辦公家具分析報告

1、.辦公家具工作分析報告我所辦公家具管理工作遵循固定資產(chǎn)管理制度、家具管理制度等相關(guān)所管理制度及流程， 但是在實際管理工作過程中， 仍有需要進(jìn)一步完善和改進(jìn)的地方。 為了進(jìn)一步給科研、 生產(chǎn)工作提供良好的辦公環(huán)境，主要從以下幾個方面進(jìn)行分析：一、工作回顧（ 2016-2017）1. 2016 至 2017 年，共計入庫家具 2061 項，支出費(fèi)用 2758463 元。2. 2016 至 2017 年，報廢家具 323 項，支出費(fèi)用 9268.5 元。3. 近兩年，我部門在管理上做出了如下改變：i. 為了加強(qiáng)管理，修訂了家具管理辦法 ，其中再次明確了各部門職責(zé)。ii. 形成了家具標(biāo)準(zhǔn)的初稿，根據(jù)員

2、工的反應(yīng)情況，對家具標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行動態(tài)管理。iii. 為了規(guī)采購流程，將家具（固定資產(chǎn)部分）申購?fù)ㄟ^OA的形式完成。提高了審批效率。iv. 為了簡化申購流程，將家具維修和家具采購統(tǒng)一改為年度開口合同，改為訂單式管理。二、目前所辦公家具管理現(xiàn)狀我所家具主要分為會議桌、辦公椅、更衣柜、文件柜、柜、沙發(fā)、工作臺、其他辦公家具。管理流程包含從申購到處置，具.c.體流程如下圖所示：1. 賬目管理i. 目前我所辦公家具臺帳分為三級臺帳管理， 分別是財務(wù)賬、家具主管部門臺帳、各使用部門臺帳。其中家具主管部門臺帳主要依賴于固定資產(chǎn)管理軟件 佳克軟件進(jìn)行日常增、刪、查、改管理。財務(wù)賬主要是通過入庫單的形式進(jìn)行入庫。各

3、使用部門臺帳主要是各部門通過自己領(lǐng)用的家具情況進(jìn)行日常管理。.c.ii. 以上三本賬，財務(wù)賬和主管部門臺帳可以保持一致。但是各使用部門臺帳與財務(wù)賬、主管部門臺帳出入較大，甚至有些部門未建立部門臺帳。iii. 為了更好地管理，家具主管部門臺帳包含固定資產(chǎn)家具與低值易耗品家具，并且在入庫過程中，均納入佳克軟件進(jìn)行統(tǒng)一管理。對于在日常工作中因家具申購、借出、報廢等情況而需要進(jìn)行賬目調(diào)整的情況，均通過佳克軟件進(jìn)行家具的動態(tài)管理。2. 庫房管理i. 目前家具倉庫根據(jù)家具類別、使用狀態(tài)進(jìn)行區(qū)別（如待維修、待報廢等），共有 6 個倉庫（老區(qū)地下室 3 個、新區(qū)地下室 3 個），均由家具主管部門進(jìn)行管理。ii

4、. 倉庫的出入庫動態(tài)管理，根據(jù)出入庫情況調(diào)整賬目。3. 申購管理i. 目前申購工作分為 2 種，固定資產(chǎn)家具申購?fù)ㄟ^網(wǎng)上 OA 流程進(jìn)行辦理；低值易耗品申購?fù)ㄟ^紙質(zhì)臨時申購單的形式進(jìn)行辦理。ii. 我部門對于申購容的具體情況是通過 EXCEL 的形式進(jìn)行記錄的，其中包含申購人、申購容、具體家具尺寸規(guī)格等各字段。如為紙質(zhì)申購單，我部門會對申購單及相關(guān)家具圖紙進(jìn)行復(fù)印存檔備查。4. 入庫管理.c.i. 物資部根據(jù)采購合同和發(fā)票填寫家具入庫單，入庫單大概會在家具實際到位后 1-2 個月送達(dá)我部門，這期間包括了使用部門試用時間、廠家開票時間、合同流程時間。ii. 我部門在收到入庫單之后于 1-2 周辦

5、理入庫手續(xù)，期間包括了去現(xiàn)場核查該家具是否在現(xiàn)場使用并完好、貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽、登記固定資產(chǎn)臺帳的時間。在審核無誤后，我部門會在入庫單上簽字確認(rèn)。iii. 物資部憑確認(rèn)后的入庫單至財務(wù)部辦理報銷流程。iv. 在入庫過程中，對于大型家具（如屏風(fēng)工位、會議桌等）將會按照部門資產(chǎn)進(jìn)行入庫，記為部門資產(chǎn)；對于小型資產(chǎn)（如員工轉(zhuǎn)椅、小沙發(fā)等）將會按照員工個人資產(chǎn)進(jìn)行入庫，記為個人資產(chǎn)；對于公共區(qū)域的家具（如一號樓大廳家具）將會按照公共區(qū)域資產(chǎn)入庫，記為綜合管理部資產(chǎn)；對于根據(jù)項目申購的家具（如試驗臺、防靜電椅）將會按照項目申購部門進(jìn)行資產(chǎn)入庫，記為申購部門資產(chǎn)。5. 維修管理i. 我部門于今年組織了年度家具

6、維修招投標(biāo)，確定了人工和相關(guān)配件的單價。ii. 我部門根據(jù)各部門直接報修或通過新事業(yè)公司報修作為工作輸入，為了不影響員工的正常使用，具體維修工作以優(yōu)先備貨置換為主。置換下來的破損家具暫時存放在庫房中，待數(shù)量達(dá)到一定程度后，統(tǒng)一通知新事業(yè)公司進(jìn)行維修，.c.如新事業(yè)公司無法維修，將通知廠家進(jìn)行維修工作。6. 報廢流程i. 嚴(yán)格執(zhí)行固定資產(chǎn)管理辦法 中對資產(chǎn)報廢的相關(guān)要求。7. 退庫流程i. 我部門在修訂家具管理辦法的過程中，新增了家具退庫表，用于因家具損壞無法使用和暫無使用需求的家具進(jìn)行記錄，而且該表也作為修改賬目時的依據(jù)。8. 家具標(biāo)準(zhǔn)化工作i. 在 2016 年初，為了員工在申購過程中更加便

7、利，加強(qiáng)家具訂單式管理，形成了一份家具標(biāo)準(zhǔn)的初稿并進(jìn)行了試運(yùn)行。在今年八月份，根據(jù)員工的反應(yīng)、家具的款式、集團(tuán)公司的文化等多方面考慮，制定了一份新的家具標(biāo)準(zhǔn)，同時把這份家具標(biāo)準(zhǔn)作為 2017 年家具年度采購合同的家具清單。最新的家具標(biāo)準(zhǔn)包含 3 個大類（板式家具、椅凳類家具、鐵質(zhì)類家具），_15 _個小類，而且對每一項家具進(jìn)行了細(xì)化，標(biāo)明了主要部件的材質(zhì)。在日常的管理工作中，我部門根據(jù)家具的申購頻率、新穎程度、質(zhì)量情況等進(jìn)行動態(tài)化管理，對于長期沒有申購或者款式已經(jīng)淘汰的家具，即使剔除標(biāo)準(zhǔn)；對于款式新穎的家具，經(jīng)過討論后列入家具標(biāo)準(zhǔn)。三、目前所辦公家具管理存在的問題經(jīng)過不斷的改進(jìn)， 在管理和操作

8、中有所提升， 但是仍有改進(jìn)空間，.c.主要體現(xiàn)在以下方面：1. 賬目問題i. 由于歷史原因及多年管理不嚴(yán)，導(dǎo)致目前我所家具賬目不清晰。ii. 在 2014-2015 年，為了摸清家底，原經(jīng)營計劃部組織過一次全所資產(chǎn)盤點(diǎn)，那次盤點(diǎn)是近幾年較為全面的一次資產(chǎn)盤點(diǎn)工作，其中涉及了固定資產(chǎn)與低值易耗品、財務(wù)賬、實物賬、部門賬。但是那次盤點(diǎn)在最終數(shù)據(jù)匯總的時候，由于賬目的丟失、部門的合并，導(dǎo)致未能有任何結(jié)果。自此之后，未能在組織起如此全面的資產(chǎn)盤點(diǎn)工作。iii. 在一些老式家具使用過程中，尤其是老區(qū)，有很多雖然在財務(wù)賬以折舊為 0，但是實際還在使用的情況。這批家具因長年使用的原因，在加之當(dāng)年的管理不規(guī)，

9、會出現(xiàn)很多賬目雖然存在，但是現(xiàn)場家具無標(biāo)簽或無法匹配的情況，導(dǎo)致在今天進(jìn)行賬目比對的過程中造成很大困難。iv. 隨著各項管理制度的頒布， 隨意丟棄家具的情況有所減少，但是至今仍有員工破損的家具未經(jīng)報修就扔到地下室，特別是員工轉(zhuǎn)椅，由于體積小不易發(fā)現(xiàn)，經(jīng)常被員工私自處理，在盤點(diǎn)過程中很難進(jìn)行對賬。2. 申購問題i. 家具的申購是根據(jù)固定資產(chǎn)和低值易耗品的不同而分為 OA 申購和紙質(zhì)申購兩種。但是在實際操作過程中較為繁.c.瑣，經(jīng)了解，大部分員工的反饋是在老區(qū)辦公的同事來新區(qū)送紙質(zhì)申購單不方便，在相互交收的過程中還存在丟失的風(fēng)險。而且紙質(zhì)申購單在付家具圖紙上不太方便，還需要單獨(dú)打印在粘貼。3. 供

10、應(yīng)商管理問題i. 根據(jù)制度分工，綜合管理負(fù)責(zé)家具的招投標(biāo)工作。但是在實際招投標(biāo)過程中，前來應(yīng)標(biāo)的廠家越來越少，經(jīng)常會出現(xiàn)求著別人應(yīng)標(biāo)的情況。經(jīng)了解，發(fā)生該問題主要是我單位付款速度非常緩慢，最快的付款流程需要三個月，但是在實際的付款過程中，早已超過三個月。4. 入庫問題i. 整個家具入庫流程，只對由部門申購的家具進(jìn)行入庫，其他家具不包含在。但是隨著所業(yè)務(wù)量增加，基建與家具相結(jié)合的環(huán)境改造項目增多，許多基建改造項目的家具不包含在入庫圍。5. 管理問題i. 自從上次家具盤點(diǎn)賬目丟失以后，沒有進(jìn)行過資產(chǎn)盤點(diǎn)。導(dǎo)致目前家具臺帳混亂。6. 員工認(rèn)識方面i. 我所員工缺乏對資產(chǎn)的重視和認(rèn)識， 受到傳統(tǒng)觀念的

11、影響，大部分員工對資產(chǎn)管理沒有充分的認(rèn)識， 在家具管理方面，資產(chǎn)的獎懲與實際工作沒有相結(jié)合，這也是很多員工會私.c.自把一些不用的家具丟棄至地下室的主要原因。四、對存在問題的改進(jìn)建議1. 開展資產(chǎn)清查，摸底家具實物狀態(tài)，實現(xiàn)賬物一致i. 確定基準(zhǔn)日，明確本次盤點(diǎn)目的是摸清家底，實現(xiàn)賬物一致，因此本次盤點(diǎn)不因賬物不一致而做出發(fā)。ii. 本次盤點(diǎn)采取無賬目形式，進(jìn)行現(xiàn)場實物的盤點(diǎn)。對于各部門的盤點(diǎn)情況應(yīng)當(dāng)場進(jìn)行簽字確認(rèn)。iii. 在部門確認(rèn)簽字后的三個工作日進(jìn)行實物賬、財務(wù)賬的比對，將比對結(jié)果由各部門領(lǐng)導(dǎo)再次確認(rèn)后留存作為部門賬。iv. 各部門盤點(diǎn)結(jié)束后，對于出現(xiàn)的盤虧情況，按照年代、破損情況進(jìn)行

12、統(tǒng)一處理。對于盤盈情況，核實原因后統(tǒng)一入賬。v. 對于因基建改造而采購的家具，根據(jù)改造地點(diǎn)的不同進(jìn)行盤盈工作。因各部門需求進(jìn)行改造的，資產(chǎn)納入各部門資產(chǎn)；因公共區(qū)域需求進(jìn)行改造的，統(tǒng)一納入綜合管理部資產(chǎn)。vi. 將現(xiàn)有家具資產(chǎn)中部門名下的資產(chǎn)盡可能轉(zhuǎn)移到員工個人名下，用以增強(qiáng)員工責(zé)任心， 以達(dá)到減少家具丟失的目的。2. 將固定資產(chǎn)申購和低值易耗家具申購均采用 OA 流程進(jìn)行，提高工作效率。經(jīng)了解，雖然沒有制度要求固定資產(chǎn)和低值易耗家具必須要分開申購， 但是為了避免出現(xiàn)申購一個椅子也需要.c.所領(lǐng)導(dǎo)審批的情況， 才會出現(xiàn)兩種申購方式。 經(jīng)過和固定資產(chǎn)主管的溝通，認(rèn)為在今后的工作中有必要合并為一個

13、 OA 申購流程，而且需要優(yōu)化流程， 對固定資產(chǎn)和低值易耗家具進(jìn)行篩選。該工作計劃在今年年底的信息化工作預(yù)算上提出， 相信明年可以完成優(yōu)化。3. 對于供應(yīng)商管理問題，具體解決措施如下：i. 為了提高供應(yīng)商積極性，協(xié)調(diào)相關(guān)部門修改付款制度，加強(qiáng)欠款的付款工作，同時在標(biāo)書上明確我方付款方式。ii. 在日常工作中，通過家具展覽、兄弟企業(yè)推薦等形式，不斷新增供應(yīng)商，開拓視野，增加供應(yīng)商可選性。iii. 根據(jù)服裝采購和基建采購的付款流程，同時參考過往項目的付款經(jīng)驗，賦予綜合管理部家具采購付款的權(quán)利，由綜合管理部直接采購簽訂合同并付款。這樣既可以解決家具付款慢供應(yīng)商不配合的情況，又可以解決家具采購過程中對

14、款式、材質(zhì)、顏色等主要信息的丟包現(xiàn)象。4. 加強(qiáng)員工宣傳， 提高對私自丟棄資產(chǎn)嚴(yán)重性的認(rèn)識。 在實際操作過程中需要做到以下 2 點(diǎn)：i. 根據(jù)之前對賬目問題的分析和解決方案，首先明確各部門的賬目，做到部門賬、實物賬、財務(wù)賬一致。ii. 在賬物一致的前提下，嚴(yán)格執(zhí)行固定資產(chǎn)管理制度中獎懲的相關(guān)規(guī)定，在日常工作中，一旦發(fā)現(xiàn)私自丟棄家具的情況，就應(yīng)該按照制度進(jìn)行處罰。.c.五、后續(xù)準(zhǔn)備開展的工作1. 制定家具標(biāo)準(zhǔn)i. 將目前現(xiàn)有的家具標(biāo)準(zhǔn)不斷擴(kuò)充、修訂。對于需求量大的家具列入家具標(biāo)準(zhǔn)； 對于不常用或者已經(jīng)淘汰的家具款式，及時剔除。2. 進(jìn)行全年家具清查i. 主要工作容是盤點(diǎn)每個部門的實物情況，與財務(wù)賬進(jìn)行比對。對盤盈、盤虧的家具進(jìn)行統(tǒng)一處理。最終，將可以轉(zhuǎn)移的到個人名下的家具進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)移。3. 待報廢資產(chǎn)管理i. 目前新區(qū)老區(qū)地下車庫均有不同程度的家具堆積情況，對于已經(jīng)破損無法使用的家具優(yōu)先處置。4. 家具管