物資采購(gòu)領(lǐng)用管理制

1、文件名接待物資管理制度部 門 總裁辦類 型普 通編 號(hào)編 制 審 核批 準(zhǔn)備 注發(fā)公司所有人員學(xué)習(xí) 為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司接待物資管理，健全物資采購(gòu)流程，監(jiān)督和控制不必要的開支，保證物資采購(gòu)工作的正?；?、規(guī)范化，特制定此制度。一、 管理范圍：本制度所稱接待物資指經(jīng)公司批準(zhǔn)，由總裁辦直接批量購(gòu)置或定制的專門用于對(duì)外公關(guān)工作或業(yè)務(wù)交往，以公司名義向有關(guān)單位、個(gè)人饋贈(zèng)的紀(jì)念物品（其他部門因工作需要定制和贈(zèng)送的紀(jì)念物品不含在內(nèi)）、過節(jié)物資、招待用香煙、酒水、茶葉以及董事會(huì)需要采買的其他物品等。二、 管理職責(zé)：2.1 組織實(shí)施本制度的責(zé)任部門是總裁辦。2.2 總裁辦設(shè)置專職倉(cāng)庫(kù)保管員，其職能是對(duì)所采購(gòu)的物資

2、驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)用發(fā)放實(shí)施監(jiān)督和管理。三、 采購(gòu)原則3.1 根據(jù)公司的實(shí)際情況，結(jié)合所采購(gòu)的物資用途和范圍，本制度適用范圍內(nèi)的采購(gòu)業(yè)務(wù)統(tǒng)一由總裁辦負(fù)責(zé)具體辦理，其他部門或人員不得自行采購(gòu)。所有采購(gòu)事務(wù)由總裁辦主任統(tǒng)一協(xié)調(diào)、安排。3.2 總裁辦在購(gòu)置、定制物資時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循“貨比三家，質(zhì)優(yōu)價(jià)廉”的原則，采購(gòu)申請(qǐng)5000元，必需尋找三家以上供貨方比價(jià)擇優(yōu)選擇，以最大限度地提高資金的使用效率。3.3 急用、小金額突發(fā)性采購(gòu)可以通過“釘釘”管理系統(tǒng)申請(qǐng)后先行購(gòu)買，購(gòu)回物品經(jīng)總裁辦驗(yàn)收后再到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。3.4 采購(gòu)物資原則上一律要求供應(yīng)商提供發(fā)票，特殊情況下無(wú)法提供發(fā)票者與財(cái)務(wù)人員溝通后遵循財(cái)務(wù)管理制度處理。四

3、、 采購(gòu)程序4.1 公司所有采購(gòu)均須按以下流程完成：收集信息（申請(qǐng)）、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、評(píng)估、索樣、決定、定購(gòu)、催交、收貨檢驗(yàn)、入庫(kù)、整理付款。4.3 每月25日，物資保管專員根據(jù)庫(kù)存情況，依據(jù)公司接待需求及時(shí)補(bǔ)充庫(kù)存。4.4 物資采購(gòu)堅(jiān)持誰(shuí)需要誰(shuí)申報(bào)的原則，于每月25日申報(bào)下月物資計(jì)劃，每月10日申報(bào)當(dāng)月補(bǔ)充計(jì)劃，臨時(shí)性采購(gòu)每月不得超過兩次。4.5 采購(gòu)申請(qǐng)人根據(jù)實(shí)際需要，確定一種或幾種物資，到總裁辦領(lǐng)取“采購(gòu)申請(qǐng)單”并按照規(guī)定格式認(rèn)真填寫，采購(gòu)申請(qǐng)單填寫保證清晰可閱讀，內(nèi)容完整。并逐級(jí)遞交公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由總裁辦指派人員進(jìn)行實(shí)際采購(gòu)。填寫不規(guī)范，導(dǎo)致無(wú)法確認(rèn)請(qǐng)購(gòu)物資須知信息的，總裁辦有

4、權(quán)拒絕采購(gòu)。4.6 總裁辦在接收申購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)；需求原因不清晰不采購(gòu)；通知物資保管專員核查申購(gòu)物資是否有存庫(kù)，已超儲(chǔ)的物資不采購(gòu)。4.7 總裁辦指派專人負(fù)責(zé)具體采購(gòu)事宜，采購(gòu)前應(yīng)認(rèn)真審閱申購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱遇到問題應(yīng)及時(shí)的與申購(gòu)部門/人溝通。對(duì)于申購(gòu)部門/人需求的物資如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品（但必須與申購(gòu)部門/人商議）。對(duì)于急需的申購(gòu)項(xiàng)目總裁辦應(yīng)優(yōu)先處理，無(wú)法按時(shí)購(gòu)置的物資應(yīng)及時(shí)通知申購(gòu)部門/人。4.8 單一、固定或長(zhǎng)期合作的采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品由申購(gòu)部門/人作出書面說(shuō)明及該供應(yīng)商的詳細(xì)資料，總裁辦對(duì)供應(yīng)方的供貨能力評(píng)估后，與其簽訂購(gòu)銷合同。4.9

5、 總裁辦應(yīng)當(dāng)對(duì)供應(yīng)方的供應(yīng)能力、交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。所有采購(gòu)項(xiàng)目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則上不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)。五、 入庫(kù)保管5.1 總裁辦物資專管人員在物資購(gòu)置回公司或供應(yīng)商按約定將物資交付公司時(shí)，首先辦理入庫(kù)手續(xù)，對(duì)照申請(qǐng)及送貨單檢驗(yàn)貨物的品名、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、數(shù)量及金額是否一致，并檢查好物品的規(guī)格、質(zhì)量，做到數(shù)量、規(guī)格、品種、價(jià)格準(zhǔn)確無(wú)誤，質(zhì)量完好，配套齊全，并在入庫(kù)登記簿上共同簽字確認(rèn)。如果驗(yàn)收不合格，不予入庫(kù)，并及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商妥善處理。5.2 物資入庫(kù)，要按照不同的類型、規(guī)格、功能和要求，分類、分別相應(yīng)位置儲(chǔ)存，倉(cāng)庫(kù)物資應(yīng)保證數(shù)量準(zhǔn)確、價(jià)格不串。5

6、.3 精密、易碎及貴重貨物要輕拿輕放。嚴(yán)禁擠壓、碰撞，倒置，要做到妥善保存，其中貴重物品應(yīng)入公司內(nèi)小倉(cāng)庫(kù)保存，以防盜竊。5.4 物資入庫(kù)、出庫(kù)應(yīng)如數(shù)登記，注明領(lǐng)用人、領(lǐng)用用途、數(shù)量和金額，并如實(shí)填寫物資出庫(kù)臺(tái)賬，做到賬物相符。如因主觀原因出現(xiàn)賬物不符的則按照物品同等價(jià)格進(jìn)行賠償，并做出書面檢查。5.5 總裁辦專管人員要每月末對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行全面盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)后的物資臺(tái)賬報(bào)總裁辦負(fù)責(zé)人。在物資不足時(shí)應(yīng)及時(shí)向總裁辦負(fù)責(zé)人報(bào)告，及時(shí)提出補(bǔ)充采購(gòu)需求。5.6 總裁辦專管人員換崗或離崗時(shí)，應(yīng)將賬物盤點(diǎn)清楚后隨入庫(kù)單、出庫(kù)單、出庫(kù)臺(tái)賬一并移交下一任專管人員。5.7 總裁辦專管人員的職責(zé)是負(fù)責(zé)保管，未經(jīng)公司領(lǐng)

7、導(dǎo)批準(zhǔn)，不得發(fā)放。總裁辦專管人員因其他原因不在時(shí)，應(yīng)由總裁辦負(fù)責(zé)人或由其安排總裁辦其他人員代管，在專管人員到崗后立即與代管人員核查帳物，以免出現(xiàn)賬物不符。代管人員在代管期間不履行職責(zé)的，出現(xiàn)賬物不符的由代管人員直接承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。六、 領(lǐng)用原則6.1 物資辦理入庫(kù)后，由總裁辦通知物資申購(gòu)部門/人及時(shí)領(lǐng)用。由申購(gòu)部門/人填寫領(lǐng)用單并經(jīng)相關(guān)責(zé)任人簽字后自行到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。6.2 物資保管專員嚴(yán)格執(zhí)行憑領(lǐng)用單出庫(kù)，無(wú)單不出庫(kù)，并做好出庫(kù)登記，每月第做出入庫(kù)報(bào)告。6.3 對(duì)于急需使用的物資，可由總裁辦在入庫(kù)前通知申購(gòu)部門/人共同核對(duì)申購(gòu)單中采購(gòu)項(xiàng)目，經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后直接在物資交接單上簽字領(lǐng)用。6.4 申請(qǐng)人領(lǐng)取

8、酒水、禮品后未用完的，應(yīng)及時(shí)退回倉(cāng)庫(kù)，物資保管專員在收到回退的酒水、禮品后，重新辦理入庫(kù)手續(xù)。6.5 所有物資發(fā)出后，經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)取部門或有關(guān)人員對(duì)所屬物資的用途不符，或假公濟(jì)私者，公司將按照該領(lǐng)取物資的總價(jià)值進(jìn)行加倍處罰，以儆效尤。七、 責(zé)任劃分7.1 不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購(gòu)的，并已經(jīng)與供方簽訂購(gòu)銷合同，導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔(dān)。7.2 未經(jīng)比價(jià)即進(jìn)行采購(gòu)的或采購(gòu)價(jià)格明顯高于比價(jià)結(jié)果的，價(jià)格高出部分由采購(gòu)人員自行承擔(dān)。提交供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)，與供應(yīng)商串通抬高價(jià)格，從中謀取私利；或未認(rèn)真進(jìn)行比價(jià)而導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格明顯過高；經(jīng)查實(shí)后采購(gòu)人員承擔(dān)相應(yīng)損失。7.3 對(duì)貪圖省事、亂報(bào)申購(gòu)物資的部門/人，造成本公司流動(dòng)資金使用浪費(fèi)的，相關(guān)損失由該部門/人承擔(dān)。八、 附 則本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，各部門需嚴(yán)格按上述審批手續(xù)和流程執(zhí)行。 采購(gòu)申請(qǐng)單 年 月 日 申請(qǐng)部門： 需求日期:推薦的供應(yīng)商：申請(qǐng)?jiān)颍菏褂靡螅盒蛱?hào)物品名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量單位預(yù)算金額備注12345678910合 計(jì) 采購(gòu)申請(qǐng)人（簽名日期） 部門主管（簽名日期）總裁辦主任（簽名日期） 董事長(zhǎng)（審批日期）附表1 附表2 入庫(kù)單供應(yīng)商：日期：序號(hào)貨品編號(hào)貨品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)金額備注合計(jì)： 佰 拾 萬(wàn) 仟 佰 拾 元 角 分 ￥摘要： 記賬送貨人收貨人