企業(yè)辦公用品管理制度(共6頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 企業(yè)辦公用品管理制度1 目的為規(guī)范公司辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)放、使用、報(bào)廢、盤存、交接程序,使之管理有序，責(zé)任明確，節(jié)儉節(jié)約，避免浪費(fèi)，特制訂本制度。2 適用范圍適用于本公司各部門、全體員工對(duì)各類辦公用品的采購、領(lǐng)用及保管。3 辦公用品的分類按使用的性質(zhì)分為消耗性辦公用品、非消耗性辦公用品和固定資產(chǎn)辦公用品三類。3.1其中消耗性辦公用品主要指：碳素筆、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、綁帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、復(fù)印紙、標(biāo)簽紙、打印紙、墨盒、復(fù)寫紙、便簽紙、橡皮擦、筆芯、夾子、涂改液、白板筆、螢光筆、記事本、檔案盒（夾）等價(jià)值較低的日常用品；3.2非消

2、耗性辦公用品主要指：移動(dòng)硬盤、U盤、計(jì)算器、線插板、剪刀、起釘器、訂書機(jī)、電話機(jī)、裝訂機(jī)、筆筒、文件欄3.3固定資產(chǎn)辦公用品為：電腦、打（復(fù)）印機(jī)、驗(yàn)鈔機(jī)、文件柜、空調(diào)、相機(jī)、投影儀、辦公桌椅、碎紙機(jī)等價(jià)值較高的物品。4職責(zé)4.1 公司行政部為辦公用品的歸口管理部門,部門設(shè)一名專職負(fù)責(zé)辦公用品的日常管理；4.2 每年初行政部根據(jù)上年度辦公用品使用費(fèi)用，制定出各部門的年度辦公用品費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)；4.3 各部門根據(jù)“年度辦公用品費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)”編制辦公用品采購計(jì)劃；4.4行政部負(fù)責(zé)公司辦公用品采購計(jì)劃的統(tǒng)計(jì)、項(xiàng)目分類及費(fèi)用核算，并辦理審批手續(xù)；4.5 各部門設(shè)一名兼職辦公用品管理員，負(fù)責(zé)每月辦公用品申請(qǐng)的統(tǒng)計(jì)

3、和部門辦公用品的領(lǐng)用。5 辦公用品的申請(qǐng)5.1公司辦公用品的購買申請(qǐng)需要填寫辦公用品購買申請(qǐng)表。各級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)“年度辦公用品費(fèi)用計(jì)劃”結(jié)合工作需要每月25日編制月度需求計(jì)劃交行政部； 5.2各部門兼職辦公用品管理員根據(jù)部門人員需求填寫辦公用品購買申請(qǐng)表由部門經(jīng)理統(tǒng)一進(jìn)行批準(zhǔn)。各部門填寫的辦公用品購買申請(qǐng)表在得到批準(zhǔn)后，應(yīng)當(dāng)交到公司行政部編制辦公用品采購計(jì)劃單。5.5針對(duì)超過年度辦公用品費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的，由超出部門需對(duì)超出原因進(jìn)行說明，交總經(jīng)理審批。5.6固定資產(chǎn)類辦公用品不設(shè)月度計(jì)劃，各部門根據(jù)實(shí)際需要，適時(shí)填寫辦公用品采購計(jì)劃單交至行政部，由行政部辦理提請(qǐng)至總經(jīng)理進(jìn)行審批。5.4行政部每月5

4、日前根據(jù)辦用品購買申請(qǐng)情況將辦公用品發(fā)至各部門。6 辦公用品的審批6.1 在填寫辦公用品購買申請(qǐng)表后，申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)將申請(qǐng)單交由部門經(jīng)理審查批準(zhǔn)。部門經(jīng)理是辦公管理費(fèi)用控制的責(zé)任人，其簽署的批準(zhǔn)意見對(duì)辦公費(fèi)用控制構(gòu)成相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。6.2 行政部匯總各部門辦公用品購買申請(qǐng)表后，由行政部經(jīng)理應(yīng)對(duì)耗性和非消耗性辦公用品采購計(jì)劃進(jìn)行審批。6.3 行政部編制的辦公用品采購計(jì)劃單根據(jù)不同的層級(jí)，劃分出不同類別辦公用品的審批權(quán)。行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)審批屬于消耗性辦公用品的辦公用品的申請(qǐng)。公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批公司各部門所需的屬于固定資產(chǎn)辦公用品的申請(qǐng)。對(duì)于所涉金額過大的（單品價(jià)值達(dá)到和超過5000元的），由總經(jīng)理負(fù)責(zé)向公

5、司總經(jīng)理申請(qǐng)審批。7 辦公用品的采購7.1 行政部編制辦公用品采購計(jì)劃單經(jīng)行政部經(jīng)理審批后，交由行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人員統(tǒng)一采買。行政部應(yīng)當(dāng)做好供應(yīng)商的建檔工作，編制出常用辦公用品的價(jià)格表，價(jià)格表一式兩份，一份由采購人員保管，一份交財(cái)務(wù)部保管，把握好辦公用品的價(jià)格行情，做好供應(yīng)商的比較、甄選工作，控制好辦公用品的采購成本。7.2 行政部將根據(jù)公司日常辦公需要，對(duì)一些常用的辦公用品進(jìn)行采購，行政部要保持一定庫存，以保證正常辦公臨時(shí)需要，提高供給效率。8 辦公用品的入庫管理8.1 行政部采購?fù)贽k公用品后，交由行政部統(tǒng)一入庫、保管和發(fā)放。財(cái)務(wù)部在接到辦公用品付款單據(jù)時(shí)應(yīng)當(dāng)再次核對(duì)相應(yīng)品種的單價(jià)和總金額及簽

6、收人的簽字，確認(rèn)無誤的準(zhǔn)予付款。8.2 行政部于每月1日以前完成公司辦公用品采購計(jì)劃單的編制和上月辦公費(fèi)用報(bào)表上交行政辦經(jīng)理審核；8.3 實(shí)行定期盤存制。盤存頻率為一個(gè)季度一次，行政部將于每季的25號(hào)至31號(hào)內(nèi)進(jìn)行辦公用品庫存的盤存。盤存內(nèi)容包括檢查相應(yīng)的辦公用品的存在問題的情況，并讓相應(yīng)的保管人簽字確定，以便及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，處理問題。9 辦公用品的領(lǐng)用和使用9.1各部門憑辦公用品購買申請(qǐng)表可以領(lǐng)用已采購回公司的辦公用品。在領(lǐng)用時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)在行政部的辦公用品領(lǐng)用記錄表上簽上領(lǐng)取人姓名和日期。領(lǐng)取人可以是辦公用品申請(qǐng)單申請(qǐng)人，也可以是申請(qǐng)人指定的辦公用品使用人。但涉及固定資產(chǎn)類辦公用品的，必須

7、是使用人前來領(lǐng)取并簽字，以明確保管責(zé)任。 9.2 在領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取辦公用品時(shí)，行政部應(yīng)當(dāng)對(duì)辦公用品應(yīng)做好相應(yīng)的辦公用品領(lǐng)用記錄，明確領(lǐng)用部門，領(lǐng)用人，領(lǐng)用日期。 9.3 各部門辦公用品領(lǐng)用之后，如非消耗性辦公用品和固定資類辦公用品使用人更改，部門負(fù)責(zé)人須至行政部變更記錄。 9.4 員工應(yīng)自覺愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn)。10 辦公用品的保管10.1 各部門申請(qǐng)的辦公用品應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)放，庫存的辦公用品由行政部相關(guān)工作人員統(tǒng)一保管。公司為行政部劃定相應(yīng)的存放區(qū)域，實(shí)行封閉保存。10.2 固定資產(chǎn)類辦公用品 10.2.1由行政部統(tǒng)一登記用品，進(jìn)行編號(hào)管理。 10.2.2日常的管理由使用部門或使用者進(jìn)行，公司公用品由行

8、政部進(jìn)行管理。 10.2.3出現(xiàn)損壞或故障根據(jù)實(shí)際情況由行政部統(tǒng)一安排修理。 10.2.4因個(gè)人行為導(dǎo)致固定資產(chǎn)類辦公用品的非正常損壞，由員工個(gè)人承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任，如需折價(jià)賠償由財(cái)務(wù)部計(jì)算其剩余價(jià)值。10.3非消耗和消耗性辦公用品。 10.3.1 由各使用部門或使用者管理。 10.3.2 非消耗性辦公用品如有損壞應(yīng)以舊品換新品，如有遺失應(yīng)由部門或個(gè)人賠償或自購。 10.3.3 設(shè)立辦公用品領(lǐng)用單，由人事行政部統(tǒng)一保管，以便于掌握辦公用品的領(lǐng)用狀況。 10.3.4 員工離職前應(yīng)如數(shù)交回或轉(zhuǎn)交所領(lǐng)用的非消耗性辦公用品，由行政部確認(rèn)。 10.4 離職時(shí)各部門領(lǐng)用的非消耗辦公用品發(fā)生遺失，如果本年度辦

9、公用品使用費(fèi)用未超出“年度辦公用品費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)”，則不需要進(jìn)行賠償，但相應(yīng)損失要計(jì)入部門年度辦公用品費(fèi)用計(jì)劃中；如果本部門年度辦公用使用費(fèi)用已超出年度辦公用品費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)”，則需要遺失人員另行賠償。 10.5 根據(jù)中華人民共和國企業(yè)所得稅法實(shí)施條例第六十條相關(guān)規(guī)定，固定資產(chǎn)類辦公用品折舊年限為五年，電子設(shè)備折舊年限三年。離職時(shí)超出折舊年限的辦公用品損壞，可根據(jù)辦公用品損壞的實(shí)際情進(jìn)行確定是相關(guān)責(zé)任，損失不在計(jì)入部門年度辦公用品費(fèi)用計(jì)劃中。10.6 對(duì)于固定資產(chǎn)辦公用品實(shí)行保管責(zé)任制，實(shí)行使用人、領(lǐng)取人、保管責(zé)任人三合一的辦法，對(duì)保管責(zé)任進(jìn)行歸屬。對(duì)因個(gè)人工作失誤、非正常使用而對(duì)辦公用品（固定資產(chǎn)辦公用

10、品）造成損耗，將根據(jù)個(gè)人責(zé)任的程度，由責(zé)任人承擔(dān)所造成相應(yīng)損失部分的賠償。（責(zé)任認(rèn)定分3等，含完全責(zé)任、一般責(zé)任和輕微責(zé)任，分別對(duì)應(yīng)80%，50%，20%的損失賠償比例。損失的計(jì)算按采購成本計(jì)算，根據(jù)行政部事先公布的該類辦公用品的使用年限，在計(jì)提折舊后得出。如存在產(chǎn)品更新?lián)Q代，市面購置價(jià)值降低的，也可以直接按重置成本計(jì)算，兩種賠償計(jì)算方式可以由賠償人選擇。）11 固定資產(chǎn)類辦公用品的編號(hào)11.1 行政部對(duì)各部門領(lǐng)用的固定資產(chǎn)類辦公用品進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)管理，固定資產(chǎn)類辦公用品領(lǐng)用人不得隨意更改使用者，如有必要進(jìn)行更改，須通知行政部辦公用品管理員對(duì)固定資產(chǎn)類辦公用品記錄進(jìn)行變更。11.2 公司固定資

11、產(chǎn)類辦公用品編號(hào)編寫格式： 公司代碼+固定資產(chǎn)類別+順序號(hào) 11.2.1 公司代碼：XX11.2.2 辦公設(shè)備類別：設(shè)備類型設(shè)備名稱設(shè)備編號(hào)備注電子設(shè)備(DS)電腦(pc)ds-pc筆記本電腦(m)ds-pcm打印機(jī)(p)ds-p投影儀(pr)ds-pr數(shù)碼相機(jī)(dc)ds-dc電話(p)ds-p傳真(f)ds-f碎紙機(jī)(s)ds-s會(huì)議麥克風(fēng)(m)ds-m功放(a)ds-a辦公設(shè)備(BS)辦公桌(d)bs-d辦公椅(c)bs-c文件柜(fc)bs-fc11.2.3序列號(hào)：采用“001-999”流水號(hào)，“001”表示每種文件的第一份直到“999”份。11.2.4公司代碼+固定資產(chǎn)類別+順序號(hào)如

12、圖： XX - DS - ps -001 順序號(hào) 固定資產(chǎn)類別（電腦） 固定資產(chǎn)類別（電子設(shè)備） 公司代碼12 辦公用品的報(bào)修及報(bào)廢公司對(duì)固定資產(chǎn)類辦公用品的報(bào)廢實(shí)行審批管理。各單位、部門如有固定資產(chǎn)類辦公用品損壞，不能使用的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。12.1 可使用物品出現(xiàn)問題的應(yīng)當(dāng)提交辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單，與行政部相關(guān)技術(shù)人員聯(lián)系，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象，技術(shù)人員認(rèn)真做好記錄，安排人員在最短時(shí)間內(nèi)予以解決，故障解決后填寫辦公設(shè)備報(bào)修記錄單，由報(bào)修申請(qǐng)人簽字確認(rèn)后歸檔保存。12.2 對(duì)維修不成的固定資產(chǎn)類辦公用品實(shí)行報(bào)廢處理。報(bào)廢應(yīng)當(dāng)是在提交過維修申請(qǐng)，經(jīng)過維修但無法修好的情況下，或者是對(duì)無條件維修的，經(jīng)過了行政部技術(shù)人員的故障認(rèn)定，方可由該管理品的保管人填寫辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單，經(jīng)行政部簽字確認(rèn)后報(bào)廢事項(xiàng)方為成立。報(bào)廢品原購買價(jià)值單件超過1000元的，須報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)；原購買價(jià)值單件超過5000元的，須報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)。12.3 固定資產(chǎn)類辦公用品在得到報(bào)廢審批后應(yīng)當(dāng)由行政部進(jìn)行回收處理，盡可能的開源節(jié)流。12.4 固定資產(chǎn)類辦公用品在完成報(bào)廢程序后，應(yīng)當(dāng)從固定資產(chǎn)類辦公用品登記表上核銷，核