合同簽訂管理規(guī)定及流程

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上合同簽訂管理規(guī)定及流程一、目的規(guī)定簽訂合同的要求、對(duì)合同條款要求、簽訂合同的注意事項(xiàng)和審定合同的要點(diǎn)，以維護(hù)公司利益，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，減少簽訂合同不當(dāng)造成的損失，方便合同的有效執(zhí)行，最終保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行。二、適用范圍適用于合同簽訂相關(guān)的過程中與合同簽訂相關(guān)的所有人員必須遵守此規(guī)定。三、職責(zé)行政人員和部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審核，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)與客戶簽訂合同，并負(fù)責(zé)合同的傳遞、保管和協(xié)調(diào)簽訂合同的整個(gè)過程，部門主管負(fù)責(zé)初審合同，公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂的一些例外事項(xiàng)進(jìn)行決策。四、內(nèi)容1、總則與合同簽訂相關(guān)的各部門和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)肅對(duì)待合同，認(rèn)識(shí)到合同的重要性，平時(shí)要認(rèn)真學(xué)習(xí)

2、合同法，進(jìn)行合同談判時(shí)在堅(jiān)持原則性的基礎(chǔ)上，也必須有一定的靈活性；公司只認(rèn)可書面形式的合同；每一份合同的簽訂必須有指定的承辦人，承辦人要求是公司正式員工，其應(yīng)對(duì)合同自訂立起至合同履行完畢的全過程負(fù)責(zé)，并對(duì)所提供的材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)；合同簽訂人員應(yīng)是公司法定代表人或者取得法定代表人授權(quán)的有關(guān)人員；任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。2、定義合同：是指本公司所屬各部門同外部的自然人、法人及其它組織之間簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，也指本公司我公司使用本公司經(jīng)銷產(chǎn)品企業(yè)名義與外部的自然人、法人及其它組織之間簽訂的經(jīng)濟(jì)合同。授權(quán)委托書：法定代表人需要委托代理人簽訂合同時(shí)，開據(jù)的一個(gè)書面授權(quán)文件至代理人叫

3、授權(quán)委托書，授權(quán)委托書必須明確委托權(quán)限，有法定代表人和代理人雙方有效印鑒。3、合同簽訂的主體我方簽訂合同的主體視情況需要而定。與我方簽訂合同的對(duì)方應(yīng)是有獨(dú)立法人的實(shí)體或者是有合同履行能力的個(gè)體。部門主管有責(zé)任對(duì)對(duì)方進(jìn)行資格審查。審查的重點(diǎn)包括：法人資格：有效期內(nèi)并經(jīng)過年檢的營業(yè)執(zhí)照，執(zhí)照所載內(nèi)容與實(shí)際相符；合同標(biāo)的應(yīng)符合對(duì)方經(jīng)營范圍，涉及專營許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可等級(jí)、資質(zhì)證書；對(duì)方是代理人代簽合同的，應(yīng)有真實(shí)、有效的法定代理人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明；具有相應(yīng)的履行能力及履約信用。自然人：有效的身份證明文件；能夠經(jīng)營合同標(biāo)的，若有專營許可，需提供相關(guān)證明文件；具有相應(yīng)的履行能

4、力及履約信用。若合同對(duì)方簽訂合同資格不足或履約能力不夠，則在對(duì)方提供合法、真實(shí)、有效和有擔(dān)保能力的擔(dān)保人情況下，方可與之簽訂合同。4、合同專用章有效的書面合同應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章；經(jīng)負(fù)責(zé)人審核合格，由總經(jīng)理同意，并且為正式的合同發(fā)文稿紙上方可加蓋公章或合同專用章；公司的合同專用章和公章應(yīng)由法定代表人指定專人進(jìn)行管理，加蓋時(shí)事先申請(qǐng)并必須如實(shí)進(jìn)行登記。5、合同文體合同必須為書面正式文本形式，包含詳細(xì)合同條款、合同標(biāo)得樣品封樣、合同訂立雙方簽章方為正式有效合同；與合同內(nèi)容相關(guān)或合同提到的一些實(shí)物或文件作為合同附件，與合同同樣具有法律效力；合同語言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確；合同中的術(shù)語、特有詞匯、重

5、要概念應(yīng)設(shè)專項(xiàng)解釋。6、 合同條款a、 雙方信息簽訂合同雙方信息必要信息必須齊全，必要信息包括：簽訂雙方真實(shí)姓名、身份證號(hào)、聯(lián)系方式、郵編、住址、簽訂時(shí)間。簽訂雙方其他信息可根據(jù)合同性質(zhì)的不同，視情況自行添補(bǔ)。b、時(shí)間合同中有約定時(shí)間期限時(shí)，至少具體到月份，并注明起始日期和終止日期，具體到年月日。c、數(shù)字合同中涉及數(shù)字時(shí)，金額小寫之后注明大寫數(shù)字，金額單位要標(biāo)明。d、權(quán)力與義務(wù)合同中應(yīng)視合同的性質(zhì)，寫明雙方的權(quán)利與義務(wù)。e、違約責(zé)任違約責(zé)任應(yīng)具體，并標(biāo)明不可抗因素包括哪些方面，雙方因不可抗因素可不用承擔(dān)違約責(zé)任。f、合同的變更、解除1）在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方

6、協(xié)商，重新達(dá)成書面協(xié)議，新協(xié)議未達(dá)成前，原合同仍然有效。本方收到對(duì)方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。2） 存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同a、因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；b、對(duì)方其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；c、法律規(guī)定的其他情形。d、變更或解除合同的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式（包括書信、電報(bào)）；f、變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂程序報(bào)原審批人員批準(zhǔn)。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，依法及時(shí)辦理。7、合同生效合同需經(jīng)雙方法定代表人可其授權(quán)人簽字并蓋章后方正式生效。8、合同簽訂流程我公司合同簽訂流程如下：a、業(yè)務(wù)人員人提供簽訂合同的

7、相關(guān)證明材料，交給部門主管審核；b、部門主管審核無誤后，由業(yè)務(wù)員把合同交給對(duì)方簽章；c、合同一式兩份，簽章后，業(yè)務(wù)人員將合同交于行政相關(guān)負(fù)責(zé)人保管，并備份留存檔案。9、合同執(zhí)行合同生效后，必須全面、及時(shí)、實(shí)際履行合同，除法律另有明文規(guī)定或合同約定外，不得替代履行或轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)賣合同。任何人發(fā)現(xiàn)對(duì)方不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同時(shí)，應(yīng)立即通告承辦人，承辦人應(yīng)在法定約定期限內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。收到對(duì)方履行異議時(shí)，承辦人應(yīng)在法定約定期限內(nèi)以法定或約定方式給予答復(fù)。10、合同糾紛（1）合同糾紛發(fā)生時(shí),承辦人應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)機(jī)構(gòu)和人員，同時(shí)應(yīng)迅速收集相關(guān)證據(jù)資料。合同糾紛處理后，承辦人須及時(shí)將糾

8、紛處理結(jié)果報(bào)綜合部備案。對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行生效協(xié)議、裁決時(shí)，承辦人應(yīng)及時(shí)報(bào)告并經(jīng)總經(jīng)理同意，向人民法院申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行。（2） 處理合同糾紛原則堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩；以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人友好協(xié)商、互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛； 因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅(jiān)持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對(duì)方的合法權(quán)益，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，并盡量采取補(bǔ)救措施；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，合情合理解決。 11、資料保存資料保管責(zé)任人：與合同相關(guān)的所有資料必須交給行政相關(guān)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一保管。文件資料內(nèi)容：所有與合同項(xiàng)目有關(guān)的資料，包括合同文本、來往

9、文件和款項(xiàng)來往記錄。保管要求：合同編號(hào)，并建立合同目錄，對(duì)合同進(jìn)行妥善保存，并錄入電子版，存檔備份。若出現(xiàn)損毀情況，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)處理。借閱要求：合同借閱必須經(jīng)過部門經(jīng)理審批同意方可借閱，原則上原始合同不予借出。若需借出，需部門經(jīng)理特批。若有員工調(diào)動(dòng)工作，必須還清所借出的合同，方可辦理調(diào)離手續(xù)。借出者需妥善保管合同，不準(zhǔn)擅自轉(zhuǎn)借、傳閱和復(fù)制。12、責(zé)任追究不正當(dāng)行為：不履行本職工作或不負(fù)責(zé)的造成損失的；沒有得到授權(quán)、超出授權(quán)或者授權(quán)已終止仍以公司名義對(duì)外簽訂合同，且事后未獲公司總經(jīng)理認(rèn)同的；泄露屬于保密范圍的合同內(nèi)容，造成損失的；對(duì)外簽訂合同人員在簽訂、履行合同時(shí)，因失職被詐騙，從而使公司利益遭受損失的；未經(jīng)審核程序?qū)徍嘶驅(qū)徍撕蠖粐?yán)格執(zhí)行，給公司造成損失的；對(duì)發(fā)生糾紛的合同，未在規(guī)定的期限內(nèi)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以致超過了仲