會議中心規(guī)劃設計的基本原則與注意問題

1、會議中心規(guī)劃設計的根本原那么與注意問題會議中國參謀機構總裁、 ?會議?雜志社總編、 中國會展經濟研究會會議產業(yè) 研究工作委員會主任王青道；日期： 2022年 07月 26 日。隨著我國社會經濟的快速開展與國際交往活動的日益頻繁， 作為信息交流與 傳播重要手段的會議數(shù)量不斷增多， 規(guī)模也不斷增大， 會議產業(yè)的社會經濟影響 力也進一步提升， 會議中心也因此迅速開展起來。 會議中心產業(yè)的快速開展及時 滿足了會議市場增長的需求， 有效地帶動了城市會議產業(yè)乃至整個社會經濟的發(fā) 展。然而由于會議產業(yè)在我國開展的時間還比擬短， 專業(yè)會展中心、 會議中心的 建設也才有 10 年左右的歷史，人們對于會議市場以及

2、會議中心規(guī)劃設計根本規(guī) 律的認識還需要一個過程，我國會議中心目前在規(guī)劃設計方面還存在不少問題。 筆者根據(jù)近幾年對國內外會議中心市場的研究以及為多家會議中心設施提供規(guī) 劃設計咨詢的經驗， 擬就會議中心規(guī)劃設計的根本原那么與常見問題進行分析， 以 供業(yè)界討論。會議中心依據(jù)其目的與相關功能的特點，可分為以下幾個類型：1.1 專業(yè)會議中心 conference center 與酒店、餐飲等相組合構成 “專業(yè)會議中心至少需要以下幾個條件：一是具有滿足中型 比方 300-500 人以上會議根本需求的類型齊全的會議 室，而且這些會議室在空間上相比照較集中；二是會議室的專業(yè)性較強，如具備專業(yè)視聽設備等；三是具

3、備餐飲及住宿功能。另外，從開展趨勢分析， 未來會議中心需具備一定的展覽功能以及豐富的休 閑、娛樂、美食、購物、健身、文化等配套，從而成為真正意義上的“會議綜合 體綜合體， all-in-one 設施。與展覽組合“專業(yè)會議中心 的綜合配套水平是決定其競爭力上下的重要因素之一， 換 句話說，缺乏酒店等配套設施的“專業(yè)會議中心的競爭力將會大打折扣。1.2 會展中心 convention center 由于會議與展覽活動很多時候是交織在一起的會議附帶展覽以及展覽 附帶會議將是我國會展業(yè)開展的根本趨勢。 因此，會議與展覽功能相結合是會議 中心設施的根本組合模式之一。 興旺國家尤其是美國的會展中心， 具有

4、很強的會 議功能。據(jù)美國Tradeshow Week統(tǒng)計，美國會展中心設施中會議空間與展覽空 間之比平均為 25:100。我國前些年建成的“會展中心實際上是“展覽中心 ， 會議功能很弱。不過根據(jù)?會議?雜志的調查，我國剛剛建成以及正在規(guī)劃建設 的“會展中心，其會議功能大多都比擬強。與興旺國家不同的是，我國“會展 中心、“博覽中心設施中的會議設施局部通常會被稱為“會議中心 。以會議、以滿足特定需展覽功能為主，再輔之以其他相關功能，這類設施就成了“會展綜合體1.3 專用會議中心 purpose-built conference center求為主的會議設施“專用會議中心是政府、企業(yè)、學校、科研結構

5、等為滿足特定需要而建設 的會議中心設施， 這類設施可以是辦公設施的一個組成局部， 也可以是一棟獨立 的建筑。這類設施的規(guī)模一般不是很大， 它們也會在滿足自身需求的情況下對外 承接業(yè)務。 如果是建設在機構院落或辦公設施內部， 這類會議中心通常也沒有其 他配套功能。2.1 綜合性由于會議持續(xù)的時間比擬長， 一般都在 2-3 天，甚至 3-5 天或更長， 會議團 隊這段時間的工作、 生活都需要在會議中心設施中完成， 因此，會議中心需要為 會議團隊提供以下幾個方面的效勞：一是提供舉辦會議所需的各種條件，如會議室等； 二是滿足會議代表生理方面的需要，如吃、住等； 三是滿足會議代表會議之余的休閑、娛樂、購

6、物、美食、健身、文化、藝術 等方面的需求。另外，隨著我國會議產業(yè)的開展以及會議與展覽融合步伐的進一步加快， 會 議中心具備良好的展覽展示條件就顯得日趨重要。長期以來，國內一些人對于會議中心應有功能的認識比擬片面， 他們覺得只 要有一個開會的地方就行了， 至于會議代表其它方面的需求就很少會去考慮。 隨 著我國社會經濟的快速開展以及人們生活水平的不斷提高， 會議代表對于會議中 心設施的要求必將越來越高。 從開展趨勢看，會議中心在核心功能 如會議室等 過硬的條件下，綜合性越強，競爭力水平就越高。2.2 一體化“一體化主要是指對會議中心設施進行集約化規(guī)劃和設計， 使會議中心的 各項核心功能與輔助功能在

7、空間上盡可能相互靠近， 以最大程度方便會議代表在 各個功能區(qū)間走動，提高設施的綜合利用率等。 “一體化規(guī)劃設計可以有效減 少由于天氣等因素等對會議代表在各功能區(qū)間活動產生的干擾。 初步測算，采用 “一體化規(guī)劃設計的會議中心，不僅效率提升、能耗降低，其聚集人氣方面的 效果也是數(shù)倍于分散功能的會議中心設施。從會議展覽設施開展趨勢分析， “一 體化是必然開展方向。與興旺國家相比，我國會議中心設施在“一體化規(guī)劃 設計方面有很大的差距。2.3 高科技與環(huán)保在興旺國家，會議中心設施是最能表達高科技與環(huán)保技術水平的建筑類型之一。雖然我國新建會議中心設施的科技含量與環(huán)保技術水平都在快速提升， 但整 體狀況與興

8、旺國家仍有很大差距。 從開展趨勢看， 國際會議中心的高科技因素主 要與互聯(lián)網、 通訊、視聽以及現(xiàn)場技術等有關， 而環(huán)保技術那么通常與節(jié)能、 綠色、 生態(tài)等聯(lián)系在一起。代表著國際綠色建筑物最高標準的美國LEED認證，是國際國內會議中心設施在綠色方面追求的最高目標。新加坡濱海灣金沙 Marina Bay San ds是目前國際上獲得LEED認證的規(guī)模最大的會議娛樂綜合體設施。我們國 家一些會議中心設施在這方面需提高的地方還很多， 有的會議中心非但談不上高 科技與環(huán)保， 就連根本的節(jié)能都很難做到。 比方， 不能有效把握空間層高與當?shù)?氣候條件之間的關系， 從而造成大量能源浪費； 空間布局設計不合理從

9、而導致能 源消耗過高、人力資源浪費等。會議中心設施規(guī)劃設計相關的原那么很多， 無法一一討論， 比方國際性與本地 特色、輔助功能的亮點籌劃等也很重要。 隨著社會進步節(jié)奏的加快， 會議中心只 是作為“開會的地方的時代已經開始結束，未來的會議中心將成為“工作娛 樂work+ play的地方，這就為會議中心規(guī)劃設計相關方如投資方、運營方 以及規(guī)劃師、設計師等，提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。3.1 關于最大會議廳面積與會議室數(shù)量問題最大會議廳面積是整個會議中心設施規(guī)劃設計的核心指標之一，會議室數(shù) 量、宴會廳面積與數(shù)量、 展覽面積， 甚至廚房面積、 酒店客房數(shù)量等都與之有關。 最大會議廳面積設定的參考因素有： 所在城

10、市會議市場的特點與開展趨勢、 會議 中心的地理位置與交通條件、 總投資額與占地面積、 周邊環(huán)境與已有設施的功能 優(yōu)勢等。會議室的總量與最大會議廳的面積、 客房量、 設施特點等有關。 假設一個會 議中心希望接待規(guī)模達 2000人的會議，那么，最大會議廳的面積可設定為 2000 平米除去固定舞臺面積， 每人所占面積 0.8-1 平米，會議室數(shù)量至少在 25-30 個之間，因為 2000人左右規(guī)模的會議通常在全體會議之后會有 20-30 個左右的 分組討論會。我國很多會議中心設施在規(guī)劃設計時對其它相關因素考慮得會很少， 設定最 大會議廳面積與會議室數(shù)量也都有很大的隨意性。 比方我國知名城市的一個會議

11、 中心，最大會議廳面積到達了 2500 平米以上，可配套的小會議室只有一個。北 京郊區(qū)一家會議酒店， 最大會議廳面積近 2000 平米，配套的會議室數(shù)量也不少， 可這些會議室的面積都很小， 無法舉辦分組論壇。 還有的會議中心會議室數(shù)量很 多，可缺乏大型會議空間， 無法接待大型會議， 使得這些中小會議室的利用率很 低，進而在很大程度上影響了整個酒店的入住率水平。3.2 會議廳與宴會廳的關系我國會議中心在規(guī)劃設計時， 對于會議空間與宴會空間匹配關系的處理存在 不少問題， 很多會議中心要么是只有會議廳沒有宴會廳， 要么是只有宴會廳而缺 少會議廳， 總之，要想在大型會議結束后舉行大型宴會就很困難。 這

12、個讓會議組 織者感到頭疼的問題雖然已經引起了會議中心管理方的重視， 但要想解決好這個 問題就不那么容易了。 我國會議市場的特點是， 會議期間一定要舉辦一次或屢次 大型宴會活動，這一點與西方國家有一些差異。3.3 宴會廳與廚房的關系對于很多投資者來說， 設計一個面積很大很漂亮的宴會廳遠比建設同樣面積 的廚房設施更為重要。這樣造成的后果是，要么廚房面積與宴會廳面積不匹配， 要么是廚房與宴會廳的空間關系布置不合理， 實際運營很不方便。 一般來說， 廚 房相關面積要與其所效勞的宴會廳的面積略小或根本相當， 因為很多與餐飲效勞 相關的功能都要在其中實現(xiàn)，比方食品運輸與裝卸、倉儲、粗加工、精加工、清 洗等

13、；效勞流、垃圾流等；餐飲辦公與效勞人員更衣、用餐、開會、洗澡等。而 且，由于餐飲需要大量的現(xiàn)場效勞人員， 各種流線的設計一定要十分合理， 否那么 既會增加勞動力本錢，影響餐飲效勞質量。我國一個城市新建的大型會議中心， 廚房面積只是宴會廳面積的八分之一左 右，且流線設計很不合理。 我國北方一個城市的會議中心， 中小宴會廳周邊或上 下都沒有相應的廚房設施， 餐飲供應需通過百米之外的廚房來完成。 這樣做不僅 勞動力本錢過高，餐飲效勞質量也無從保證。至于流線設計不合理的會議中心、 酒店就更多了， 我們在用餐區(qū)經?？匆娦谌藛T及餐飲推車在眼前晃來晃去， 就 是這個原因造成的。3.4 會議中心與酒店之間的

14、關系與展覽活動有所不同的是， 會議往往與住宿、 餐飲等緊密結合在一起。 我國 早些年建成的會議中心很多缺乏配套酒店， 可目前的情況正在向好處轉變。 根據(jù) ?會議?雜志所作的統(tǒng)計， 2022 年-2022 年期間投入運營的會展中心、 會議中心 90%以上擁有自己的配套酒店設施， 而且客房量平均到達了 1000 間以上。由于消 費水平的差異， 興旺國家會議中心的配套酒店以五星級為主， 我國會議中心配套 酒店一般是四星級加五星級。3.5 會議室規(guī)劃設計常見問題3.5.1 序廳 pre-function place 很多會議中心設施的投資者不太愿意建設很大的序廳空間， 覺得會議廳或宴 會廳比序廳更重要

15、。 從會議市場開展情況看， 序廳與其相連的會議廳、 宴會廳同 等重要序廳是會議代表在會前、 會中與會后交流的重要場所， 而相互交流又 是會議的主要目的之一。 序廳還可以開展一些必要的展覽展示、 茶歇等活動。 一 般來說，理想的序廳空間應該是會議廳或宴會廳面積的 1/3-2/3 。另外，序廳空 間的一側最好有理想的景觀效果，使會議代表能夠從緊張的會議氣氛中放松下 來。3.5.2 回字形布局的弊端國內很多會議中心設施喜歡采用回字形來布局會議中心設施， 這種布局方式 的好處是能夠聚人氣等，但其弊端很多，因而國外很少采用。其弊端主要有： 一，亂。多個會議共同舉行時中庭空間就會顯得很亂，如果中庭空間較小

16、， 混亂的感覺就會更明顯。這種布局模式不利于代表會議期間的交流，舉辦茶歇、 展示等活動也很難有很好的效果。 另外，如果會議休息期間允許抽煙， 中庭內的 空氣質量就可想而知。二，景觀資源浪費。 回字形設計的一個重要特點就是大多會議室都有大面積 自然采光窗戶， 可會議進行期間并不需要自然光線， 也不允許有來自窗外其他因 素的干擾。 因此，回字形設計實際上是將外界的自然景觀、 城市景觀等與會議代 表割裂開來，是一種資源的浪費。3.5.3 關于固定座椅會議室問題固定座椅會議室 階梯狀 與平面會議室各有自己的優(yōu)勢， 比方前者的視覺 與聲學效果更好等； 后者的主要優(yōu)勢就是可調整性強， 可以根據(jù)不同規(guī)模會議來 分割會議空間、布置不同臺型、轉換不同功能如會議、餐飲、演出等功能的轉 換等。根據(jù)?會議?雜志所作的調查，總的來說，固定座椅會議室的實際使用 率只及平面會議室的 1/10-1/5 。因此，從開展趨勢分析，這類會議室所占比例 將呈下降趨勢?？扇绻顿Y方有專門的用途就另當別論了， 比方舉辦政府的兩會、 演出活動等。 不過，國外一些會議中心設計的座位較少的階梯式會議室使用效果 還不錯，比方 80-100 人等。我國一個主要城市新建的一個會議中心，其主要會 議廳是固定座椅式的， 這就會影響整個會議中心的運營效果。 如果投資方認為