業(yè)務(wù)流程整理指導(dǎo)說(shuō)明書(shū)精講

1、系統(tǒng)實(shí)施工具之ABC公司業(yè)務(wù)流程整理指 導(dǎo) 說(shuō) 明 書(shū)金蝶軟件（中國(guó)）有限公司東莞分公司實(shí)施部二零零一年六月K3系統(tǒng)現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程整理指導(dǎo)說(shuō)明書(shū)目的：在系統(tǒng)定義階段整理企業(yè)現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程是為了保證新系統(tǒng)K3 能滿足業(yè)務(wù)過(guò)程的需 要，因此需識(shí)別企業(yè)各部門(mén)的管理功能，整理企業(yè)主要工作流程，定義必須的信息。方法：組織部門(mén)關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員共同討論，從業(yè)務(wù)處理的高層依次往下展開(kāi)。以下列出是ABC公司需要整理的業(yè)務(wù)流程。利用提供的標(biāo)準(zhǔn)符號(hào)畫(huà)出每一項(xiàng)目的業(yè)務(wù)流程圖。備注：對(duì)需要詳細(xì)說(shuō)明的業(yè)務(wù)處理和輸出報(bào)告可利用IPO表進(jìn)一步說(shuō)明。表1 業(yè)務(wù)流程圖格式業(yè)務(wù)編號(hào)業(yè)務(wù)名稱功能域編制日期審核日期以下畫(huà)出流程圖填寫(xiě)說(shuō)明業(yè)務(wù)編

2、號(hào)：填寫(xiě)業(yè)務(wù)編號(hào)功能域：填寫(xiě)該流程圖所涉及的功能范圍，如采購(gòu)管理、銷(xiāo)售管理等業(yè)務(wù)名稱：填寫(xiě)該業(yè)務(wù)編號(hào)對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)名稱編制：填寫(xiě)編制人的名稱日期：填寫(xiě)編制日期審核：填寫(xiě)審核人的名稱日期：填寫(xiě)審核日期備注每一個(gè)完成的業(yè)務(wù)流程圖都要由完整的表圖，如果一個(gè)流程圖較大，無(wú)法在一頁(yè)中劃出時(shí)，另一頁(yè)中不需要表頭部分，但兩頁(yè)之間必須用轉(zhuǎn)頁(yè)符連接。表2 IPO表格式XXX業(yè)務(wù)流程描述業(yè)務(wù)編號(hào)業(yè)務(wù)名稱編制日期審核日期序號(hào)處理說(shuō)明責(zé)任單位責(zé)任人模塊及屏幕編號(hào)填寫(xiě)說(shuō)明：業(yè)務(wù)編號(hào)：與流程圖編號(hào)相同。業(yè)務(wù)名稱：填寫(xiě)該業(yè)務(wù)編號(hào)對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)名稱編制：填寫(xiě)編制人的名稱日期：填寫(xiě)編制日期審核：填寫(xiě)審核人的名稱日期：填寫(xiě)審核日期序號(hào)：

3、與相關(guān)流程圖中的處理編號(hào)對(duì)應(yīng)處理說(shuō)明：填寫(xiě)業(yè)務(wù)流程圖中處理框的詳細(xì)處理說(shuō)明，每個(gè)序號(hào)對(duì)應(yīng)一個(gè)處理說(shuō)明責(zé)任單位：填寫(xiě)負(fù)責(zé)相關(guān)處理的責(zé)任單位責(zé)任人：填寫(xiě)與該處理相關(guān)的責(zé)任單位的責(zé)任人（崗位）模塊及屏幕編號(hào)：填寫(xiě)該處理在K/3系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的模塊及屏幕編號(hào)，編號(hào)的編制原則：用兩位字母表示模塊編號(hào)，用三位數(shù)字表示屏幕編號(hào)，屏幕編號(hào)不足兩位的前面用0填補(bǔ)，模塊編號(hào)如下：供應(yīng)鏈：工業(yè)采購(gòu)（），工業(yè)銷(xiāo)售（），工業(yè)庫(kù)存（）商業(yè)采購(gòu)（），商業(yè)銷(xiāo)售（），商業(yè)庫(kù)存（）財(cái)務(wù)：總帳（），應(yīng)收（），應(yīng)付（），生產(chǎn)/計(jì)劃：屏幕編號(hào)將另行整理清單表3 業(yè)務(wù)流程整理單據(jù)參考清單 -項(xiàng) 目 負(fù) 責(zé) 部 門(mén) 完成日期-庫(kù)存管理： 外購(gòu)

4、入庫(kù)單 庫(kù)存、采購(gòu) 產(chǎn)品入庫(kù)單 庫(kù)存、生產(chǎn) 委外加工入庫(kù)單 庫(kù)存、采購(gòu) 其它入庫(kù)單 庫(kù)存 銷(xiāo)售出庫(kù)單 庫(kù)存、銷(xiāo)售生產(chǎn)領(lǐng)料單 庫(kù)存、生產(chǎn)委外加工發(fā)出單 庫(kù)存、采購(gòu)其它出庫(kù)單 庫(kù)存庫(kù)存調(diào)整單 庫(kù)存庫(kù)存調(diào)撥單 庫(kù)存庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告單 庫(kù)存-采購(gòu)： 采購(gòu)申請(qǐng)單 采購(gòu) 采購(gòu)訂單 采購(gòu) 收料通知單 采購(gòu)、庫(kù)存 退料通知單 采購(gòu)、庫(kù)存 -銷(xiāo)售： 銷(xiāo)售報(bào)價(jià)單 銷(xiāo)售、財(cái)務(wù) 銷(xiāo)售訂單 銷(xiāo)售、生產(chǎn) 發(fā)貨通知單 銷(xiāo)售、庫(kù)存銷(xiāo)售出庫(kù)單 銷(xiāo)售、庫(kù)存退貨通知單 銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)、庫(kù)存 -應(yīng)付帳款： 發(fā)票 采購(gòu)、財(cái)務(wù) 應(yīng)付單 財(cái)務(wù) 付款單 財(cái)務(wù) 退款單 財(cái)務(wù) 憑證 財(cái)務(wù) -應(yīng)收帳款：發(fā)票 銷(xiāo)售、財(cái)務(wù) 應(yīng)收單 財(cái)務(wù) 收款單 財(cái)務(wù) 退款單

5、 財(cái)務(wù) 憑證 財(cái)務(wù)表4 業(yè)務(wù)流程圖常用符號(hào)符號(hào) 說(shuō)明開(kāi)始/結(jié)束起始/結(jié)束框 用于表示業(yè)務(wù)流程的開(kāi)始或結(jié)束，框中文本注明開(kāi)始/結(jié)束，起始/結(jié)束框必須成對(duì)出現(xiàn)，一個(gè)表示開(kāi)始，一個(gè)表示結(jié)束。(序號(hào))：處理簡(jiǎn)述責(zé)任單位責(zé)任崗位處理框用于表示業(yè)務(wù)步驟的處理，處理框必須有單據(jù)/表格等表示數(shù)據(jù)流的輸入框做輸入，同時(shí)必須有單據(jù)/表格等表示數(shù)據(jù)流的輸出?！靶蛱?hào)”表示該流程圖中處理框的順序號(hào)，該號(hào)碼與流表，因此，兩個(gè)處理框之間不能直接用箭頭連接文件/表格/單據(jù)名稱輸入/輸出框用于表示業(yè)務(wù)處理結(jié)果或輸入的文件和表格,單據(jù)文件/表格/單據(jù)名稱注：實(shí)線框表示K/3系統(tǒng)中的單據(jù)/報(bào)表，虛線框表示書(shū)面上的實(shí)際的單據(jù)/報(bào)表，

6、其中有多聯(lián)單據(jù)時(shí)用“多聯(lián)單據(jù)”表示多聯(lián)單據(jù)兩個(gè)輸入/輸出框之間要進(jìn)行處理必須通過(guò)處理框才能相連，用以說(shuō)明他們之間的關(guān)系和處理方式，不能直接將兩個(gè)輸入/輸出框用箭頭連接。聯(lián)機(jī)存儲(chǔ)框用于固定存檔資料,信息的表示決策分支框用于條件判斷或選擇處理，決策分支框必須有至少一個(gè)輸入，必須有兩個(gè)輸出。是否判斷問(wèn)題離線存儲(chǔ)框用于單據(jù)報(bào)表留存,交由其他部門(mén)轉(zhuǎn)下頁(yè)轉(zhuǎn)頁(yè)編號(hào)轉(zhuǎn)下頁(yè)框用于表示續(xù)接下一流程圖或接其它流程圖承上頁(yè)轉(zhuǎn)頁(yè)編號(hào)承上頁(yè)框用于表示續(xù)接上一流程圖或接其它流程圖轉(zhuǎn)下頁(yè)符號(hào)和承上頁(yè)符號(hào)是一對(duì)符號(hào)，必須成對(duì)出現(xiàn)，且同一對(duì)轉(zhuǎn)頁(yè)符的轉(zhuǎn)頁(yè)編號(hào)相同。流向指示線，箭頭表示信息的流向注：1. 圖中斜體字部分用在實(shí)際畫(huà)流程

7、圖時(shí)用實(shí)際的內(nèi)容代替。 2. 流程圖的布局當(dāng)以從左到右，從上到下的形式安排，以便閱讀。圖例一 ABC公司業(yè)務(wù)流程示例：銷(xiāo)售退貨流程圖業(yè)務(wù)編號(hào)001業(yè)務(wù)名稱銷(xiāo)售退貨流程功能域銷(xiāo)售管理編制Xxx日期2001-6-15審核Yyy日期2001-6-15客戶退貨開(kāi)始退貨通知單退貨處理意見(jiàn)表 銷(xiāo)售出庫(kù)單 （紅字）(1)退貨通知單錄入銷(xiāo)售部業(yè)務(wù)員(2)退貨通知單審核銷(xiāo)售部經(jīng)理已審核的退貨通知單(3)根據(jù)已經(jīng)審核的退貨通知單生成已經(jīng)銷(xiāo)售出庫(kù)單（紅字）物料部倉(cāng)管員轉(zhuǎn)下頁(yè)1承上頁(yè)1客戶退回結(jié)束發(fā)票（紅字）(4)銷(xiāo)售出庫(kù)單審核（紅字）打印出庫(kù)單，退貨入庫(kù)處理物料部倉(cāng)管員 銷(xiāo)售出庫(kù)單 （紅字）(5)關(guān)聯(lián)生成紅字發(fā)票財(cái)

8、務(wù)部財(cái)務(wù)人員 銷(xiāo)售發(fā)票 （紅字） 銷(xiāo)售出庫(kù)單 （紅字）(6)核銷(xiāo)財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)人員表例一 ABC公司IPO表XXX銷(xiāo)售退貨流程圖業(yè)務(wù)編號(hào)001業(yè)務(wù)名稱銷(xiāo)售退貨編制XXX日期2001-6-15審核YYY日期2001-6-15序號(hào)處理說(shuō)明責(zé)任單位責(zé)任人模塊及屏幕編號(hào)1234銷(xiāo)售部業(yè)務(wù)員根據(jù)退貨處理意見(jiàn)表在K/3中錄入退貨通知單。銷(xiāo)售部經(jīng)理在K/3系統(tǒng)中審核退貨通知單物料部倉(cāng)管員根據(jù)已經(jīng)審核的退貨通知單生成銷(xiāo)售出庫(kù)單（紅字）銷(xiāo)售部銷(xiāo)售部物料部業(yè)務(wù)員經(jīng)理倉(cāng)管員SAL02SAL02/SAL03INV03常見(jiàn)不規(guī)范的流程圖畫(huà)法采購(gòu)訂單采購(gòu)入庫(kù)單已審核的采購(gòu)訂單采購(gòu)入庫(kù)單(1)：根據(jù)已審核的采購(gòu)訂單關(guān)聯(lián)生成采購(gòu)入庫(kù)單物料部倉(cāng)管員1. 兩個(gè)數(shù)據(jù)（單據(jù)/報(bào)表）之間沒(méi)有處理符號(hào) 不規(guī)范畫(huà)法規(guī)范畫(huà)法(1)：開(kāi)銷(xiāo)售訂單銷(xiāo)售部業(yè)務(wù)員(2)：開(kāi)銷(xiāo)售出庫(kù)單物料部倉(cāng)管員(1)：開(kāi)銷(xiāo)售訂單銷(xiāo)售部業(yè)務(wù)員(2)：根據(jù)已經(jīng)審核的銷(xiāo)售訂單關(guān)聯(lián)生成開(kāi)銷(xiāo)售出庫(kù)單物料部倉(cāng)管員已經(jīng)審核的銷(xiāo)售訂單2. 兩個(gè)處理之間沒(méi)有數(shù)據(jù)（單據(jù)/報(bào)表）標(biāo)示不規(guī)范畫(huà)法規(guī)范畫(huà)法銷(xiāo)售出庫(kù)單3. 表示單據(jù)的符號(hào)用錯(cuò)或描述與符號(hào)不符銷(xiāo)售出庫(kù)單不規(guī)范畫(huà)法 規(guī)范畫(huà)法采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票核銷(xiāo)財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票核銷(xiāo)4. 表示處理的符號(hào)用錯(cuò)或描述與符號(hào)不符不規(guī)范畫(huà)法 規(guī)范畫(huà)法發(fā)票是否收