企業(yè)行政管理21906VIP

1、.企業(yè)行政管理企業(yè)行政管理（程瀟逸）（程瀟逸）.崗位職責崗位職責日常辦公事務管理包括：日常事務的計劃安排、日常辦公事務管理包括：日常事務的計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調控制、檢查總結以組織實施、信息溝通、協(xié)調控制、檢查總結以及獎勵懲罰等方面的管理工作；及獎勵懲罰等方面的管理工作；辦公物品管理包括：辦公物品的發(fā)放、使用、辦公物品管理包括：辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購以及相應制度的制定；保管及采購以及相應制度的制定；文書資料管理包括：印信管理、公文管理、檔文書資料管理包括：印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理；案管理、書刊管理；會議管理包括：會前準備、會中服務、會后工會議管理包括：會前準

2、備、會中服務、會后工作；作；其他事務視各公司具體情況而定。其他事務視各公司具體情況而定。.溝通溝通溝通包括：縱向溝通和橫向溝通。溝通包括：縱向溝通和橫向溝通?？v向溝通分為：與上級溝通和與下級部門溝通?？v向溝通分為：與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是要充分領悟上級領導的意思，把與上級溝通主要是要充分領悟上級領導的意思，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級，這需要行政人員有觀察分析能力和表達達給上級，這需要行政人員有觀察分析能力和表達能力。能力。與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定以及收集整理下與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定以及收集

3、整理下級部門各項信息，這就需要較強的應變能力和組織級部門各項信息，這就需要較強的應變能力和組織能力。能力。橫向溝通包括公司內部相關職能部，與關系企業(yè)窗橫向溝通包括公司內部相關職能部，與關系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機關等等?？诓块T和外界媒體政府機關等等。在傳達精神及布置工作任務及協(xié)調各部門工作時，在傳達精神及布置工作任務及協(xié)調各部門工作時，務必真誠、謙虛。務必真誠、謙虛。與外界溝通需要強的適應能力和自我控制能力。與外界溝通需要強的適應能力和自我控制能力。 .信息的收集和整理信息的收集和整理信息包括：企業(yè)外部信息和內部信息。信息包括：企業(yè)外部信息和內部信息。外部信息具體包括：國家政治、法律、外部

4、信息具體包括：國家政治、法律、經濟、政策規(guī)定；社會習慣、風俗、時經濟、政策規(guī)定；社會習慣、風俗、時尚變化；市場需求、消費結構、消費層尚變化；市場需求、消費結構、消費層次的變化；競爭企業(yè)信息；科學技術發(fā)次的變化；競爭企業(yè)信息；科學技術發(fā)展信息；突發(fā)事件等。展信息；突發(fā)事件等。內部信息具體包括財務狀況；生產狀況；內部信息具體包括財務狀況；生產狀況；產銷狀況；采購、庫存信息；設備的使產銷狀況；采購、庫存信息；設備的使用和管理；人才資源等。用和管理；人才資源等。.良好的執(zhí)行力良好的執(zhí)行力良好執(zhí)行力表現在：良好執(zhí)行力表現在：（1）應該做什么，該怎么做。）應該做什么，該怎么做。（2）如何更好更快完成該做的

5、事情。）如何更好更快完成該做的事情。（3）清除所有障礙。）清除所有障礙。（4）形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化）形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化,讓執(zhí)行讓執(zhí)行影響到每個員工影響到每個員工 .1W Why目的2WWhat內容3WWho人4WWhom對象5WWhen何時6WWhere地點1HHow方法2HHow much或How many費用.1、P（Plan）-計劃計劃，確定方針和目標，確定方針和目標，確定活動計劃；確定活動計劃； 2、D（Do）-執(zhí)行執(zhí)行，實地去做，實現，實地去做，實現計劃中的內容；計劃中的內容；3、C（Check）-檢查檢查，總結執(zhí)行計劃，總結執(zhí)行計劃的結果，注意效果，找出問題；的結果，注意

6、效果，找出問題；4、A（Action）-行動行動，對總結檢查的，對總結檢查的結果進行處理，成功的經驗加以肯定并結果進行處理，成功的經驗加以肯定并適當推廣、標準化；失敗的教訓加以總適當推廣、標準化；失敗的教訓加以總結，以免重現，未解決的問題放到下一結，以免重現，未解決的問題放到下一個個PDCA循環(huán)。循環(huán)。.1、S：Strength，優(yōu)勢、強項，優(yōu)勢、強項2、W：Weakness，弱勢、缺點，弱勢、缺點3、O：Opportunity，機會，機會4、T：Threatness，威脅，威脅SWOT是一種分析方法是一種分析方法關于企業(yè)：用來確定企業(yè)本身的競爭優(yōu)勢，關于企業(yè)：用來確定企業(yè)本身的競爭優(yōu)勢，競爭

7、劣勢，機會和威脅，從而將公司的戰(zhàn)略競爭劣勢，機會和威脅，從而將公司的戰(zhàn)略與公司內部資源、外部環(huán)境有機結合。因此，與公司內部資源、外部環(huán)境有機結合。因此，清楚的確定公司的資源優(yōu)勢和缺陷，了解公清楚的確定公司的資源優(yōu)勢和缺陷，了解公司所面臨的機會和挑戰(zhàn)，對于制定公司未來司所面臨的機會和挑戰(zhàn)，對于制定公司未來的發(fā)展戰(zhàn)略有著至關重要的意義。的發(fā)展戰(zhàn)略有著至關重要的意義。 關于個人：職業(yè)規(guī)劃關于個人：職業(yè)規(guī)劃經營自己的長處經營自己的長處.行政部工工作作流流程程.辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理檢查驗收部門申請出入登記月末盤存帳物相符監(jiān)督檢查物品采購主管審批請購計劃單查

8、看庫存定期詢價議價.第一條第一條 每月每月25日，各部門負責人將該部門所需要的辦公用品應及時上報行政部。行政部指日，各部門負責人將該部門所需要的辦公用品應及時上報行政部。行政部指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經主管副總審批后由行政部統(tǒng)一購買、根據實際定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經主管副總審批后由行政部統(tǒng)一購買、根據實際工作需要有計劃的于次月工作需要有計劃的于次月10日分發(fā)給各部門日分發(fā)給各部門;第二條第二條 公司新員工的辦公用品，行政部根據人力資源部提供的名單和用品清單，負責為其公司新員工的辦公用品，行政部根據人力資源部提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新員工的正常工作。負責

9、購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品配齊，以保證新員工的正常工作。負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對路、量足質優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好種對路、量足質優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好;第三條第三條 負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領取人負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領取人員簽字員簽字;第四條第四條 因工作需要，確需某種專用辦公用品的部門，須由本部門經理簽字、報上級領導批因工作需要，確需某種專用辦公用品的部門，須由本部門經理簽字、報上級領導批準后方可購買。發(fā)票除本部門經理簽批外，需由上級領導簽批

10、后，方可報銷準后方可購買。發(fā)票除本部門經理簽批外，需由上級領導簽批后，方可報銷;第五條第五條 領用辦公用品的部門，應將本部門所需的辦公用品匯總填寫辦公用品領用單，經部領用辦公用品的部門，應將本部門所需的辦公用品匯總填寫辦公用品領用單，經部門經理簽字后方可領取，如確實急需用品可到行政助理領取，填寫相應的門經理簽字后方可領取，如確實急需用品可到行政助理領取，填寫相應的部門辦公用部門辦公用品領用表品領用表，流水號由行政部按月份及順序由行政部編寫，如，流水號由行政部按月份及順序由行政部編寫，如9月第一張流水號月第一張流水號0901、第二張流水號第二張流水號0902，以此類推且行政部所有記錄流水號均按此

11、編寫；，以此類推且行政部所有記錄流水號均按此編寫；第六條第六條 日常領用文具需填寫日常領用文具需填寫文具領用登記表文具領用登記表；第七條第七條 辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房不允許非工作人員進入庫房;第八條第八條 對于離開公司的員工，按照入職時所領的清單收回辦公用品（已用過的筆、本除外）對于離開公司的員工，按照入職時所領的清單收回辦公用品（已用過的筆、本除外）第九條第九條 每月月底，行政助理統(tǒng)計各部門費用，與財務部共同盤點庫存每月月底，行政助理統(tǒng)計各部門費用

12、，與財務部共同盤點庫存.辦公用品購發(fā)管理辦法辦公用品購發(fā)管理辦法.固定資產及低值易耗品的管理固定資產及低值易耗品的管理 資產分類建立臺帳清單每月盤存核對帳物.各部門基礎設備、設施維修管理各部門基礎設備、設施維修管理 維修申請安排維修維修結束檢查驗收記錄備案.文件檔案的歸檔管理文件檔案的歸檔管理 文件、資料收集分類整理編號立卷歸檔裝訂成冊存放使用、傳閱控制.文件資料收發(fā)、傳真管理文件資料收發(fā)、傳真管理 文件資料的收發(fā)行政審閱上傳下達準確記錄傳真往來.各種費用的支付、控制各種費用的支付、控制 統(tǒng)計各項所要交納費用申請審批資金部門主管審批領導審批簽字支付各項費用歸類登記管理.對外關系建立維護對外關系

13、建立維護 關系建立溝通協(xié)調檔案情況匯報合理調整.處理突發(fā)事件處理突發(fā)事件 突發(fā)事件出現主要情況收集妥善解決處理及時匯報領導減少不利影響處理結果匯報.后勤服務保障后勤服務保障 擬定制度加強檢查收集建議員工滿意提高質量安撫員工反饋.后勤服務保障后勤服務保障熟悉安全制度明確安全目標組織實施檢查提高防范意識規(guī)劃教育培訓確保整體安全安全安全.執(zhí)行上級交辦事務執(zhí)行上級交辦事務 接受上級交辦任務匯報結果及時完成保質保量確實了解、記錄工作要求.前臺接待前臺接待前臺接待管理一、來客接待1、來客接待流程（預約/未預約）2、接待禮儀二、來電轉接1、來電接入/轉接流程2、電話禮儀三、函件收發(fā)1、信函與快件簽收/寄送流

14、程.前臺接待前臺接待五、文件收發(fā)1、傳真發(fā)文/收文工作流程六、涉及表單1、來客登記表2、接待來訪登記表3、信函與快件簽收/寄送登記表4、傳真記錄清單.內部事務管理內部事務管理一、辦公用品管理1、辦公用品申購流程2、辦公用品購買/領用流程3、使用表單p辦公用品訂購審批單p辦公用品臺賬p報廢物品清單辦公用品領用表.內部事務管理內部事務管理二、辦公設備管理p辦公設備購買審批流程p辦公設備詢價流程p辦公設備比價流程p辦公設備采購流程 p使用表單：p辦公設備配備登記表 p辦公設備更換登記表p辦公設備性能狀態(tài)一覽表1.辦公設備維修記錄表.內部事務管理內部事務管理三、文書檔案管理p發(fā)文/收文管理流程p檔案歸

15、檔流程p檔案借閱/歸還流程p檔案銷毀流程p使用表單：p文書檔案借閱審批表 1.文書檔案借閱登記表.內部事務管理內部事務管理四、印章管理p制刻申請流程p使用審批流程：p印章使用審批表1.印章使用登記表 .內部事務管理內部事務管理五、證照管理p證照年審流程p證照使用審批/驗證流程p證照使用審批表1.證照使用登記表 .內部事務管理內部事務管理六、會議管理p會議安排流程p會議紀要1.會議工作評估表 .外部事務管理外部事務管理p值班登記日志表p保安執(zhí)勤日志表p外出員工登記表p來賓出入登記表p安全狀況檢查表p防火設施檢查表 安全事故報告書 突發(fā)事故報告表 事故統(tǒng)計匯總表 電梯設備巡視/維修/保養(yǎng)記錄表一、安全保密管理 人員出入管理流程 消防安全管理流程 安全檢查管理流程 突發(fā)事件處理/應對流程1. 使用表單：.外部事務管理外部事務管理二、車輛管理p車輛使用流程p車輛加油管理流程p車輛安全管理流程p事故處理流程1.使用表單：車輛檢查表 用車申請表派車記錄單車輛請修表保養(yǎng)記錄表 車輛加油申請/記錄表車輛使用日志表車輛使用狀況月報表 車輛事故現場記錄單車輛事故報告單 .外部事務管理外部事務管理三、后勤管理p