管理信息的收集與處理(名、簡、論)

1、管理信息的收集與處理名 詞企業(yè)信息，主要是與本企業(yè)相關的經濟信息、科技信息、政治信息、社會信息和生活信息等。 企業(yè)信息工作，則是為企業(yè)的經營、戰(zhàn)略、管理、生產等服務而進行的有關信息的收集、加工、處理、傳遞、存儲、交換、檢索、利用、反饋等活動的總稱。信息收集是信息收集者根據工作需要，通過不同的渠道和方式收集獲取信息的過程。信息整理是對收集來的大量原始信息進行分類、篩選、校核，通過加工整理，變原始信息為系統(tǒng)化信息，變低層次信息為高層次信息。信息存儲就是用科學的管理方法，將有保存價值的信息按照分類標準有序存放的過程。信息傳遞就是將加工整理后的信息通過媒介或載體，把信息從信息發(fā)生源傳遞到信息接收源的過

2、程 信息反饋：是指控制系統(tǒng)把輸出的信息與其作用的結果相比較后再返回回來，并對信息的再輸出發(fā)生影響的過程信息開發(fā)和利用就是通過各種方式方法，將收集、整理、存儲的信息資源經過開發(fā)，以一定的形式提供給利用者，發(fā)揮信息的效用，使信息的價值得以實現(xiàn)。信息意識：就是信息工作人員對事物的敏感度、洞察力，是信息工作人員政治素質、業(yè)務素質、政策水平、學識水平和分析能力、思維能力、理解能力、反應能力、決斷能力等多種知識和能力的綜合反映。半衰期：即指某學科目前尚在利用的全部文獻的-半是在近期內多長的一段時間內發(fā)表的。信息開發(fā)是指對信息材料進行技術化處理，使信息更好地為各級領導科學決策和推動工作落實服務。檔案收集，就

3、是通過接收、征集、寄存等方式，把分散在機關、個人手中以及散失在其他地方的檔案集中到檔案館（室）。各機關、企業(yè)、事業(yè)單位在工作活動中不斷產生的文件材料，處理完畢由文書或業(yè)務部門整理立卷后，定期移交給檔案室，通常稱為歸檔?！百~外”文件：指的是未經收發(fā)登記的機關內部文件或外部文件。檔案鑒定就是對收集到的檔案進行甄別并判斷其價值，挑出有價值的檔案交給檔案部門保管，剔除無價值的檔案予以銷毀。檔案保管期限表：就是用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明其保管期限的一種標準性、指導性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案管理期限的依據。檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的

4、檔案進行銷毀處理全宗：是一個機關、社會組織和個人在執(zhí)行職責活動中形成全部檔案的總和組織機構分類法是按照立檔單位的內部組織結構設置對檔案進行分類，每一個具體的內部組織結構就是一個具體的類別。年度分類法，就是根據形成和處理的年度對歸檔文件進行分類。檔案檢索就是對檔案信息進行分類存儲以及根據需要進行查找。檔案著錄是指在編制檔案檢索工具時，對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。檔案標引是在檔案著錄過程中，對檔案的內容特征進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程。分類標引就是分析檔案的主題，根據主題賦予檔案分類號的過程。檔案檢索工具是記錄、報道檔案內容和查找利用檔案資源的工具。全宗指南是

5、揭示檔案館（室）內某一全宗檔案情況的檢索工具，一般采用書本形式，又稱全宗介紹大事記：是按照時間順序，簡要地記載一個單位在一定歷史時期內發(fā)生的大事和要事的一種二次加工檔案編研成果。組織機構沿革是記載一個單位機構設置（包括內部機構）、職能配置、人員編制和體制變更等方面情況的一種二次加工檔案編研成果。會議簡介就是用文章敘述等形式對會議作簡明扼要的介紹，記述和反映某個會議基本情況的一種參考資料。全宗卷是檔案室在管理所在公司檔案全宗的過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷。電子文件：指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處

6、理，并可在通信網絡上傳送的文件。邏輯歸檔：指文件形成部門將歸檔電子文件的邏輯地址通知檔案部門，從而使檔案部門實施在網絡上接收、控制與管理電子文件的歸檔方式。物理歸檔：是將計算機及其網絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程?！半p套制”歸檔是指采取物理歸檔或邏輯歸檔的電子文件，同時制成紙質文件予以歸檔的方式。磁記錄檔案：指國家機構、社會組織和個人在社會活動及科學實踐中直接形成的有保存價值的、以磁介質為信息載體的一種特殊載體的專門檔案。簡 答企業(yè)信息工作的作用：企業(yè)管理的基礎開發(fā)利用新產品、新技術、新工藝的前提生產過程控制的手段企業(yè)走向市場的關鍵提高企業(yè)員工素質的階

7、梯樹立企業(yè)良好形象的途徑秘書的信息工作主要包括以下幾個環(huán)節(jié)：信息收集 信息整理 信息存儲信息傳遞 信息反饋 信息開發(fā)和利用作為秘書人員來說，信息的敏感性并不是天生的，可以通過平時的刻苦訓練逐步提升：一要多看，這是形成敏銳的信息洞察力的基礎。二要多思，這樣才能培養(yǎng)靈活的信息收集和捕捉能力。三要多練，即培養(yǎng)信息工作人員準確的篩選、整理信息的能力。-信息收集的原則：準確 及時 完整適用 選優(yōu)信息收集的渠道：大眾傳播媒介渠道 圖書、檔案資料供應商和客戶貿易交 渠道信息機構渠道 關系渠道調查渠道獲取信息的方法及優(yōu)缺點： （簡答、案例）一、觀察法。觀察法指人們直接用感官或借助其他工具認識客觀事物，獲取所需

8、信息的方法。觀察法簡單、靈活，能獲得較為客觀的信息，但得的信息量有限，不易收集到深層次的信息。二、閱讀法。閱讀法指通過閱讀書籍、報紙、雜志、資料而從中獲取信息的方法。閱讀法是收集信息的基本方法。是最普遍的信息載體，具有信息量大、信息周轉快、閱讀比較方便的特點。但報紙、書籍、雜志上的信息可能失真，要注意判斷信息的真實性。三、詢問法。詢問法是通過提問請對方回答以獲取信息的方法。詢問的形式包括人員詢問、電話詢問和書面詢問。詢問法靈活、實用，雙方直接溝通，能獲得語言信息和非語言信息。但詢問法時間較長、費用較高、范圍較小。四、問卷法。問卷法是秘書運用調查問卷向被調查者了解情況、收集信息的一種方法。問卷法

9、的最大優(yōu)點是在大范圍內對眾多對象進行調查；節(jié)省人力、費用和時間；便于定量處理和分析。但問卷法的缺點是只能獲得書面信息，不能與調查對象直接溝通，問卷的真實性受到一定影響，問卷回復率難以保證。五、網絡法。網絡法是利用因特網獲取信息的方法。不受時間、地域的限制，能收集文字、圖表及聲像信息。但用網絡法收集的信息有大量是未經核實的，所以需要對收集的信息、的真?zhèn)芜M行鑒別。六、交換法。信息管理網絡法收集信息迅速、及時，將自己擁有的信息資料與其他單位的信息資料交換即為交換法。交換法能實現(xiàn)彼此間的信息共享，獲得的信息及時、適用、針對性強，能節(jié)省時間。但交換法需建立在自愿的基礎上，交換的信息內容范圍較窄，要注意信

10、息的保密性七、購買法。是通過購買報刊、圖書、文獻資料、音像制品等信息載體收集信息的一種方法。購買法能獲取大量系統(tǒng)化、專業(yè)化的信息，信息來源廣；但費用高，耗費時間和人力。秘書在工作中收集的信息大致有這樣幾大類：名片資料 賀卡資料 廣告資料圖書期刊資料 音像資料 因需要而收集、自行收集的資料信息篩選的方法通常有以下幾種： 查重法 時序法 類比法專家評估法 老化規(guī)律法存儲時注意：存儲信息要選擇質量好的存儲載體。加強存儲載體的日常保管。注意調節(jié)存儲場所的溫度與濕度。防塵、防磁場，勿折、勿摸磁表面。定期檢查、復制。計算機存儲應采取必要的保護措施：制作備份；重要信息應制作書面?zhèn)浞?；應將磁盤存放在磁盤盒中；

11、不使用外來的磁盤，以防帶來病毒。-利用各種方式方法傳遞信息： （簡答、案例）一、語言傳遞語言傳遞是將信息轉化為語言傳遞給信息接受者，如對話、座談、會議、提出請求、聽取匯報、演說等是使用語言、姿態(tài)、傾聽來傳遞信息的。語言傳遞簡潔、直接、快速，信息反饋及時，較少受地點、場合的限制，但獲得的信息凌亂，對信息接收者來說較難儲存。二、文字傳遞文字傳遞是將信息轉換成文字、符號、圖像傳遞給信息接受者，它的特點是避免信息變形失真，可以進行遠距離的多次傳遞，而且便于利用和儲存。文字傳遞的表現(xiàn)形式是文本、表格、圖表等。文本是大多數(shù)信息傳遞的形式，人們可用文字處理技巧增加文本的影響力和清晰度。表格用于對特定的、標準

12、的信息進行展示，要有標題，信息應簡明，應表明信息來源。三、電信傳遞這是先進的信息傳遞方式，目前已有電話（包括手機和固定電話）、傳真、通信衛(wèi)星、計算機聯(lián)網等多種方式。由于各個單位的規(guī)模和秘書人員素質不同，通信設備的配備和使用程度有著較大的差距。四、可視化輔助物傳遞可視化輔助物傳遞可通過影像、投影、展示架、布告欄等形式進行，可以用來幫助理解工作任務和信息，如可用于消防、安全布告及出口標志等。信息反饋的具體措施：建立健全信息反饋系統(tǒng)簡化信息反饋程序建立一套科學的工作制度-信息開發(fā)的工作程序：確定主題：角度要選準。 分析信息材料：題材要挖深選擇信息開發(fā)方法 選擇開發(fā)信息的形式形成信息產品開發(fā)的信息編寫

13、的類型：動態(tài)型信息。反映某項工作、活動或事件的發(fā)生、發(fā)展、變化的客觀情況。建議型信息。反映問題并提出解決問題的措施。經驗型信息。反映地區(qū)、單位、部門某方面經驗的信息。問題型信息。即負面信息。預測型信息。預測社會動態(tài)、經濟動態(tài)、市場前景、工作情況等的信息。調查報告寫作中應注意的問題：提煉報告主題。精選基本素材。合理謀劃布局。講究語言的運用。如何做好信息利用工作： （簡答、論述）明確標準，實行規(guī)范化管理完善職責 規(guī)范業(yè)務 強化考核設定流程，打造精品信息 把好選稿源頭關 把好信息質量關把好過程控制關 把好文稿審校關管控源頭，夯實信息工作基礎提升信息員隊伍的戰(zhàn)斗力 提升報送信息的質量提升信息網絡的覆蓋

14、面 提升信息報送的針對性質量過硬的好信息必須符合以下價值判斷標準： 導向正確，過得了政治關； 參謀到位，過得了決策關； 體察民情，過得了群眾關；言簡意賅，過得了文字關。-檔案收集的要求：加強檔案館（室）外的調查與引導工作保證歸檔檔案的齊全完整積極推行入館（室）檔案的標準化維護全宗和全宗群的完整性歸檔的質量要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點保持文件之間的有機聯(lián)系區(qū)分不同的價值便于保管和利用收集檔案可采用以下幾個措施：嚴格執(zhí)行文件的收發(fā)文登記制度和歸檔制度加強對零散文件和”賬外”文件的收集重視對專門文件的收集檔案保管期限表的作用：第一，以檔案保管期限表為依據和標準，容易統(tǒng)一認識，可以避免個人認識的局限

15、性、片面性，以及由此造成的判定檔案價值過寬或過嚴的偏向，確保檔案價值鑒定的準確性，提高工作質量。同時，又可避免由于鑒定工作人員思想不一致而造成的爭論不休、猶豫不決的現(xiàn)象，加快工作進度，提高效率。第二，檔案保管期限表上具體規(guī)定何種檔案必須保存，何種檔案應該銷毀，標準準確，界限清楚，再加上有嚴格的銷毀檔案的批準、監(jiān)銷、注銷制度，就能有效防止有意或無意地錯誤銷毀檔案，維護檔案的完整與安全。第三，在立卷時，一般要求適當照顧文件的保存價值，將具有不同保存價值的文件組成不同的案卷，一個案卷內只能有一種而不能有兩種或兩種以上的保管期限檔案鑒定的要求：制定本部門切實可行的歸檔范圍選擇本單位形成的文件材料作為歸

16、檔重點，即”以我為主”充分考慮社會需求對文件價值的影響，即”效益為先”要克服”多多益善”的思想，保存確有永久保存價值的檔案。檔案銷毀的程序如下所述：編制銷毀清冊嚴格執(zhí)行審批制度，履行批準手續(xù)銷毀的方法銷毀完畢后必須在相應的案卷目錄、檔案總登記簿和案卷目錄登記簿上注明”已銷毀”注意：為慎重起見，對已經確定銷毀的檔案，可保存一段時間后再執(zhí)行銷毀，避免因檔案的潛在作用尚未被發(fā)現(xiàn)而造成無法挽回的損失。-檔案整理工作的基本原則：按照檔案形成的特點，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，充分利用原來的整理基礎，便于檔案的保管和利用。在整理檔案時要考慮到如下的因素：檔案是由文件轉化來的，文件形成時的特點，也會很自然的成為

17、檔案形成的特點。檔案具有鮮明的時間特點。應該保持檔案之間的歷史聯(lián)系。應該對于檔案原來整理的基礎給予充分重視，檔案不能輕易打亂重整。檔案的整理應該達到便于保管和利用的目的。歸檔整理的步驟和要求：一、檔案整理改革二、確定“件”三、檔案裝訂四、按分類方案進行歸檔文件的排列五、加蓋歸檔章六、填寫案盒事項-檔案編研的作用：提高企業(yè)的經濟效益促進企業(yè)技術進步保護企業(yè)檔案原件選材標準有：內容可靠、問題典型、素材適用、形式多樣、材料齊全。還要注意知識產權問題和保密問題。大事記的編寫要求：大事記述范圍掌握要準確，做到大事突出、要事不漏、小事不收，突出大事、要事、新事。大事發(fā)生時間要保持唯一性，不能模糊。大事內容

18、包括事故、起因、發(fā)展過程、結果等要素必須完枯、概括和確切會議簡介的體例： （簡答、案例）會議簡介有列表式、提要式和敘述式三種體例。（1）列表式。其優(yōu)點是歷次會議概況歷歷在目，便于進行比較研究和利用；缺點是內容較少，不能滿足某些利用者的需要。（2）提要式。提要式的內容比列表式詳細，信息量更大，易編寫，便于閱讀和利用。（3）敘述式。即用文章的形式簡明扼要地介紹會議的基本情況，是常用的一種會議簡介形式，適用于有重大意義的會議和需要會議上發(fā)表主要觀點的學術性會議的介紹。-檔案室在庫房的建造上應該注意的幾個問題： 庫房必須專用，不能與辦公室合用，也不能同時存放其他物品，以防外人進入，丟失檔案。檔案庫房必

19、須堅固至少應是正規(guī)的建筑物，不能是臨時建筑物。庫房應遠離火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。全木質結構房屋不宜作檔案庫房使用，一般的地下室也不能作檔案庫房使用。庫房門窗應有較好的封閉性。進出庫制度的主要內容：（1）一般情況下，庫房只允許檔案工作人員在工作時間進入。（2）非檔案工作人員原則上不允許進人庫房，如工作需要（如維修庫房及其設備等）必須進入時也應有檔案工作人員陪同并始終相伴。（3）檔案工作人員在庫房內不允許從事與庫房管理工作無關的活動，更不允許在庫房內吸煙、喝水、吃東西。（4）庫房中無人時必須關燈、關窗、斷電、庫房門上鎖。檔案使用過程中的維護與保護工作比檔案庫房管理

20、工作具有明顯的動態(tài)性、復雜性、綜合性，所用的方法及所需注意的問題頭緒很多。做好這一工作有兩條基本途徑。 （論述）1 建立嚴格的管理制度并在工作中嚴格執(zhí)行落實（1）檔案使用的登記與交接制度。（2）檔案使用行為的管理與限制制度。2 采用各種合理有效的管理方法，認真細致地做好維護與保護工作（1）量與順序的控制。（2）對利用行為的現(xiàn)場監(jiān)督與檢查。（3）利用方式及利用場所的限制。（4）對重要檔案的保護性措施。對重要的珍貴檔案應實施重點保護：一是要嚴格限制利用；二是即便提供利用，一般也不提供原件，只提供縮微品或復印件；三是利用中要格外注意監(jiān)護問題必要時可責成專人始終陪伴進行利用。對重要檔案的復制也應比一般檔案有更嚴格的限制和保護性措施。直接利用工作是檔案提供利用工作的主要途徑，它的方法很多，常見的有以下幾種： （案例） 一、閱覽服務閱覽服務的優(yōu)點很多：第一，由于檔案材料只能在閱覽室周轉，用后能及時收回，有利于提高檔案利用率，充分發(fā)揮檔案的作用；第二，檔案工作人員可以在現(xiàn)場進行宣傳和控制減少檔案原件在利用中的損耗；第三，閱覽室提供的各種設施，如復印機、傳真機、多媒體設備、縮微閱讀設備等，能為利用者查閱檔案提供便利。