公司公文管理規(guī)定暫行.doc

1、公司公文管理規(guī)定暫行有限公司公文管理規(guī)定（暫行）為了規(guī)范公司公文行文、程序及版式，使公文既統(tǒng)一、美觀，又大方、得體，很好的體現(xiàn)企業(yè)文化，彰顯企業(yè)形象。根據(jù)集團相關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合實際制訂本規(guī)定：一、適用范圍：本規(guī)定適用于有限公司與總公司之間、集團公司之間、其他外單位之間及公司內(nèi)部各部門（項目部）、科室之間各類公文的起草、審核、傳遞、存檔等管理。二、公文的類別：（一）按級別可將公文可分為：1 1 、一級公文以公司名義起草、下發(fā)或上報的各類文件、會議紀(jì)要、函、通報、通知、報告、報表等，用以規(guī)范或代表全公司或跨多個部門利益行為的公文。2 2 、二級公文以部門名義起草、下發(fā)或上報的各類文件、會議紀(jì)要、函

2、、通報、通知、報告、報表等，僅用以規(guī)范或代表某一個單一部門或某一特定范圍利益行為的公文。（二）按類別可將公文可分為：1 1 、函類（會知函或工作聯(lián)系函）適用于不相隸屬部門之間互相商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。其中會知函常用于與涉外公司之間商洽及答復(fù)問題所用，工作聯(lián)系函常用于與集團各委員會、各部門、內(nèi)部各部門之間詢問、協(xié)調(diào)及答復(fù)問題所用。2 2 、文件制度類（1）公司正式文件執(zhí)行“有限公司”唯一紅字格式。文件字號為“（年）號”簽發(fā)人為總經(jīng)理。職能部門需要面向全公司或某一方面行文時，由各職能部門起草文件初稿，經(jīng)分管班子成員審核后，報總經(jīng)理審定簽發(fā)，以“有限公司文件”行文。不經(jīng)簽

3、發(fā)人簽字一律不得下發(fā)、發(fā)放。注：因工作需要，公司涉外與政府、行政事業(yè)單位之間的行文也執(zhí)行“有限公司”紅字格式。文件字號為“文（或呈）（年）號”簽發(fā)人為總經(jīng)理，不經(jīng)簽發(fā)人或授權(quán)專人簽字一律不得對外傳遞、報送。（2）部門或車間對內(nèi)部人員的管理條例、細則，經(jīng)部門或車間負責(zé)人簽字后下發(fā)執(zhí)行。3 3 、會議紀(jì)要類以“（年）第期”下發(fā)的公司紀(jì)要，僅限班子會議、月度生產(chǎn)經(jīng)營總結(jié)會、總經(jīng)理主持召開各類專題會議、主管班子成員主持召開的跨系統(tǒng)專題會議，不包括單個部門內(nèi)部的部門會議。主管班子成員主持召開本系統(tǒng)的會議紀(jì)要以“系統(tǒng)（年）第期”形式下發(fā)。所有會議紀(jì)要必須要經(jīng)會議主持人員（總經(jīng)理或主管班子成員）簽發(fā)后才能行

4、文，同時必須報綜合管理部統(tǒng)一編號下發(fā)。4 4 、通報、通知類（1）各部門為了表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況和上級有關(guān)重要精神，公布階段性工作進展情況等，都可以起草“通報”、“簡報”，但必須有主管班子成員簽發(fā)。若通報、簡報有獎勵內(nèi)容的，經(jīng)主管班子成員簽批同意后仍須報總經(jīng)理簽批同意后，報綜合管理部統(tǒng)一編號下發(fā)。（2）由總經(jīng)理或主管班子成員安排的緊急工作，雖涉及面較小，但仍需各相關(guān)單位配合、執(zhí)行時，或者各職能部門開展的涉及整個公司范圍的工作時，均可以公司名義發(fā)文，由起草單位起草，經(jīng)主管班子成員或總經(jīng)理簽字同意后，報綜合管理部統(tǒng)一編號下發(fā)。5 5 、報告申請類申請、報告或請示上級領(lǐng)導(dǎo)或職能部門幫助、

5、協(xié)調(diào)解決困難或批準(zhǔn)事項的公文，原則上屬于某個部門需要協(xié)調(diào)或管轄范圍內(nèi)的問題就署名該部門，但申請、報告或請示事項涉及整個公司，則可以以公司名義行文，逐級簽批，但此類公文不以文件形式辦理。6 6 、合同報表類此類公文字體統(tǒng)一為宋體字，字號不做硬性要求，但必須嚴(yán)格按照商務(wù)合同或相關(guān)報表格式統(tǒng)一行文，但必須確保整體美觀、大方、得體。7 7 、其他類等參照公文通用格式要求行文。三、公文的要求1、發(fā)放形式及范圍（1）公司文件、會議紀(jì)要、系統(tǒng)紀(jì)要、內(nèi)容涉及人事、處罰、考核、決定、獎勵的通報，以紙質(zhì)和 OA 形式發(fā)送至總經(jīng)理、班子成員、各部門（項目部）、科室（車間），必要時以 OA 形式發(fā)送至董事長、副董事長

6、和相關(guān)委員會。下發(fā)后在公示欄內(nèi)公示一周（如情況特殊按要求時間公示）。（2）屬正常工作安排的系統(tǒng)紀(jì)要，僅以 OA 形式發(fā)至相關(guān)單位。（3）非公司文件字頭的通知類公文，根據(jù)涉及內(nèi)容情況，確定用紙質(zhì)或 OA 形式發(fā)放。（4）申請、匯報、報告類公文，根據(jù)內(nèi)容要求送至相關(guān)單位。備注：以上公文中的文件、紀(jì)要、通報在公文的下面注明主題詞和發(fā)送范圍：主題詞要求：突出體現(xiàn)公文核心的詞語。如：勞動紀(jì)律管理規(guī)定文件的主題詞就可以寫為“紀(jì)律”、“規(guī)定”。發(fā)送范圍包含：“報送、抄報和發(fā)至”，報送是指：發(fā)文單位的上級主管部門、領(lǐng)導(dǎo)；抄報是指：發(fā)文單位的平級部門、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；發(fā)至是指公文涉及的主要規(guī)范或要求的部門。如：報送：

7、領(lǐng)導(dǎo)班子成員抄報：領(lǐng)導(dǎo)班子成員發(fā)至：各單位、各車間、各科室2、擬稿、審核及編發(fā)（1）堅持“誰管理、誰負責(zé)”的原則，即根據(jù)公司各單位職責(zé)分工，哪項業(yè)務(wù)由哪個單位管理，該公文就由哪個單位負責(zé)起草。（2）文件的起草、審批、下發(fā)流程：單位授權(quán)人起草人 相關(guān)部門 制度管理部門 主管班子成員 總經(jīng)理 序號A B C CD E F 123授權(quán)反饋意見審核否審核審核否4567891011授權(quán)人授權(quán)起草人起草文件，文件起草人據(jù)此進行深入調(diào)研，在獲得足夠信息后開始起草文件，在文件初稿起草完畢后報授權(quán)人審核，授權(quán)人審核同意后，開始公開征求相關(guān)部門意見，相關(guān)部門根據(jù)各自情況反饋意見，起草部門的起草人根據(jù)反饋意見進行修

8、改、完善，修改完善后再次報授權(quán)人審核，審核通過后報制度管理部門對格式、語法結(jié)構(gòu)、文字進行審核、把關(guān)，通過后報主管班子成員審核，經(jīng)主管班子成員審核通報后報總經(jīng)理審批，審批通過后根據(jù)意見修改、完善，修改完畢后由制度管理部門蓋章、編發(fā)。（3）涉及專業(yè)性強、技術(shù)含量高的公文由擬發(fā)單位對公文的總體質(zhì)量把關(guān)負責(zé)。制度管理部門僅對公文的格式、語法結(jié)構(gòu)等常識性文字把關(guān)。（4）凡需以公司名義上報的各種公文，擬稿單位在送總經(jīng)理之前，先經(jīng)把關(guān)、初審，符合要求的再報總經(jīng)理審批、蓋章、上報等。3、公文檔案管理（1）以公司各類一級公文由綜合管理部存檔，存檔時注意所有公文須留存最終電子檔永久保存，同時定期做好備份和保密工作

9、，如文件制度類、會議紀(jì)要類、請示報告類、其他特殊簽批事項類等公文必須留存紙質(zhì)最終版（簽字）。每年出臺的文件制度，由綜合管理部制度管理科室在次年的元月 31 日前匯編成冊并發(fā)至公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門負責(zé)人。各單位根據(jù)管理需要，每年將自主制（修）訂出臺的各項規(guī)章制度，由本單位在次年元月 31 日前匯編成冊，便于對照和查詢。（2）所有以公司名義或內(nèi)部各部門之間傳遞紙質(zhì)公文時必須實行“簽收登記制度”，也即公文發(fā)放部門在發(fā)放時必須同時攜帶公文發(fā)放、簽收登記本見附件一，接收部門在接到本文件時必須進行登記。（3）必須加強檔案的保密工作。檔案室、資料室屬于保密區(qū)域，非（或集團）正式員工一律禁止進入；公司內(nèi)部員工需要

10、進入檔案室、資料室查閱資料的必須有檔案管理人員陪同，并經(jīng)部門負責(zé)人及以上人員簽字方可允許進入，且檔案室管理人員必須有檔案資料借、查閱登記記錄本；需要借閱檔案室、資料室資料時，必須經(jīng)主管班子成員及以上人員簽字同意方可借閱，但借閱人必須登記且不得帶離公司范圍之外，若因工作需要必須帶離公司范圍之外則必須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，否則一律按泄密行為處理。四、相關(guān)要求及考核1、公文起草時應(yīng)簡潔明了、淺顯易懂，嚴(yán)謹具體、操作性強，系統(tǒng)實用、便于考核。公文出現(xiàn)重大問題或與上級公文相沖突致使無法執(zhí)行的，每個文件扣起草人2 分，連帶部門負責(zé)人1 分。2、公文起草、部門領(lǐng)導(dǎo)審核時間一般在 7 天內(nèi)結(jié)束，公示時間不低于 3

11、 天，每級審核時間最多不得超過 3 天。否則，每逾期一天罰責(zé)任單位或責(zé)任人 20 元。五、本規(guī)定由綜合管理部制/ / 修訂、解釋，總經(jīng)理簽批，自下發(fā)之日起發(fā)布， 20 年1 1 月 月 1 1 日起實施、生效。附件一：文件發(fā)放、簽收記錄本附件二：檔案資料借、查閱登記記錄本附件三：各類公文格式及范本202年十二月十二日附件一：文件發(fā)放、簽收記錄本公司文件發(fā)放、簽收記錄編號：序號下發(fā)日期文件編號文件名份數(shù)簽收人/ / 日期備注附件二：檔案資料借、查閱登記記錄本檔案資料借、查閱登記記錄編號：序號日期資料編號資料名稱份數(shù)借閱人/ /時間查閱人/ / 時間歸還時間附件三：各類公文格式及范本1 1 、通用格式要求：所有公文統(tǒng)一要求，采用國際 A4 型（210mm297mm），左側(cè)裝訂，裝訂位置位于左側(cè)邊線 2mm，上下各 1/3 處；公文文字從左至右橫排；標(biāo)題使用黑體二號字，居中，加粗；正文使用宋體四號字，除小標(biāo)題加粗外，其他均不加粗，每一事項開頭空兩格；全文行距設(shè)為固定值 22 磅，頁面設(shè)置頁邊距上、下、左、右均為 2，頁碼位于頁面底端，居中設(shè)置。各類刊頭