1、制定工作時間表（倒計時），該表有工作項目、完成標準和要求、完成時間、跟進責任人、審核審批人等欄目。2、由XXX部負責參會人員的邀約工作。（結合工委會員基礎，安排活動）3、會議相關合作方簽約。4、成立工作組，明確責任分工，具體職責分工如下：客戶邀請組（主要跟進客戶邀請，落實客戶到會的準確信息，以及酒店檔次確定和坐席的排位）客戶接待組（主要跟進客戶接送、酒店住宿安排、車輛的安排、VIP客戶特別接待、禮品及宣傳品的派送、以及客戶臨時需求的解決）媒體邀請組（主要跟進各專業(yè)媒體的邀請和到會的落實，以及新聞報道通稿的落實）策劃

3、包裝組（主要跟進與外包策劃包裝制作公司的流程對接、現(xiàn)場布置方案、物料、燈光、音響、視頻、宣傳品的訂制等的落實）節(jié)目組（主要跟進節(jié)目、主持人、禮儀、發(fā)言稿、串場詞的落實）后勤保障組（主要跟進會場的確定、酒席餐食和酒水標準的確定、各類車輛的租賃、為會議服務所需物品的采購和運送，其中主要是禮品、酒水、餐前小食品的采購、協(xié)助策劃包裝組的會議現(xiàn)場的布置，以及撤場的車輛人員保障）工程保障組（主要跟進會議現(xiàn)場的電路保障、協(xié)助策劃包裝組會場布置及撤場保障）安保應急組（主要跟進會議現(xiàn)場的人員人身安全、物資防盜安全保障、遺失物品的招領、會場的消防安全、及車輛的引導停放指揮、與當?shù)毓矙C關取得聯(lián)系，做到會議活動提前

4、申報）序號事項完成時間負責部門1會議時間最終確定會議召開前30天最好具體到人2與會議活動合作單位簽約會議召開前30天3會議地點最終確定會議召開前30天4請柬準備會議召開前30天5發(fā)出會議前期邀請信息，初步統(tǒng)計參加會議人數(shù)會議召開前30天6電話與酒店溝通，下訂金預訂場地和住宿房間會議召開前30天7正式發(fā)出會議邀請會議召開前25天9禮品、接待服務項目籌備會議召開前25天10邀請領導出席會議會議召開前25天11招商說明會向客戶公布的政策的確定會議召開前20天12招商說明會多媒體演示文件會議召開前20天13邀請新聞媒體會議召開前20天14攝影攝相人員邀請會議召開前20天15新聞通稿、發(fā)言稿會議召開前2

5、0天16電腦及視聽設備會議召開前20天17展架及展示內(nèi)容會議召開前20天18會議物料、項目宣傳資料、會場布置物料籌備會議召開前20天19禮儀人員及相關禮儀用品(胸花、胸卡、簽字筆、合同書、香檳酒等)會議召開前10天20派發(fā)禮品準備會議召開前10天結合需要進行布置十一、會議活動內(nèi)容流程安排（按照時間順序，安排整個活動間的流程）簽到環(huán)節(jié)會場門口設簽到背景板、簽到臺；禮儀小姐接待來賓簽到，來賓在簽到簿上題名；簽到完畢，禮儀小姐向來賓派贈精美禮品，留念本次活動。中場酒會（例）上午集中推介會議結束，主持人請來賓移步到酒會現(xiàn)場，參加奧萊酒會。名貴紅酒、七彩雞尾酒、精致西式糕點等禮遇來賓，讓來賓享受芭蕾雨輕

6、松快樂時刻，創(chuàng)造更多機會?，F(xiàn)場整體布置構想酒會現(xiàn)場擺設圓腳高吧臺，飾以紗綢，營造高雅氛圍；酒會側邊安排座椅，供來賓稍作歇息；清晰的指示系統(tǒng)，方便來賓參加活動各個環(huán)節(jié)。十二、具體要求（例）序號項目1統(tǒng)一印制請柬，并提前20天送至嘉賓，在會議活動前一天電話邀請確認。2相關邀請人員須于會議開始前30分鐘在進口處迎接嘉賓并陪同。（為嘉賓佩帶胸花、胸牌、并發(fā)放禮品領取證）3所有受邀嘉賓的禮品發(fā)放由邀請人憑請柬領取4嘉賓禮品為價值200元左右奧特萊斯公司的水晶紀念品（1個/人），項目宣傳資料（1套/人）5接待處設置在大堂進出口處注：對于比較重要關鍵的步驟進行要求提醒十三、部門協(xié)作與工作分解（例）（佛山項目

7、負責，各部門密切配合執(zhí)行，借用酒店的人力資源或和活動公司合作，共同完成會議活動）序號項目負責分管部門配備工作人員數(shù)目（各部門穿插換場使用）1嘉賓接待2宴席安排3貴賓名單4現(xiàn)場秩序與控制5現(xiàn)場控制、請柬設計、宣傳品設計6發(fā)言稿7防雨準備、請柬制作、禮品采購、文具、宣傳品印刷8禮賓花9現(xiàn)場保潔10宣傳資料11車輛、水、飲料、香檳12宴會廳、酒店布置13電器電源14現(xiàn)場禮儀、布置、舞臺、媒體、攝影師跟蹤15其它部門人員隨時接受現(xiàn)場工作人員機動安排16現(xiàn)場安全由酒店保安、物業(yè)部協(xié)同負責維持現(xiàn)場秩序十四、會議后期工作序號事項負責部門招商意向洽談跟進跟進媒體會議新聞報道情況，提供相關資料會后總結十五、物料

8、清單（例）序號事項需要數(shù)量企業(yè)宣傳資料套裝（項目專題宣傳片、項目宣傳資料）400套2會議場地布置物料3驅風清涼油、仁丹5盒十六、費用支出（例）種類名稱說明單位數(shù)量單價小計備注餐飲、場租布場費用酒店方收取,項11250012500按4小時計算會議場租酒店方收取席12500025000按4小時計算餐費雞尾酒會（每位168元）+自助餐（每位138元）項400306122400此費用按400人用餐計算物料制作簽到背板6*3.5MH,桁架繃高精噴繪項130003000尺寸待最后確定紅地毯布置全場走道鋪設紅地毯項130003000尺寸待最后確定舞臺主背景10*4MH,木結構設計特殊造型，中間鏤空放置LED

9、項11500015000尺寸待最后確定采訪背景板6*3.5MH,桁架繃高精噴繪項130003000晚宴主背景6*3.5MH,木結構設計特殊造型，中間鏤空放置投影項180008000簽到物料簽到本、筆一套， 項110001000簽約本簽約本20本本2040800簽約筆簽約筆10支支101201200領導胸花胸花30朵個3012360重要領導佩戴胸花臺花臺花七盆盤72201540臺花為簽到臺一盆；領導席三盆；主持臺一盆；簽約臺盆花2盆證件工作證、停車證各30張等套608.5510 邀請函份2007.51500只給重要領導，其他給電子邀請函租賃物料舞臺LED6*3.4MH,高清屏幕，租賃平方2418

10、0043200晚宴投影180寸投影幕+10000流明投影儀項11000010000人員費用主持人男女主持各一名人21500030000趙榮+俎江濤 或者羅潔+王鵬 攝影現(xiàn)場拍照人員人210002000攝像全程錄像，現(xiàn)場同步，高清攝像機項112000120003人攝像 禮儀含服裝人835028002名禮儀為領導佩戴胸花，2名引導；2名在嘉賓休息室；2名在會場工作人員工作人員勞務費人152003000工作人員有：統(tǒng)籌、跟主持、催場、音頻視頻播放、物料統(tǒng)籌等工作人員餐飲項115001500其它運輸費含2臺大巴，從珠江新城接送嘉賓到會場項11000010000包括現(xiàn)場設備運輸?shù)?13310活動公司費用

11、會議活動整體設計、活動執(zhí)行費總費用15%項1143410 21511.5稅費總費用10%項10.0%33482 總 合 計368303.5以上費用未包括住宿費 備注：由于場地尚未實際測量過，此報價涉及的具體大小尺寸，以及實際內(nèi)容都會有調(diào)整，落實場地后報價費用將會有15%的上下幅度調(diào)整，特此知會。備注：1、由于場地尚未實際測量過，此報價涉及的具體大小尺寸，以及實際內(nèi)容都會有調(diào)整，落實場地后報價費用將會有15%的上下幅度調(diào)整，特此知會。附件：安保預案為保障會議活動的順利舉行，有需要對會議的準備、召開、善后各項工作進行全面的人員保護和會場安全保障。我們始終堅持“安全第一，預防為主”的方針和“誰主管，

12、誰負責”的原則全面加強安保崗位責任制。圍繞防斷電、防火災、防外勤車輛交通事故、會場內(nèi)外正常秩序維護為重點，充分考慮各種可能的突發(fā)狀況，認真制定應急預案 ，確保能高效完成此次大會的安保工作。一、認真落實安保責任制 按照“誰主管，誰負責”的原則，明確各崗位責任，把各項責任目標進行量化、細化、深化，層層分解，目標到人，并納入到會后總結考核之中。二、人員編制根據(jù)此次會議的內(nèi)容和規(guī)模，分成工作內(nèi)容不同的若干小組：1、防斷電、火災小組職責：聯(lián)系會場物管方和電力局，確定會議當天供電情況（有無斷電安排）。會議召開前一周，再次與供電局確認有無供電變化。會議召開前十天，進入現(xiàn)場查看電源總開關有無安全隱患。并與會場

13、方協(xié)商會議當天，派專人看管會場電源總閘，防止意外或人為原因造成斷電情況。會議召開前十天，查看會場備用電源情況，如配電房、備用電能、后備發(fā)電機、以及安全通道、應急照明燈等設備設施完好情況（獲得會場室內(nèi)平面圖）。會議召開前十天，現(xiàn)場查看安全火災安全隱患，現(xiàn)場有無易燃、易爆、有毒等化學品?，F(xiàn)場滅火器材配置數(shù)量是否短缺，是否過期，消防栓、消防斧等是否損壞。安排一位工作人員負責堅守安全通道大門，正常情況下可配合維持現(xiàn)場秩序，緊急情況時負責安全通道的暢通及人員疏散時的秩序。（在該名工作人員順手處放置一臺干粉滅火器）2、會場外圍秩序疏導組公司邀請交通管理部門，在會場四周主干道路口增設交通安全管理人員。組織2-3名同事協(xié)助會場方保安，保證參加會議活動的車輛能夠安全、及時地停放至指定停車位，最好能人車分離。嚴防車輛擦刮、碰撞、甚至人員傷亡事故，以免現(xiàn)場擁堵或混亂。3、人員安保組分人群、分時間段提供各類客戶的安全保障服務。三、賓客住宿期間的保護范圍赴會的各界嘉賓，根據(jù)賓客級別，安排不同檔次的房間居住。 安保人員遵從以下幾點保障賓客的住宿安全：與酒店保安部門建立聯(lián)系，保證賓客在住